De Universiteit Utrecht heeft universiteitbreed desktops en notebooks ingekocht. International Tender Services begeleidde de Europese aanbesteding, maar de uiteindelijke beoordeling was aan de universiteit zelf.
Voorheen werden pc’s en notebooks altijd door iedere faculteit individueel ingekocht. Vanwege de Europese aanbestedingsregels moest de vervanging van pc’s en notebooks in één keer worden aanbesteed voor de gehele universiteit. Omdat de totale projectwaarde de 236.000 euro ontsteeg, was men bovendien verplicht om het Europees en niet nationaal te doen (inmiddels is die drempel verlaagd naar 211.000 euro).
De universiteit had ervoor kunnen kiezen om de aanbesteding volledig openbaar te doen. Openbaar betekent dat er zou worden aanbesteed zonder voorselectie. De universiteit heeft dat niet gedaan. Wanneer dat wel handig is? Ad van Wijngaarden, directeur ITS: “Vooral wanneer men zich op een markt begeeft waar relatief weinig concurrentie is.”
Men heeft er echter voor gekozen om de opdracht niet-openbaar aan te besteden en dus is er uit een totaal aantal inschrijvingen van twaalf een voorselectie gemaakt van vijf partijen. “De voornaamste reden voor een niet-openbare procedure is dat je in de tweede fase minder offertes te beoordelen krijgt”, zegt Marc Groot Koerkamp, aanbestedingsspecialist op het gebied van ict-projecten bij ITS. “Op deze manier is het voor de opdrachtgever behapbaar en heb je toch een volledige marktwerking. Als je een openbare procedure doet, kan het zijn dat je wel vijftien offertes integraal moet beoordelen. Dat is veel werk.”
De voorselectie
Via de niet-openbare procedure beoordeelde ITS de twaalf partijen op basis van onder andere referenties, financiën gegoedheid, capaciteit, faciliteiten en personeel. Zo werden de jaarcijfers van een bedrijf beoordeeld. Er werden referentieprojecten gevraagd die soortgelijk zijn aan hetgeen werd aanbesteed. Ook werd er gevraagd naar klachtenprocedures, hoe de helpdeskfaciliteit georganiseerd was en hoe het logistieke proces in elkaar stak. Sommige referenties werden gecheckt.
Hoe in deze fase werd beoordeeld, stond van tevoren al vast in een document met ‘criteria en regels’, een document van drie A4’tjes. Daarin staat bijvoorbeeld precies vermeld bij welke kengetallen in een jaarrekening welke score hoort. Daar staat ook precies in wat de wegingsfactoren van de antwoorden zijn bij de verschillende vragen omtrent bijvoorbeeld referentieprojecten.
Om ervoor te zorgen dat er een eerlijke voorselectie plaatsvond, werd bij de Universiteit Utrecht een beoordelingscommissie van acht mensen geformeerd, waarvan de leden individueel de offertes beoordeelden en bepaalde scores toekenden. De partijen die zich hadden aangemeld, kregen vervolgens volledig inzicht in de behaalde scores per selectiecriterium.
Realistische eisen
De eisen ten aanzien van leveranciers moeten realistisch zijn. “De eisen moeten in relatie zijn tot de opdracht”, zegt Van Wijngaarden. “Je kunt wel eisen dat een organisatie over heel veel eigen vermogen beschikt, maar als het gaat om een kleine opdracht is zo’n eis onzinnig en dus niet gerechtvaardigd. Een solvabiliteitsratio (eigen vermogen gedeeld door vreemd vermogen – red.) van tussen de 10 en 25 procent is doorgaans een realistische eis.”
Ook zou je als opdrachtgever hoge eisen kunnen stellen ten aanzien van de omzet. In de praktijk blijkt dit regelmatig te gebeuren. Als een opdrachtnemer namelijk te afhankelijk wordt van jouw opdracht, wordt hij enorm kwetsbaar. Maar voor een opdracht van een miljoen euro is het niet eerlijk om een omzeteis te stellen van tien miljoen. Ook is het bijvoorbeeld niet geoorloofd om een ervaringscriterium te stellen van dertig jaar. Groot Koerkamp: “In de regel mag er een minimumomzet gevraagd worden die drie keer de waarde heeft van de omvang van een opdracht. Natuurlijk zijn er uitzonderingen, maar wij houden dit als leidraad aan. Wat betreft ervaring mag je eisen dat de op te geven referenties niet ouder zijn dan drie jaar.”
