Business One van SAP wordt meestal gebruikt in het midden- en kleinbedrijf, waar een voldragen mySAP of R/3 ‘overkill’ zou zijn. Theoretisch is Business One te gebruiken voor de kleinere vestigingen van een onderneming die het ‘grote’ SAP draait. Business One wordt nog niet vaak daadwerkelijk decentraal gebruikt als erp-systeem; Computable vond er een in het Brabantse Waalwijk en het Chinese Suzhou bij Shanghai.
Stahl Holdings in Waalwijk produceert en verkoopt onder meer finishes voor leder en de leerverwerkende industrie. Het hoofdkantoor in Waalwijk draait sinds 1998 SAP R/3, een aantal fabrieken en verkoopkantoren in Japan, China en India gaan binnenkort met Business One aan de gang. Het waarom horen we van Cas Nuy, vice president information & communication technology van Stahl Holdings en Hans Hagen, business information manager.
Nuy: “Business One is een zelfstandige applicatie, geen gestripte versie van mySAP of R/3. De belangrijkste zakelijke processen die we kennen van SAP zitten er allemaal in: demand to supply (productie), purchase to pay (inkoop), customer to cash (verkoop) en report to control (financiën). De functionaliteit is echter vooral aan de productiezijde beperkt en zeker niet voldoende ontwikkeld voor een uitgebreide productie. Business One voldoet echter uitstekend op de kleinere productie- en verkooplocaties. Het kent weinig diversiteit en is heel gestructureerd.” Dat is precies wat Waalwijk wilde, maakt hij duidelijk. “Zeker voor de startfase in China. We gaan ook zeker niet beginnen aan add-ons voor Business One. Dan gaan we liever direct over op R/3.”
Doorslaggevend
Er zijn drie doorslaggevende redenen om in China met Business One te beginnen en niet met R/3. “Allereerst natuurlijk de kosten, maar niet alleen dat. B-1 heeft een tamelijk vlakke leercurve; dat geeft onze medewerkers daar de kans er in te groeien. Bovendien is nog lang niet iedereen aan boord in Suzhou; alleen het managementteam is zo goed als compleet.” De keus van Stahl is gevallen op Business One en niet op bijvoorbeeld Exact. De mogelijkheid tot directe koppelingen naar R/3 gaf volgens Nuy de doorslag, alsmede de ondersteuning van lokale wetgeving.
Hans Hagen: “Het datamanagement wordt centraal gerund in Waalwijk op R/3. Dat doen we door master data distribution (MDD), die vanuit R/3 de datastructuur exporteert naar Business One. Een nieuwe klant wordt in R/3 aangemaakt en vervolgens ter beschikking gesteld aan B-1 in Suzhou. Dat geldt voor klanten, materialen en leveranciers. Fysiek zijn het 2 records met identieke klantnummers. R/3 fungeert als transactional data system (TDS).” De informatie komt uit twee stromen samen in het Business Warehouse: vanuit R3 en vanuit B-1. De consolidatie van de gegevens vindt daar plaats. “Business One staat dus eigenlijk tweemaal onder curatele”, omschrijft Nuy de situatie plastisch.
Naast het datamanagement is er nog een tweede voordeel van het lokaal implementeren van B-1. Nuy: “Business One mist een aantal velden die we kunnen toevoegen, noem het maar specifieke Stahl-velden. Daarmee kunnen we anticiperen op de migratie naar R/3.” Nuy omschrijft dat proces als “marginale customizing’, maar het is te doen zonder een Abap’er te zijn (programmeertaal van SAP). Voor validering en gepreformatteerde zoekopdrachten is SQL-kennis nodig, maar je hoeft er niet de code voor in.”
Kernel
Doel is vanuit Business One een kernel te bouwen die gaat dienen als blauwdruk voor alle vestigingen. Die moet in twee weken ter plekke te lokaliseren zijn. “Alles zit er dan in: de factuurlayout, leverbonnen, autorisaties, workflow, kortingen, schermen, prints, trainingen. Dat worden twee intensieve weken. Hier hebben we geen ervaring mee, wel met R/3; daar moest slechts vijftien procent aangepast worden. Van die twee weken gaat 40 procent op aan vertalen, evenveel aan training en twintig aan de rest”, zegt Nuy.
