Op de plaats, rust!

Defensieautomatiseerder DTO wordt niet verkocht. Staatssecretaris Cees van der Knaap van het ministerie besloot vorige maand af te zien van een uitbestedingstraject. Het ict-agentschap is geslaagd voor zijn doelmatigheidstaakstelling. “Efficiënt opererende overheidsorganisaties bestaan dus wel degelijk”, stelt directeur Folkert Horst tevreden vast.

De ontmoeting met generaal-majoor Horst, algemeen directeur van de Defensie Telematica Organisatie, heeft plaats in het hoofdkwartier van de Koninklijke Luchtmacht aan de Binckhorststraat in Den Haag. Een tijdelijk onderkomen; wanneer het ministerie van Defensie klaar is met de inkrimping en herschikking van de huisvesting, keert de bestuurszetel waarschijnlijk terug naar de Frederik-kazerne in de hofstad. Eén ding is zeker: DTO blijft de komende jaren deel uitmaken van de krijgsmacht. Daar zag het in 2002 niet naar uit. Eind dat jaar werden de uitbestedingplannen echter uitgesteld. Het ict-agentschap kreeg de opdracht om binnen drie jaar uit te groeien tot een volwaardige marktpartij.
 
Was het bal toen het besluit van de staatssecretaris bekend werd?
"We hebben het nog niet gevierd met het personeel. Dat komt nog. Eerst moet de jaarrekening over 2005 worden afgerond. Het besluit kwam overigens niet geheel onverwacht. Na twee jaar had DTO reeds 80 procent van de taakstelling gehaald."
 
Het agentschap kreeg eind 2002 de opdracht om in 2005 25 procent goedkoper te opereren. Dat is gelukt. De staatssecretaris schrijft in zijn brief aan de Tweede Kamer dat DTO in 2006 en 2007 zelfs tariefdalingen van 69 miljoen euro kan bereiken. Hoe leidt de weg naar zo'n resultaat?
"Ik ben op 1 april 2003 als directeur aangetreden. Ons 'masterplan' bestond uit een viersporenbeleid. Het eerste is: de overhead terugbrengen van 20 naar 10 procent van onze personeelskosten. We hebben bijvoorbeeld ons takenpakket efficiënter ingericht en werken met vier regionale eenheden binnen Werkplekdiensten, in plaats van de vroegere acht. Twee is: het bundelen van de werkplekdienstverlening. De verschillende krijgsmachtdelen (Koninklijke Marine, Luchtmacht, Landmacht en Marechaussee) waren gewend hun zaakjes voor de kantoorautomatisering zelf te regelen. Die bulk aan werkplekdiensten hebben wij overgenomen en gerationaliseerd. Drie is: een concentratie- en standaardisatieslag. Onze it-rekencentra zijn teruggebracht tot drie datacentra: Maasland, Den Helder en Woensdrecht. Daarnaast is onze infrastructuur vernieuwd. Er is ip-switching geïmplementeerd. Het netwerk is verbeterd door middel van dwdm-technologie. Doel van dit alles is om een krachtigere beheeromgeving te creëren, zodat minder beheerinspanning nodig is en de kosten omlaag kunnen. Het vierde is: bredere samenwerking met andere departementen buiten Defensie. Via het werken voor andere, zoals IND en C2000, willen we de vaste lasten delen en de kosten drukken."
 
Wat zijn de kaders waarbinnen DTO opereert?
"DTO is voor Defensie een grote beheerorganisatie, een 'full service' leverancier die mainframes voor het beheren van grote applicaties onderhoudt, het beheer van werkplekken, servers en netwerken regelt, en aan applicatieontwikkeling en -beheer doet. Kort gezegd, DTO is verantwoordelijk voor het technisch en applicatiebeheer. Het functioneel it-beheer ligt bij onze collega-organisatie DICTU (Defensie ICT Uitvoeringsorganisatie). Die bundelt tevens de vragen vanuit de krijgsmacht tot één opdracht aan de leverancier. Dat kan ook een andere partij zijn, maar de vitale systemen draaien op onze machines. Daar zijn wij als aanbodorganisatie verantwoordelijk voor. DICTU krijgt op haar beurt opdrachten van DIO (Directie Informatievoorziening & Organisatie), die binnen de bestuursstaf van het ministerie valt. Verder is het 'Joint CIS' (Communicatie- en Informatiesystemen) opgericht. Hierin is de directe ondersteuning voor de krijgsmachtdelen gebundeld. Bij buitenlandse missies zit de eerstelijns-ict'er bij het verbindingsbataljon. De tweedelijnshulp komt vanuit het CIS-controlcenter. DTO is derdelijnsondersteuner. Dat betekent niet dat we nooit meegaan met expedities. Laatst is nog een DTO'er met de Luchtmacht meegegaan naar Afghanistan, om mee te draaien in het opbouwtraject."
 
