Hou ‘m aan een kort lijntje

U denkt erover om, bij gebrek aan kennis of capaciteit, een externe consultant in te schakelen. Welke valkuilen liggen op de loer? Tien tips voor een geslaagd project.

1. Weet wat je wilt

Leg de telefoon nog maar even neer. Onderzoek eerst het probleem en kom tot een probleemstelling. Jos Platel, directeur van Pro-Mereor, kenniscentrum voor inkoop & aanbestedingen, gespecialiseerd in ict, stelt: "Als de prestaties achteraf tegenvallen, blijkt vaak dat de verwachtingen vooraf niet scherp waren. Soms blijkt dan ook dat de klant vooraf niet goed wist wat hij wilde." Peter van der Schaaf van het onafhankelijke adviesbureau PS Advies wordt vaak als projectleider bij ict-projecten ingehuurd. Hij vult aan: "Leveranciers praten hun product de hemel in. Je moet vooraf zelf precies bepalen wat je nodig hebt en je niet door een leverancier laten beïnvloeden."

2. Investeer in het voortraject

Hoe groter de klus, hoe intensiever het voortraject. Een voortraject kan wel een half jaar duren. Nodig een aantal bureaus uit om te reageren op uw vraagstelling. Vergelijk de consultants niet alleen op prijs, maar ook op duur van het project en globale aanpak. Let op het onderscheid tussen het inhuren van een project of adviseur. Van der Schaaf, PS Advies: "Als je een ict-adviseur inhuurt, zorg dan dat hij echt onafhankelijk is. De meeste adviseurs zijn gebonden aan een softwareleverancier."

3. Kies niet de tent

Maar de vent. Informeer of de consultant al soortgelijke ervaring heeft. En check referenties. Niet de referenties van het bureau, maar de consultant. "Het gaat om de vent, niet de tent" noemt Platel, Pro-Mereor, dat. Vooral grote consultancy-bedrijven hebben mooie referenties, maar sturen in de praktijk meestal een minder ervaren kracht. Platel: "Wij maken onderscheid tussen harde en zachte eisen. Harde eisen zijn ervaringsjaren en opleiding. Zachte eigenschappen zijn competenties als het vermogen om samen te werken en beslissingen te nemen en specifieke ervaring op soortgelijke projecten. Beide wil je uiteindelijk weten." Vraag ook of er schaduwmanagement aanwezig is; is er back-up als de consultant uitvalt, en krijgt de consultant begeleiding vanuit zijn eigen organisatie?

4. Start met de finish in zicht

Maak een plan van aanpak. Omschrijf daarin precies hoe de situatie aan het eind van het project moet zijn. Spreek ook tussentijdse evaluatiemomenten af. En stel een deadline. Sommige consultants zijn net aannemers, ze nemen meerdere klussen tegelijk aan en verdelen hun tijd daartussen. Uw project duurt al snel langer dan voorzien. Stond er niet iets in het contract over dat dat niet kon? Ja, als u dat er hebt ingezet, inclusief sancties voor het niet nakomen van die afspraak. Omschrijf in dat contract ook de rol van de externe consultant(s) aan de hand van functieprofiel(en).

5. Wees geen proefkonijn

"Kies voor bewezen technologie", zegt Van der Schaaf. "De levenscyclus van ict-producten is kort, leveranciers brengen nieuwe producten te snel op de markt. Dan word je als bedrijf een testcase. Dat kan, maar daar moet dan financieel wel iets tegenover staan." Zorg dus dat de risico's van het werken met nog niet eerder uitgeprobeerde technologie deels ook bij de leverancier liggen, of begin met een pilotproject.

6. Werk samen

Als niet capaciteit, maar kennis de reden is waarom u een externe consultant inhuurt, dan doet u er goed aan om de consultant te laten samenwerken met iemand uit uw eigen organisatie. Maak de eigen medewerker projectleider. Een veelgehoorde klacht over consultants is dat ze te weinig kennis van de eigen organisatie hebben, terwijl hij juist vanwege die frisse blik werd ingehuurd. Door de consultant te koppelen aan een eigen medewerker heeft u best of both worlds. De eigen medewerker kent het bedrijf immers wel.

7. Laat ‘m niet alleen

Een externe consultant wordt vaak gezien als het paard van Troje. ‘Daar komen de jongens van McKinsey' gaat het dan in de wandelgangen, dat is synoniem voor ‘er zullen veel ontslagen vallen'. Communiceer wat de adviseur komt doen. Hiermee voorkomt u frictie en tegenwerking van uw eigen medewerkers. Blijf zelf ook ten alle tijden de baas over het project – de consultant voert alleen maar uit. Platel: "Outsourcen werkt pas als je een proces zelf goed op orde hebt. Waarom zou een ander er anders wel iets van kunnen maken?"

8. Hou de hand op de knip

Meest gehoorde klacht over externe consultants: het budget werd rijkelijk overschreden. Maak iemand budgetverantwoordelijke. Iemand moet blijven vragen: zijn alle werkzaamheden echt nodig? Of kunnen sommige taken ook door uw eigen medewerkers worden uitgevoerd?

9. Word wijzer

Raak niet te afhankelijk van uw consultant. Van der Schaaf: "Stuur applicatiebeheerders meteen op cursus en betrek ze bij het traject. Je moet vanaf het begin bezig zijn met het waarborgen van de opgedane kennis in de organisatie."

10. Let op de kleine lettertjes

Sluit niet alleen een goed contract af voor het project, maar ook de fase erna. Stel in een service level agreement welke service je na de implementatie nog van de leverancier kunt verwachten. De meeste bureaus werken met standaardcontracten. Maar let op de kleine lettertjes, adviseert Van der Schaaf. "Het is op dit moment zo dat leveranciers bij het ontwikkelen van maatwerkoplossingen de facto zich daar eigenaar van noemen. Terwijl je er als opdrachtgever voor hebt betaald. Dat leidt tot problemen als je zelf aanpassingen wilt doen in die maatwerkoplossing. De consultant kan de oplossing ook nog eens doorverkopen. Claim eigendomsrecht over bedrijfskritische elementen en een korting als de consultant de applicatie doorverkoopt."