ODF op de overheidsagenda

De archiefwet verplicht Nederlandse overheden om informatie in een open formaat op te slaan. Het bestandsformaat ODF komt daarvoor in aanmerking. Microsoft, dat eerder ODF negeerde, zorgt er met een toevoeging aan Office voor dat het met dit formaat overweg kan.

Nederlandse overheden zijn bij wet verplicht om een open bestandsformaat te gebruiken voor het archiveren van informatie. "In bijlage twee van de archiefwet uit 2002 staat precies aangegeven welke bestandsformaten toegestaan zijn voor overheidsdocumenten. Sgml, XML en PDF-A worden daar letterlijk als voorbeelden van te verkiezen open standaarden genoemd. Als ODF vier jaar terug bestond had deze variant er ook tussen gestaan", zegt Jan-Willem Broekema.

Broekema is manager van het onder de Ictu vallende programma Ososs (Open Source als Onderdeel van je Software Strategie). Ososs geeft Nederlandse overheden advies over hoe zij open source alternatieven bij aanbestedingen een serieuze kans kunnen geven. Daarnaast maakt Broekema deel uit van het Forum Standaardisatie bij GBO-Overheid, een onderdeel van het ministerie van Binnenlandse Zaken dat de architectuur van de elektronische overheid beheert.

Digitale duurzaamheid

ODF is tot stand gekomen in het samenwerkingsverband Oasis in samenspraak met een grote groep belanghebbenden, waaronder gebruikers, en het heeft een ISO-stempel. Microsoft heeft in het nieuwe Office 2007 ook voor een op XML gebaseerd bestandsformaat gekozen. Dat is volgens Broekema niet voldoende om voor het label 'open' in aanmerking te komen. "Bij Microsoft mist heel duidelijk de inspraak waar bij ODF wel sprake van is." Broekema acht de kans groot dat een belangrijk deel van de Nederlandse overheid net als in België, Frankrijk en Denemarken voor ODF kiest. Er wordt op dit moment een standaardwerkplek voor rijksambtenaren ontwikkeld, waarbij de richtlijnen van de archiefwet een belangrijke rol spelen. Daarnaast wordt de overheid zich er steeds meer van bewust dat het uit oogpunt van digitale duurzaamheid voor een open standaard moet kiezen die over tientallen jaren nog bruikbaar is.

Broekema vindt dat de Nederlandse politiek een expliciete keuze voor ODF op de agenda moet zetten. "Beleidsmakers in de Tweede Kamer of op een ministerie als het departement van Algemene Zaken moeten zich over ODF buigen. Een keuze voor deze standaard ligt voor de hand. Het is een door ISO erkende open standaard, die op de desktop van de ambtenaar even waardevol is als in het archief. Daar zal de overheid vroeg of laat voor kiezen". Ososs is volgens Broekema niet in de positie om nu voor de hele overheid de keuze voor ODF te maken. De werkgroep maakt bewust geen deel uit van de ODF-alliantie, een organisatie waarin fabrikanten en gebruikers kennis delen over de standaard. Het zou de neutraliteit van het ict-advies aan ministeries, provincies, gemeenten en waterschappen niet ten goede komen.

De Nederlandse afdeling van de Internet Society Isoc.nl is wel lid geworden van de ODF Alliance. "Net zoals communicatieprotocollen als SIP en IP met ieder programma te gebruiken zijn, moet er ook een onafhankelijk bestandsformaat komen die alle tekstverwerkers kunnen hanteren. Computers zijn vandaag de dag aan internet gebonden. De informatiestandaarden op deze pc's is daarmee ook bepalend voor internet", vindt Michiel Leenaars, directeur van Isoc.nl. De discussie binnen de ODF Alliance gaat op dit moment vooral over de ongelijke verhouding tussen ODF en de bestandsformaten die Microsoft in zijn software voor kantoorautomatisering hanteert. Belgische, Deense en Franse overheden zijn wel aangesloten bij dit verbond.

Leenaars vindt dat ook de Nederlandse overheid zijn positie en omvang moet gebruiken om ODF een serieuze kans te geven. "Als de motie Vendrik uit 2002 die de Nederlandse regering opriep om zoveel mogelijk open source software te gebruiken ergens op sloeg dan was het wel op ODF. De politiek moet snel een statement maken dat ODF de voorkeur verdient", zegt Leenaars. De ODF-toevoeging aan Office is volgens hem een eerste tegemoetkoming aan gebruikers. Toch valt het hem op dat Microsoft de toevoeging aan Office niet zelf ontwikkelt. "Als gebruikers straks problemen hebben met het importeren of exporteren van informatie dan zit het concern nergens aan vast. Ook is het niet goed dat de toevoeging geen standaardonderdeel uitmaakt van Office. Het moet apart geïnstalleerd worden."

