Traditioneel bestonden groupware-applicaties uit e-mail en een kalender. Met de komst van onder meer Voice over IP, de mogelijkheid tot het delen van documenten en instant messaging is de omvang van groupware flink toegenomen.
Naast de omvang verandert ook de rol van groupware. De wereld was gewend aan telefoon, post en fax. “Toen kwam de technologie, maar dat verving niets”, zegt Clive Longbottom, analist bij it-researchbureau QuoCirca. “Gebruikers kregen alle mogelijkheden, maar gebruikten de verkeerde communicatiemethode op het verkeerde moment. Het is nu zaak om integratie en collaboratie te begrijpen en de toolbox onzichtbaar te maken voor de gebruikers. Het is net als met een auto. Mensen moeten weten dat ze de deur moeten openen voordat ze kunnen instappen en dat ze de sleutel moeten omdraaien om de motor te starten, maar ze hoeven niets van de motor zelf te weten om te kunnen rijden.”
Marketing versus technologie
De markt voor groupware is een vreemde markt. Er zijn slechts twee spelers van betekenis: Microsoft en IBM. Pas na een hele tijd komen Novell, OpenText en Oracle. “Het gat is vreselijk groot, dat zie je niet vaak”, zegt Gartner-analist Jeffrey Mann. IBM richt zich traditioneel op grote bedrijven, terwijl Microsoft succesvoller is in de onderste lagen van de markt. Bij beide bedrijven is wel een beweging naar respectievelijk onder en boven te zien. “IBM heeft een moeilijke tijd achter de rug. Een paar jaar geleden hebben ze hun boodschap, de transitie van Lotus Notes/Domino naar Workplace, verknald. Veel klanten zijn bang geworden, omdat ze dachten dat ze over moesten stappen. De boodschap van IBM is nu helder, maar de angst van de klanten is nog niet geheel verdwenen. Het is belangrijk voor het bedrijf nu met de invulling van de visie te komen”, aldus Mann.
IBM richtte zich traditioneel op ict-afdelingen en merkt nu dat het kampt met een communicatieprobleem. Microsoft staat dichter bij de eindgebruiker. “De boodschap van IBM is heel degelijk: ‘Eet je groenten en neem vitamines, want dat is op de lange termijn goed voor je gezondheid’, maar dat valt natuurlijk in het niet tegenover de suikerspin die Microsoft voorhoudt.” Ook Clive Longbottom beaamt dat IBM een marketingprobleem heeft. “Microsoft brengt Exchange, Sharepoint en andere producten samen. IBM doet dat met Workplace, Sametime en Notes/Domino. IBM is hiermee al verder op weg dan Microsoft, maar hun gebrek aan marketing nekt ze. Vooral in het mkb-segment.”
“Traditioneel zijn Lotus en IBM technologiebedrijven. Microsoft is beter in marketing”, geeft Arjan Radder, business development manager IBM Benelux toe. “Toch is het voor ons nu heel belangrijk om onze producten goed voor het voetlicht te brengen.” Dat IBM veel te vertellen heeft, blijkt wel uit de vele verschillende sessies die het bedrijf houdt op zijn Lotus-gebruikersconferentie Lotusphere in Orlando. Er wordt geschermd met zoveel bomen dat het af en toe lastig is om het bos nog te zien. Toch is er wel degelijk het besef dat IBM zich meer moet toeleggen op communicatie met de eindgebruiker. Salesmanager Benelux Werner te Riet: “Je communiceert niet als je mensen niet bereikt.” “IBM leert langzaam om iets flitsender te worden. Het is nog niet te laat”, aldus de Gartner-analist.
Persoonlijk en geïntegreerd
De nadruk tijdens Lotusphere ligt vooral op de nieuwste versie van Lotus Notes (codenaam Hannover, begin volgend jaar op de markt) en Workplace. “Met Workplace gaan we naar een nieuwe manier van werken door middel van integratie aan de voorkant”, aldus Te Riet. Informatie wordt gepersonaliseerd en geïntegreerd met behulp van portal-technologie. Hannover is de nieuwe Notes-client en krijgt dezelfde look and feel als Workplace. “Workplace is al je applicaties overzichtelijk in één browserscherm, waarbij informatie gepersonaliseerd wordt aangeboden”, vult Arjan Radder aan. Lotus Notes/Domino blijft gewoon bestaan binnen Workplace. Sterker nog, versie 8 van de Dominoserver staat gepland voor eind dit jaar. “Het is met Domino makkelijker om zelf snel en simpel applicaties te bouwen. Daarbij komt dat er wereldwijd verschrikkelijk veel Domino-applicaties zijn. Die blijven we gewoon onderhouden en doorontwikkelen”, zegt Te Riet. Toch ziet hij de rol van Domino wel veranderen: de nadruk op Domino als mailserver wordt groter, maar ook de rol van Java en Portal ten aanzien van applicaties.
Analist Longbottom ziet de twee aparte productpaden van IBM niet zo zitten. “De nadruk ligt nog teveel op Lotus Notes/Domino, terwijl Workplace zo’n goed product is. IBM zou moeten proberen meer klanten daarheen te krijgen. Lotus is als een zestiende-eeuws huis. Schitterend om in te wonen, maar uiteindelijk merk je dat het niet meer aan de hedendaagse standaarden voldoet. Dan kun je van alles gaan verbouwen, maar soms is het beter om het hele huis plat te gooien en opnieuw te gaan bouwen. Zo’n nieuw huis is Workplace. Daarmee heeft IBM tegenover Microsoft een troef in handen. Was Outlook altijd veel beter dan Lotus Notes, met Workplace laten ze Microsofts Sharepoint ver achter zich”, aldus Longbottom.
