Office 12 is radicaal anders

Office 12 belooft een versie te worden waar weinig gebruikers omheen kunnen. Microsoft heeft het uiterlijk en de bediening van de software radicaal veranderd. Bovendien zijn belangrijke nieuwe elementen ondergebracht in de kantoorapplicaties.

De wijze waarop de software zich aan de gebruiker presenteert verandert ingrijpend in de nieuwe ‘release’ van kantoorsuite Office, die onder meer de populaire tekstverwerker Word en het rekenprogramma Excel omvat. Dat is een gewaagde keuze. Microsoft heeft met Office wereldwijd een marktaandeel van naar schatting meer dan 90 procent. Het product dat de aanzet gaf tot dit succes was Microsoft Word, dat uitkwam in 1989. Een gevolg van de lange historie en de grote populariteit is dat gebruikers gewend zijn geraakt aan de bediening en interface van deze software. Ook zijn hulpprogramma’s die in of naast Office gebruikt worden ingesteld op de bestaande gebruikersinterface en bestandsformaten. Juist aan deze vertrouwde grondvesten sleutelt Microsoft in Office 12.

Nutteloze overdaad

Microsoft heeft eindelijk een grote knoop doorgehakt. Er is een eind gekomen aan de enorme groei van helpbestanden, dialoogvensters en werkbalken. De huidige interface, vooral de overdaad daarin, voldoet allang niet meer voor het toegankelijk maken van de omvangrijke functionaliteit van de Office-applicaties. De laatste versie van Word bijvoorbeeld telt meer dan twintig werkbalken. Daarin kunnen gebruikers nauwelijks meer hun weg vinden. Uit onderzoek van de leverancier blijkt dat de doelgroep (onervaren gebruikers) de helpfunctie nauwelijks gebruiken. Beginnende gebruikers geven de voorkeur aan zoeken en uitproberen. Alleen ervaren gebruikers zoeken met de helpfunctie. Een reden is dat het huidige helpsysteem alleen goed werkt als de juiste commandonaam of het goede trefwoord bekend is. Het helpsysteem is verder ingericht om een overdaad aan informatie te geven, terwijl het merendeel van de gebruikers geen expert wil worden in een Office-applicatie.

Microsoft heeft ingezien dat de doorsnee gebruiker software liefst spelenderwijs en in kleine stappen leert kennen. Hierop is de gebruikersinterface dan ook toegespitst. Zo’n twee jaar geleden is een team gestart met de ontwikkeling van een nieuwe gui (grafische gebruikersinterface). Daarbij zijn menu, werkbalken en taakbalk verdwenen. Op die plek komt een interface die ontworpen is om de gebruiker te volgen en steeds een palet met relevante functionaliteit te tonen in een grafisch informatieblok. Daar staan de keuzemogelijkheden waarmee de gebruiker een volgende stap in zijn werk kan zetten.

De nutteloze overdaad aan knoppenbalken is weg. Opmerkelijk is dat ook de hoeksteen van elk programma, de menubalk met Bestand, Wijzig enzovoort, verdwenen is. Er staat nog wel een balk met enkele termen boven in het scherm, maar dat is geen menubalk, omdat er na het klikken niets meer uitklapt over het scherm. Een gebruiker ziet dus na het starten van Word, Excel enzovoort nog maar bitter weinig wat lijkt op de huidige applicaties. Een optie om terug te gaan naar het vertrouwde menu is er niet. Wel kan een gebruiker nog genieten van veelgebruikte sneltoetsen op het toetsenbord.

Levendig

De ‘ribbon’ is het nieuwe belangrijkste beeldelement en bedieningselement waarin functionaliteit in grafische blokjes gegroepeerd wordt gepresenteerd. Hij toont de gebruikers alleen relevante functionaliteit van de applicatie voor de specifieke deeltaak die ze op dat moment uitvoeren. Bij het uitvoeren van grafische bewerkingen staan er louter grafische functies, bij tekstbewerking staan er tekstfuncties enzovoort. Het belangrijkste conceptuele verschil met een menu en de werkbalken is dat de ‘ribbon’ altijd alle functionaliteit toont. Voor de gebruiker moet dit houvast geven: staat het niet in de ‘ribbon’, dan zit het niet in de applicatie. Zoeken langs andere plekken, zoals in menutakken, dialoogvensters, helpbestanden of sneltoetscombinaties, is dan niet langer nodig.

