Overstappen van een telefonienetwerk naar VoIP vereist een gedegen voorbereiding en een zorgvuldige calculatie. Telecomconsultants merken dat niet alle aspecten worden meegewogen.
Arno Bakers is adviseur bij Floyd Telecom Competence Center. In Telecommagazine heeft hij geschreven over de ‘zin en onzin van VoIP'. Ook elders is veel informatie over het goed opstellen van een business case voor invoering van dit communicatieplatform. Zo hebben Cisco en Intel white papers beschikbaar over dit onderwerp. Ongetwijfeld geldt dat ook voor andere aanbieders.
"Als bedrijven zeker willen weten of bellen met VoIP ook onder de streep echt goedkoper is, moeten ze alle kosten meenemen in de calculatie", stelt Bakers. Hij somt een reeks zaken op die in beschouwing moet worden genomen. Allereerst natuurlijk de afschrijving van de bestaande telefooncentrale. Verder de beoordeling of het bestaande computernetwerk wel voldoet: ligt er nog oude Norm88-bekabeling en moet die worden vervangen door UTP-bekabeling? Traditionele, analoge telefoontoestellen hebben geen aparte stroomvoorziening nodig; dat geldt wel voor ip-telefoons. Voor VoIP zijn er nieuwe LAN-switches nodig of moeten bestaande worden uitgebreid met extra poorten. Er moet budget worden gereserveerd om die switches te installeren en om Vlan's te ontwerpen en implementeren.
Tevens is er training nodig van it'ers in ip en dan met name in het Quality of Service-onderdeel, omdat spraakverkeer gevoeliger is voor pakketverlies en vertraging dan dataverkeer. Natuurlijk is er een (breedband)router nodig, en moet er rekening mee worden gehouden dat bestaande ISDN-apparatuur niet zonder meer overweg kan met VoIP. Dan gaat het vaak over alarmapparatuur, ISDN-systemen voor videovergaderen, en lijnen voor gebouwbeheer.
Niet sluitend
"Wanneer organisaties al deze randzaken optellen, leidt het nogal eens tot de conclusie dat het voordeel voor VoIP niet direct op het financiële gebied is te halen", meldt Bakers. "Een business case die puur op exploitatiekosten voor VoIP is gebaseerd, zal dan ook vaak niet sluitend te krijgen zijn."
Hij betoogt dat daarom dan ook uiterst objectief moet worden gekeken naar de bedrijfsvoordelen die een overgang naar VoIP teweeg kan brengen. Die moeten dan wel zo zorgvuldig mogelijk worden gekwantificeerd. De flexibiliteit van VoIP bijvoorbeeld. Medewerkers zijn niet meer gebonden aan een vaste werkplek gedurende vaste uren. Dankzij presentiesoftware kunnen zij op het nieuwe platform zelfs aangeven of en voor wie ze bereikbaar zijn.
Zonder al te veel technologische en financiële inspanningen is de thuiswerkplek dankzij VoIP te beschouwen als een kantoorwerkplek die centraal kan worden beheerd. De meeste Nederlanders hebben de benodigde ip-breedbandaansluiting immers al in huis.
Overleg
Technologie is geen probleem. Wel is het lastig om na te gaan wat de overgaan naar VoIP het bedrijf oplevert. Dan nog is succes niet verzekerd, aldus Bakers. Hij benadrukt dat het management zich vierkant achter de invoering moet stellen. Het personeel moet duidelijk uitgelegd krijgen waarom de overstap wordt gemaakt; welke voordelen er voor de werkgever en voor de werknemer aan zitten.
Werkgever en werknemer moeten ook met elkaar bespreken wat ze verwachten van de te winnen flexibiliteit en hoe ze die gaan inzetten. Doorverbinden naar mobiele telefoon en thuisnummer zijn interessante opties, maar ook heel kostbaar. Er moet van tevoren dus goed worden nagedacht of deze functies echt nodig zijn.
Tot slot is het zaak een zorgvuldige keuze te maken van de leverancier via het gebruikelijke Request for Proposal-proces; en moet worden nagedacht of het beheer van het VoIP-platform in eigen handen blijft of wordt uitbesteed. Wie deze zaken allemaal in een business case weet te verwerken, heeft op zijn minst de kans op VoIP-succes vergroot.
Test het netwerk
Veel mensen beschouwen VoIP als gewoon een extra applicatie dat op het bestaande computernetwerk draait. Dan kunnen ze bedrogen uitkomen. Want deze spraaktoepassing belast het netwerk op manieren die organisaties nauwelijks kunnen voorzien. Het is daarom verstandig het netwerk te testen voordat een oplossing wordt geïmplementeerd. Talloze leveranciers hebben tegenwoordig specifieke VoIP-testgereedschappen die specifieke VoIP-onderwerpen als pakketverlies en vertraging onderzoeken. Het is wel belangrijk dat de it-afdeling tijd en denkwerk reserveert om de test goed uit te voeren. Deze moet begrip hebben van de eisen die worden gesteld aan bandbreedte, geheugen en cpu-belasting.
Aanloopkosten
Kostenbesparing is de grootste drijfveer om over te stappen op VoIP. Maar pakt dat in de praktijk ook zo uit? Nemertes Research uit Illinois, VS, heeft dit onderzocht en stelt dat VoIP op de lange termijn loont, ondanks de stevige aanvangsinvesteringen. De aanloopkosten zijn omhoog gegaan, omdat bedrijven meer personeel inzetten in de aanvangsfase, omdat het salaris van dat personeel is gestegen de laatste jaren en er meer geld wordt uitgegeven aan adviezen over ontwerp en implementatie.
Vaak wordt vergeten goede beheersoftware aan te schaffen. Slechts 15 procent doet dat, maar in het eerste jaar na implementatie van een VoIP-oplossing is meer dan de helft op zoek naar beheergereedschap.
Training van het personeel om overweg te kunnen met de nieuwe mogelijkheden en er het meeste uit te halen, blijft te vaak achterwege. Het lijkt moeilijk goede trainers te vinden. Nemertes doet de aanbeveling de eigen it-afdeling de cursussen te laten verzorgen.
Kostenbesparing is in het algemeen te vinden op de terreinen personeelssterkte, dagelijks beheer en administratie, ip-audio- en videoconferenties, telefooncircuits en bekabeling. Gestegen werknemersproductiviteit versterkt het positief effect van VoIP.
