Twee grote pensioenuitvoerders – MN Services en Cordares – hebben een gezamenlijk dienstencentrum ingericht voor it-zaken. Zo’n coalitie kreeg de voorkeur boven uitbesteding. In eerste instantie is het ‘shared services rekencentrum’ als uitwijklocatie bedoeld voor beide organisaties.
MN Services en Cordares (een voortzetting van SFB Groep – Sociaal Fonds Bouwnijverheid) zijn beide grote pensioenuitvoerders: de een regelt de pensioenverstrekkingen en collectieve regelingen voor de metaalnijverheid (MN Services, beheerd vermogen: 33 miljard euro), de ander (Cordares, beheerd vermogen: 23 miljard euro) voor bouw- en bouwgerelateerde sectoren. Beide organisaties stonden voor grote it-vernieuwingen. MN Services moest zijn infrastructuur compleet vernieuwen, terwijl Cordares naar een nieuw uitwijkcentrum zocht. Tot dan toe had de pensioenuitvoerder de uitwijk intern geregeld. “De belangrijkste reden voor een externe uitwijk is de toenemende druk van klanten om op beveiligingsgebied en continuïteit van de dienstverlening aan strenge eisen te voldoen, zoals SAS/70 en de Code Informatiebeveiliging. Wanneer gespiegelde computerruimtes ook qua locatie uit elkaar liggen, verhoogt dit het veiligheidsniveau”, zegt Hans Schoo, chief procurement officer, maar voorheen manager it-infrastructuur bij Cordares IT.
Cordares sprak begin 2005 eerst met A/O Services (Afbouw en Onderhoud, pensioenuitvoerder voor stukadoors, schilders en dergelijke) uit Rijswijk, waarin het een belang van 51 procent heeft. De A/O-computerruimte bleek niet groot genoeg om als twincentrum-locatie buiten Amsterdam te dienen. Daarna raakte Cordares in gesprek met de ‘buurman’ van A/O: MN Services. De oprichting van een ‘shared services center’ kwam ter sprake. Dat zou voor beide bedrijven kostenvoordelen kunnen opleveren, en bovendien konden de computercentra van MN Services in Rijswijk en Cordares in Amsterdam als elkaars uitwijkcentrum fungeren. Rob Groenestein, van bureau Groenestein Advies & Interim Management uit Alphen aan den Rijn, werd aangetrokken. Hij kreeg twee hoofdtaken: de inrichting van het ‘twin datacenter’ voor Cordares en het regelen van een nieuw lan, wan, san en het herinrichten van de ‘computermachinekamer’ bij MN Services. Ook trad hij in de opbouwfase op als manager ‘shared service center’.
Spiegeltje, spiegeltje aan de wand…
“We vormen elkaars spiegelbeeld”, zegt Frans Bindels, het huidige hoofd van het ‘shared service centrum’ en voormalig it-manager beheer & exploitatie bij MN Services. “We hadden er beiden meer belang bij om het samen te doen dan ieder apart. Daarom gooiden we alles op z’n kop: omdat er voor beide partijen wat te winnen viel.”
In een gezamenlijke operatie werden de oude storage area networks (san’s) opgeheven en een nieuwe gedeelde én gespiegelde infrastructuur ingericht. Rob Groenestein: “Medio 2005 realiseerde KPN een volledige redundante glasvezelinfrastructuur tussen de panden in Amsterdam en Rijswijk. Twee fibers, twee verschillende routes: één van 99 km en één van 91 km. We konden de werking van het geheel gelijk testen toen vlak na de aanleg bij Aalsmeer een dragline een verbinding kapottrok.”
Verder is gekozen voor een ‘multi-tier san-omgeving’ van EMC met een totale capaciteit van 210 terabyte. Deze bestaat uit verschillende opslagniveaus: goud, zilver, brons en ‘archiving’. Klanten kunnen aangeven wat voor niveau zij willen. Dat hangt weer af van wat de gewenste snelheid is, hoe lang zij hun bestanden willen bewaren, hoe streng hun authenticatiemodel moet zijn en of dubbele opslag van gegevens in de ‘archiving’-omgeving dient te worden voorkomen door een moederdocument te gebruiken dat diverse mensen kunnen inzien.
