Documentgrenzen vervagen

Voldoen aan strengere regels en streven naar meer orde in de informatiechaos zijn belangrijke redenen om documentmanagement serieuzer aan te pakken. De techniek is er klaar voor. De komst van XML maakt dat informatie uit één bron voor meerdere doeleinden, bijvoorbeeld web en papier, te gebruiken is.

Het naleven van strengere archiveringsvoorschriften is de belangrijkste reden voor organisaties om het beheer van documenten en bedrijfsinformatie beter in te richten. “Het overgrote deel van de organisaties bezit wel een archief voor papier, maar heeft weinig tot niets geregeld voor het beheer van elektronisch vastgelegde informatie”, zegt Erik Hartman, informatiearchitect, eigenaar van Hartman Communicatie en voorzitter van CM Professionals (www.cmprofessionals.org). “Documenten worden zonder vaste methode kriskras op netwerkschijven gezet en archiefbestanden van Exchange komen op losse cd-roms terecht. Er zijn diverse gemeenten die hun digitale documenten op papier afdrukken en dat naar het archiefdepot verhuizen.”

Door strengere regelgeving voor overheden en beursgenoteerde bedrijven komen veel organisaties daar niet meer mee weg. “Informatie moet in veel gevallen een bepaalde tijd bewaard blijven. Dat geldt ook voor websites. Bedrijven met een beursnotering moeten kunnen aantonen dat bepaalde informatie gepubliceerd is geweest op een site. Je hebt een goed contentmanagementsysteem nodig dat garandeert dat die informatie niet verdwenen is als hij van de site gehaald is”, aldus Hartman. Verder moeten organisaties kunnen aantonen dat bepaalde informatie echt vernietigd is.

Ook volgens Greco Steenmetz, senior adviseur informatiemanagement bij Cibit, staat documentbeheer weer vaker op de agenda. Hij noemt het voorbeeld van de Universiteit Wageningen, die een documentair informatiesysteem heeft aangeschaft voor goede opslag en correct versiebeheer van onderzoeksgegevens. “Het gaat hier om een universiteit die onderzoek als kerntaak ziet. De opslag van dat soort cruciale informatie kan en wil je niet aan gebruikers overlaten.”

Informatiecontainer

Een andere reden om het beheer van documenten te vernieuwen is dat medewerkers door digitalisering steeds meer informatie over zich uitgestort krijgen. “De productiviteit staat onder druk als informatie in te veel verschillende systemen gezocht moet worden. Als er slechts één weg is om informatie te vinden, scheelt dat de nodige tijd, al is dat moeilijk aan te tonen”, aldus Hartman. “Tegelijkertijd zijn organisaties door de komst van internet anders over informatie gaan nadenken. Werknemers slaan informatie niet alleen voor zichzelf op in zelfverzonnen mapjes en documenten. De hele organisatie moet die informatie kunnen gebruiken.”

Dat heeft het hergebruik van informatie belangrijker gemaakt. De klassieke dms’en (documentmanagementsysteem) zoals Filenet, Documentum en Hummingbird die leveren bieden daar geen oplossing voor. “Klassiek documentbeheer is bedoeld om de belangrijkste werkprocessen te versnellen met digitale opslag van informatie. Denk aan verzekeringspolissen, vergunningen of zakelijke correspondentie. Toch zal je alleen in het documentbeheersysteem iets met deze informatie kunnen. Je wilt naar een situatie toe waarin je informatie over verschillende systemen heen kunt uitwisselen”, zegt Hartman. De informatie moet ook toegankelijk en bruikbaar zijn voor andere toepassingen. Door XML is het mogelijk om vorm, inhoud en structuur strikt gescheiden te houden. “Een document is in die situatie niet meer dan een container van informatie. Je moet echt buiten die kaders leren denken.”

Samenwerken

Volgens Steenmetz is bij de huidige stand van de technologie een apart systeem voor het beheer van documenten niet meer nodig, dankzij nieuwe toepassingen die het samen aan documenten werken vergemakkelijken. Het door de IETF ondersteunde Webdav (web based distributed authoring and versioning) bijvoorbeeld is een belangrijke ontwikkeling. Deze uitbreiding op http zorgt ervoor dat meerdere mensen tegelijkertijd aan hetzelfde document kunnen werken. Het houdt een coherente verzameling van metagegevens bij en schrijft informatie automatisch in een nieuwe versie van het document weg.

Ook het gebruik van gestandaardiseerde metadata, zoals de DCMI (Dublin Core Metadata Initiative) die voorschrijft, moet het vinden en hergebruiken van informatie gemakkelijker maken. Door op een voorgeschreven manier informatie toe te voegen aan ongestructureerde documenten als mail, teksten en presentaties, kunnen verschillende toepassingen goed nagaan waar de informatie over gaat.

Steenmetz meent dat vooral door de introductie van XML in een kantoortoepassing als Office de inhoud van documenten beter opnieuw te gebruiken is. “Met het huidige Word is de huisstijl goed te bewaken. Met je wensen voor een vaste structuur van de informatie kan je weinig tot niets. Dat is in XML wel goed geregeld. Door deze opzet vervagen de grenzen van het document. De ene keer is het een pagina op een website, het volgende moment maakt het onderdeel uit van een papieren rapportage. De nadruk komt meer op de betekenis van de informatie te liggen dan op de vorm.”

Klein beginnen

Volgens Hartman is een uniforme uitwisseling tussen verschillende dms’en nog lang geen realiteit. Op dit moment is de industriegroep voor beheer van bedrijfscontent AIIM bezig met de uitwerking van iecm (interoperabel enterprise content management), een model dat die uitwisseling mogelijk moet maken. Dit iecm moet een verzameling webdiensten worden die via een standaardkoppeling informatie kunnen uitwisselen met dms’en, portaalsoft-ware en systemen voor informatieopslag. Op termijn moet contentbeheer met die opzet dezelfde functie krijgen als een relationeel databasesysteem. De informatie wordt één keer opgeslagen en is via standaardadapters te benaderen en beschikbaar voor hergebruik. Deze situatie is alleen te realiseren als er standaarden komen voor zoeken, ophalen en gestandaardiseerd versiebeheer voor verschillende contentsystemen.

Hartman drukt organisaties die met documentmanagement willen starten op het hart klein te beginnen. “Door te sleutelen aan het gebruik van documenten grijp je al snel in het hart van de organisatie in: de werkprocessen. Projecten worden daarmee al snel groot. Dat kan funest zijn voor de resultaten die eruit moeten voortkomen.”

Volgens hem kunnen organisaties het best beginnen met een afdeling die al veel met digitale informatie werkt. Voor een goede uitwerking van het project is belangrijk dat in het projectteam mensen uit verschillende disciplines betrokken worden. Dat helpt om genoeg draagvlak voor de verandering te krijgen. Hij drukt organisaties op het hart om te beginnen met een analyse van de informatiearchitectuur. “Kijk eerst maar eens wat er is en of dat te gebruiken valt voor meerdere toepassingen. Een gemeenschappelijke metadataset voor alle content, zowel webcontent als documenten, is in elk geval een vereiste.