Derde voordeel van het gebruik van Business One is dat het voldoet aan alle wettelijke vereisten in China, Japan, Brazilië en India. “Dat speelde zeker mee in de keuze die we gemaakt hebben. Nu moeten we afwachten of onze voorbereiding via de B-1 kernel en de lage implementatiekosten (ongeveer een vijfde van die van R/3) zullen leiden tot een effectieve invoering.”
Terug naar Waalwijk, terug naar R/3. Nuy: “We hebben hier best een grote SAP-omgeving voor een betrekkelijk klein bedrijf. We hebben een one-client system gebouwd met automatisch plant-to-plant transfer. Dus als Spanje voor een Turkse order het halffabrikaat maakt en Waalwijk het eindfabrikaat kunnen we dat binnen het systeem monitoren en afwikkelen. We overwegen plant-to-plant ook met Business One te effectueren, vooral vanwege het belang van de bewaking van centrale data waarover ik al sprak.”
Wall-to-wall
Stahl heeft een ‘wall-to-wall’ implementatie van R/3, zegt Nuy. Alle processen zitten er in, behalve HR (human resource management) en CRM (customer relationship management): financieel, COPA (cost and account), verkoop, distributie, productie, planning, magazijn. ‘Plant maintenance’ gaat op den duur over naar SAP. Stahl bekijkt nog of ze in de toekomst gebruik gaan maken van APO (advanced planning optimization), product lifecycle management, quality management en EH&S (evironment, health and safety). Die beide laatste worden nu buiten SAP gedaan.
Nuy is blij met zijn R/3-systeem: “We hebben een one-client system, met een hoge mate van centrale controle en beheersmatigheid. We hebben geen problemen gehad met Y2K en met de invoering van de euro. Schone systemen waarmee we in staat zijn plant-to-plant te opereren, een hoog niveau van databetrouwbaarheid handhaven en onze processen gedisciplineerd laten verlopen. In Waalwijk doen we het complete beheer van voorraden, debiteuren en crediteuren. De andere vestigingen hebben daarvoor sla’s (service level agreements) afgesloten met het hoofdkantoor.”
Vanaf versie 4.5 van R/3 is er ook ondersteuning voor fabrieken in het buitenland (plant abroad). Stahl is in SAP gedefinieerd als een SBE (single business entity), een handelsmerk van consultancybureau Voorne Partners. Nuy: “We hoeven ons daarom niet bezig te houden met ‘intercompany’ inkoop en verkoop. We hebben één accounts receivable, en één accounts payable.” Tot een dergelijk hoog niveau in een erp-systeem reiken volgens hem alleen SAP en Oracle. “Of je dat gaat lukken met Baan, BPCS of SSA vraag ik me af; ze zijn wel aan het ontwikkelen, maar toch…”
Matrix
Stahl stuurt de globale SAP-implementatie met een Global SAP management team (GSMT) van vijf mensen aan. Daaronder is een solide matrix opgebouwd rond de vier hoofdprocessen in de onderneming (inkoop, productie, verkoop en financiën). In elk van de regio’s (global, Europa, Amerika, Azië) zit op elk van de vier processen een duo bestaande uit een persoon uit de business (BPO, business process owner) en een uit het SAP-proces (SPO, SAP process owner). Met elkaar vormen zij een virtuele organisatie die gegevens uitwisselt en overlegt. Zij rapporteren een keer per maand aan het GSMT.
De fysieke organisatie in Waalwijk bestaat uit de business information manager (met een zakelijke achtergrond), de globale SAP-manager, een SAP-analist en een Abap-programmeur. Daaronder functioneren de ‘datamannen’ van de business data administration group: zij zijn verantwoordelijk voor het ‘schoonblijven’ van de data. Mart Clemens, directeur van ERP2 uit Sittard, dat de Business One-inrichting (inclusief de R/3-interfaces) heeft ontwikkeld en zal implementeren in Azië, noemt de matrixstructuur bij Stahl een verademing. “Business en it zitten vanaf de basis op één lijn. Een dergelijke wil om te investeren in een matrixorganisatie is zeldzaam.” Nuy: “Daarvoor heb je de onvoorwaardelijke steun nodig van het managementteam en die krijg ik. Daarom zit ik hier nog.”
