OAD Reizen begint deze zomer aan een nieuw reisavontuur – door automatiseringsland, wel te verstaan. Het maakt de reis samen met Progress Software. Het zet de deuren van zijn systeem open. Zowel hoteleigenaars als consumenten krijgen straks via internet realtime toegang.
Internet heeft de verkoop van reizen de afgelopen jaren compleet veranderd. Toch benut de reisbranche nog niet alle mogelijkheden. Vooral in de backoffice liggen nog veel mogelijkheden om processen te automatiseren. Dat zegt Ivar Scheffelaar Klots, e-business manager bij OAD Reizen. Hij is sinds kort eindverantwoordelijk voor het nieuwe automatiseringsconcept. “Vaak zie je bij reisorganisaties dat ze hun automatiseringssystemen sterk hebben gericht op ondersteuning van het directe verkoopproces. Als je kijkt naar de huidige mogelijkheden met webtechnologieën, liggen er fantastische kansen om ook de processen in de backoffice beter te faciliteren. Het geeft de mogelijkheid om bepaalde processen voor de buitenwereld toegankelijk te maken. Dat kan commercieel gezien interessant zijn.”
Efficiënter
OAD zet internet momenteel nog in belangrijke mate in als instrument aan de verkoopkant. De organisatie is, zoals vrijwel alle reisorganisaties, met een e-commerciesite op internet aanwezig. “Dat is toch een typische facilitering aan de verkoopkant, terwijl aan de inkoopkant op het gebied van automatisering nog veel mogelijkheden liggen”, zegt Scheffelaar Klots. “De backofficeprocessen worden nu ook vergaand geautomatiseerd en uiteindelijk efficiënter gemaakt.”
OAD is touroperator (zie kader). Een touroperator koopt reiscomponenten (hotelbedden, vervoer enzovoort) in en combineert die tot reispakketten. Hij publiceert die reizen in een brochure en op de website, en verkoopt ze via reisbureaus. Op voorhand weet hij niet of een geplande reis zal worden verkocht. Als de touroperator een ‘garantiecontract’ met bijvoorbeeld een hotel heeft gesloten, draagt hij het bezettingsrisico en krijgt de hoteleigenaar ongeacht het aantal verkochte bedden zijn geld. Er zijn ook contracten waarbij het risico bij de hoteleigenaar ligt. Wanneer de bedden binnen zo’n contract op bepaalde data nog niet zijn verkocht, informeert de touroperator de hoteleigenaar daarover per fax of mail. Het hotel heeft er belang bij om daar voortdurend van op de hoogte te zijn. Dan kan het snel maatregelen nemen wanneer de verkoop tegenvalt.
Continu inzicht
Zowel de touroperator als de toeleveranciers is erbij gebaat dat die informatievoorziening goed is geregeld, omdat het hun commerciële relatie sterk kan beïnvloeden. In de huidige situatie wordt regelmatig een ‘roominglist’ (aantal passagiers en kamerverdeling) geproduceerd uit het reserveringssysteem. Die gaat periodiek naar de toeleverancier. In de nieuwe automatiseringsomgeving stelt OAD alle voor de leverancier belangrijke informatie, zoals roominglists, seizoenoverzichten en betaalinformatie, voortdurend via internet beschikbaar in een datapakhuis dat realtime wordt gevoed vanuit het reserveringssysteem. Een toeleverancier kan met zijn browser volcontinu realtime zoeken in het systeem en zijn eigen informatie ophalen. Scheffelaar Klots: “Zo heeft een toeleverancier continu inzicht in de verkoop van zijn product; een heel andere situatie dan de oude met een periodiek lijstje.”
Voor een hoteleigenaar is het belangrijk om steeds een zo optimaal mogelijke bezetting te hebben. Wat als hij op het laatste moment kamers overheeft? In de huidige situatie is het moeilijk voor hem om op het laatste moment de touroperator nog kamers aan te bieden. In de nieuwe situatie kan dat wel. OAD creëert een webfaciliteit waarin de toeleverancier zelf het aantal beschikbare kamers kan verhogen of verlagen onder door de touroperator technisch afgedwongen voorwaarden.
