Projectmanager John Roos reageerde in de Computable van 11 februari 2005 (pagina 35) op drie eerder verschenen artikelen. Hij stelt in zijn conclusie dat ‘het zwakke en eveneens gemeenschappelijke is dat geen van de betrokkenen uitvoerend professional is op het vakgebied projectmanagement en oplossingen en ideeën aanbieden voor onvolwassen projectmanagement’. Peter Siebbeles, auteur van een van de drie gewraakte artikelen, vindt dat hij wel erg kort door de bocht gaat.
Samen met twee ‘mensen uit de praktijk’ heb ik het artikel ‘Relatiebeheer dé projectsuccesfactor?’ (Computable 14 januari 2005 pagina 22) geschreven. Hierbij worden informatie en communicatie uit de vergeten hoek gehaald en naar voren gebracht als mogelijk strategisch speerpunt. Hierbij is als invalshoek gekozen om uit te gaan van de gangbare beheersaspecten. In het artikel is een onderscheid gemaakt tussen twee clusters van beheersaspecten: die op het product, en die op het project zijn gericht. In het artikel wordt alleen aan het tweede cluster aandacht besteed en niet aan het eerste. Dat is weldegelijk aangegeven. Het is naar mijn mening dan ook onjuist te stellen: “Over beheeraspecten is op te merken dat we hier praten over stuurmiddelen van een project, die de projectmanager inderdaad moet managen binnen de gegeven bandbreedte van handelen. De stuurmiddelen zijn dan ook geld, tijd, kwaliteit en scope. Dit is in het artikel over het hoofd gezien“. Dit is onjuist, het artikel gaat hier niet over, maar noemt het wel en is dus niet over het hoofd gezien.
Reactie: de stuurmiddelen gericht op het uiteindelijke product betreffen in principe alle aspecten die met de projectdefinitie te maken hebben, zoals probleemstelling, aanleiding, doel, resultaat, afbakening, effecten en randvoorwaarden, waarbij deze vertaald worden in tijd, geld en in onderlinge samenhang. Projectmanagement is in zekere zin nog onvolwassen aangezien niet al deze aspecten als stuurmiddel worden beschouwd, dan wel effectief worden beheerd. Laat staan in samenhang en met als grootste aandachtspunt: een goed gesteld probleem is al half opgelost. Iedere oplossing is immers goed, als het juiste probleem erbij hoort. Projectmanagers focussen vaak op ‘hun’ oplossing en niet altijd uitdrukkelijk op het verhelpen van het (echte) probleem.
Organisatie
De strekking van het artikel is aandacht te vestigen op organisatie, informatie en communicatie. Niet om aan te gegeven: Hoe doe je dat dan? Deze aspecten zijn te zien als op de klant gerichte bedrijfsprocessen (de andere zijn immers op het product gericht). Dit onderscheid wordt niet door een ieder zo gezien en ook niet naar gehandeld. Het bestaansrecht van de projectmanager is gelegen in het feit dat er een project is waarover afspraken gemaakt worden tussen de moederorganisatie en de projectorganisatie. De verschillende vormen zijn in het artikel buiten beschouwing gelaten, maar er dienen goede afspraken te worden gemaakt tussen opdrachtgever en nemer. Verder is uitgebreid aandacht besteed aan het begrip ‘betrokkene’ (stakeholder). De uitgebreide aandacht die Roos hieraan besteedt is het met eigen woorden nog een keer willen vertellen. Dat mag wel, maar als kritiek onnodig. Ook hij geeft niet aan hoe je dat moet doen?
Informatie en communicatie
Het is niet de intentie geweest om een omgevingsanalyse met projectkaart te beschrijven als basis voor informatie en communicatie. Geïnteresseerde lezers kunnen dit zelf opzoeken als daar behoefte aan bestaat. Wel is van belang te wijzen op de noodzaak van het maken van plannen hiervoor. Immers geen plan, geen uitvoering en dus geen resultaten. Vandaar de stelling: Relatiebeheer dé projectsuccesfactor? Met informatie – en communicatieplan als hulpmiddel en bedoeld als focus item.
Uitvoerend professional
In de conclusie wordt gesteld: “Het zwakke en eveneens gemeenschappelijke is dat geen van de betrokkenen uitvoerend professional is (leraar, ontwikkelaar, directeur) op het vakgebied projectmanagement“. Ik wijs erop dat over het vakgebied schrijven niet is voorbehouden aan alleen uitvoerende professionals: lees projectmanagers. In het artikel ‘Relatiebeheer dé projectsuccesfactor?’ hebben twee schrijvers vanuit de praktijk hun visie gegeven over het plannen van informatievoorziening en het plannen van communicatie. Als docent/trainer projectmanagement heb ik een en ander in een kader gezet. Een docent (leraar in Roos zijn woorden) heeft echter net zo veel ‘in te brengen’ als een assessor. Beide zijn hier ondersteunende functies die veel zien van het vakgebied. Voor het door ons geschreven artikel deel ik de conclusie niet dat wij “een positief resultaat willen behalen binnen het bereikbare”. Natuurlijk is het zo dat oplossingen uit de praktijk die blijken te werken van groot belang zijn om kennis van te nemen, maar de aandacht vestigen op ‘vergeten’ beheersaspecten lijkt niet verkeerd en is geen compromis.
Peter Siebbeles, docent/trainer projectmanagement