Door de toevoeging van Live Preview wekt Office 12 een levendigere indruk. Live Preview doet zijn werk als de gebruiker met de muis langs varianten van een font, opmaak of stijl gaat. In het werkdocument krijgt de gebruiker direct het resultaat van een keuze te zien. Op dit moment is de herstelknop nog steeds het meestgebruikte hulpmiddel bij het uitproberen van fonts, opmaak en stijlen. De nieuwe vraag-antwoordvensters geven een klein voorbeeld nog voor een keuze is gemaakt.

Als de muiswijzer beweegt boven een grafisch element in de ribbon en even rust, verschijnt er een klein venster onder: de supertooltip. Een supertooltip vertelt in een paar regels de gebruiker waar functionaliteit achter de knop onder de muiswijzer voor dient. Bij de vrijgave van Office moet er via elke supertooltip een koppeling zijn naar dat onderwerp in de helpfunctie. Behalve uitleg in tekst kunnen ook kleine grafische voorbeelden worden gebruikt. In de huidige Office-applicaties zijn de mogelijkheden van tooltips beperkt tot tekst in een geel kader.

Segoe-fontfamilie

Als beeldschermfont voor menu en vensters is tot en met Windows 95 en Office 95 het systeemfont MS Sans Serif gebruikt. Sinds Office 97 is dat Tahoma geworden, wat ook het default systeemfont is voor Windows XP. Tahoma is nu meer dan tien jaar in gebruik. Voor de volgende versie van Office en de Vista-besturingssystemen heeft de Microsoft-afdeling die belast is met fonts (microsoft.com/typography) een nieuw lettertype gemaakt: Segoe UI. Dat font is zowel klein als groot beeldschermvriendelijk. De Segoe-fontfamilie bestaat uit veertien varianten. Hij ondersteunt Unicode 4.1.

Niet alle applicaties krijgen het nieuwe uiterlijk met ribbon en Segoe. Word, Excel, PowerPoint en Access zijn om, maar Viso, Outlook, InfoPath en Publisher gebruiken nog menu’s en Tahoma. Er is dus een splitsing in grondig vernieuwde en gewoon vernieuwde Office-onderdelen.

Ook het bestandsformaat en het documentbeheer gaan op de schop. Onder Office 2003 was het opslaan van tekstdocumenten en spreadsheets in XML een optie. In Office 12 wordt dat de standaard voor Word, Excel en PowerPoint. De nieuwe bestandsextensies worden docx, xlsx en pptx. Alle drie zijn dat eigenlijk zip-bestanden met daarin een collectie leesbare XML-bestanden. Microsoft geeft de details over het bestandsformaat vrij, zodat softwareontwikkelaars en bedrijven zelf applicaties kunnen maken om bijvoorbeeld documenten te doorzoeken, te filteren en te importeren in of te exporteren naar andere applicaties.

Office wordt veel gebruikt, en de meegeleverde opmaaksjablonen ook. Een consequentie daarvan is dat presentaties en documenten allemaal op elkaar gaan lijken, ook al zijn ze bij verschillende bedrijven gemaakt. De nieuwe versie verkleint de kans dat dit gebeurt. De selectie wordt in drie stappen gemaakt. Eerst vraagt Office om een groepskeuze. Daarna volgt een basiskeuze binnen een groep. Tot slot worden verfijningen aangeboden, zoals variatie in vorm, indeling of kleur van het sjabloon.

Overzicht en snelheid

Microsoft sleutelt met Office aan de basis van het computergebruik. Voor de verstokte Word-, Excel-, PowerPoint- en Access-gebruiker verandert veel. Hij zal grotendeels opnieuw de weg moeten leren vinden in deze Office-applicaties. De gebruiker staat centraal staat in de nieuwe interface. Zelfs in de bèta overheerst het gevoel van overzicht, gemak en snelheid. Gezien de veranderingen en vernieuwingen doet it-personeel er verstandig aan bijtijds naar Office 12 te kijken.

Dat is niet alleen nodig om in te schatten hoe gebruikers op de vernieuwde interface reageren en bijscholing voor het behoud van productiviteit nodig is. Ook het nieuwe bestandsformaat, nieuwe technieken als ‘workflow’ en het groeiende aantal services zijn redenen voor een oriëntatie. Een gemiste kans in Office 12 is dat Outlook niet wordt vernieuwd. Juist deze applicatie kan wel wat gebruiksvriendelijkheid gebruiken.