Lotus Notes versie 8 krijgt qua uiterlijk een extreme makeover en qua innerlijk meer open standaarden en open source. Producent IBM bakt ondersteuning voor het Open Document Format (ODF) en het Eclipse open source framework in, waardoor extra mogelijkheden makkelijk zijn toe te voegen aan het groupware-pakket.
Hoe degelijk software ook is, in eerste instantie wordt het vaak beoordeeld naar het uiterlijk. Juist daarin was Lotus Notes jarenlang niet sterk. Het bleef in vergelijking met de grafische interface van Microsoft Outlook het lelijke eendje. Met de introductie van versie 8 van de desktopclient Lotus Notes en de server Domino 8 laat IBM zien naar de kritiek te hebben geluisterd.
Lotus Notes 8 (bekend onder de codenaam Hannover) werd door IBM voor het eerst genoemd in juni 2005. In januari 2006 kreeg de wereld een eerste demonstratie te zien op de jaarlijkse bijeenkomst Lotusphere. Bijna twee jaar na de lancering van versie 7 staat versie 8 van de groupware nu klaar om uitgebracht te worden. Inmiddels is een derde bèta uit. De definitieve versie moet ‘halverwege dit jaar’ (oftewel een maand geleden) verschijnen. De Notes client draait op Windows XP/Vista en Linux, officieel vooralsnog alleen op Suse Linux Enterprise Desktop 10. Een OS X-uitvoering is in de maak en zal later op de markt komen. Versie 8 van de Domino-server draait op diverse platformen: Windows, Linux, Sun Solaris, IBM AIX, iSeries en zSeries.
Wat het oog wil
Het Amerikaanse ict-vakblad Computerworld noteert uit de monden van diverse IBM’ers dat Big Blue de gebruikersinterface opnieuw heeft uitgevonden en van de grond af heeft opgebouwd. Het enthousiasme is aanstekelijk, maar die stelling is wel erg boud. Vergelijken met de oude Notes is er inderdaad flink veel verspijkerd, maar wie kijkt naar bijvoorbeeld de mogelijkheden van de e-mailclient en die van Outlook ziet veel overeenkomsten. “Dit is niet dezelfde Notes als die je vader gebruikte”, aldus Ken Bisconti, vice president van Lotus Messaging & Collaboration Products bij IBM. Zoveel is zeker, want die voorgaande generatie moest de volgende vernieuwingen missen.
Een e-maildiscussie is nu simpel weer te geven als een zogenaamde conversatie: hierbij groepeert Notes alle e-mailcorrespondentie over een bepaald onderwerp. De mogelijkheid om het voorvertoningvenster van e-mail rechts te plaatsen is handig. Slim: Notes kan met icoontjes aangeven of de ontvanger in het Aan-veld of in het cc-veld stond; zo ziet deze meteen hoeveel aandacht hij moet schenken aan de e-mail.
Met Recent collaborations toont Notes met wie u onlangs nog een contact had via e-mail en chat. Onbedoeld verstuurde e-mails haalt u terug met Recall a message. Een optie voor het wissen van het geheugen van collega’s die het e-mailtje inmiddels al wel hadden gelezen bestaat helaas niet. Het zijn stuk voor stuk productiviteitsverhogende mogelijkheden, maar niet vernieuwend. Wie werkt met Gmail, OS X Mail.app en Outlook 2003 herkent veel opties.
Ontvangen uitnodigingen kan Notes alvast in de agenda zetten. De afspraak is herkenbaar als een transparant venster op de kalender. Pas na acceptatie krijgt de afspraak een kleur en bij weigering verdwijnt het uiteraard van de agenda. Notes 8 ondersteunt nog steeds de iCalender-standaard voor het uitwisselen van afspraken met andere agendasoftware die de standaard ook begrijpt. Naast de standaardgegevens van contactpersonen is er nu ook ruimte voor een foto en alle contacten kunnen als een rij visitekaartjes worden weergegeven.
Activities
Een fraaie vernieuwing is het onderdeel Activities in de rechter Sidebar. Kort gezegd krijgt de gebruiker hiermee een overzicht van projecten en taken. Dat is niets nieuws, maar de manier waarop wel. De gebruiker kan namelijk van alles in het onderdeel slepen: e-mails, afspraken, documenten, chats, etcetera. Alles wat met een project te maken heeft, is zo op één plek te vinden. De activiteiten zijn te delen met anderen, te doorzoeken en op diverse manieren te sorteren. Lotus Notes laat een zogenaamde notificatie-e-mail zien als anderen een gedeelde activiteit hebben aangepast.
De Activities-functie werkt alleen als de Notes client is aangesloten op een Domino 8-server en gebruikt veel zogenaamde Web 2.0-technieken: ATOM (standaard voor rss-feeds), tagging, JSON (JavaScript Object Notation), AJAX (Asynchronous JavaScript and XML). De Notes-client kan dan ook in twee modi opereren: standaard en basic. In de standaardmodus ziet de gebruiker alle nieuwe interfacezaken; voor minder krachtige computers is de basic-modus geschikt waarin niet alle interfaceverbeteringen zichtbaar zijn.
Geen Office meer nodig
Nieuw in Lotus Notes 8 zijn de Productivity Tools. IBM levert Lotus Documents (tekstverwerker), Lotus Presentations (presentatieprogramma) en Lotus Spreadsheets (spreadsheetprogramma) mee en hoopt zo de wind uit de zeilen te nemen van een van de grootste inkomstenbronnen van Microsoft: Office. Daarnaast zet IBM flink in op open standaarden: alle drie meegeleverde programma’s ondersteunen namelijk Open Document Format (ODF). Ook kunnen de drie programma’s Microsoft Office-documenten importeren om ze bijvoorbeeld later te exporteren naar ODF, zodat ‘klanten voor hun productietools niet meer gebonden zijn aan een bepaalde leverancier’, zo sneert Big Blue op zijn website richting de softwaregigant uit Redmond.
