BancTec, toonaangevend leverancier van business process management oplossingen, verwacht dat digitale aanlevering van post de komende jaren een grote vlucht zal nemen. Gezien de mededeling van TPG, eerder deze week, lijkt nu ook in Nederland de tijd rijp voor digitale postverwerking. TPG Post kondigt daarin een tariefstijging aan om het hoofd te kunnen bieden aan de verwachte volumedaling door gebruik van e-mail en toenemende concurrentie.
Om ook in de toekomst te kunnen blijven concurreren zijn de postbedrijven op zoek naar vernieuwende producten die aansluiten bij het digitale tijdperk. Naast het bezorgen van ‘gewone’ brieven wordt gezocht naar mogelijkheden om de wensen van het bedrijfsleven voor efficiëntere bedrijfsprocessen in te vullen. De postbezorging vormt hierop geen uitzondering. Betere manieren voor het ontvangen van post staan bij veel bedrijven op de strategische agenda.
Naar Deens voorbeeld
De Deense post heeft deze aansluiting twee jaar geleden gecreëerd door organisaties de mogelijkheid te bieden om specifieke post digitaal op de werkplek aangeleverd te krijgen. Dit is met de huidige technologie mogelijk, maar een zeer complexe aangelegenheid.
In haar aanpak heeft de Deense post toestemming van de klant om de brief te openen en de inhoud te scannen waarna er diverse mogelijkheden zijn om de post digitaal aan te leveren. Gekozen kan worden om alleen een image te maken van de inhoud en te versturen naar de postkamer van de organisatie, maar er zijn ook organisaties die verder gaan. Bijvoorbeeld door het postbedrijf te laten uitzoeken wat voor document er in de brief zit en welk bedrijfsproces het document moet ontvangen. Daartoe worden met de organisaties afspraken gemaakt over de precieze kenmerken van mogelijke documenttypen inclusief de zogenaamde business rules die bepalen hoe te handelen bij ieder afzonderlijk documenttype. Dit allemaal met het uiteindelijke doel het document zo dicht mogelijk bij het uiteindelijke proces te brengen met voor de organisatie zo min mogelijk manuele handelingen, tegen minimale kosten.
“Voorbeelden hiervan zijn facturen”, vertelt Gert Meijerink, sales executive voor mailroom oplossingen bij BancTec. “Door een dergelijk document te isoleren in je poststroom en alle relevante gegevens van de factuur te verzamelen, sla je in het bedrijfsproces een aantal arbeidsintensieve en dus vaak kostbare stappen over. Het ‘accounts payable’-proces kan zo direct opgestart worden vanuit de poststroom. De verwerking van een papieren factuur kost een organisatie tussen de 25 en 75 euro. Nu kan deze service voor een fractie van dat bedrag van het postbedrijf worden afgenomen. Voor de afnemer betekent dit een aanzienlijke verbetering van het betalingsproces gecombineerd met een flinke kostenreductie. Voor de post wordt dit een additionele dienstverlening, die de dalende inkomsten als gevolg van de krimpende post volumes kan compenseren.”
Procesautomatisering
In heel west Europa wordt op dit moment gewerkt aan het mogelijk maken van deze dienstverlening. Bijna alle nationale postbedrijven hebben dit onderwerp hoog op de agenda staan of zijn al met de implementatie ervan bezig. Het mogelijk maken van deze dienstverlening vergt veel van de postorganisatie. BancTec heeft al bijgedragen aan diverse trajecten. Uit deze ervaring blijkt dat scan- en classificatietechnologie, hoewel essentieel, niet het belangrijkst zijn. Waar het in dit soort trajecten om draait, is de automatisering van het gehele proces. Omdat de digitale aanlevering van de post door het postbedrijf een integraal onderdeel wordt van de bedrijfsvoering van de organisaties, zullen er hoge eisen worden gesteld aan de beheersbaarheid en voorspelbaarheid van het postbedrijf als dienstverlener. Cruciaal is dat in alle gevallen de dienstverlening kan worden gegarandeerd, waarbij calamiteiten op tijd worden gesignaleerd en gecorrigeerd. Het postbedrijf zal zogenaamde SLA (Service Level Agreement) afspraken gaan maken met de geadresseerde, terwijl in de huidige situatie de afzender het service level bepaalt (bijvoorbeeld 24uurs service).
Uitbesteden of niet?
De vraag om de post uit te besteden of binnenshuis te automatiseren blijft voor het bedrijfsleven een discussiepunt. “In de meeste organisaties vindt al een zekere mate van digitalisering plaats, maar een combinatie automatische classificatie en routering wordt nog zelden aangetroffen. We zien dat verzekeraars en financiële instellingen de voorkeur geven aan eigen beheer. Deze organisaties hebben als gevolg van de grote postvolumes, de schaalvoordelen om de investeringen te verantwoorden en zijn daarmee niet afhankelijk van de besluitvorming en implementatietrajecten bij de nationale postbedrijven.”
Naast de contacten met nationale postbedrijven wordt BancTec vaak betrokken in gesprekken met andere partijen die een dergelijke service overwegen op te zetten. Dit varieert van service bureaus, via branche organisaties tot regelrechte concurrenten van de nationale postbedrijven. De concurrentie op de fysieke postmarkt is al een tijdje aan de gang en ook in de digitale bezorging zal deze niet lang op zich laten wachten.
“Zal het papieren poststuk verdwijnen? Wij denken van niet. De behoefte om een boodschap op papier te zetten zal ook in de toekomst blijven bestaan. De bedrijfsprocessen zullen wel steeds vaker afscheid nemen van het papier. Maar ergens zal er een conversie plaats moeten vinden van papier naar digitaal. De eindgebruiker kan zelf kiezen of dat bij de post of in de postkamer zal gebeuren”, besluit Meijerink.