Vervolgens werden de vijf geselecteerde partijen uitgenodigd om een offerte uit te brengen. Zij kregen het ‘programma van eisen’ toegestuurd, waar tot in detail alle eisen instonden ten aanzien van hardware, dienstverlening, procedures, de wijze van aanlevering, levertijden, financiële en juridische kaderstelling, et cetera. Hier zat ook een lijst met open vragen bij en een raamovereenkomst. De open vragen moesten de kwaliteit van een partij helpen beoordelen. Over de raamovereenkomst konden de vijf partijen eveneens opmerkingen maken. De antwoorden op de vragen en de opmerkingen over de raamovereenkomst werden vervolgens meegewogen in de beoordeling om de opdracht aan een bepaalde partij te gunnen. “Er worden met name opmerkingen gemaakt over aansprakelijkheid en boeteclausules”, zegt Groot Koerkamp. “Wanneer de opdrachtnemers zulke opmerkingen maken, dan zijn dat bespreekpunten voordat het contract getekend wordt. Worden er geen opmerkingen gemaakt, dan nemen we de concept raamovereenkomst één-op-één over.”
Omslachtig beschrijven
Het beschrijven van de wensen en de eisen van de Universiteit Utrecht was geen gemakkelijke opgave. Van Wijngaarden: “Je mag niet zeggen dat pc’s een Intel Pentium 4 processor of een AMD 64 processor moeten bevatten. Je moet dan heel omslachtig te werk gaan en de wensen en eisen globaal beschrijven. Voor de marktwerking is dat juist, maar voor een ict’er bij de overheid is dat natuurlijk heel lastig. Die heeft misschien iets voor ogen, maar kan dat niet letterlijk aangeven.”
De eisen mochten ook niet te hoog zijn, omdat het ging om gewone kantoormachines. “De pc’s en notebooks moesten geschikt zijn voor 90 procent van het normale computergebruik”, zegt Groot Koerkamp. “Aanbestedende diensten zijn nog wel eens geneigd om een pc te omschrijven met te hoge specificaties, alles moet ermee gedaan kunnen worden. Voor de meeste gebruikers is dat echter helemaal niet relevant. Je kunt beter een minder snelle pc bestellen en voor die paar uitzonderingen een snelle pc aanschaffen.”
Daarnaast waren er aandachtspunten als het ging om toekomstige ontwikkelingen, zoals het imagebeheer dat je op een harddisk plaatst. Groot Koerkamp: “Het gekozen product moest minimaal twaalf maanden lang afnamestabiliteit hebben, omdat dit overeenkwam met de periode dat de configuratie minimaal gebruikt zou moeten worden. Een ander belangrijk aandachtspunt was het bestelportal. In de toekomst zou er een koppeling moeten plaatsvinden met een SAP-systeem wat ze daar hebben draaien. Ook daar moesten leveranciers een prijsopgave voor doen.”
Definitieve beoordeling
Bij aanbestedingen dient te worden gezocht naar de beste prijs/kwaliteit verhouding. Een prijsstelling is over het algemeen prima te beoordelen wanneer je zelf een raamwerk inlevert waarbinnen de prijzen ingevuld dienen te worden. Voor de Universiteit Utrecht heeft ITS dan ook deze methode gehanteerd. Groot Koerkamp: “We hebben in het raamwerk precies omschreven wat men moet aanbieden. Op die manier kun je appels met appels vergelijken en peren met peren.”