“SAP is ongetwijfeld duur in het gebruik en duur om te implementeren. Het is wel een asset in het land van de financiën. Je bedrijf is daardoor meer waard dan met een mondiale implementatie van JD Edwards of met eilandautomatisering. We besteden 1,5 procent van onze omzet aan ict, inclusief het netwerk en dergelijke. In 2004 zijn we eens goed gaan kijken naar de mogelijkheden van offshoring, onder meer in India. Onze conclusie: dat zal daar niet beter of efficiënter verlopen. Dus doen we het niet. Die 1,5 procent van ons is uitstekend. Het Gartner-gemiddelde voor de chemische branche ligt op 2,5 procent.” En met een beetje verlegen trots: “Dat ene procent, dat is van mij.”
De ict van Stahl
Stahl draait R/3 en Business Warehouse van SAP off-site bij Centric Hosting Services in ‘s-Hertogenbosch. Centric doet het systeembeheer, onderhoud en monitoring. Atos Origin doet de functionele ondersteuning voor SAP R/3 en Qrcus/ERP2 die van SAP Business One.
In ‘s-Hertogenbosch staan vijf Sun Solaris-systemen gehost met de MaxDB-database, de SAP-database die door MySQL verder wordt ontwikkeld. Op één server draait het ontwikkelsysteem, op de tweede de testacceptatieomgeving en op de derde de productieomgeving. Op twee andere Suns draait het Business Warehouse van SAP; één server de ontwikkeling, de ander de productie. ST8, de productiemachine van R/3, heeft een ‘mirror’ draaien op een Sun-server in het hoofdkantoor in Waalwijk.
R/3 levert de masterdata die naar Business One worden geëxporteerd. De datastromen uit R/3 en B-1 komen bijeen in het Business Warehouse van SAP. Daar wordt de data geconsolideerd; de financiële consolidatie loopt via een applicatie van Hyperion.
Stahl beschikt over 450 SAP-clients, waarvan er 250 in Waalwijk in gebruik zijn. De beschikbare werkplekken (driehonderd in totaal) in Waalwijk worden gebruikt voor de controlling unit, de centrale inkoop en voor de administratie van de Holding en een tiental dochters van Stahl. Waalwijk gebruikt sinds 1998 R/3 (daarvoor R/2). De vestigingen in Spanje, Italië, Mexico, de VS en Singapore draaien R/3. India en China gaan Business One gebruiken.
Business One is een product van het Israëlische TopTier Software. Het bedrijf werd in 1992 opgericht door Shai Agassi en verhuisde later naar Californië. Bij de overname door SAP in 2001 kwam Agassi mee naar het Duitse Walldorf. Hij is inmiddels als lid van de Raad van Bestuur van SAP verantwoordelijk voor alle technologie bij het bedrijf.
MAXDB
Stahl Holdings is een tevreden gebruiker van de MaxDB database. Deze van oorsprong proprietary database van SAP wordt inmiddels verder ontwikkeld door de Zweedse onderneming MySQL (van de gelijknamige open source database). Voor de management buy-out van Stahl Holdings in 2002 draaide R/3 op een Oracle-database, vertelt Nuy. “In 2002 hadden we dus eigen licenties nodig.
Aangezien concurrent licences niet meer ondersteund werden vanuit SAP moest de licentiestructuur aangepast worden naar named users. Bij SAP verliep dat zonder problemen, zoniet bij Oracle. Na twee jaar en eindeloze correspondentie was dat nog niet geregeld.” Stahl is na de implementatie van R/3 V4.7 overgegaan op MaxDB. “De financiële payback hebben we datzelfde jaar nog bereikt”, stelt Nuy. “Onbegrijpelijk van Oracle; waarschijnlijk zijn we als klant niet groot genoeg voor ze of zoiets. We zijn overigens bijzonder tevreden met MaxDB; het is een uitstekend product. En de timing nu met de implementatie van V4.7 is prima.”
In het leer
Stahl Holdings in Waalwijk produceert en verkoopt finishes voor leder en de lederverwerkende industrie (schoenen, meubels), automobielleer en permuthanen: coatings van flexibele substraten gebruikt voor de bewerking van panelen, dekzeilen, tennisballen en de wedstrijdbal van de WK 2006.
Naast de hoofdvestiging in Waalwijk heeft de Holding productiebedrijven in de VS, Mexico, Brazilië, Singapore, Spanje, India en China. Stahl Holdings werd in mei van dit jaar voor ruim een half miljard euro overgenomen door twee investeringsmaatschappijen. Het bedrijf draait een geconsolideerde jaaromzet van ruim 300 miljoen euro en heeft 1.400 medewerkers.
