Vorige week is in deze rubriek het MIRA-concept gepresenteerd. In dit tweede artikel maken we MIRA wat concreter en gaan we in op de implementatieaspecten. We vertellen hoe het MIRA-concept vorm krijgt in een RUP-huisje.
Met MIRA wordt een tweestrijd vermeden waar menig it-organisatie mee te maken krijgt bij het toepassen van iteratieve systeemontwikkeling, zoals met het Rational Unified Process (RUP). Deze tweestrijd betreft de stroeve samenwerking tussen het iteratieve klantgerichte projectenproces en de verticale organisatie die meestal sterk lineair is georiënteerd. Daarnaast gaan iteratieve methoden sterk uit van de inbreng van gebruikers tijdens het ontwikkelproces wat staat vaak haaks staat op de lineaire aanpak waar tijdens de bouwfase nauwelijks inbreng van de gebruikers mogelijk is.
Magie
MIRA is een acroniem en staat voor vier belangrijke procesgroepen, zoals beschreven in het vorige artikel. De ervaring waaruit MIRA is ontstaan is veel meer dan uitsluitend het implementeren van de Management-, Interne, RUP- en Alignment-processen. We hebben het over een systeemontwikkelinghuis, een ‘RUP-huisje’ dat een totaalconcept inhoudt inclusief infrastructuur, tools, werkplekken en sfeer. Dit huisje vormt tevens het ontkoppelpunt tussen de klantgerichte projectenwereld enerzijds en de verticale lijnorganisatie anderzijds die vaak sterk geënt is op een lineaire aanpak.
Waar een project zich in veel organisaties een weg door de organisatie heen moet banen wordt nu een huis gebouwd ten behoeve van de RUP-projecten. Dit is iets anders dan een projectenbureau. Het gevolg is processtandaardisatie, kennisverdieping, overzicht en bovenal klanttevredenheid, productiviteit en kwaliteit.
|
Zelfs met degelijke processen op basis van best practices, zelfs met alle nodige infrastructuur en tools en degelijk opgeleid personeel ben je er nog niet, wat we nog missen is de magie! Het mooiste huis met zijn inboedel inclusief onderhoudspersoneel wordt pas een thuis met karakter als er mensen wonen die dat tikkeltje magie in het huis brengen zodat het huis een thuis wordt.
Een thuisbasis voor de projecten
De innovatie betreft dus niet alleen het ijskoud implementeren van een stevige procesgang en een handvol nieuwe methoden en technieken, het is een integrale transformatie waarbij ook de motivatie van de medewerkers wordt vergroot. Het huis wordt een eigen identiteit gegeven en wat emotionaliteit om er gevoel in te brengen. Pas dan komen processen echt tot leven en zal de organisatie zelfsturend worden. Tools zijn maar zo goed als de processen die ze ondersteunen en processen zijn maar zo goed als de mensen die ze willen gebruiken. Kortom: we hebben goed gemotiveerde mensen nodig met zin voor initiatief. Hoe kan je dit dan realiseren?
Binnen het RUP-huisje moet je dus een aparte sfeer creëren. De magie zit hem in de som van verschillende kleine zaken die uiteindelijk het verschil maken en die som is groter dan de inspanning die je nodig hebt voor die kleine zaken! De magie komt uiteraard niet vanzelf, je moet zorgvuldig plannen en zorgen voor een goede timing. Hierbij kan je de volgende tips gebruiken.
Zet it en business fysiek samen in het RUP-huisje. Alle sleutelrollen van het project moeten op hoor- en zichtsafstand van elkaar zitten. Een zucht van de ontwikkelaar moet genoeg zijn om de analist en de key-user te laten samenwerken tot een goede oplossing, de feedback wordt dus enorm kort en de verstandhouding neemt ontzettend toe. Laat de projectmanager echter wel goed controleren zodat de scope niet ontspoort. Trouwens, de projectmanagers zullen hun taken meer moeten spreiden op het ritme van de iteraties, de kwaliteit van projectcontrole neemt echter enorm toe!
