Onderzoek van een VU-student wijst uit dat al te hoge investeringen in systeembeheer weggegooid geld zijn, althans in de accountancybranche. AAC Cosmos, AtosOrigin en LogicaCMG vinden het onderzoek te kort door de bocht. Het is wel een interessant uitgangspunt voor een discussie over rendement.
| Het onderzoek Je moet wel investeren in systeembeheer, maar alleen tot het punt dat alles het doet. Dat het draait en stabiel is. Dat is de belangrijkste conclusie van het onderzoek dat student Lev Matzig heeft uitgevoerd binnen de accountancysector naar it-investeringen en het bedrijfsresultaat wat het vervolgens opleverde. Matzig: “Het gaat in dit onderzoek om additionele investeringen die je doet. Systeembeheer moet in orde zijn, maar je kunt je er in competitief opzicht niet in onderschreiden. Als het fout is, kost het je veel geld, maar beter dan het draait zul je het nooit kunnen krijgen. Elke extra euro die je in systeembeheer stopt, is dus in wezen waardevernietigend.” |
IT als kostenpost?
Het onderzoek van de VU-student is gedaan binnen de accountancybranche. Daar zal it geen bedrijfskritische functie in primaire processen vervullen. Zijn de resultaten ook van toepassing op andere branches? Nee. Wanneer je bijvoorbeeld in de bankensector kijkt naar het directe rendement van een it-investering, dan is dat volgens Kersten een achterhaalde vraag. “Je kunt een bank namelijk niet meer voorstellen zonder it. Het is een strategisch onderdeel in de bedrijfsprocessen en daarmee is het de vraag of je it als pure kostenpost kunt benaderen. Dat is dus niet het geval. Het is niet meer de vraag hoe je kunt bezuinigen op it, maar hoe je meer businessvalue uit die it-uitgaven kunt krijgen. Het kan best zijn dat het budget voor it-beheer toeneemt, maar dat daardoor medewerkers op andere plekken in de organisatie zich meer kunnen richten op verzekeringszaken, accountmanagementzaken, of bankzaken, omdat zij zich niet meer bezig hoeven te houden met it-vraagstukken. Het kan dus best zijn dat hogere it-uitgaven leiden tot een hogere productiviteit op andere plekken in een organisatie. Bedrijven zouden niet alleen naar de kosten en directe opbrengsten moeten kijken, maar ook naar de waarde elders in het bedrijf.”
Kwaliteit en continuïteit
Een berekening van de waarde van een it-investering die effect heeft op processen elders in de organisatie, komt niet in het onderzoek terug. Kersten erkent dat dit ook moeilijk te berekenen is. Hij geeft nog een voorbeeld. “Verkopers die via laptops en internet in staat zijn om real-time voorraden in te kijken, daarmee breng je de productiviteit van de buitendienst omhoog, maar je kunt het niet direct herleiden tot een investering in beheer, of hard- en software.”
Wat zijn de kernactiviteiten van een bedrijf? Dat is de vraag die volgens Kersten eigenlijk als eerste gesteld zou moeten worden wanneer het gaat om it-investeringen. De vraag of een investering in software, hardware of it-beheer direct lonend is, verdwijnt daarmee naar de achtergrond. Een investering wordt daarmee een strategische investering waarbij het kostenaspect van minder groot belang is. “Een investering in het uitbesteden van systeembeheer wordt ook meestal niet gedaan uit kostenoverwegingen”, zegt Kersten. “De belangrijkste overweging om systeembeheer uit te besteden, is een keuze voor kwaliteit en continuïteit en daarna pas de kosten.”
Processen bepalen rendement
Ook marketingdirecteur René van Dop van AAC Cosmos en Ron Tolido, chief technology officer van Capgemini, vinden het onderzoek van de VU-student te kort door de bocht. Van Dop: “Misschien kan ik als marketingdirecteur wel rendabeler werken als ik over bepaalde it-functionaliteiten beschik. Zie je dat direct in het bedrijfsresultaat terug? Dat hoeft niet per se. Je kunt je ook afvragen wat het kost, zowel in geld als kwaliteit, als je bepaalde functionaliteit niet beschikbaar hebt. In die zin kun je it-beheer niet zien als een kostenpost waar rendement op behaald moet worden. Het is te zwart-wit om te zeggen dat je niet te veel moet investeren in systeembeheer. Additioneel geld investeren in systeembeheer levert inderdaad niet meer winst op voor een onderneming. Maar je rendement wordt bepaald door je processen en niet door het aantal mensen dat je op een it-afdeling hebt zitten.”
