Portalen zijn inmiddels algemeen gebruikte interfaces in de internetwereld. Ze worden niet alleen gebruikt voor de talloze zoekmachines, maar ook om informatie min of meer gestructureerd beschikbaar te stellen, bijvoorbeeld bij de vele startpagina’s. Het gaat daarbij niet alleen om een verzameling hyperlinks; er is een hele interfacing-cultuur ontstaan, waarin een browser de enige aan de clientzijde geïnstalleerde software hoeft te zijn. Steeds meer organisaties gebruiken een portaal als ingang naar bedrijfsapplicaties.
De voordelen van een portaaloplossing laten zich raden: er is slechts één centrale toepassing nodig, de client hoeft niet aan hoge eisen te voldoen, installeren van opwaarderingen op de clientcomputers is niet nodig en verschillend types clients zijn inzetbaar (pc, Macintosh, Pocket-PC; zelfs betrekkelijk simpele pda’s).
Ook kunnen organisaties via portalen uiteenlopende diensten aanbieden en snel aanpassen: bedrijfsapplicaties, databestanden raadplegen, internet, mail en im (instant messaging), agenda, spraak (telefonie) en multimedia. Vooral de convergentie van spraak en data zal er op den duur toe leiden dat conventionele telefooncentrales uit organisaties verdwijnen. De opmars van ip (internet protocol) is onstuitbaar.
Het is voor organisaties niet altijd de verstandigste oplossing zelf alles op te zetten en te onderhouden. Er is meer in het spel dan een fysieke verbinding. In veel gevallen moeten de verbinding en de prestaties en beveiliging daarvan gewaarborgd zijn. De webtoepassingen moeten ergens op een hostsysteem worden ondergebracht. In veel gevallen zal het na te streven ideaal zijn: overal en altijd toegang hebben tot alle benodigde bedrijfsdiensten. De voordelen zullen vooral tot uiting komen bij mobiel werk, flexibele werkplekken en telewerken.
Minder kwetsbaar
Het uitbesteden van ict en applicatieomgevingen heeft voordelen, zoals Karl Hormann, algemeen directeur van papierfabrikant Double A Paper, heeft ervaren. Gekozen is voor ion-ip (tot 2003 Cable & Wireless), dat hosting en (portaal)services op het terrein van communicatie en connectiviteit, informatie en applicaties aanbiedt.
“Wij werken met een groot aantal deels internationaal georganiseerde processen. Logistiek is de grootste geautomatiseerde toepassing. Daarin opgenomen of daarmee verbonden zijn: klantorderverwerking (we leveren uitsluitend via de tussenhandel en aan enkele zeer grote klanten), aflevering en transport, bestelling (bij onze fabriek in Thailand), prognose (voor productie en voorraden), opslag, facturering, en (financiële) rapportage.”
“Daarnaast zijn er de andere contacten: met klanten, en met leveranciers van diensten (bijvoorbeeld reclame) en producten. De commerciële afdelingen gebruiken alle mogelijkheden van Office. Er worden vaak zware bestanden uitgewisseld via mail. Dit alles vereist een bijna realtime uitwisseling van gegevens.”
“Omdat we geen eigen it-afdeling hebben, laten we ion-ip de applicaties, de infrastructuur en bijkomende services uitvoeren. Onlangs hebben we een vertegenwoordiger in Parijs gestationeerd. Dan is het een kwestie van een notebook aanzetten, die met internet verbinden en inloggen op de server. Binnen een paar minuten is zo onze Parijse ‘vestiging’ in de lucht.”
Hormann wijst op de extra veiligheid die de uitbesteding oplevert. “Bij calamiteiten zijn we veel minder kwetsbaar. De dienstverlening en applicaties blijven in de lucht. Als zich problemen voordoen, kunnen wij aankloppen bij een ervaren servicehelpdesk. Van al die afkortingen als asp (application service provider, red.) hoeven we alleen te weten dat zij het stuk dienstverlening voor hun rekening nemen dat met communicatie en hosting te maken heeft. Ze bewaken het functioneren van onze administratieve en communicatieprocessen. Dat is keurig in een sla (service level agreement, red.) vastgelegd.”
Alles plat
Voor decentraal werken op een centraal systeem zijn al veel oplossingen bedacht, onder meer door Citrix. Voor een portaalbenadering van werken met het sbc-model (server-based computing) heeft ion-ip gekozen voor de Microsoft-oplossing SharePoint Portal Server 2003 met een rdp-tunnel (remote desktop protocol) en de Triple A Connected webclient van het Rotterdamse Triple A. De encryptie werkt met een 128-bit sleutel (eventueel 56-bit). Door toepassing van een standaardconcept hoeft alleen toetsenbord- en muisinformatie naar de terminalserver gezonden te worden. De bandbreedte van een gewone xdsl-verbinding is meestal voldoende. De virtuele kanalen kunnen meerdere omleidingen creëren: drive-, audio-, poort- en printer-‘redirection’. De laatste kan zelfs op twee manieren tot stand komen: lokaal of lan (local area network) en ‘gepushed’ vanuit de terminalserver.
Essentiële voorwaarden voor het beschikbaar stellen van uitbestedingdiensten als telewerkportalen zijn onder meer: redundante infrastructuur, beheerde services, beveiliging (van data en toegang), dataopslag op meerdere locaties (vast en uitwijk) en een calamiteitenplan.
Werken met portalen vraagt meer dan alleen maar het installeren van techniek. Adri van den Hooven van Iwork in Koudekerke heeft ervaring met het omschakelingsproces naar sbc. Hij ziet zowel voordelen als nadelen. “Je moet een wan (wide area network, red.) inrichten, dat is iets anders dan een lan. Er is sprake van een spof (single point of failure, red.); gaat het centraal fout, dan ligt werkelijk alles plat. Wat zijn de gevolgen?”
Goed opdrachtgeverschap
“Verder gaat de kennis van eigen beheerders bij uitbesteding verloren”, vervolgt Van den Hooven. “Daar is allemaal wat aan te doen, maar de werkwijze in een portaalopzet zal een nieuwe opzet van het werk noodzakelijk maken. Denk aan de regeling van thuiswerk, de communicatie tussen collega’s of binnen werkgroepen. Daar moet de organisatie over nadenken. Ook moet ze in een project de overgang naar de nieuwe werkwijze zorgvuldig voorbereiden.”
“Wij adviseren: bouw het nieuwe systeem naast het oude, installeer nieuwe apparatuur en migreer dan in korte tijd. Je moet dan wel duidelijke afspraken met de serviceaanbieder maken. Een goed opdrachtgeverschap is minstens even belangrijk als een goed dichtgetimmerde sla. In een server-gebaseerde omgeving mag je de monitoring van het nakomen van de afgesproken regels, zoals beveiliging, niet onderschatten.”
De rol van portalen als ingang naar bedrijfsapplicaties neemt naar verwachting toe. Naast ion-ip wachten een aantal dienstverleners, zelfstandig of onder de vlag van een grotere onderneming, op hun kansen. De capaciteit is in ieder geval ruim voorhanden. Datacenters zijn op zwaar overschatte groei berekend en kunnen veel klanten bedienen. De infrastructuur staat klaar en de kwaliteit van dienstverlening lijkt ook in orde. Nu is het wachten op de doorbraak.