DTO ontwikkelt niets meer zelf?
"Applicatieontwikkeling is een afnemende tak van sport. Het is beleid van Defensie is om zoveel mogelijk generieke applicaties van de markt te halen; een logische koers. In de voorbije situatie creëerde elk krijgsmachtdeel zijn eigen it-optimum, wat leidde tot meer dan drieduizend applicaties. Wel met veel overlap, maar toch – via een harmonisatieslag valt dan veel geld te besparen. Er lopen een paar grote projecten: de materieel-logistieke applicaties binnen de krijgsmacht worden vervangen door SAP-systemen, en in het kader van MULAN (Mijn Uniforme Logische Aansluiting op het Net) vervangt Windows XP het oude 'LAN 2000', draaiend op Windows NT. Defensie hanteert een modellenatlas waarin alle in gebruik zijnde applicaties staan. De DIO is hiervoor verantwoordelijk. Hij bepaalt wat er in de atlas wordt opgenomen. Daarmee dwing je standaardisatie af: geen vier routeplanners, maar slechts één. Misschien een simpel voorbeeld, maar het werkt wel. Belangrijk daarbij is ook dat in de oude situatie de krijgsmachtdelen aan DTO vroegen om applicaties te ontwikkelen, 'maar dan wel op dit en dit platform.' Nu geldt steeds meer dat onze omgeving bepalend is."
 
Vinden DTO'ers het wel leuk dat hun ontwikkelwerkzaamheden zijn overvleugeld door de beheertaak?
Ook onze medewerkers zagen aankomen dat meer vraag is ontstaan naar het beheren van een geïntegreerde applicatieomgeving dan naar 'Cobol-krassers'. Voor het beheren van ict heb je óók deskundige mensen nodig. We hebben bijvoorbeeld een SAP Competence Center ingericht.
 
Nu het SAP-woord gevallen is, wat is eigenlijk jullie rol in dat traject? Het ministerie heeft immers als regiepartners LogicaCMG en Capgemini aangetrokken.
"Onder DIO valt de projectgroep Speer. Die is apart opgericht om de processen binnen de krijgsmacht te laten aansluiten op SAP. Speer werkt samen met de regiepartners. De rol van DTO is het technisch beheren van de SAP-systemen wanneer die straks draaien. Vergis je niet, er valt de komende jaren nog genoeg te doen om de interfaces tussen de oude toepassingen en de nieuwe SAP-omgeving gladjes te laten verlopen. DTO is daar bedreven in, we beheren bijvoorbeeld de SAP-toepassing voor het logistiek centrum Koninklijke Luchtmacht."
 
Hoe groot acht u de kans op een SAP-zeperd? De ervaringen van de Bundeswehr en het Amerikaanse leger, die al jaren bezig zijn met geldverslindende trajecten, waarbij veel is mislukt, zijn niet bemoedigend. Ook het Nederlandse project loopt niet vlekkeloos, met de rechtszaak die SSA Baan aanspande tegen het ministerie, waarin dit bedrijf betwist dat SAP de eerlijke winnaar is van de erp-aanbesteding.
"De projectgroep Speer neemt uiteraard nota van wat er in het buitenland goed en fout gaat. Er zijn gesprekken geweest met de Duitse, Deense en Noorse krijgsmachten. Bij de 'kick-off' in Nederland was een Noorse delegatie aanwezig om over hun ervaring met de implementatie van SAP te praten. Zelf ben ik commandant geweest bij dat logistiek centrum van de Luchtmacht en heb daar een SAP-implementatie meegemaakt. Toen al wisselden we informatie uit met andere SAP-gebruikers, dus we sluiten onze ogen niet voor wat elders gebeurt."
 
