Na een voorbereidingsperiode van twee jaar is I-bridge, het interne it-bedrijf van Randstad Groep, begonnen met het gefaseerd overzetten van 750 vestigingen op de nieuwe centrale bedrijfsapplicatie Mondriaan en lichte clients. Duizenden afgedankte pc's schenkt de groep aan Afrika en alle zevenhonderd AS/400's gaan de deur uit. Hans Wanders, directeur van I-bridge, over dit megaproject: “Centralisatie van onze data, daarom is het ons allemaal begonnen.”
| Innovatie I-bridge is het interne it-bedrijf van Randstad Groep in Nederland. Het is een zelfstandige besloten vennootschap met een eigen ondernemingsraad die organisatorisch direct onder de raad van bestuur valt. I-bridge is ontstaan in 2001. Het verleent niet alleen diensten aan de Randstad-organisatie in Nederland, maar ook aan de andere bedrijven van de Randstad Groep: Tempo-Team, Capac en Yacht. Daarom is een neutrale naam gekozen voor het it-bedrijf. Enkele jaren geleden had I-bridge nog ruim tweehonderd medewerkers. Door uitbesteding van routinematige it-taken aan IBM, Getronics en GlidePath is dat aantal teruggelopen tot ongeveer honderd. I-bridge richt zich nu op innovatie. Applicatieontwikkeling en projectmanagement vormen daar de kern van. Ook de verdere ontwikkeling van de infrastructuur is een kernactiviteit. |
Het gebeurt op dinsdagen. Niet op maandagen, want die zijn in de uitzendbranche gereserveerd voor het verlonen en factureren. Dinsdagmorgen is die klus geklaard en zijn de bureaus weer schoon. Een team van I-bridge maakt dan de data van de vestiging uit het oude systeem los, schoont deze op en converteert de data naar het Mondriaan-systeem. Daarna wordt getest of de gegevens van de vestiging allemaal weer goed bereikbaar zijn.
Wanders: "Woensdagochtend kan iedereen weer aan het werk. Er doen zich daarna altijd nog wel wat knelpunten voor. Daarvoor zetten we een implementatiebegeleider in, die nog een aantal dagen op de vestiging blijft en samen met de intercedenten een lijst met actiepunten afwerkt. Dat helpt zo'n vestiging over dode punten heen. Eén tot enkele weken later gaat alle oude hardware de deur uit en komen er lichte clients voor in de plaats." De overgang van de vestigingen wordt grondig voorbereid. Alle intercedenten volgen een e-leertraject dat ze afronden met een tweedaagse cursus.
Verouderde structuur
De afgelopen maanden kwamen de eerste schapen die over de dam: zo'n tweehonderd vestigingen van uitzendorganisatie Capac. Inmiddels is Tempo-Team met zijn 250 vestigingen aan de beurt. Over een paar weken start de overgang bij Randstad zelf met ruim driehonderd vestigingen. Eind dit jaar moet deze operatie zijn afgerond. Begin 2006 volgt dan nog Yacht met dertien vestigingen.
Deze grootscheepse uitrol is de slotfase van een proces dat in 2002 begon. Toen besloot de raad van bestuur om de twee centrale bedrijfsapplicaties FOA (Front Office Applicatie) en CSN (Centraal Systeem Nederland) te vervangen. Wanders: "Daar is lang over nagedacht. Het probleem met het oude systeem was om te beginnen dat het op lokale databases was gebaseerd. Je had dus 750 databankjes. Daar is toen wel iets op bedacht, want via allerlei protocollen waren die wel weer met elkaar te koppelen, maar architectonisch zat dat niet lekker. Het was geen goede basis. We wilden naar één centrale database. Die heb je bijvoorbeeld nodig voor internetapplicaties. In 2002 was ons al duidelijk dat we die weg op moesten. Daar kwam bij dat de oude Cobol-applicaties gebruik maakten van verouderde datastructuren. Het werd daardoor steeds moeilijker om noodzakelijke aanpassingen te doen, bijvoorbeeld bij veranderingen in de wetgeving."
Zelf doen
Het concern besloot een nieuw hart voor de uitzendprocessen te ontwikkelen; een applicatie met een landelijke database waarin alle aanvragen van bedrijven en alle gegevens van kandidaten te 'matchen' zijn. Ook tariefafspraken, salarisspecificaties, urenregistraties en facturatie behoren tot de kernfuncties van dit systeem.
| De groep Randstad Groep heeft wereldwijd in totaal ruim twaalfduizend medewerkers in dienst. De groep is actief in zestien landen en bemiddelt een kwart miljoen flexwerkers voor tijdelijk werk. De totale omzet in 2004 bedroeg 5,7 miljard euro. |
I-bridge heeft als basisfilosofie dat het alles zelf doet wat met de combinatie van de kernactiviteit (uitzenden) en it te maken heeft. Al het andere is uit te besteden. De nieuwe applicatie is 'ultra-kernactiviteit' omdat hij 4500 intercedenten moet ondersteunen in het dagelijkse werk. De Randstad Groep hield dit proces in eigen hand en gaf I-bridge opdracht voor de ontwikkeling van een maatwerkapplicatie. Een belangrijk verschil met de oude situatie is dat de vier bedrijven binnen de groep de nieuwe applicatie, op basis van een Oracle-database, moesten gebruiken. Dat is de achtergrond van de naam Mondriaan die het project kreeg; de kleurencombinatie die aldus ontstaat (Randstad blauw, Tempo-Team rood, Yacht zwart en Capac geel) roept associaties op met het werk van deze schilder.
