Rob Dito, assistent controller bij de politie Brabant Zuid-Oost, is na de implementatie van nieuwe software niet meer een hele week bezig om managementinformatie uit alle onderliggende systemen te halen, maar slechts een ochtend. Toch is tijdwinst niet het belangrijkst. “Dat is dat mensen nu bewust nadenken over wat ze doen en hoe ze dat doen; een ware cultuuromslag.”
| Samen met Atos De inrichting van de balanced scorecards, op basis van de kubussen met GIDS-gegevens, heeft Politie Brabant Zuid-Oost zelfstandig gedaan. "Niet dat het moeilijk is," zegt Henk Koelewijn van Cognos, "want het gehele proces wordt begeleid door wizards. Het gaat erom de definities helder te krijgen. De data heb je al voorhanden, die zitten in de kubussen. Het omzetten naar een balanced scorecard is dan voornamelijk een kwestie van modelleren." Hij wijst erop dat het ook een kwestie is van normeringen invoeren. Het management zal het dus eens moeten zijn over de prestatienormen die het wil gebruiken. Anders kan het systeem geen afwijkingen constateren. Op dit moment loopt in Brabant Zuid-Oost een project om de managementinformatie te professionaliseren en het systeem van balanced scorecards in te voeren. Om dit project tot een succesvol einde te brengen en omdat de noodzakelijke expertise van deze materie niet in eigen huis aanwezig is, is hiervoor een beroep gedaan op Atos Consulting. Koelewijn meldt dat Politie Brabant Zuid-Oost overigens niet de enige organisatie is die Metrics Manager gebruikt. Hij zegt dat honderden instellingen in Nederland de politie zijn voorgegaan, van verschillende zorginstellingen tot bijvoorbeeld de apothekersgroothandel OPG uit Utrecht. |
Henry Kissinger, de vroegere minister van buitenlandse zaken van de VS, staat om veel scherpzinnige opmerkingen bekend. Eén daarvan is dat hij niet weet welk nummer hij moet draaien om Europa aan de telefoon te krijgen. Een soortgelijke klacht komt van politiekorpsen in het buitenland die contact willen opnemen met hun Nederlandse collega's. Ons land is opgedeeld in 25 autonome, regionale politiekorpsen en de KLPD (Korps Landelijke PolitieDiensten), waaronder bijvoorbeeld de CRI, bescherming van het koninklijk huis en andere als belangrijk betitelde personen, en de divisie Mobiliteit vallen.
Niet alleen het buitenland heeft last van deze, op andere gronden verdedigbare, verdeeldheid van de politie. Ook de minister van Binnenlandse Zaken en Koninkrijksrelaties (BZK) ondervind daarvan hinder bij het maken van prestatieafspraken met de politie. Hoe meet je immers of de afspraken zijn nagekomen als de definities verschillend worden geïnterpreteerd?
Daarvoor is in 2000 GIDS in het leven geroepen. De afkorting staat voor Geïntegreerde Interactieve Database voor Strategische bedrijfsinformatie. De it-koers blijft daarbij het domein van regionale korpsen, maar de datamodellen zijn op elkaar afgestemd. Als de minister voorheen wilde weten hoeveel woninginbraken er waren gepleegd in Nederland, dan kreeg hij daar geen eenduidig antwoord op, omdat er verschillende definities in omloop waren. GIDS heeft dat veranderd.
Wirwar
Het digitale politielandschap kenmerkt zich door een reeks aan doelsystemen. Om een idee te geven: de politie maakt voor de registratie van (milieu)zaken gebruik van drie verschillende soorten systemen. De meeste regio's (19) hebben de beschikking over het Bedrijfs Processen Systeem (BPS). Bij de introductie van het sturingsmodel zijn de incidentcodes van het BPS aangepast aan de in het sturingsmodel genoemde thema's. Zes regio's benutten het systeem 'Xpol'. Hierin zijn de 'maatschappelijke classes' (incidentcodes) aangepast aan de thema's van het sturingsmodel. Hetzelfde geldt voor het GENESYS-systeem, dat alleen in de regio Haaglanden actief is.