Meer keuze

Microsoft heeft volgens Broekema een logisch verstandige keuze gemaakt door de plug-in voor ODF aan te kondigen. Het geeft gebruikers meer keuzevrijheid. "Tot voor kort moest een gebruiker kiezen voor een tekstverwerker en voor het bestandsformaat. Door de lees- en schrijfmogelijkheid van ODF aan Microsoft Office toe te voegen is het verschil tussen open source en open standaarden wel te maken. Overheden kunnen nu ook met Office kiezen voor het gebruik van een open standaard en dat is een goede ontwikkeling. In de nieuwe situatie kun je documenten en informatie delen. Er is keuzevrijheid." Broekema is niet bang voor een gebrekkige ondersteuning van ODF in de Microsoft-software. De open source licentie waaronder deze software nu ontwikkeld wordt staat garant voor de goede kwaliteit ervan. Ook zullen er voldoende bedrijven zijn die ondersteuning voor deze functionaliteit aanbieden", meent hij.

Tegelijkertijd verwacht Broekema dat Microsoft met deze nieuwe houding ten opzichte van ODF volstrekt onvoorziene effecten over zich afroept. "Het concern is nu een weg ingeslagen waarop het niet meer terugkan. Voorheen hadden organisaties terecht het idee dat zij zich isoleerden als zij met een open source tekstverwerker als Openoffice.org aan de slag gingen. Nu is de drempel lager doordat informatie goed met Office is uit te wisselen. Voeg dat bij de recente inspanningen van Microsoft om het illegaal gebruik van zijn software tegen te gaan en je zult zien dat veel particulieren en kleine bedrijven voor een alternatieve tekstverwerker zullen kiezen. Software die thuis gebruikt wordt, vindt vaak ook zijn weg naar het kantoor. Daar zit een heel duidelijke wisselwerking in."

Wat is ODF?

Het Open Document Format is een open standaard voor het opslaan en uitwisselen van tekstbestanden, rekenbladen, grafieken en presentaties. Het garanderen van langetermijntoegang tot informatie zonder technische of wettelijke barrières is het hoofddoel van deze standaard. ODF werd 1 mei 2005 goedgekeurd als Oasis-standaard. Een jaar later volgde goedkeuring bij de ISO onder ISO/IEC 26300. Bij de totstandkoming van ODF nam Oasis de xml-gebaseerde bestandsindeling van OpenOffice.org als basis.

ODF-toevoeging
Microsoft kondigde in juli aan dat het concern in zijn Office-pakket een conversiemogelijkheid naar het Open Document Format inbouwt. Tot nu toe heeft Microsoft de ODF-standaard genegeerd. De toevoeging aan Office 2007 en eerdere versies van deze software maakt het mogelijk Office-documenten naar het ODF-formaat om te zetten of ODF-bestanden te importeren in Office. OpenOffice.org, Staroffice van Sun en Workplace van IBM zijn op dit moment op ODF gebaseerd of zullen het binnenkort ondersteunen. Er zijn ook aanbieders die ODF negeren. Corel, dat aanzienlijk heeft bijgedragen aan de realisatie van ODF, bouwde in de laatste versie WordPerfect Office X3 geen ondersteuning voor ODF in.

Microsoft heeft in Office 2007 voor het eigen bestandsformaat OpenXML gekozen. Het concern, dat dit bestandsformaat bij het Europese standaardisatieorgaan Ecma heeft aangeboden ter ratificatie, laat het nieuwe conversiehulpmiddel als open source project ontwikkelen in samenwerking met het Franse it-bedrijf Clever Age, het Indiase Aztecsoft en het Duitse Dialogika. Microsoft reageert met deze toevoeging op herhaalde verzoeken van overheden die informatie en documenten in open formaat willen. Onder meer de Deense, Franse en Belgische overheid hebben aangekondigd ODF grootschalig te zullen gebruiken.