MN Services en Cordares kozen verder voor een ‘disk library’ in plaats van grote taperobots. “We sturen veel data over dark fiber en gebruiken kleine robots”, aldus Groenestein. Hans Schoo spreekt van een ‘state of the art’-opslagomgeving die gegevens in een fractie van een seconde spiegelt. “Systeemactiviteiten hoeven nog slechts één keer bij twee zalen te worden uitgevoerd, in plaats van twee keer bij twee computerzalen. Onze opstelling trekt dan ook bekijks: we hebben diverse bedrijven, zoals De Nederlandsche bank en Eneco, over de vloer gehad die zich wilden laten informeren.”
Gezamenlijk it-feestje
Bij MN Services vonden migraties plaats van het Bull Escala AIX 4.3-platform naar 5.3 en van de Oracle-databasesystemen versies 7-8 naar 10g. Ook het netwerk kreeg een facelift. De taken werden verdeeld: het computercentrum in Rijswijk draagt voor MN Services bijvoorbeeld zorg voor de productie, terwijl het ontwikkelen en testen in Amsterdam is ondergebracht. Beide organisaties grepen de infrastructuurvernieuwing aan om tegelijkertijd virtuele blade servers met VM-Ware te installeren.
De productieomgeving van MN Services draait op Bull-serversystemen en veertien Windows-blades; de omgeving van Cordares is een stuk groter (VAX OpenVMS, HP-Unix/Tru64, Windows). Die migratie naar het datacenter in Rijswijk was dan ook een stuk complexer dan die van MN Services naar Amsterdam. “Het betrof tevens een live-situatie”, legt Groenestein uit. “Daarom moest er voor Cordares veel werk in het weekeinde en ‘s nachts worden uitgevoerd. Bij MN Services ging het om de inrichting van een nieuwe infrastructuur waarbij oude en nieuwe computersystemen een poosje naast elkaar bleven draaien en het makkelijker bleek om alles op z’n plek te zetten.”
“Het is een gezamenlijk it-feestje. We delen de vierkante meters en de glasvezelverbinding, maar het is een gescheiden opslagomgeving. Virtueel, dat wel, maar gedeeld in twee stukken met aparte gegevensstromen. Misschien gaan we in de toekomst meer it-zaken delen, zoals de kantoorautomatisering of bepaalde bedrijfsapplicaties”, verwacht Schoo.
De gemeenschappelijke aanpak drukt de kosten behoorlijk. Niet alleen voor het nieuwe ‘storage area network’, waarvoor de kosten worden gedeeld, maar ook omdat het aantal computerzalen vanwege de gespiegelde uitwijk van vier naar twee kan worden ingekrompen. Schoo schat in dat Cordares een kostenbesparing van zo’n 35 procent zal behalen; voor MN Services zou dit voordeel nog hoger uitvallen. Ook zal er nog worden gesneden in het aantal platforms. Nu zijn er nog drie Unix-varianten en twee Windows-beheeromgevingen in omloop.
Uitbesteding geen optie
Op de vraag waarom Cordares niet eerder voor een uitwijk op een andere locatie koos, antwoordt Schoo: “Een aantal jaren terug waren snelle huurlijnen nog schaars en duur. Omdat je in geval van uitwijk toch een paar dagen stilstand kent, werd externe uitwijk te duur. We kozen toen voor een tweede computerruimte in hetzelfde pand, met een back-up van de data elders opgeslagen. Tegenwoordig maken san-omgevingen het steeds eenvoudiger om op grote afstand een it-omgeving te beheren.”
Ook MN Services richtte uit kostenoogpunt in een naastgelegen pand een kleine computerruimte als uitwijklocatie in. Alleen het beeld ontstond dat het bedrijf bij een eventuele afsluiting van het industrieterrein Plaspoelpolder in Rijswijk niet meer bij zijn it-operaties zou kunnen. De huidige uitwijklocatie buiten de polder heeft daarom toch de voorkeur gekregen.