Behalve de registratie en de afwerking van incidenten is het mogelijk om aan BPS gerelateerde systemen te gebruiken, zoals het Planning en Control Systeem (PCS) en het Bedrijven Informatie Systeem (BIS). De regio's Groningen en Gooi- en Vechtstreek maken daarnaast nog gebruik van het Milieu Management Systeem (MMS). Dit systeem kan gekoppeld worden aan het BPS, waarna 'fine-tuning' van milieu-incidenten kan plaats vinden. Registratie van mini-pv's (procesverbalen) vindt plaats in het TOBIAS. Voor de registratie van zaken gebruikt het OM het systeem COMPAS. Dit systeem is echter niet afgestemd op de systematiek van het sturingsmodel.
Dit gaat alleen over milieudelicten. Verder zijn er systemen voor bekeuringen, meldkamer, enzovoorts. "BPS is sinds 1988 nagenoeg onveranderd in gebruik. Later is het systeem waarin agenten hun uren verantwoorden, PCS, ingevoerd. Beide zijn evenwel niet ontworpen voor het maken van analyses en het verkrijgen van informatie uit deze systemen is daardoor een uiterst arbeidsintensief karwei", zegt Dito, die bij de politie het werk doet van een informatiemanager in het bedrijfsleven en bij Politie Brabant Zuid-Oost is ondergebracht in de afdeling Bureau Control.
GIDS is op vrijwillige basis door alle korpsen ingevoerd. Later heeft het ministerie van BZK het project gesubsidieerd, omdat het de voordelen inzag. Na invoer van GIDS is het INP (Informatiemodel Nederlandse Politie) ontwikkeld. Hieruit is een zogenoemd tabellenboek voortgekomen, waarin de verschillende begrippendefinities zijn opgenomen. Dankzij deze eenduidigheid kunnen (onder andere) de korpsen onderling worden vergeleken.
Tijdwinst
Voor de komst van de begrippendefinities was rapportage nauwelijks mogelijk, zo niet een ramp. Vele uren gingen zitten in het ontsluiten en op één lijn krijgen van gegevens, die vervolgens moesten worden gepresenteerd. Met GIDS is de analysetool PowerPlay van Cognos geïntroduceerd. "PowerPlay geeft meer eenheid en is een ideale tool om analyses uit te voeren, maar toch worden in onze regio soms appels met peren vergeleken, omdat gebruikers de kubussen in PowerPlay (GIDS in politietermen) op verschillende manieren benaderen. Om dit te voorkomen, worden naast het gebruik van GIDS voor de informatievoorziening ook scorecards aan het management aangeboden met daarop de stand van de key performance indicators", licht Dito toe.
Die scorecards had Dito in eerste instantie gebouwd in Microsoft Excel. Dat leverde mooie grafiekjes op, maar bleek al snel ondoenlijk: te arbeidsintensief. Hij was er een hele week mee bezig.
Vervolgens kwam het dringende verzoek aan de afdeling Bureau Control om maandelijks inzicht te verschaffen in de resultaten van al het politionele werk. De korpsleiders hadden immers een convenant afgesproken met de minister van BZK voor de periode 2003-2006. Twee zaken zijn daarin belangrijk: outcome (tevredenheid van de burger, beschikbaarheid van de politie, en dergelijke) en output (aantal bekeuringen, aanhoudingen, vreemdelingentoezicht, (schiet)vaardigheden en dergelijke). "We leven in een tijd waarin elke organisatie, profit en non-profit, geacht wordt doelmatiger en effectiever te werken en verantwoording af te leggen aan degene voor wie zij werken door te laten zien welke resultaten en effecten zij bereiken. Het convenant is daar een afgeleide van. Er zijn ook andere resultaatafspraken, bijvoorbeeld met ketenpartners en bevoegd gezag. Het is belangrijk om die inzichtelijk te maken. Afhankelijk van de uitkomst wordt er verder sturing gegeven aan de organisatie en in sommige situaties levert het meer budget op."
Cognos, leverancier van PowerPlay, kwam met de suggestie de tool Cognos Metrics Manager (CMM) te gebruiken om de gewenste informatie boven tafel te krijgen en in een scorecard te presenteren. Dito voelde er wel voor. "Metrics Manager komt van dezelfde leverancier als PowerPlay, is gemakkelijk te bedienen en altijd beschikbaar. De regio heeft destijds een bewuste keuze gemaakt voor CMM, vooruitlopend op de rest van het land, omdat zij meent dat dit gereedschap op den duur meer kan bieden dan ReportNet. Landelijk is inmiddels een contract afgesloten met Cognos voor ReportNet als opvolger van Impromptu als rapportagetool. Ik verwacht dat de andere korpsen uiteindelijk op de ingeslagen weg van scorecarding behoefte zullen hebben aan een aanvullende tool met specifieke mogelijkheden, zoals CMM", meent Dito.
