Bij bijna één derde van de Nederlandse bedrijven vrezen managers dat ze deadlines ten aanzien van overheidsreguleringen en it-governance niet gaan halen. Toch maken ze zich hierover geen zorgen. Dat blijkt uit een onderzoek van Illuma Research in opdracht van Compuware onder vierhonderd topmanagers in Nederland, Frankrijk, Duitsland en Engeland.
Onderzoeksbureau Illuma Research is een interessante paradox op het spoor is gekomen in zijn IT Governance EMEA Survey. Maar liefst 31 procent van de ondervraagde topmanagers (c-level) in Nederland denkt dat ze ‘helemaal niet’ of ‘niet erg’ deadlines ten aanzien van overheidsreguleringen en it-governance zullen halen. Tegelijkertijd realiseert 79 procent zich dat ze persoonlijk aansprakelijk zijn voor het halen van deze deadlines. Desondanks maakt tweederde van de managers zich op dit punt geen zorgen.
De onderzoekers komen tot nog een opmerkelijke constatering. Bij 37 procent van de Nederlandse bedrijven is nog geen ‘it-governance raamwerk’ aanwezig; een gestructureerde aanpak die als basis dient om nu en in de toekomst aan nieuwe overheidsreguleringen te kunnen voldoen. Voor we nu constateren dat ‘dus’ tweederde van de ondernemingen dit wel heeft gedaan: nog eens 12 procent geeft aan dat hooguit sprake is van iets dat daar een beetje op lijkt. Bij slechts de helft van de Nederlandse bedrijven is een dergelijk raamwerk dus aanwezig.
Te weinig informatie
De vraag is waarom zoveel bedrijven verwachten dat ze deadlines gaan missen. De ondervraagde managers geven in dit onderzoek een aantal interne en externe factoren de schuld. Driekwart geeft aan dat de toenemende complexiteit van de regelgeving hiervoor verantwoordelijk is. Geheel in lijn met andere onderzoeken op dit gebied blijkt ook nu weer dat de overheid weliswaar besloten heeft nieuwe regels op te leggen, maar ze tegelijkertijd verzuimt hierover afdoende te informeren. Zo ervaren althans de ondervraagde managers de situatie kennelijk.
Een kleine 60 procent noemt namelijk als probleem dat er onvoldoende ondersteuning is vanuit de regulerende instanties. Nog eens 52 procent noemt de branchespecifieke regels slecht omschreven en onduidelijk (poorly defined). Circa één derde wijt het missen van deadlines verder aan het feit dat de doelstellingen regelmatig veranderen. Een vrijwel even groot aantal vindt de gestelde deadlines simpelweg niet realistisch.
Daarnaast worden de respondenten geconfronteerd met interne problemen. Het belangrijkste probleem is de matige coördinatie tussen de diverse afdelingen en medewerkers die bij it-governance-projecten betrokken zijn. Ook een probleem is dat managers moeite hebben om alle relevante informatie boven water te krijgen. Budgettaire beperkingen spelen eveneens een rol.
Handmatig monitoren
Achter deze factoren gaan nog andere problemen schuil. Bij maar liefst 60 procent van de bedrijven blijkt het monitoren van ‘compliance’ plaats te vinden door middel van gesprekken of ‘conference calls’ tussen projectmanagers. In 47 procent van de gevallen vindt de rapportage op papier plaats, terwijl slechts één vijfde van de managers aangeeft dat de organisatie voor dit doel een softwareapplicatie gebruikt.
De manier waarop it-investeringen tot stand komen en gevolgd worden, is dus wel voor verbetering vatbaar, erkent bijna 75 procent van de managers. Bijna 70 procent van de bedrijven hanteert geen geautomatiseerde maar een handmatige procedure voor het toewijzen en volgen van zijn portfolio aan it-voorzieningen. Circa 7 procent van de Nederlandse ondernemingen werkt met een hybride oplossing, terwijl een kwart van de managers aangeeft dat zij voor dit doel hebben geïnvesteerd in een it-applicatie.
Een vergelijkbaar resultaat levert de vraag naar de procedure voor het toewijzen en volgen van it-voorzieningen en -budgetten op. Slechts 24 procent van de managers past hier een geautomatiseerd proces toe, en 69 procent doet dit nog altijd met de hand.