Niet opjagen
Wanders: "In 2002 hebben we drie grote bewegingen in gang gezet. Al het routinematige beheer, zoals de helpdesk en het monitoren van hardwareplatformen, is uitbesteed. Mondriaan moest worden ontwikkeld en geïmplementeerd. De bestaande hardware-infrastructuur binnen de vestigingen is vervangen door een infrastructuur op basis van Citrix met lichte clients in plaats van pc's."
"Aanvankelijk wilden we deze drie grote bewegingen min of meer na elkaar uitvoeren, maar daar zijn we op teruggekomen. Mondriaan bleek niet lekker te draaien op onze oude pc's. Het aanroepen van andere applicaties, zoals Word, duurde te lang. Bij een aantal Capac-vestigingen is zo een tijdje gewerkt. Dat stuitte op ernstige bezwaren bij de gebruikers. Daarom hebben we besloten de uitrol van sbc (server-based computing) te versnellen. Door de inzet van Citrix-servers is het probleem nu opgelost, maar dit betekende wel dat de complexiteit van de hele operatie toenam. Onze draaiboeken klopten niet meer, die moesten we aanpassen."
| Infrastructuur Met de operatie Mondriaan vervangt Randstad Groep zevenhonderd IBM AS/400-servers en duizenden pc's door een centrale infrastructuur op basis van Oracle en Citrix, en lichte clients op de vestigingen. De centrale bedrijfsapplicatie Mondriaan draait op één grote IBM P690-multiprocessor-databaseserver, die verbonden is aan een storage area network (san). Daarnaast zijn er tal van applicatieservers die op Linux-bladeservers draaien. De kantoorapplicaties draaien onder Citrix en Windows op HP-serversystemen. Ook die zijn gekoppeld aan een san. Voor de meeste systemen zijn reservesystemen aanwezig. |
Wanders wil geen precieze bedragen noemen, maar het is duidelijk dat met 'Operatie Mondriaan' tientallen miljoenen euro's gemoeid zijn. Is er vooraf een risicoanalyse gemaakt? "Natuurlijk. Bij projecten van deze omvang heb je altijd een bepaald risico. Je hoeft daar de statistieken maar op na te kijken. In ons geval was het vooral een financieel risico, want het oude systeem draaide en draait nog steeds als een zonnetje. Als Mondriaan als project was mislukt, hadden we daar altijd op kunnen terugvallen. De continuïteit van de onderneming is geen moment in gevaar geweest. Dat is het belangrijkst. In het ergste geval zou het weggegooid geld zijn geweest, en was onze trots als I-bridge gekrenkt."
Ook de aanpak van het management van het megaproject heeft bijgedragen aan de beperking van de risico's, meent Wanders. "We hebben ons niet laten opjagen door streefdata. Als het beter is om drie maanden later op te leveren, moet je dat zeker doen. Je moet je niet gauw laten klemzetten door opgelegde data."
Bevrijd
Is het project nu bijna klaar? "Nee, want nu begint het pas goed. We zijn twee jaar intensief bezig geweest met de overgang naar een betere infrastructuur. Daardoor hebben we maar weinig aan echte innovatie kunnen doen. Dat verandert nu. We gaan onze centrale database de komende jaren gebruiken voor allerlei innovaties, zoals applicaties ontwikkelen voor online communicatie met klanten, koppelingen maken met hun backoffices, nieuwe manieren vinden om extra informatie te bieden aan onze uitzendkrachten, bijvoorbeeld via sms, en applicaties maken waarmee je online urenbriefjes kunt invullen. Het komt erop neer dat we delen van het basisproces van het uitzenden naar internet gaan overbrengen. Dat bevrijdt onze intercedenten van administratieve routinehandelingen en brengt hen dichter bij de mensen met wie ze werken, waar alles om draait. Verder willen we ook betere, geautomatiseerde managementinformatie voor onze klanten genereren en die rechtstreeks beschikbaar maken."
"De komende maanden gaan we met onze klanten, de werkmaatschappijen, praten over al deze nieuwe mogelijkheden. We gaan ze vragen wat de drie of vier grote verbeteringen zijn die echt verschil zouden uitmaken. Die zullen we aanpakken, want met dertig kleine verbeteringen maak je uiteindelijk niemand blij."
Fred Teunissen