Het informatieproces aan de inkoopzijde ondergaat dus een metamorfose door de inzet van webtechnologie. Ook de betaalinformatie verandert. ‘Is mijn factuur al betaald’ is een vaak gestelde vraag. Dit zorgt voor veel (onnodige) communicatie tussen de administratie van de touroperator en die van de toeleverancier. Scheffelaar Klots: “OAD is een solide bedrijf. Dan kun je ervoor zorgen dat leveranciers rechtstreeks in het crediteurensysteem kunnen kijken. Dat gaat in de nieuwe situatie gebeuren. De toeleverancier ziet de factuur die hij gisteren verzonden heeft. Hij ziet ook realtime of die factuur intern is gevalideerd, en of en zo ja wanneer hij is betaald.”
Facelift
Loopt de touroperator risico als hij zijn reservering- en betalingsysteem voor de buitenwereld openzet? “Je moet een toeleverancier niet de vrije hand geven”, zegt Scheffelaar Klots. “De regie houd je in eigen hand door de toegang zwaar te beveiligen en de voorwaarden waarbinnen de leveranciers wijzigingen kunnen aanbrengen strak door de applicatie te laten beheren. Je kunt simpel condities definiëren in je applicatie waarmee je dat veilig kunt besturen. Wanneer we bijvoorbeeld twintig kamers contracteren, geven we de hoteleigenaar de ruimte om dat aantal te muteren binnen bepaalde grenzen. Als hij besluit om vijf kamers terug te nemen die al verkocht zijn, zou je een probleem hebben. Dat los je op door het in je eigen reserveringssysteem onmogelijk te maken verkochte kamers te muteren.”
De touroperator breidt het systeem niet alleen aan leverancierzijde uit. Ook aan de kant van de consument verandert veel. In de huidige situatie moet de consument bijvoorbeeld naar het reisbureau om zijn reisbescheiden op te halen. In de nieuwe omgeving worden de reisdocumenten digitaal aangeboden. Het samenstellen daarvan is voor OAD nu nog een bewerkelijk proces. Per jaar zijn er ongeveer 375 duizend boekingen met gemiddeld 2,3 reizigers per boeking. Een rondreis door Argentinië vereist bovendien een andere set reisdocumenten dan een weekje zon in Griekenland, terwijl elke set per boeking ook nog eens gepersonaliseerd is. De touroperator automatiseert dat proces zoveel mogelijk, waarbij onder andere een dms (document management systeem) gebruikt wordt. De klant kan zijn reisdocumenten naar keuze ophalen bij het reisbureau of via de mail krijgen.
De e-commerciesite krijgt een facelift. Vooral de vormgeving en de navigatiestructuur veranderen, gericht op intuïtief gebruik. Doelstelling is de drempel voor het verkrijgen van reisinformatie en het boeken van een reis zo laag mogelijk te maken. Een extern bedrijf dat gespecialiseerd is in interfacegebruik en communicatie met consumenten via sites ontwikkelt het concept.
Kettingreactie
OAD zet zijn nieuwe applicaties modulair op. Het gaat daarbij om kern- en nevenapplicaties. De kernapplicaties vervullen een spilfunctie. Ze faciliteren de primaire bedrijfsprocessen. De nevenapplicaties verrichten ondersteunende taken. De kernapplicaties voeden de neventoepassingen daarvoor met data. Beide typen vormen autonome toepassingen met elk een eigen database en databasestructuur die is geoptimaliseerd voor de individuele toepassing.