In de oorspronkelijke taakstelling eind 2002 stond dat DTO het met enkele honderden mensen minder moest doen dan de toen circa tweeduizend vaste arbeidsplaatsen. Sindsdien is het aantal werknemers gestegen tot inmiddels ruim 2400. Jullie werven flink. Is dit niet vreemd?
"Op het eerste gezicht wel, maar met de overdracht van de werkplekdiensten zijjn nogal wat functies van de krijgsmachtdelen overgekomen. Daarbij zaten ook niet vervulde vacatures. Straks na het MULAN-project dikken we de organisatie weer in met circa driehonderd man. Daarom werken we voor de nieuwe functies veelal met flexibele arbeidskrachten: tijdelijk of via een uitzendbureau. Er vloeiden echter ook mensen af. Bij de Landmacht brachten we de acht bediende telefooncentrales terug tot twee, in Ede en Den Haag. Bovendien zijn we meer voor andere departmenten gaan werken. Het personeelsplafond stijgt daardoor ook."
 
Zitten er grenzen aan dat werken voor 'derden' (andere departementen)?
"Het mag zolang het geen negatieve invloed heeft op de krijgsmachtgebruikers. De staatssecretaris spreekt in zijn brief over een beperkte ambitie. Het gaat om bestaande producten en diensten, zoals veilig internet, die we andere partijen ook kunnen aanbieden. In eerste instantie is ons vizier gericht op de categorie 'openbare orde en veiligheid', zoals het inrichten van een dubbel uitgevoerde computervloer van 400 m2 in Maasland en Woensdrecht voor het ministerie van Justitie. Voor Buitenlandse Zaken beheren we de mailafhandeling. Het is elke keer een afweging: kunnen we het zelf of bestaat er op de markt een alternatieve oplossing? We werken ook voor het veranderingsprogramma 'Andere Overheid'. Het departementale communicatienetwerk Haagse Ring hangt als een puistje in ons glasvezelnetwerk NAFIN. In samenspraak met het Ictu bekijken we welke diensten we op NAFIN kunnen draaien. Het RYX-intranet hosten we al."
 
Staatssecretaris Van der Knaap stelt in zijn brief dat DTO in het kader van de openbare orde en veiligheid een samenwerkingsverband aangaat met de andere departementale ict-divisies ISC (ICT service Coöperatie Politie, Justitie en Veiligheid) en Ictro (ICT-bedrijf Rechterlijke Organisatie), met het oog op snel en efficiënt informatie uitwisselen tijdens rampenbestrijding. Wat houdt dat in?
"Die samenwerking moet nog gestalte krijgen. Met ISC onderhouden we overigens al langer contact en met Ictro werken we al samen in het gebruik van die computervloer van Justitie."
 
Kan dit op termijn leiden tot één groot, gefuseerd overheidsautomatiseringsbedrijf?
"Ik krijg een déjà vu! Je bedoelt een RijksComputerCentrum II? En dat weer verkopen zeker, zoals met PinkRoccade… We moeten voorkomen dat zoiets een repeterende cyclus wordt. Ik zie zoiets ook niet op korte termijn gebeuren en het is nergens voor nodig. De samenwerking via het veranderingsplan ' Andere Overheid' begint op gang te komen. Kijk naar het gebruik van NAFIN: bedacht in de nadagen van de Koude Oorlog, maar nu van belang voor veel departmenten. Kijk naar de gezamenlijke ontwikkeling van de rijkswerkplek; met ISC ondersteunen we het gebruik van politieapplicaties voor de Marechaussee."
 
In Groot-Brittannië loopt momenteel een groot uitbestedingproject bij Defensie. Is het denkbaar dat DTO toch weer inzet wordt van een uitbestedingdiscussie als het Britse voorbeeld internationale navolging krijgt?
"Als de Britse Defensie iets uitbesteedt, is daar vaak een Britse marktpartij bij betrokken. In Nederland bestaan geen grote lokale partijen meer om defensietaken naar af te stoten. Dat werpt toch een barrière op. Bovendien is voor belangrijke voorzieningen zoals NAFIN al besloten dat die niet worden uitbesteed. Verder hebben we met z'n allen kunnen vaststellen dat uitbesteding uitsluitend vanwege financiële overwegingen regelmatig tot teleurstellingen leidt. Als je het dan toch doet, moet je andere, goede redenen hebben. Vooralsnog zie ik die niet wat betreft DTO. Daarbij is het wel zo dat wij zeker niet alles zelf meer'bouwen'.Heel wat van wat Defensie gebruikt, komt al uit de markt. DTO treedt dan vooral op als systeemintegrator voor de uiteindelijke dienstverlening en kan de toets der marktvergelijking keurig doorstaan. Wanneer je bepaalde aspecten verbijzondert, zoals het doorgaans duurdere militaire personeel, blijkt DTO goed mee te kunnen. Efficiënt opererende overheidsinstanties bestaan dus wel degelijk."