Deze reageert op zijn beurt. Niet op het meeleveren van een tekstverwerker, presentatieprogramma en spreadsheetprogramma, maar wel op de keus van IBM voor ODF. “Het lijkt alsof IBM zegt dat ODF de enige standaard is. Het gaat hier om keuzemogelijkheden: er is ruimte voor meerdere standaarden”, meent Darren Strange, senior productmanager van Microsoft Office 2007 in een artikel op ict-nieuwssite ZDnet. Strange verwijst naar de poging van Microsoft om diens formaat OpenXML geaccepteerd te krijgen als standaard.
Eclipse framework
De Notes-client is nu gebaseerd op IBM’s versie van het Eclipse Rich Client Platform. Het Eclipse framework is oorspronkelijk door IBM in de markt gezet als een open source Java-ontwikkelomgeving. Nu wordt het gebruikt voor het ontwikkelen van rich client applications. Notes zelf is nog steeds geschreven in C++, maar dankzij Eclipse kan de Notes-client makkelijk worden uitgebreid. De Sidebar in Notes 8 is hier een goed voorbeeld van. Hierin staan standaard vier plugins: Sametime Contacts voor chatcontacten, Day-At-A-Glance voor een overzicht van afspraken en taken vandaag, Feeds voor de RSS-feeds en het slim bedachte Activities voor een overzicht van projecten en taken. Daarnaast is het mogelijk om dankzij het Eclipse framework mash-ups te maken. Een mash-up is een applicatie opgebouwd uit onderdelen van andere applicaties. In Notes heet dit Composite Application.
De dominantie van Microsoft rukt ook op in de grootzakelijke wereld, van oudsher het domein van Lotus Notes. Naast Office en Exchange van Microsoft heeft IBM een bijna nog grotere tegenstander die het moet overwinnen met Lotus Notes en Domino 8: negatieve beeldvorming. Het product wordt vaak gezien als stoffig en oud, niet in de laatste plaats door de gebruikers zelf die door gebrek aan upgrades veroordeeld zijn tot nu bijvoorbeeld nog R6 of R5. Pas als IBM mensen zo ver krijgt dat ze daadwerkelijk kijken naar de nieuwe versie, wordt het duidelijk dat versie 8.0 niet een product is uit de vorige eeuw, maar diverse vernieuwingen aan boord heeft. Sommige toevoegingen mag je verwachten van een modern platform voor samenwerkingstoepassingen, anderen zijn echt vernieuwend.
Web 2.0 voor de zakelijke markt
Het onderdeel Activities waarmee de gebruiker een overzicht krijgt van projecten en taken is niet het enige onderdeel in het softwarepalet van IBM dat Web 2.0 gebruikt. Activities maakt ook deel uit van het nieuwe Lotus Connections: social networking-software. Hiermee krijgen ondernemingen bruikbare Web 2.0-technieken binnen de muren. Lotus Connections bestaat uit vijf onderdelen. Het genoemde Activities, Profiles waar werknemers hun interesses en expertise kunnen posten, Bookmarks voor het delen van documenten en websites, Communities voor het bijeenbrengen van mensen met dezelfde interesses en Blogs voor commentaar op van alles en nog wat.
Notus op een usb-stick
IBM wil met de eerste grote update van versie 8 (8.0.1) een 64-bits versie van de Lotus Notes-client beschikbaar stellen. In deze update moet ook de optie ‘Notes-on-a-stick’ zitten. Hiermee kunnen gebruikers hun persoonlijke Notes-omgeving op een usb-stick meenemen naar een andere werklocatie. In de volgende versie van Lotus Notes (release 9) moet het mogelijk zijn de Domino-directory te vervangen door elke andere directory die LDAP (Lightweight Directory Access Protocol) ondersteunt, zoals Microsofts Active Directory.
Microsoft lonkt naar Notes-gebruikers
Terwijl IBM met de integratie van een tekstverwerker, een spreadsheet en een presentatieprogramma in Lotus Notes 8 probeert Microsoft Office een hak te zetten, lonkt Microsoft naar oude Lotus-gebruikers. Het softwarebedrijf doet dat met migratiesoftware waarmee Lotus Notes-gebruikers al hun instellingen en documenten kunnen overzetten naar de combinatie Microsoft Office 2007, Exchange 2007 en Office SharePoint Server 2007. De aankondiging van Microsoft viel ‘toevallig’ gelijk met de jaarlijkse Lotusphere-conferentie van IBM aan het begin van dit jaar.
Notes versus Outlook
IBM's Lotus Notes is van oudsher goed vertegenwoordigd bij grote ondernemingen, maar moet het op dat terrein steeds vaker afleggen tegen software van Microsoft: Outlook en Exchange. Volgens cijfers uit 2005 van zowel IDC als Gartner staat Microsofts combi op de eerste plaats met een marktaandeel van meer dan 60 procent. IDC berekent dat de verkoop van Exchange in 2004 met 24% toenam tot 950 miljoen dollar, terwijl Notes een stijging van 5% noteerde tot 745 miljoen dollar. Eind 2004 hield Exchange 51% van de markt tegenover 40% van Notes, zo stelt IDC. Een jaar eerder beweerde het onderzoeksbureau dat Exchange 47% marktaandeel had en Notes 43%.