Was uitbesteding van de ict aan een grote it-dienstverlener geen handiger optie geweest? De uitwijk was dan haast automatisch geregeld en dat soort partijen beschikt doorgaans ook over een moderne infrastructuur. “Uitbesteding is niet zaligmakend”, vindt Bindels. “Het kan duur uitpakken. MN Services beschikt over een complexe informatiehuishouding. Voordat je zoiets goed hebt ingeregeld bij een derde partij, kun je beter zelf op zoek gaan naar efficiencyvoordelen.” Schoo wijst erop dat de it-tak van Cordares meer dan die van MN Services voor andere partijen werkt, zoals het UWV en bouwbedrijven. “Wij houden de it in huis: het hoort bij onze kerntaken rond pensioenen en collectieve verzekeringen. Bovendien houden we door een poractieve inzet van it een korte ‘time tot market’.”
Beide managers tekenen hierbij aan dat de samenwerking tussen de twee pensioenuitvoerders uitbesteding van specifieke it-taken niet uitsluit. Toch is Cordares volgens Schoo te klein in omvang om veel te kunnen profiteren van grootschalige outsourcing qua softwareontwikkeling, beheer en regiefunctie. “Daar moet je echt een grote organisatie voor zijn.”
Een paar jaar terug trachtte MN Services een joint venture aan te gaan met een automatiseerder, om op basis van gelijkwaardigheid samen te werken aan de it-vernieuwing. “Onze partner wilde echter alles bepalen”, vertelt Bindels. “MN Services zou geen zeggenschap krijgen. Dat zagen we niet zitten. Nu werken we samen met Cordares op basis van een fifty-fifty-verhouding.”
Inrichting
Bij Cordares IT werken 300 man (75% intern, 25 % extern); de it-afdeling van MN Services telt 90 man (plus 40 inhuurkrachten). Cordares en MN Services bezitten allebei een belang van 50 procent in het ‘shared services center’. Beide organisaties hebben personeel gedetacheerd naar dit centrum. Er gelden strenge procedures om de continuïteit en de veiligheid van de it-operatie voor beide partners te waarborgen. Audit-partners als Kpmg of Deloitte controleren de gemaakte afspraken.
De joint venture staat open voor een of twee nieuwe participanten uit de sector. Voorlopig levert het ‘ssc’ alleen diensten aan de huidige twee aandeelhoudende partijen, en hun klanten. De it-tak van MN Services voert bijvoorbeeld bepaalde taken uit voor kleine pensioenfondsen. Cordares biedt zijn ict en financiële diensten ook buiten de bouwnijverheid aan.
Het dak op
Op het dak! Daar krijg je pas een goed beeld van het nieuw ingerichte computerzaal van MN Services in Rijswijk, dat tevens dienst doet als uitwijkcentrum voor Cordares. Een joekel van een hijskraan kwam er aan te pas om de onderdelen van het nieuwe noodstroomaggregaat op het dak van het zeven lagen tellende gebouw te tillen, alwaar de koelinstallatie al langer aan het brommen is. De constructie bestaat uit een stalen frame waarop een dieselgenerator met een dagtank van 500 liter staat. Beneden bevindt zich nog een 2000 liter-tank. Via een drukleiding wordt – indien nodig – de diesel naar boven geperst. Het stalen frame is met rubbers omkleed en ook onder de generator zitten rubbers voor het trillingsvrij houden van de apparatuur.
Een verdeelinstallatie op de zevende verdieping bewaakt de netwerkspanning. Mocht die wegvallen dan vangt een UPS (Uninterruptible Power Supply) met wisselstroom in de computerzaal de it-operaties een kwartier op. Daarna neemt de dieselgenerator de noodstroomvoorziening over. Voor de airco bijvoorbeeld, die dan namelijk al wel een kwartier uitstaat.