Reacties

BZK en EZ
Het ministerie van Binnenlandse Zaken laat in een reactie op dit artikel weten dat het departement ODF een interessante open standaard vindt om toe te passen binnen de overheid omdat dit de duurzame toegankelijkheid van informatie kan vergroten. Verschillende landen kijken serieus naar de toepassing van ODF binnen hun overheid. België heeft ODF onlangs ingevoerd. In Nederland is door het ministerie van EZ, in samenwerking met BZK, SZW en Financiën het College en Forum Standaardisatie opgericht. Op advies van het forum doet het college uitspraken over welke standaarden de overheid zou moeten gebruiken. Het forum is een samenwerkingsverband van overheidsorganisaties en bedrijfsleven. Het college bestaat uit vertegenwoordigers van de overheid en maakt afspraken over het gebruik. Het forum zal worden gevraagd te onderzoeken of ODF als standaard bruikbaar is binnen de overheid en op grond van de onderzoeksbevindingen te adviseren aan het college.

Microsoft (Raul Pesch)
De kern van de zaak is interoperabiliteit, langdurige toegang tot data en keuzevrijheid. De Archiefwet schrijft momenteel voor dat documenten worden opgeslagen in SGML, PDF/A of XML formaat. Doordat de specificaties van deze standaarden bekend zijn wordt de doelstelling van langdurige toegang tot de data gerealiseerd en is er optimale interoperabiliteit. Ik zie niet in waarom ODF specifiek aan dit lijstje zou moeten worden toegevoegd, zoals Jan Willem Broekema voorstelt. Onder de algemene noemer XML staat de Archiefwet namelijk meerdere open XML-bestandsformaten toe. Dat is een goede zaak want overheden hebben hierdoor optimale keuzevrijheid en kunnen de XML-standaard kiezen die het best aansluit bij hun functionele behoefte. Toekomstige ontwikkelingen of bepaalde verticale of branchespecifieke standaarden worden hierdoor niet uitgesloten, mits die aan dezelfde eisen voldoen. Ook de overheid zelf maakt vandaag de dag gebruik van een veelvoud aan open standaarden en branchespecifieke standaarden, zoals PDF/A, XBRL en ebXML. Je moet er toch niet aan denken dat de overheid straks maar één enkele standaard gaat voorschrijven en daarmee alle andere (huidige en toekomstige) standaarden, die net zo open zijn, buitenspel zet?

In onze visie zijn er een aantal belangrijke punten als je langdurige toegang tot data (digitale duurzaamheid) en keuzevrijheid wil stimuleren als overheid. Het begint met een duidelijke definitie waar een open standaard aan zou moeten voldoen. Het programma OSOSS heeft een aantal jaar geleden zelf een definitie opgesteld, zie: www.ososs.nl/index.jsp?alias=watisos. Microsoft voldoet met OpenXML aan ál deze punten. De specificaties van OpenXML zijn gepubliceerd, het is royalty-free te gebruiken, er is een vrijwaring van patentschending, er is geen beperking omtrent hergebruik en het is niet discriminerend, met andere woorden: iedereen (dus ook concurrenten van Microsoft) kan de standaard implementeren.

OpenXML voldoet ook aan alle eisen van de archiefwet. Het is XML-gebaseerd en gegarandeerd langdurige toegang tot data omdat de specificaties én bijbehorende documentatie eeuwigdurend (perpetual) en onherroepelijk (non-revocable) beschikbaar worden gesteld aan iedereen. De bewering dat OpenXML niet ‘open’ genoeg zou zijn is incorrect. OpenXML is geheel volgens de richtlijnen van OSOSS gedeponeerd bij een onafhankelijke non-profit standaardisatieorganisatie. Deze organisatie, ECMA, kent een vrij toetredingsbeleid. De toekomst van OpenXML wordt bepaald door degenen die zich (willen) aansluiten bij het ECMA-standaardisatieproces. Ook concurrenten van Microsoft, non-profit organisaties (zoals OSOSS) of de Nederlandse overheid zelf kunnen hierin participeren. De overheid zou zich moeten inzetten voor het wegnemen van obstakels en dienen zich hard maken voor interoperabiliteit. Dat overheden, private ondernemingen en particulieren probleemloos informatie kunnen uitwisselen met behulp van een standaard (inhoud) is veel relevanter dan de discussie over het formaat.

Meer info
www.oasis-open.org
www.odfalliance.org
blogs.microsoft.nl/raulpesch
www.ososs.nl