Hoe verplaats je een papieren werkstroom naar het web zonder dat de zaak in het honderd loopt? Lucom ontwikkelt interactieve webformulieren die ook nog met papier overweg kunnen. Het Duitse bedrijf is na succes in het moederland vanuit het Zuid-Hollandse Groot-Ammers ook de Nederlandse markt opgegaan.
Lutz Lessmann startte in 1994 met zijn bedrijf Lucom. In eerste instantie was de informaticus vooral bezig met het verhandelen van werkstroomsoftware van partijen als Delrinas en JetForm. In 2000 besloot Lessmann met een eigen product op basis van zijn ervaringen met klanten de boer op te gaan: de procesgeörienteerde webformulierengenerator FormsForWeb. Hij wilde met zijn software meer functionaliteit bieden dan de gebruikelijke ‘starre PDF-formulieren’. “FormsForWeb kan worden gekoppeld aan bedrijfssystemen, zoals SAP, waardoor actuele transacties direct online kunnen worden verwerkt.”
Meer dan overtypen
FormsForWeb is browseronafhankelijke internetsoftware die met iedere database kan communiceren. Via een ontwerpmodule kunnen papieren formulieren geschikt worden gemaakt voor elektronische verwerking. Bij de opmaak valt te kiezen tussen een nieuwe opzet of het interactief maken van reeds bestaande formaten, zoals Word, Excel of PDF. In het lay-outproces vindt een koppeling plaats tussen de interactieve invulvelden (denk aan tekstveld, nummer, datum, persoon, meerkeuze), de informatiesystemen en de workflow-scenario’s binnen een organisatie (waar komen gegevens vandaan en waar moeten ze naar toe en welke functie is waarvoor verantwoordelijk: bijvoorbeeld wie levert en wie controleert er informatie?). Tegelijk met het ontwerpen van het formulier wordt een databasemodel ontworpen met een eenduidige manier van gegevensopslag. Dit model is weer gekoppeld aan de databases van een organisatie, zodat gegevens kunnen worden weggeschreven en uitwisseling mogelijk is. Verder geeft de software statusmeldingen af, bijvoorbeeld of een formulier is ontvangen dan wel in behandeling is genomen, en kan via een interface een FormsForWeb-document versleuteld en voorzien van een digitale handtekening worden verstuurd.
“Op zo’n interactief formulier, zowel te verwerken via internet of een intranet, kunnen nieuwe gegevens via elke browser worden ingevuld, terwijl reeds bestaande data automatisch worden toegevoegd. Overtikfouten zijn zo vermijdbaar. De software zorgt er ook voor dat een behandelaar altijd met en vanuit het brondocument werkt, waardoor er altijd maar één versie in omloop is”, licht Jan van Buren, directeur van de Nederlandse vestiging van Lucom in Groot-Ammers, toe. Hij benadrukt dat het bij FormsForWeb niet draait om het digitaliseren van formulieren an sich, maar om het omgaan met de processen, met de ‘content van het formulier’. “Het digitaliseren van een document is meer dan het overtypen ervan op een scherm. Het gaat om het inrichten en afhandelen van processen. Daarom is de software niet alleen een ‘document-template’ maar ook een ‘proces-template’ voor het beheer van de workflow en de integratie met de backoffice.”
BundOnline
Lucom brak met zijn software door toen het (samen met de systeemintegrators Siemens Business Services en Materna) de order kreeg voor het leveren van het formuliermanagementsysteem voor BundOnline 2005. Dit project moest de digitale dienstverlening op federaal niveau in Duitsland op poten zetten. BundOnline biedt op www.bundonline.de al ruim vijfhonderd digitale formulieren aan, gericht op drie groepen: burgers, ondernemers en de overheid zelf. Burgers kunnen bijvoorbeeld hun kinderbijslag elektronisch regelen of het aanvragen van een verklaring van goed gedrag (voor een nieuwe baan). Het bedrijfsleven gebruikt BundOnline ondermeer voor het regelen van in- en uitvoerrechten, het btw-nummer en de registratie van de uitstoot van gevaarlijke stoffen, conform het Kyoto-verdrag. Ook voor de federale overheid zelf vormt BundOnline de opmaat tot efficiencyverbeteringen. Ambtenaren kunnen declaraties bijvoorbeeld elektronisch regelen, waarbij het telkens opnieuw invoeren van standaardgegevens niet meer hoeft.