Afwachtend
Er is dus veel ruimte voor verbetering. Slechts 17 procent van de managers geeft aan dat binnen de onderneming een eenduidige kijk op de gehele it-organisatie bestaat. Wanneer gegevens over een afdeling of informatiesysteem nodig zijn, vraag je die simpelweg op bij die afdeling of bij de systeemeigenaar, stelt bijna de helft van de ondervraagde managers. Organisaties werken op dit punt dus nog erg afwachtend en reageren vooral op vragen en verzoeken.
De 17 procent bij wie een eenduidige kijk op de it-organisatie bestaat, verzamelt gegevens op een gestructureerde en geautomatiseerde manier, waardoor die eenduidige blik mogelijk is. Zo’n 37 procent van de respondenten past een tussenvorm toe. Meestal komt dit erop neer dat ze weliswaar geen gegevens pro-actief verzamelen, maar wel beschikken over een lijst waar welke data beschikbaar is, zodat ze in voorkomende gevallen hiernaar kunnen verwijzen.
Opmerkelijk is dat de ondervraagde managers slechts deels ontevreden zijn over deze aanpak. Gevraagd is hoe ze het vermogen inschatten van de it-afdeling om andere afdelingen binnen de organisatie te informeren over de voortgang van projecten. 45 procent blijkt hierover simpelweg tevreden te zijn. Nog eens 46 procent ziet weliswaar ruimte voor verbetering, maar spreekt toch van een goede prestatie van de it-afdeling op dit gebied. Slechts 9 procent ziet ruimte voor drastische verbetering. De formalisering en regulering op dit punt die nu in gang is gezet, is dus kennelijk iets waarvan managers weten dat zij eraan moeten voldoen, maar het nut en de noodzaak ervan zien zij minder in.
Bedrijfsintelligentie ontbreekt
Toch laat het verder doorvragen op dit punt zien dat er wel degelijk veel te verbeteren valt. De informatie over de voortgang van een project die de it-afdeling verschaft aan andere afdelingen wordt in 37 procent van de gevallen handmatig verzameld, bewerkt en doorgestuurd. In vrijwel evenveel gevallen (34 procent) is dit de taak van de individuele projectmanagers. Slechts een kwart van de ondervraagde managers deelt mee dat de organisatie een geautomatiseerde vorm van bi (bedrijfsintelligentie) gebruikt. Een kleine groep managers (6 procent) laat het van het project afhangen.
Een interessante kwestie is de manier waarop it-afdelingen het management over de status van projecten informeren. Iets meer dan de helft van de ondervraagde managers krijgt deze informatie handmatig aangereikt, bijvoorbeeld door middel van schriftelijke rapportages of in vergaderingen. Wederom blijkt dat organisaties nog weinig een geautomatiseerde vorm van informatievoorziening toepassen: in slechts 17 procent van de gevallen. Een interessante aanpak volgt 9 procent: zij worden alleen geïnformeerd als sprake is van een probleem. Bijna een kwart laat het van de aard van en het type project afhangen.
Hoewel is geconstateerd dat managers redelijk tevreden zijn over het vermogen van de it-afdeling om de organisatie te informeren over de voortgang van projecten, geeft 38 procent van de ondervraagden aan dat 21 tot 40 procent van de projecten de toegezegde deadlines overschrijden. Daar komt bij dat nog eens één vijfde van de respondenten erkent dat 41 tot 60 procent van de projecten niet binnen de oorspronkelijke grenzen van het budget blijft. Respectievelijk 5 en 6 procent van de managers geeft zelfs aan dat 81 tot 100 procent te laat en ‘over budget’ wordt opgeleverd.
Winst of bureaucratie
Naar de stand van zaken rond it-governance wordt laatste tijd veel onderzoek gedaan. Daarmee komen geen schokkende nieuwe feiten boven water. De feiten kennen we namelijk allang. Wel schokkend is het feit dat we anno 2005 bij projectmanagement, budgettaire discipline en samenwerking met de interne klant eigenlijk nog altijd niet veel verder zijn dan pakweg tien of vijftien jaar terug. Ook toen al gold dat it-projecten welhaast per definitie te laat werden opgeleverd en structureel de begroting overschreden. Informatievoorziening en communicatie waren ook destijds al een groot probleem.
De hamvraag is of strakkere regels ten aanzien van it-governance in deze situatie veel verandering zullen brengen. Helpt het om meer regels op te stellen? Of is er juist behoefte aan betere methoden om projecten op te zetten, te begroten, uit te voeren en te volgen? Als strakkere vormen van it-governance daartoe leiden, hebben we veel gewonnen. Zo niet, dan is slechts veel bureaucratie toegevoegd.