Het investerings- en bijbehorend rendementvraagstuk moet dus breder gesteld worden. Men moet in eerste instantie kijken naar procesverbetering, vervolgens naar de vraag of daarvoor meer applicaties nodig zijn, en pas als laatste of er wel of niet meer systeembeheer nodig is. Dan kan het best zijn dat er meer systeembeheer nodig is, maar alleen omdat het proces daar om vraagt. Je kunt een investering in systeembeheer daar niet los van zien.
Puur cijfermatige correlatie
“Het onderzoek is uitgevoerd in de accountancybranche en dat gevoel kreeg ik er ook direct bij toen ik het zag”, zegt Tolido. “Het is redelijk plat met cijfers dichtgebombardeerd. Zonder enige nuance, zoals hoe heb je het systeembeheer eigenlijk vorm gegeven? Er wordt niks gezegd over de volwassenheid van een beheerafdeling en over de volwassenheid van de it-omgeving. Kortom, het is een puur cijfermatige correlatie die geschetst wordt tussen het geld dat je erin steekt en blijkbaar de manier waarop je bedrijfsresultaat daardoor beïnvloed wordt.”
Mag je dan niet puur cijfermatig naar het rendement van een it-investering kijken? “Je moet natuurlijk altijd naar het rendement kijken”, zegt Tolido. “Maar het is een beetje een heilige graal die we in ons vakgebied najagen. Op welke manier kun je precies een investering zichtbaar maken? Dan kun je natuurlijk het bedrijfsresultaat meten, maar je kunt net zo goed kijken naar marktaandelen. Je kunt managen op kosten, maar er zijn ook situaties denkbaar waar je gaat managen op return-on-investment, of op flexibiliteit. Er kan ook een innovatieve doelstelling in zitten. Misschien is het iets nieuws, ken je nog niet precies de return ervan, maar je voelt als manager dat je erin moet investeren omdat je anders marktaandeel verliest of bepaalde marktkansen mist. Het rendement van een it-investering moet je dus binnen een veel bredere context zien. De vraag wat een investering je oplevert, kent veel meer nuances. Dat is een veel kaleidoscopischer beeld. Bovendien kan een investering in bepaalde hard- en software leiden tot minder systeembeheer. Dat kun je dus niet geheel los van elkaar zien. Wij hebben zelf bij Capgemini bijvoorbeeld een investering gedaan in zelfconfigurerende en zelfherstellende software, waardoor je een fractie van de beheerkosten hebt die we vroeger hadden.”
Capgemini gebruikt zelfs een gesegmenteerde rendementsberekening voor verschillende it-activiteiten binnen de eigen organisatie. “Sommige onderdelen zijn commodity en weinig onderscheidend, waardoor we ze alleen maar op kosten beheren. Andere onderdelen zijn crucialer en worden meer op return-on-investment beoordeeld. Een derde soort investering gaat om meer innovatieve vraagstukken. Het is onbekend wat het oplevert, maar we hebben het wel nodig. Ten slotte kan het zijn dat we ergens in investeren om meer flexibiliteit in de it-omgeving te realiseren.”
Doorontwikkelde systemen
De complexiteit van it-omgevingen heeft er waarschijnlijk voor gezorgd dat it nu vaak onterecht als kostenpost wordt benaderd. Van Dop vraagt zich daarom af hoe oud de omgevingen zijn die in het onderzoek van de VU-student zijn betrokken. “Accountancybedrijven zijn als eerste processen gaan automatiseren. Waarschijnlijk hebben ze daardoor applicaties die langere tijd in de lucht zijn. In het verleden zijn er op deze manier veel verschillende applicaties bij eindgebruikers geïmplementeerd. De beperkte functionaliteit van die applicaties heeft ervoor gezorgd dat daar nu veel applicaties draaien. Het zijn veel losse datasilo’s die onvoldoende functionaliteit en informatie met elkaar delen. Per applicatie die is ingericht heb je ook weer beheer nodig. De complexiteit van die structuren komt de stabiliteit van een omgeving niet ten goede. Dat vraagt om een grotere investering in it-beheer, terwijl je er niet noodzakelijkerwijs meer rendement uit haalt.”