De autonome kern- en nevenapplicaties moeten technisch zodanig transparant samenwerken dat ze zich functioneel gedragen als één geïntegreerd geheel. Daardoor vinden applicatieaanpassingen steeds binnen één toepassing plaats. “Je krijgt een flexibelere omgeving”, zegt Scheffelaar Klots. “Wanneer functionaliteit bijgebouwd moet worden, is dat binnen een applicatie geïsoleerd uit te voeren. Heb je een geïntegreerde omgeving, dan leidt een verandering in een module vaak tot een kettingreactie. Naarmate je omgeving groeit, groeit dat probleem ook. De modulaire oplossing is technisch minder ingrijpend en dus minder riskant.” Voor een solide communicatie tussen de diverse modules gebruikt de onderneming Sonic ESB (Enterprise Service Bus) van Progress.
| Touroperator OAD Reizen is allereerst een touroperator. Een touroperator is de fabrikant van een reispakket. Hij koopt de verschillende componenten, zoals autohuur, dagtrips, accommodatie en vliegtuigstoelen, in en combineert die tot reispakketten die via reisbureaus worden verkocht. Daarnaast heeft de onderneming zelf een reisbureaugroep. Onder de naam Globe Reisbureau brengt ze reizen op de markt via ongeveer tweehonderd vestigingen. Een derde activiteit is het touringcarbedrijf, dat aan de basis heeft gestaan van de huidige organisatie. De organisatie telt ongeveer 1800 medewerkers. |
Universele laag
De basistechnologie voor het project wordt Progress OpenEdge, liefst de jongste versie. Scheffelaar Klots: “Daar zit eda (electronic design automation) in, een instrument dat veel basisontwikkelwerk uit handen neemt.” Daarnaast gaat de touroperator werken met Progress’ Fathom. “Daarmee kun je onder andere snel databases repliceren. De belangrijkste functie is dat je een aantal technische processen kunt bewaken en loggen. Bovendien kun je zien of in logbestanden foutmeldingen verschijnen die om aandacht vragen. Fathom bewaakt en signaleert dat, en reageert daar zonodig pro-actief op. Bij een modulaire opbouw van applicaties die tegelijkertijd onder Unix, Linux en NT draaien heb je absoluut behoefte aan zo’n gereedschap waarmee je dat op één plek beheert en bewaakt. Je wilt niet pas achter een probleem komen als een server of applicatie uitvalt.”
De losse modules wil Scheffelaar Klots met elkaar laten praten met behulp van Sonic ESB. “Dat is een universele interfacelaag, een centrale bus waaraan alle applicaties zijn gekoppeld. Alle communicatie tussen de modules loopt over deze bus. In de bus liggen de definities vast van waar welk bericht naartoe moet. Dat geldt voor zowel de communicatie van het interne systeem als die met de wereld buiten de directe OAD-omgeving.”
Snel terugverdienen
Het nieuwe automatiseringsconcept is gericht op commercieel en operationeel voordeel. Het project kost veel, maar dat geld verwacht OAD snel terug te verdienen. De roi (return on investment) zit volgens de touroperator in de korte ’time-to-market’ en de flexibiliteit. De organisatie verwacht dat de investering bovendien een positieve invloed zal hebben op de commerciële samenwerking met haar toeleveranciers. Verder verbetert haar onderhandelingspositie en kan ze wellicht betere voorwaarden bedingen bij overeenkomsten met toeleveranciers. Als je toeleveranciers realtime inzicht geeft in de verkoop van hun producten, kunnen zij hun risico’s beter inschatten en tijdig maatregelen nemen. Dat is hen wel wat waard.
Volgens de planning start een aantal zaken in de loop van de zomer. Scheffelaar Klots: “De veranderingen die ik wil doorvoeren aan de inkoopzijde staan los van het vraagstuk rond de e-commerciesite. Het inkoopdeel pakken we binnenkort al aan. Die omgeving valt separaat te bouwen. Ik verwacht dat we die snel kunnen hebben draaien. De nieuwe webwereld van OAD Groep verwacht ik mei 2006 operationeel te hebben.”
