Vorige maand ondertekenden zeven departementen in het ministerie van Justitie in Den Haag een mantelcontract met FileNet. De software van deze leverancier vormt de basis voor InterLab, een gemeenschappelijk programma voor de digitalisering van de documenthuishouding. Het contract omvat drieduizend licenties voor het platform P8. Dat kan de komende drie tot vier jaar uitgroeien tot zo'n zeventigduizend licenties.
"Eigenlijk begint het nu pas echt", zegt Peter Hennephof, plaatsvervangend secretaris generaal (psg) van het ministerie van Sociale Zaken en Werkgelegenheid (SZW) en voorzitter van de stuurgroep Gezamenlijke Aanbesteding. "We hebben het pakket nu aanbesteed, maar daar komt in oktober nog de aanbesteding van de systeemintegrator achteraan." Het aanbestedingstraject maakt deel uit van het programma InterLAB, waarin de psg's van de deelnemende ministeries zitting hebben.
Synchronisatie
InterLAB, een interdepartementaal samenwerkingsverband, is ontstaan vanuit het ministerie van Binnenlandse Zaken en Koninkrijksrelaties (BZK). In 1999 startte BZK een digitaliseringtraject voor de documenthuishouding waarbij met vallen en opstaan voortgang werd geboekt. Het leek een goed idee de verworven kennis met andere ministeries te delen. "BZK heeft het initiatief genomen om InterLAB te organiseren en alle kennis over dit soort zaken te bundelen. Een aantal departementen staat op het punt om een pakket aan te schaffen. De vraag is dan of het handig is om dat samen te doen. Vervolgens is een verkenning gemaakt van welk ministerie zich in welke fase bevond", aldus Hennephof.
P8 wordt geïmplementeerd bij de zeven ministeries die het contract nu ondertekenen, in eerste instantie bij Defensie en Volkshuisvesting, Ruimtelijke Ordening en Milieubeheer. De andere ministeries volgen op de voet zo gauw ze er klaar voor zijn. InterLAB heeft veel van de aanvankelijke verschillen tussen de ministeries kunnen wegpoetsen. "Door de verkenning heeft synchronisatie plaatsgevonden. Waar uitgangspunten op voorhand verschilden, zie je dat dat langzamerhand naar elkaar toe gegroeid is", vertelt Koos Passchier, coördinator InterLAB.
Wel spelen op allerlei fronten ook andere belangen. Hennephof: "Alle departementen zijn bezig met hun eigen verbetertrajecten. Ze hebben allemaal de taak om efficiënter te opereren. Als je zoiets met elkaar doet, heb je het voordeel dat de licentiekosten lager zijn en je toekomstvaster bezig bent. Daartegenover staat het kortetermijnbelang dat snel een bepaalde efficiëntie gerealiseerd moet worden."
Splitsing
Toch kon InterLAB relatief snel een 'bidbook' op tafel leggen met specifieke eisen en wensen wat betreft de software. Hennephof: "We besloten dat je je soms meer problemen op de hals haalt dan je oplost als je van tevoren zegt dat het één leverancier moet worden. Ons uitgangspunt was daarom eerst dat we het liefst één partij zouden kiezen, en als het meerdere partijen zouden worden, de pakketten in ieder geval wel met elkaar moesten kunnen praten. Uiteindelijk hebben we geconcludeerd dat we voor één pakket moesten gaan. Dat is in het 'bidbook' helder gedefinieerd."
Uiteindelijk gaf connectiviteit bij die keuze de doorslag. De Rijksoverheid heeft specifieke problemen bij de documenthuishouding. Hennephof: "Met het soort systeem dat we nu aanbesteden loop je aan tegen het feit dat een bepaald onderdeel van de overheid nu bij departement a zit, maar bij een volgend kabinet misschien wordt ondergebracht bij departement b. Dan is het makkelijk als de hele documenthuishouding met elkaar te koppelen valt. Dat hebben we dan ook als harde eis gesteld."
De wens zelf de voorwaarden te kunnen bepalen komt ook tot uitdrukking in de manier waarop het traject is ingericht. Passchier: "We hebben gekozen voor één leverancier. Daarmee hebben we een duidelijke splitsing gemaakt. We hadden ook kunnen zeggen 'we zoeken een systeemintegrator en kom maar met de oplossing, het maakt ons niet uit waar je de pakketten vandaan haalt'. We hebben echter bewust eerst zelf het product gekozen en daarna de systeemintegrator, waarbij we ook aangeven dat we zelf aan het roer willen blijven zitten. Wij geven aan wat we willen en de markt mag aangeven hoe hij dat kan oplossen."
Beheerbaar
Daarom is uiteindelijk voor een 'closed source'-product gekozen. Hennephof: "BZK heeft een draaiend os-systeem (open source), maar dingen moeten wel beheerbaar zijn. De hele documenthuishouding bezorgt ons al hoofdpijn genoeg. We kregen niet goed boven tafel of we de kosten daarvan echt in beeld hadden en wat het in beheertermen zou betekenen. We zijn geen beheerders maar gebruikers van software. Het gevaar bestaat dat je het introduceert, met zo'n systeem aan de gang gaat en en passant het ook nog zelf in de lucht moet houden. Dat risico is te groot."
Uiteindelijk is het dus P8 geworden, omdat het product voldeed aan de eisen en wensen in het 'bidbook' en FileNet, leverancier van bedrijfssoftware voor het beheren van (digitale) documenten, de gewenste service kan leveren. Hennephof: "Met deze aanbesteding heeft het rijk een mooi product voor een goede prijs, terwijl we onszelf wel de ruimte hebben gegund, zodat we niet helemaal vastzitten. Regelmatig wordt gevraagd of de overheid wel efficiënt is. Dat is hier zeker zo; we hebben aanzienlijk bespaard."