Navigatiesysteem
Om dat 'stapje verder' – het verschil tussen ReportNet en Metrics Manager – uit te leggen, neemt Dito een analogie uit de autowereld. Het een noemt hij een dashboard: "Je ziet aan alle metertjes hoe snel je rijdt, wat de temperatuur is van de koelvloeistof, het brandstofniveau; noem maar op. Deze gegevens zijn meer retroperspectief; het geeft informatie over zaken die in het verleden zijn gebeurd". Het ander noemt hij een navigatiesysteem: "Het vertelt, met inachtneming van al die waarden die op het dashboard zichtbaar zijn, ook nog eens welke kant je moet oprijden. En is daarmee voorspellend, toekomstgericht".
"Voor de leidinggevenden was het wel wennen. In de regio vindt elke maand overleg plaats tussen korpsleiding en politiechefs. Dan presenteert Bureau Control hoe we ervoor staan ten opzichte van de afspraken die we in de convenanten hebben gemaakt", legt Dito uit. "Eerst was er vooral kritiek op de presentatie. Dan wilde men weten waar de cijfers op gebaseerd zijn en dat soort zaken. Dat is wel veranderd. We merken dat er steeds meer behoefte is aan managementinformatie. Steeds meer op basis van het principe 'just-in-time'. De Politie Brabant Zuid-Oost heeft in 2004 aan alle afspraken uit het convenant kunnen voldoen. Het is overdreven om te zeggen dat dit volledig door CMM komt, maar het heeft er zeker wel toe bijgedragen."
Maar er is meer. "Een heel belangrijk bijeffect vind ik dat het management zich bewuster is geworden van waar ze mee bezig zijn. Definities moeten helder zijn, processen moeten duidelijk zijn. Niet alleen binnen de eigen organisatie, maar ook in relatie tot het Openbaar Ministerie. Er wordt ook meer nagedacht over waar cijfers voor staan en wat de gevolgen van bepaalde definities zijn voor de uitkomsten van andere applicaties. Dat alleen al is een belangrijk pluspunt", meent Dito.
VS-prijs voor politie
Op 27 april stond Rob Dito van Politie Brabant Zuid-Oost in het Ronald Reagan Building te Washington D.C. om de 'Recognition Award for Building the Performance Culture in the Public Sector' van Cognos in ontvangst te nemen. Hij heeft het onderscheidingsteken meegenomen en op zijn tafel gestald. "Ik ben inderdaad trots op het feit dat de Nederlandse Politie deze prijs heeft gekregen en ik ben natuurlijk vereerd dat ik, namens de Nederlandse Politie, de prijs in ontvangst mocht nemen", zegt Dito.
Hoewel softwareleveranciers tal van prijzen uitreiken en die gebeurtenissen nauwelijks nog de krant halen, heeft Dito wel reden trots te zijn. Het was de tweede keer dat Cognos op het jaarlijks overheidscongres ambtenaren in het zonnetje zette en de eerste keer dat een niet-Amerikaan de prijs in ontvangst mocht nemen. Dito wist zich omringd door vier Amerikanen die ook in de prijzen waren gevallen. Op het podium stonden vertegenwoordigers van de Coast Guard, de Naval Surface Warfare Center, het School District of Palm Beach County in Florida, en de Naval Air Systems.
Politie Brabant Zuid-Oost won de prijs vanwege diens prestatie om alle gestelde doelen te halen. "Maar eigenlijk is de prijs voor de hele Nederlandse politie", zegt Dito bescheiden. Hij wordt hierin enigszins ondersteund door de uitlating van Cognos dat 'de Nederlandse politie duidelijk het pad is opgegaan naar een cultuur van het leveren van voortreffelijke prestaties'. Maar Politie Brabant Zuid-Oost heeft dan nog net een streepje voor, door het gebruik van Metrics Manager, en 'is een voorbeeld voor de andere regio's'.
