Wie?
Vijf gemeenten: Alphen aan den Rijn, Delft, Ede, Nieuwegein en Zoetermeer.
Waarvoor?
Om samen de markt te benaderen met een Europese aanbesteding voor een ‘Midoffice Suite’. De afgelopen maanden hebben de gemeenten een gezamenlijk bestek gemaakt, gebaseerd op twee pijlers: het ‘laboratoriumonderzoek’ naar front- en midoffice-producten van M&I/Argitek, en het concept Referentiemodel voor gemeentelijke elektronische dienstverlening van Ictu-programmabureau Egem. Dit model heeft de behoeften van gemeenten in kaart gebracht.
Het vijftal gemeenten wil gedurende het aanbestedingsproces en het daarop volgende implementatietraject profiteren van elkaars kennis en ervaringen. Bovendien zal de bundeling van inkoopkracht een staffelkorting opleveren, en er ligt straks een modelbestek voor een midoffice-aanbesteding die collega-gemeenten ook mogen gebruiken.
Waarom?
Veel gemeenten zitten nog met tijdelijke midoffice-oplossingen. Het vraagstuk van de integratie van back- en frontoffice dringt zich steeds meer op. Immers, in 2007 dient 65 procent van de publieke dienstverlening langs digitale weg plaats te vinden. Gemeenten zoeken daarom naar goede software om de elektronische dienstverlening aan burgers en bedrijven te verbeteren. Daarbij stuiten ze op configuratieproblemen en backoffice-systemen van leveranciers die nog steeds behoorlijk gesloten zijn.
“Ons streven is het aanbestedingsproces vanaf het aanvraagformulier te standaardiseren. Nu nog vraagt de ene gemeente bij wijze van spreken om veertien gegevens, terwijl het bij de ander om dertig draait.”, vertelt Mark van den Broek van Egem. “De professionele standaardoplossing die wij voor ogen hebben, loopt door tot in de frontoffice. De software is niet alleen bedoeld als schakelpunt tussen backoffice-systemen en de frontoffice, maar ondersteunt bijvoorbeeld ook de productencatalogus en elektronische formulieren.”
Gevraagd?
De Midoffice Suite bestaat uit drie onderdelen. Eén: een frontoffice met webintake, authenticatie, vraaggeleiding, personalisatie, elektronisch betalen en geo-informatie. Twee: een klantcontactcentrum met databank, productencatalogus en stukjes workflow- en documentmanagement en relatiebeheer. Drie: een berichten-broker en een aantal adapters.
Tijdsbestek?
In juni is de samenwerking officieel bekrachtigd en ging de aanbesteding van start. Van den Broek en co hebben vorige week net alle offertes van leveranciers doorgeploegd. Een aantal daarvan mag een proefversie uitwerken. Uiteindelijk blijven er drie partijen over uit; elke gemeente kiest afzonderlijk met wie ze voor de Midoffice Suite in zee gaat. Rond 1 november zal de gunning zijn afgerond.
De Egem-projectleider benadrukt dat de vijf gemeenten niet verplicht zijn te kiezen voor één en dezelfde leverancier. “Allemaal hebben ze beloofd om zoveel mogelijk samen op te trekken. Hoewel veel bedrijfsprocessen op elkaar lijken, bestaan er ook duidelijke verschillen in aanpak en gebruikte applicaties.” Hij benadrukt dat de Midoffice Suite niet een stuk software is dat wordt aangeschaft, maar dat het als integrerende component voor elke gemeente op maat gemaakt moet kunnen worden om de front- en back- office met elkaar te verbinden.
Voldoende draagkracht?
Volgens Van den Broek wordt het samenwerkingsverband op alle ni-veaus gedragen. “Niet alleen de automatiseerders, ook de wethouders van de betrokken gemeenten hebben zich achter het initiatief geschaard. Dat is ook een voorwaarde om zo’n gezamenlijk aanbesteding te kunnen uitvoeren. Want er moeten altijd concessies worden gedaan.”
Taart of champagne?
Allebei!
