De Apeldoornse handelsonderneming Amefa gaat zijn vestigingen in Europa en Hong Kong met een IP VPN aansluiten op een gehoste installatie van het Zweedse ERP-pakket IFS Applications.
Ict-manager Arjan de Jong: “Daarmee wordt breedband IP het fundament van de nieuwe it-infrastructuur van ons bedrijf.”
Nieuwe technologie opzoeken, beproeven, en – waar de waarde ervan duidelijk is – implementeren is een rode draad in de geschiedenis van het Apeldoornse familiebedrijf, dat wereldwijd de vijfde positie inneemt als importeur van en groothandel in tafelbestek en keukenmessen.
Hoewel er bij de leiding aanvankelijk huiver bestond voor aansluiting op het internet – want ligt je netwerk dan niet open naar het web? – beschikte de onderneming al in 1997 over een eigen website. In datzelfde jaar werd Baan Triton met een vooruitziende blik op de eeuwwisseling ingeruild voor MFGPro, wat ook een beetje een misrekening was, vertelt ict-manager Arjan de Jong, omdat dit ERP-pakket vooral op productiebedrijven is afgestemd, terwijl Amefa al in 1993 grotendeels was gestopt met eigen productie. “Veel problemen leverde dat niet op, want MFGPro werd met maatwerk geschikt gemaakt voor onze eigen bedrijfsprocessen.”
Spaghetti
De Jong kwam in 2001 bij de onderneming, die toen hevig worstelde met zijn it. “Amefa heeft naast de eigen productie ook altijd handel gedreven. Toen de productie in Apeldoorn werd gestopt, werd die handelskant verder versterkt. In dat kader zijn verschillende buitenlandse bedrijven overgenomen, die net als Amefa bezig waren over te schakelen van de eigen productie van bestek naar de import ervan uit vooral Azië. Amefa nam zulke bedrijven over in Groot-Brittannië, Frankrijk en Duitsland en opende daarnaast zelf vestigingen in Polen en Spanje. Al die kantoren hadden hun eigen netwerkjes en applicaties. Dat gold ook voor de vestiging in Hong Kong, die overigens al veel eerder was geopend. Ik heb toen gezegd: ‘Er zijn twee mogelijkheden: geef me dertig man op de it-afdeling om al die interfaces te bouwen, of we gaan op zoek naar één groepssysteem, waar alle vestigingen op worden aangesloten. Al met al was het immers een aardige spaghetti aan it-systemen en systeempjes.”
Centralisatie
De Jong kreeg de wind in de rug toen een externe logistieke studie tot de slotsom kwam dat er jaarlijks een miljoen euro bespaard kon worden als de internationale distributie en het voorraadbeheer beter werden gestroomlijnd. De Jong: “Dit rapport pleitte voor centralisatie. Alleen ben je er nog niet met zo’n conclusie. De managing directors in de buitenlandse vestigingen waren gewend hun eigen broek op te houden en hun eigen beslissingen te nemen. Die vrijheid sta je niet zonder slag of stoot af. Ik ben toen begonnen bij alle vestigingen de processen heel goed in kaart te brengen. Dan zie je dat de kernprocessen als verkoop, inkoop en logistiek overal voor 99,9 procent identiek zijn. De verschillen zitten in de nationale wetgevingen, belastingen, boekhoudregels en dergelijke. Ik heb daar veel tijd voor genomen en veel mensen gesproken en ze kunnen overtuigen van het nut van centralisatie. Dat is een van de aantrekkelijke kanten van mijn werk. Ik denk dat ik in deze periode meer mensen bij Amefa gesproken heb dan wie dan ook van de organisatie. Dit mondde uit in een blauwdruk, een procesdocument, waarin de benodigde functionaliteit is vastgelegd in zo’n 1400 vereisten, zoals average costing, vaste verrekenprijzen en noem maar op. Dit heeft ons uiteindelijk geweldig geholpen bij de Request For Proposal, die we maart 2005 lieten uitgaan.”
Gehost hart
Voor de Jong stond verder als een paal boven water dat het systeem gehost moest kunnen worden. “Ik wilde een centraal punt waarop iedereen kan inpluggen, ongeacht het uur van de dag en de plek op aarde. Neem bijvoorbeeld Hong Kong. Daar werken ze op zaterdag. Dat moest allemaal geen verschil maken. Andere kernvoorwaarden waren multi-site, multi-language en multi-currency.”
Dertig leveranciers werden uitgenodigd. Het Zweedse IFS Applications werd uitverkoren. En met Atos Origin werd een hostingovereenkomst gesloten. Amefa’s nieuwe ERP-systeem gaat straks draaien op dedicated servers in een datacenter in Groningen.
Dit nieuwe ERP-hart moest via internet ontsloten kunnen worden. Het was niet zo makkelijk als dat klinkt, vertelt de Jong. “We dachten dat dit met elk soort internetaansluiting wel zou kunnen, maar op het publieke internet heb je met vertragingen te maken. Je hebt daar niet de garantie dat het goed werkt. Dan heb je nog de beveiligingsissues. Daarom zijn we naar IP VPN-oplossingen gaan kijken met garanties voor de bandbreedte en beveiliging. Easynet kwam met een aantrekkelijk aanbod, zowel financieel als qua mogelijkheden. Het is een managed MPLS VPN-service op basis van DSL. Daarmee kunnen we, binnen de gegarandeerde bandbreedte, prioriteiten stellen. Bijvoorbeeld: pakketjes met informatie van en naar het ERP-systeem krijgen altijd voorrang boven e-mail. Dit wordt Class of Service genoemd. Je kunt die prioriteiten heel gedetailleerd instellen.”