Uiteindelijk moeten de twee producten wel samen komen, met de nieuwe gui (voor Lotus Notes is dat Hannover). Deze nieuwe gui zal er voor beide producten hetzelfde uitzien. “IBM moet mensen ervan overtuigen dat het hetzelfde is. Nu zijn er nog twee paden, maar met Hannover komen ze samen. Dit is de overgangsperiode, waardoor het voor IBM lastig is om de juiste boodschap over te brengen”, zegt ook Gartner-analist Jeffrey Mann. “De technologie is er. De boodschap ook. Nu moet IBM het over zien te brengen naar de rest van de voornamelijk niet-technische wereld”, aldus Mann.
Novell
Waar blijft Novell in dit hele verhaal? Zij waren ooit de voorloper in de groupware-markt. Clive Longbottom: “Novell verliest wereldwijd marktaandeel. Groupwise was een jaar of tien geleden ver voor op andere groupware-applicaties. Het voordeel dat Novell had was dat ze Groupwise vanaf scratch opbouwden met grote ondernemingen als doelgroep. Lotus Notes is bijeengeraapt uit andere technologieën en Exchange begon ooit als mkb-oplossing. De laatste twee moesten geschikt worden gemaakt voor de bovenkant van de markt, terwijl Groupwise daar vanaf het begin geschikt voor was.” Waar ging het dan mis? “Novell heeft nooit iets van marketing begrepen. Het heeft niets te maken gehad met de technologie, want die was goed, maar ze wisten het gewoon niet te verkopen. De naam Novell is nergens in Groupware te bekennen. Daarnaast hebben ze een aantal belangrijke marktkansen gemist. Omdat ze vooral grote bedrijven als klant hebben, zijn er wereldwijd nog wel flink wat gebruikers, maar ik schat dat het totale aantal klanten dat ze hebben minder dan honderd is”, zegt Longbottom.
SOA
De opkomst van service oriented architectures (soa) maakt het mogelijk voor bedrijven om te kiezen voor ‘best of breed’. Dat zou betekenen dat voor e-mail een andere leverancier gekozen kan worden dan voor een kalenderapplicatie. Toch zijn zowel IBM als Microsoft in toenemende mate bezig om de groupware-applicaties in één suite te vangen, wat aparte aanschaf bemoeilijkt. In hoeverre vormen soa’s een bedreiging voor groupware en de leveranciers? “Op technologisch niveau is het mogelijk om applicaties van verschillende leveranciers te kopen”, zegt Longbottom. “Maar vanwege kosten zal dat niet gebeuren. Het is te duur om bij verschillende leveranciers contracten af te sluiten. Daarnaast loop je het risico dat als er iets verkeerd gaat, leveranciers naar elkaar wijzen. Als klant val je dan tussen de wal en het schip. Het is technisch mogelijk, maar het zal niet gebeuren.” “Een soa heeft veel voordelen, maar is niet zaligmakend”, zegt ook Jeffrey Mann. “Het is niet zo dat ineens alles met alles kan samenwerken.”
Het gebied waarop IBM en Microsoft de nieuwste concurrentiestrijd zullen voeren ligt volgens hem bij contextgevoelige samenwerking. “De samenwerking verandert. Het systeem verweeft personen, documenten en acties door alle applicaties heen”, zegt Mann. Longbottom beaamt dit. “De ad hoc mogelijkheid om een verzameling informatie te onderhouden”, vult hij aan. “Alle soorten informatie en communicatie moet semi-automatisch op één plaats worden opgeslagen, zodat een gebruiker daar snel en makkelijk bij kan.”
IBM en SAP
Tijdens Lotusphere 2006 in Orlando, Florida, kondigde IBM een versterkte samenwerking met SAP aan. Sinds 1997 kent IBM een ‘connector’ tussen Lotus Notes en de R3-software van SAP. Met de nieuwe Lotus Notes Suite for SAP Solutions wordt SAP-data toegankelijker doordat de SAP-functionaliteit in Notes wordt geïntegreerd De samenwerking is vergelijkbaar met het Mendocino-initiatief tussen Microsoft en SAP. “Deze samenwerking lijkt enigszins bekoeld. Microsoft heeft zich bedacht dat wat het met SAP kan, het ook met Oracle kan doen”, meldt een bron dichtbij deze bedrijven. “Dat is natuurlijk tegen het zere been van SAP, dat op zijn beurt zijn heil bij Microsoft-concurrent IBM zoekt.” Opvallend was wel de afwezigheid van SAP-executives tijdens de aankondiging van de samenwerking. “De kracht van Mendocino was niet de technologie, maar juist dat SAP erachter staat.”
IBM Workplace
Workplace behelst twee zaken. Ten eerste is het IBM’s visie van een geïntegreerde en gepersonaliseerde informatievoorziening voor de eindgebruiker. Daarnaast is het ook een product. Het bestaat uit een portal en zes aparte modules: Documents, Messaging, Team Collaboration, Webcontent Management, Collaborative Learning en Forms. Het gehele pakket gaat onder de naam OnDemand Workplace, maar ook uitgeklede versies zijn verkrijgbaar. Voor bedrijven die al een portal hebben van een andere leverancier, zijn in de Workplace Collaboration Services alle modules verkrijgbaar. Voor het midden- en kleinbedrijf is Workplace Services Express bedoeld, dat bestaat uit de portal en de modules Documents en Team Collaboration. De bestaande e-mailomgeving, zoals Outlook of Notes, kan hiermee worden geïntegreerd.