Offline-versie
Van Buren wil nog drie innovatieve elementen aanstippen. Voor de Duitse douane ontwikkelde het bedrijf twee versies van een webformulier: online en offline. De offline-versie maakt het mogelijk om via de module Filler een digitaal document in te vullen op een niet aan internet hangende pc, waarna naderhand (als er wel een webconnectie is) synchronisatie plaatsvindt met de online-versie op de server.
Tevens ontwikkelde Lucom de module ScanAndRun, waarmee in een arbeidsgang zowel een internet-formulier als een scantemplate voor het papieren equivalent valt te maken. “Na ontvangst en scannen van het papieren document worden de gegevens op dezelfde wijze als bij de online-versie ingebracht in de workflow- en back-end systemen. Handschriftverificatie is nodig om foute invoergegevens te voorkomen. Deze werkwijze verloopt echter sneller dan overtikken”, beweert Van Buren.
Een andere toepassing van scanningtechnologie op Lucoms platform is de InvoiceIN applicatie waarmee alle inkomende facturen, op papier of PDF-formaat, intelligent worden gelezen en verwerkt, met andere woorden: zonder voorgedefinieerde templates. InvoiceIN neemt de relevante boekingsgegevens automatisch over en hevelt deze data en de images over naar een interactief webformulierenproces. Vervolgens worden de gegevens weggeschreven naar de financiële applicatie en kan de factuur na goedkeuring worden uitbetaald. InvoiceIN zorgt er ook voor dat het achterliggende workflowproces in gang gezet wordt.
Adobe
De voortgang van Lucom verliep in het begin moeizaam, vertelt Lessmann. “Organisaties reageerden vaak met ‘kom maar terug als je meer klanten hebt’. Maar nu, na het winnen van de BundOnline-aanbesteding staan ze regelmatig op de stoep.” Inmiddels bedient Lucom een brede kring van opdrachtgevers, zoals de omroep WDR, Stadt Hagen, diverse overheids- en zorginstellingen en pillenfabrikant Pfizer. De Duitse softwarebouwer is zijn pijlen ook op de Benelux gaan richten. Eldim, een producent van turbinecomponenten uit het Limburgse Lomm, is een van de eerste Nederlandse klanten. Samenwerking met partners, zoals Streamserve en Cosa, leveranciers van documentoutput en -beheersoftware, is daarbij van wezenlijk belang. De gemeente Arnhem bijvoorbeeld is een nieuwe klant van Cosa- én Lucom-software. Lessmann wijst erop dat Lucom regelmatig moet opboksen tegen het grote Adobe. “Aan ons de schone taak om de Adobe-aanhangers te overtuigen dat er met ons product meer kan.”
Details
Het product FormsForWeb is modulair opgebouwd en heeft een open architectuur (XML, J2EE). Via een JDBC (Java Database Connectivity) is een koppeling met een SQL-database mogelijk. Ook ondersteunt de software het directory-toegangsprotocol LDAP. Met JAAS (Java Authentication and Authorization Service) kunnen ten aanzien van de webformulieren rollenconcepten (‘wie ontvangt wat’ e.d.) worden ingebouwd.
Het moederbedrijf Lucom is gevestigd in Erkrath, vlakbij Dusseldorf. Er werken zo’n twintig medewerkers. Een deel van het ontwikkelwerk wordt in India en Rusland uitgevoerd. Verkoop- en implementatiepartners zijn onder meer Materna en Streamserve. De omzet lag in 2005 op circa drie miljoen euro. Van Buren verwacht voor 2006 een sterke groei vanwege de introductie van nieuwe modules en de intensivering van het partnerkanaal.