De aankleding is een ander tikkeltje magie van het RUP-huisje. Overal hang je RUP-posters, de bereikte resultaten en de evolutie, visualisatie van de MIRA-processen enzovoort. Transparantie, openheid en communicatie! Kies een krachtig symbool voor het iteratieve karakter, bijvoorbeeld een kangaroe. Het beest springt steeds vooruit in regelmatige sprongen en ontwikkelt daarmee enorme snelheden met weinig energie! Een stel posters met slogans over de associaties van iteratief werken met de kangaroe trekt gegarandeerd de aandacht.
Fun is fundamenteel. Denk aan informele cultuur, casual kleding en events voor teambuilding en kennisdeling. Zo hebben we erg positieve ervaringen met een oefensessie met speelgoed om een draaimolen te maken op een waterval- en op een iteratieve manier. Vereist is één volle minuut te draaien. Met de watervalmethode maken de deelnemers steevast een mooie molen, maar draaien doet hij zelden. Het iteratieve team zal steevast een draaiende molen maken, wat minder elegant, maar conform de businessvereisten!
Betrek de mensen bij het project. Betrokkenheid is essentieel voor het veranderingsproces. Elk iteratief project kan bijvoorbeeld een teamposter krijgen met informatie van het project, hun iteratieplanning en foto’s van de deelnemers en hun coach.
Coaching is een andere magische kracht in het RUP-huisje. Elk iteratief RUP-project moet een gratis coach toegewezen krijgen. Laat de projecten niet betalen voor coaching: zo niet kan je het RUP-huisje sluiten! Voorzie dit dus in je business plan. De investering is minimaal voor it, het systeem van coaches kan nadien evolueren in een rotatiesysteem. De coach faciliteert de projectwerking op inhoud en procesaanpak en geeft de nodige hefboomwerking aan de kennisverrijking.
Implementatie van MIRA
Hoe implementeer je nu zo’n concept? Eenvoudig, pas je eigen concepten toe en beschouw de implementatie dus als een RUP-project! Zodoende kom je uit op de volgende aanpak.
1. Definieer een visie
De visie van het RUP-huisje moet je talloze malen presenteren, communiceren, afficheren, verspreiden via een commerciële RUP-huiswebsite tot het huis bekendheid krijgt.
2. Werk de visie uit en bepaal de architectuur van het RUP-huisje
Definieer de krachtlijnen, de structuur, de ruggengraat. In feite zet je in deze fase het hele concept van MIRA om in een structuur. MIRA gebruik je als een best practice, een pattern waarmee je een architectuur definieert binnen je bedrijf.
3. Begin met een eerste iteratie en laat deze functioneren.
Geen uitrol met veel poeha: eenvoudig en beperkt, maar met alle nodige mensen, middelen en structuur om een eerste klein project via het RUP-huisje te realiseren.
4. Leer uit de eerste iteratie en definieer een volgende iteratie
Meerdere aspecten, zoals nieuwe alignmentprocessen, worden uitgewerkt en getest. Niet alles zal even vlot lopen, zodat bijschaven nodig zal zijn. Geen probleem, dit is realiteit. Dit is iteratief werken!
5. Bouw het RUP-huisje
Dit betekent een ruimte met een aantal goed geordende development-zitplaatsen. Kleed het aan. Concreet houdt dit in dat je in een ontvangstruimte voorziet, een vrij grote ruimte voor workshops aangekleed met posters, presentatie-infrastructuur, geluidsinstallatie en een ruimte om drankjes te nuttigen. Voorzie ook een aantal hoge tafels voor stand-up meetings, zeer korte meetings rechtstaand rond een hoge tafel voor projectafstemming elke dag ’s ochtends.
Conclusie
MIRA is een bewezen concept, het werkt. Met succes toegepast bij telco’s en bankinstellingen. Bovendien kan je het concept als low-risk oil spot implementatiestrategie gebruiken voor een bedrijfsbrede implementatie.
Freddy Withagels, Martin Piller, principal consultants bij Capgemini