De universiteit had uiteindelijk zelf de laatste stem. ITS vervulde in die zin alleen een ondersteunende rol ten aanzien van administratie en inkoop. Van Wijngaarden: “De beoordeling gebeurt meestal, door ons ondersteund, door de opdrachtgever zelf. Het is niet zo dat opdrachtgevers de aanbesteding bij ons over de muur gooien. Zij hebben daarin heel duidelijk een eigen verantwoordelijkheid en die willen ze trouwens ook graag nemen.”
De mensen binnen de beoordelingscommissie kenden individueel scores toe aan de vijf verschillende partijen. Vervolgens zijn de scores naast elkaar gezet. Waar grote afwijkingen tussen de verschillende beoordelaars bestonden, werd er gediscussieerd. Daarna werden scores geharmoniseerd, bijvoorbeeld omdat men tot nieuwe inzichten kwam naar aanleiding van de discussies binnen de beoordelingscommissie. Alle scores van de acht verschillende beoordelaars zijn uiteindelijk in een door ITS ontwikkelde beoordelingsmatrix gestopt, waarna het bedrijf met het hoogste aantal punten de opdracht werd gegund. Voor de beoordelingsmatrix gebruikt ITS overigens geen geavanceerd softwarepakket. “Het is gewoon een Excel-sheet”, zegt Groot Koerkamp. “Maar deze is wel behoorlijk geavanceerd en rekent alles automatisch door.”
Nadat de gunningbeslissing had plaatsgevonden, kregen de inschrijvers die waren afgewezen minimaal vijftien dagen (de zogenoemde Alcatel-termijn) de gelegenheid om zich te verweren tegen bepaalde gunningbeslissing of de afwijzingsmotivering. En uiteindelijk werd het aanbestedingstraject bij de universiteit definitief afgesloten door het versturen van een publicatie naar de EG, met het bericht wie de opdracht uiteindelijk gekregen heeft.
SCC
De firma SCC uit Bodegraven heeft de opdracht voor de levering van de computers aan de Universiteit Utrecht gewonnen.
Aanbestedingsfouten
Aanbestedingsregels worden bij bosjes overtreden, zo blijkt uit het rapport van VNO-NCW. Soms is het moedwil, maar vaak is er sprake van onwetendheid en onzekerheid. “Het gebeurt om de haverklap dat overheden daarom aanbestedingen van elkaar overschrijven.” Uit onzekerheid worden aanbestedingsprojecten letterlijk overgeschreven, waardoor er knullige fouten worden gemaakt. “Knippen en plakken, zonder daar zelf verder een gedachte aan te wijden”, zegt aanbestedingsspecialist Suzanne Brackmann. “Ik ben het zelfs tegengekomen dat een kleine gemeente in een project om een SAP-specialist vroeg, terwijl ze eigenlijk een generalist moesten hebben. Ze hadden niet eens een SAP-systeem. Oh sorry, werd er toen gezegd. Dat moeten we dan even veranderen. Zo’n gemeente heeft dan letterlijk een aanbesteding overgeschreven van een andere gemeente. Je merkt het ook wanneer men de vragen niet kan beantwoorden ten aanzien van bepaalde eisen die worden gesteld.” Volgens Brackmann is dit ook een reden waarom bepaalde overheidsinstanties volstrekt overvragen, bijvoorbeeld ten aanzien van omzet of omvang van een leverancier.
Op een verkeerde manier aanbesteden, moedwillig of door onkunde, is niet zonder risico’s. ITS signaleert een toename van kortgedingen tegen gunningbeslissingen. Het minste wat de aanbesteder kan overkomen, is misschien nog wel dat de rechter beslist dat de aanbesteding overnieuw moet. Ook kan de jaarrekening worden afgekeurd. Het ergste wat kan gebeuren, is het toekennen van behoorlijke schadeclaims wanneer een bepaalde partij een opdracht onterecht niet heeft gekregen. Van Wijngaarden: “Iedereen denkt dan dat het gaat om een percentage van de projectwaarde, maar dat is dus niet zo. Een bekend voorbeeld is van Canon, voor de levering van kopieermachines aan het Ministerie van Landbouw Natuur en Voedselkwaliteit. Daar is uiteindelijk een miljoenenclaim toegekend.”
