Een tijdschriftenuitgeverij gebruikt een contentmanagementsysteem op een andere manier dan een gewone organisatie dat zou doen. Sanoma Uitgevers, dat al eerder was overgestapt op CMS van Microsoft was dan ook blij verrast dat Sharepoint 2007 dan ook vrijwel naadloos aansloot op hun behoeftes.
"Voor ons is voornamelijk Sharepoint, wat tegenwoordig gelukkig deel uitmaakt van de Office-suite, belangrijk," legt Ronald Egas, multimedia manager van Sanoma uit. "Sharepoint 2007 wordt hierbij de vervanger van het huidige contentmanagementsysteem dat Sanoma nu in gebruik heeft. Ons contentmanagementsysteem is gebaseerd op Microsofts CMS 2002, wat inmiddels behoorlijk verouderd is hoewel het feitelijk de eerste .Net-versie betrof.
De nieuwe versies werden door Microsoft een behoorlijke tijd uitgesteld omdat ze het wilden combineren met 2007 Office system. Dat betekende dat we dus werkten met een vijf jaar oude oplossing en dat is in deze tijd gewoonweg niet acceptabel. Het werd dus hoog tijd dat er een vervanger kwam."
Gebruiksvriendelijkheid
Om deze toch wel wat antieke software te kunnen gebruiken in een moderne omgeving, was het daarom noodzakelijk dat er applicaties van derden werden ingezet. "Dat was bijvoorbeeld nodig bij het bewerken van de content," legt Egas uit. "Voor het toevoegen van beeld en het aanpassen van teksten hebben we aparte modules van derden aan moeten schaffen. En zelfs die moesten we nog aanpassen omdat het niet volledig aansloot op de behoeftes van het huidige uitgeverijbedrijf."
"Gebruiksvriendelijkheid is voor ons absoluut van het grootste belang. We werken hier met zo'n vijftig redacties bij Sanoma waarvan vele gebruikmaken van het contentmanagementsysteem. Wanneer een oplossing dan eigenlijk niet gebruiksvriendelijk is, werkt het in de praktijk gewoon onvoldoende om de websites van alle tijdschriften te onderhouden."
Belangrijk platform
Het product uit 2002 was dus aan alle kanten uit zijn jasje gegroeid en voor Sanoma kon de introductie van 2007 Office system met daarin de functionaliteiten van zowel CMS als Sharepoint, niet snel genoeg komen. Egas: "Bij Sanoma hebben we in principe het beleid dat we maar één versie achterlopen en dat we upgraden wanneer er goede redenen voor zijn."
"Internet is inmiddels voor ons één van de belangrijkste platforms geworden voor onze uitgaven dus waren we wel benieuwd wat Sharepoint 2007 ons in dit geval te bieden had." Sanoma had daarbij weinig interesse om voor haar contentmanagementsysteem te kijken naar andere oplossingen die er in de markt zijn. Zij zijn ervan overtuigd dat andere producten onvoldoende aansluiten bij wat zij nodig denken te hebben.
Open source
"Juist omdat de internetontwikkelingen zo snel zijn gegaan, was een Microsoft-oplossing een voor de hand liggende," vertelt Egas. "We wisten dat zij in dat opzicht een beetje dezelfde visie hadden op de ontwikkeling van media op het internet als wij. Je bent er dan als gebruiker zeker van dat ze alle benodigde investeringen doen die zij nodig achten om de belangrijkste speler op deze markt te worden."
"Samen met de toch al grote ‘footprint' die ze hebben, is dat vertrouwenwekkend en iets waar je als grote uitgeverij op durft te bouwen. Bij andere, op open source gebaseerde oplossingen, is het toch altijd maar weer de vraag hoe lang de ondersteuning zal duren en of je daar wel dezelfde hoge prijs/kwaliteitverhouding terug vindt die een leverancier als Microsoft kan garanderen. Kijk naar een MMBase dat veelbelovend leek maar zich nu vooral is gaan richten op enterprise content. Dat is toch een heel ander spel als dat wij spelen. Als we daarop hadden gewed, hadden we in een lastig parket gezeten."