Wanneer een bedrijf een complexe it-omgeving heeft staan, is het noodzakelijk om de processen anders ingericht te krijgen om meer rendement uit een investering te halen. In plaats van het aanstellen van nieuwe mensen op de afdeling it-beheer. Van Dop: “Je hebt eerst aanpassingen in processen nodig om kosten te kunnen besparen of meer kwaliteit en rendement te behalen. Het wel of niet moeten investeren in hard- en software en systeembeheer is dan een gevolg van de keuze om processen op een bepaalde manier in te richten. Je moet een goed functioneel ontwerp maken van de gewenste bedrijfsprocessen waarmee je je geld wilt verdienen. Dat moet je vertalen naar benodigde applicaties en daar volgt dan automatisch een bepaalde behoefte aan beheer. Dat is de manier waarop je met investeringen om zou moeten gaan.”
Liever it-intensiteit meten
Kersten kiest er liever voor om de it-intensiteit te meten, in plaats van de EBITDA/Omzetverhouding in relatie tot investeringen in it. “Dat is een iets andere waarde dan deze student genomen heeft. Hij kijkt naar de uitgaven, gedeeld door het aantal fte’s, terwijl de it-intensiteit veel vaker wordt gebruikt. Dat zijn de uitgaven aan it, gedeeld door de totale operationele kosten. Alle banken gebruiken die term bijvoorbeeld. De it-intensiteit bij Nederlandse banken bedraagt ongeveer 20 procent. Het betekent dat van elke euro die uitgegeven wordt, 20 eurocent naar it gaat. Vervolgens probeert men de it-intensiteit wel te laten correleren met de bedrijfswinst en vele andere variabelen. Hoe hoog de benodigde intensiteit is, is afhankelijk van de branche waarin je zit. Zelfs binnen de bankwereld zijn er verschillen. Zo is er bij vermogensbeheerders een heel andere relatie tussen winst en de it-intensiteit dan bij retailbanken of internationale wholesalebanken.”
De accountancy
Zoals de strategisch it-adviseur van LogicaCMG al zei, kunnen de resultaten van het onderzoek van Lev Matzig niet direct worden doorgetrokken naar andere marktsectoren. De accountancysector is een heel specifieke omgeving, voornamelijk administratief, waar met een beperkt aantal applicaties wordt gewerkt. Zij hebben geen samengestelde artikelen, geen magazijnvoorraden, geen bederfelijke waar. It is hier geen cruciaal onderdeel van het bedrijfsproces. Als de raffinaderij van Shell in Pernis stilvalt door een softwarefout, of wanneer treinen niet rijden door een softwarefout bij NS, gaat het er niet om of een investering in it-beheer meer winst oplevert. Dan gaat het om continuïteit. Dan moet je dus naar je it-investering kijken als een investering die leidt tot kwaliteitsverbetering en het behoud daarvan. Kersten: “De resultaten van het onderzoek zijn dus voornamelijk van toepassing op informatiebedrijven en niet op logistieke, productie en andere procesgerichte bedrijven.”
Dat het onderzoek in de accountancysector is uitgevoerd, zegt misschien ook al iets over de uitkomsten van het onderzoek. Vanuit de accountancysector geredeneerd, is it meer noodzaak dan dat je er echt competitief voordeel mee zou kunnen bereiken. Tolido: “Hier is de oude ‘IT doesn’t matter’-discussie van toepassing, die door Nicolas Carr van Harvard Business Review een paar jaar geleden al is aangezwengeld. Wanneer doet it nou ter zake en wanneer moet je het gewoon als kostenpost zien? It heeft binnen de accountancybranche geen competitieve waarde. Daar kun je het daadwerkelijk als elektriciteit zien en dus inderdaad op kosten managen. Aan de andere kant, je gaat natuurlijk ook niet zoeken naar de correlatie tussen elektriciteit en het bedrijfsresultaat.”