Spin-offs
Amefa is nu bezig met de voorbereiding van de ERP-implementatie. Op dit moment vinden er matching-processen plaats, waarbij key users en consultants van Atos en IFS de applicatie afstemmen op de bedrijfsprocessen. In september start de implementatie in Apeldoorn, waarna Hong Kong, Spanje, Polen, Frankrijk en Engeland volgen. In het tweede kwartaal van 2007 moet de implementatie zijn voltooid. Parallel daaraan vindt de aansluiting van de vestigingen op het IP VPN plaats middels DSL-verbindingen, waarbij de meest kritische locaties voorzien worden van een automatische ISDN back-upverbinding.
De vestiging in Hong Kong wordt gekoppeld aan het IP VPN via een Cisco VPN-router.
Tijdens de uitwerking van deze plannen ontdekte de Jong dat het IP VPN de onderneming ook nieuwe mogelijkheden biedt. “Het logistieke model is voor ons de belangrijkste drijfveer om deze stap nu te zetten, maar omdat we nu met z’n allen het internet opgaan via de IP VPN-wolk van Easynet is centraal toegangsbeheer mogelijk geworden. Een andere spin-off is dat we straks één centraal e-mailsysteem in gebruik kunnen nemen. En wat verder weg zijn er mogelijkheden voor het overgaan op VoIP en op gemeenschappelijk desktopbeheer. Allemaal zaken die niet gepland waren, maar die ons nu bij wijze van spreken in de schoot vallen.”
Behalve deze it- en kostenvoordelen zijn er ook commerciële voordelen, besluit de Jong: “We laten onze klanten zien dat we over een moderne infrastructuur beschikken, waarmee ze langs elektronische weg met ons kunnen communiceren. Grote spelers, zoals het Franse Carrefour, verlangen dat ook van hun toeleveranciers. Dat is een duidelijke tendens.”
Tijdig overschakelen
Amefa, voluit de Apeldoornse Messenfabriek Amefa, stamt uit 1931. In dat jaar begon grondlegger Eugen Hollaender met de productie van scheermesjes. Toen hij door de grotere producenten uit de markt gedrukt dreigde te worden, schakelde hij op tijd over naar de productie van tafelbestek. Hollaender vloog de hele wereld over op zoek naar handel en nieuwe ideeën.
In 1993 stopte Amefa met zelf produceren en schakelde de onderneming over op het importeren van bestek en keukenmessen uit Azie. 80 procent van de bulkproducten komt tegenwoordig uit China. Korea en Indonesië zijn goed voor de resterende 20. Een groot deel van de verpakkingen wordt in de Europese Unie ingekocht, de trend is echter dat ook de consumentenverpakkingen in de Aziatische landen worden aangebracht.
Amefa voert drie eigen merken (Monogram, Amefa en Première Edition) en een reeks private labels. In totaal bestaan er meer dan 550 modellen en een veelvoud daarvan aan ‘items’, ofwel afzonderlijke bestekonderdelen. In september viert Amefa het 75-jarig jubileum.
‘Iets met e-business’
Arjan de Jong studeerde informatica en informatiekunde in Den Haag– afstudeerrichting systeemontwikkeling en informatie-analyse. Na zijn HBO-opleiding ging hij werken bij Pink Elephant in Voorburg en later bij Pink Roccade in Zoetermeer.
Na vijf jaar wilde hij weg uit de Randstad en koos hij voor de omgeving van de Veluwe. Daarna ging hij op zoek naar een baan, die bij deze wens aansloot.
De cultuur bij familiebedrijf Amefa sprak hem aan. “Je merkt hier aan alles dat er aandacht is voor de traditie. Maar het is allerminst een stoffig bedrijf. Er is veel ondernemingszin en een sterke gerichtheid op innovatie. Als je goede argumenten hebt is er veel ruimte voor vernieuwing.”
De Jong maakt deel uit van het zeskoppige MT. “Tot 2000 viel ict onder de controller. Maar in dat jaar is er een scheiding aangebracht en heeft het ict-management een eigen plek gekregen.”
Toen hij in 2001 met zijn werk begon en vroeg wat er nu precies van hem verwacht werd, luidde het antwoord: “Ga maar iets met e-business doen.”
MPLS
Een ip-netwerk op basis van MPLS (Multi Protocol Label Switching) verschilt van andere ip-breedbandnetwerken doordat het voice- en dataverkeer een label meekrijgt en daarna via switches in het netwerk verstuurd wordt via vastgestelde routes. Het verkeer binnen het MPLS VPN is verder extra beveiligd, omdat het gescheiden blijft van andere VPN-verbindingen.
In combinatie met prioritering (Class of Service) biedt MPLS de mogelijkheid om bepaalde pakketjes te bevoordelen boven andere. Bijvoorbeeld VoIP-netwerkverkeer boven e-mail of andersom. Zo kan gegarandeerd worden dat bedrijfskritische applicaties altijd over voldoende bandbreedte beschikken.