Wensenlijstje
Volgens Edgar van Eersel van LogicaCMG die bij Sanoma is gestationeerd, heeft een op .Net gebaseerde oplossing als groot voordeel dat ontwikkelaars daar min of meer een gemeengoed in zijn geworden. Het betekent dat het relatief eenvoudig is om aanpassingen te laten maken zodat je het systeem zonder veel risico uit kan breiden met nieuwe componenten. "Omdat wij niet één website hebben maar velen, zoeken we altijd naar componenten die bruikbaar zijn voor meerdere redacties. Een bepaalde quiz kan in een andere styling voor meerdere titels worden gebruikt en zo zijn er meer voorbeelden van overlap. Dat zijn meer geavanceerde eisen dan de gemiddelde onderneming die misschien wat eigen documenten op de bedrijfswebsite wil plaatsen. Daarom is het voor ons van meet af aan belangrijk geweest dat we gestandaardiseerd eigen componenten konden aankopen of konden laten ontwikkelen die aansloten bij ons eigen wensenlijstje."
Van Eersel is erg tevreden over z'n eerste ervaringen met Sharepoint 2007. "De hele interface is aanzienlijk verbeterd zodat we niet meer met maatwerkcomponenten aan de slag hoeven. Om een redacteur op een gebruiksvriendelijke en efficiënte manier te laten werken, was dat voorheen wel nodig. Nu zit een groot gedeelte van de door ons gewenst interface er standaard in. Verder biedt het systeem zo ‘out-of-the-box' toch ook wel een aantal functionaliteiten waar we erg blij mee zijn."
Wiki’s
Egas: "In de basis bevat het alle componenten die we nodig hebben. Dat wil overigens niet zeggen dat we daar niet aan sleutelen. Juist omdat je jezelf wilt blijven onderscheiden van de concurrentie, blijft het nodig zelf aanpassingen door te voeren."
"Toch ben ik wel blij verrast met de grote hoeveelheid functionaliteit die standaard wordt geleverd. Neem nu bijvoorbeeld de Wiki die standaard wordt meegeleverd. Als je die helemaal vanaf de grond zou moeten opbouwen, kan dat best een kostbare zaak worden en ook het onderhoud zou niet goedkoop zijn. Nu als is ingebouwd scheelt dat ons een hoop werk en daarmee geld."
Zelfwerkzaamheid
Dat wil overigens niet zeggen dat Sanoma verder zelf geen componenten blijft (laten) bouwen. Volgens Egas zullen er altijd wel aanpassingen nodig zijn om een standaardpakket volledig naar eigen smaak in te richten. Zeker als het gaat om een uitgever met zijn specifieke wensen. "Toch vind ik dat ze een goede zet hebben gedaan. In feite zijn de functionaliteiten die eerst alleen voor intranet beschikbaar waren, geschikt gemaakt voor internet. Ze hebben de goede dingen uit de vorige versie van Sharepoint gepakt, de krachtige zaken uit CMS en dat in zijn geheel een flinke upgrade gegeven. Dat is nu een gecombineerd pakket geworden waarvan ik denk dat we er weer even mee verder kunnen."
"Ik geloof dat we hier de echte evolutie van web contentmanagement zien. Als je vroeger een plaatje op het web wilde krijgen, moest je iemand inhuren om het in html te zetten. Met de eerste versies van de contentmanagementsystemen ging dat gedeeltelijk geautomatiseerd maar wel met een hoop beperkingen. Vooral dat vaste template was nog wel eens een probleem."
"Wat we in deze generatie zien, is dat je de redacteur daadwerkelijk alles zelf kan laten doen. Hij, of zij natuurlijk, kan eigen pagina's aanmaken en binnen de vastgelegde template behoorlijk spelen met de vormgeving. Het is een kwestie geworden van het slepen van blokken informatie zoals dat ook in Sharepoint kan. En dat is wat ons betreft een heel grote vooruitgang. Het geeft onze titels gewoonweg ontzettend veel nieuwe bewegingsruimte. En de zelfwerkzaamheid gaat ermee vooruit!"
Natuurlijk blijven er ook na deze upgrade wensen over. Bij Sanoma hopen ze bijvoorbeeld dat redacties in de volgende versies de stylesheets gemakkelijker aan kunnen passen. Dan gaat het allemaal meer richting Adobe InDesign maar dan voor het web. "Dat zou voor ons ultiem zijn want als we nu een kleurenpalet of lettertype willen veranderen, moeten we toch weer naar de developer of sitebeheerder," besluit Egas. "Verder vind ik het wel jammer dat ze het geen web contentmanagementsysteem noemen want ik vraag me af of de meeste bedrijven begrijpen dat het dat toch echt is."
[Beeld: Jeroen Scheffer]
