KPN IT Operations heeft in samenwerking met uitbestedingspartner Atos Origin en Sun Microsystems zijn opslaginfrastructuur opnieuw ingericht. Daarbij is een eerste begin gemaakt met het invoeren van ilm (information lifecycle management). Het ‘ILM Maturity Model’ van StorageTek speelde hierbij een belangrijke rol.
Sinds april 2005 kent de KPN-afdeling die verantwoordelijk is voor het vaste net een nieuwe ict-organisatie: IT Operations”, vertelt Jeroen Meijer, senior it-projectmanager bij KPN. “Voorheen hadden veel afdelingen een eigen ict-operatie, waardoor de aanpak volgens ons te versnipperd was. De nieuwe structuur betekent onder andere dat alle applicaties en hardware onder de verantwoordelijkheid van één beheerorganisatie vallen. Op zo’n moment ontstaan kansen om tot consolidatie te komen, bijvoorbeeld van de gehele opslaginfrastructuur.”
Overzicht
Een eerder bij KPN’s internetdiensten uitgevoerd onderzoek had aangegeven dat consolidatie in combinatie met het in klassen onderbrengen van data tot flinke besparingen kan leiden. “Eerst moesten we echter overzicht hebben: waar bevindt zich welke data, wat zijn de prestatieniveaus, welke prestaties wil de organisatie, welke kosten maken we, noem maar op.”
Onderzoek van wat toen nog Storage Technology heette schetste daar een eerste beeld van. “Hierbij speelde het ILM Maturity Model dat StorageTek heeft ontwikkeld een belangrijke rol”, vertelt Theo de Jager, senior business consultant bij Sun en destijds betrokken bij het StorageTek-onderzoek. “Het is een interessant hulpmiddel om de mogelijkheden die ilm te bieden heeft voor zowel een ict-afdeling als de organisatie inzichtelijk te maken.” Meijer: “Opslag was voorheen niet sexy, maar is dat door dit project en het gebruik van dit model nu wel.”
Vervolgens raakte ook uitbestedingpartner Atos Origin bij het project betrokken. “Wij spreken liever van ‘tiered storage’. De term ilm is wat ons betreft te abstract”, vertelt Erik Hazelhoff, storage consultant bij Atos Origin. “Het gaat erom dat je als it-afdeling de interne klant een aantal opslagniveaus aanbiedt. Die niveaus verschillen in beschikbaarheid, hersteltijd na een eventuele storing (rto, recovery time objective), de vraag of data verloren mag gaan (rpo, recovery point objective), de connectiviteit, en de vraag of voor back-ups speciale tijdvensters beschikbaar zijn of dat alles in de achtergrond moet gebeuren. Een andere vraagstuk zijn de primaire en de secundaire bronnen van waaraf herstel plaatsvindt.”
Vage kreet
“Uiteindelijk hebben we gekozen voor zeven ‘tiers’ ofwel dienstverleningsniveaus”, vertelt Meijer. “Daar is een vrij lange discussie met de gebruikersorganisatie aan vooraf gegaan. Dat ging niet eens zozeer over geld, want echt doorberekenen van opslag als aparte kostencomponent doen we als IT Operations nog niet. Het ging veel meer over bijvoorbeeld begrippen. Wat betekent dat nu eigenlijk: beschikbaarheid? Voor een it-professional is dat duidelijk, maar voor een businessmanager is het een vage kreet. Daarom hebben we uiteindelijk alle niveaus beschreven op een manier die voor niet-it’ers duidelijk is.”
“Bovendien waren de mensen aan de bestaande 53 sla’s (service level agreement) gewend. Nu moest alles ineens anders. Dat levert flinke discussies op”, vertelt Ton Geelen, director Sales & Bidmanagement van de afdeling Managed Operations van Atos Origin. “Daar komt bij dat aan zo’n project veel historie vastzit. Hoe ga je bijvoorbeeld om met de bestaande kostenstructuur, de afschrijvingen op reeds aangeschafte apparatuur, noem maar op. Het kost tijd om al die punten af te werken.”
Wat was de rol van het ILM Maturity Model? “Het brengt de discussie op gang”, zegt Meijer. “Hoewel zo’n model een dynamische opslaginfrastructuur suggereert, levert een net ingevoerd ‘tiered storage’-model in eerste instantie vooral een statische omgeving op”, vult Hazelhoff aan. “Het duurt zeker twaalf tot achttien maanden voordat de eerste sporen van dynamiek in de gecreëerde infrastructuur optreden.
Vooral bij mailomgevingen mag je als eerste resultaten verwachten. Dat het tijd kost, is logisch. Zowel de it-afdeling als de gebruikers moeten aan de nieuwe aanpak wennen. Bovendien vertrek je met een basisclassificatie waarin data wordt ingedeeld. Pas na verloop van tijd zul je de eerste wijzigingen in de zakelijke waarde van die gegevens zien optreden.”
Samenwerking
Ilm beïnvloedt de samenwerking tussen klant en uitbestedingpartner, zegt Meijer. “Je richt nu samen een organisatie in die vraag en aanbod beheert en op elkaar afstemt. Dat kan je nauwelijks meer een traditionele klant-leverancierrelatie noemen. Je probeert nu samen zo goedkoop mogelijk in te kopen, terwijl beide partijen baat hebben bij het verder verrijken van de dienstverlening die de partner aan de klant aanbiedt. Samen, it-afdeling en uitbestedingpartner, ga je deze diensten vervolgens binnen KPN verkopen.”
ILM maturity model
Volwassenheidmodellen spelen een belangrijke rol bij het vergelijken van de eigen aanpak en resultaten met die van vergelijkbare ict-afdelingen. Ook voor ilm (information lifecycle management) bestaat zo’n model. De basis hiervoor is gelegd door Nederlandse consultants van Storage Technology (tegenwoordig Suns Data Management Group).
Het ILM Maturity Model bestaat uit de stadia die een it-afdeling op ilm-gebied kan doorlopen (zie schema). Op het laagste niveau (veelzeggend ‘chaotic’ genoemd) bestaan binnen de organisatie geen ilm-initiatieven en worden back-up en archivering gefragmenteerd en vaak niet erg compleet aangepakt. Bovendien is er slechts één klasse data. Een stap hoger, ‘reactive’ genoemd, wordt de aanpak gekenmerkt door adhoc beheer, maken uitzonderingen en niet processen de dienst uit, vindt het beheer veelal handmatig plaats, maar is wel sprake van consolidatie van de backup-operatie. Desondanks zijn er losse back-up-eilanden. Is de stap naar ‘proactive’ gemaakt, dan is sprake van standaardisatie, worden doordachte processen gebruikt, zijn er standaard serviceniveaus, en wordt met een planning gewerkt en een fenomeen als ecm (enterprise content management) toegepast.
Het einddoel is een ‘self-aware’ opslagomgeving, waarbij volledig automatisch en gebaseerd op de content voorspellingen worden gedaan over al dan niet te verplaatsen data, zodat een vraaggestuurde aanpak mogelijk wordt.
Definitie
‘Information lifecycle management’ is de laatste jaren uitgegroeid tot een populaire kreet. Vrij vertaald omvat het beheer van de informatielevenscyclus ofwel ilm volgens de Wikipedia:
beleid, processen, practices, services en hulpmiddelen die nodig zijn om de zakelijke waarde van informatie optimaal af te stemmen op de gebruikte technische infrastructuur. Daarbij gaat het om informatie vanaf het tijdstip waarop deze wordt gegenereerd tot en met het moment waarop hij wordt vernietigd.
