Veel organisaties besteden inmiddels hun wagenparkbeheer, bedrijfsrestaurant en schoonmaak uit. Software-installatie en -onderhoud doen ze vaak nog in eigen beheer. Door de opkomst van internettechnologie zouden ze via het asp-model (application service provider) ook bedrijfssoftware kunnen inkopen op basis van een abonnement, net als telefoon of elektriciteit. Op deze manier kan de organisatie snel en zonder grote initiële investeringen een professioneel it-systeem invoeren.
| Voordelen Vergeleken met zelf programmatuur kopen heeft softwaregebruik via het asp-model (application service provider) diverse voordelen: geen hardware-, geen software- en installatiekosten; geen it-personeelskosten; lagere totale jaarlijkse kosten; direct beginnen; eerst uitproberen; betere beveiliging en beschikbaarheid; samenwerking met klanten en partners; en gegevens zijn 24 uur per dag toegankelijk. |
Het asp-model vertoont veel overeenkomst met het afsluiten van een abonnement voor bijvoorbeeld elektriciteit of telefoon. Voor weinig bedrijven is het interessant om zelf een eigen elektriciteitscentrale te kopen of een telecommunicatienetwerk op te zetten omdat inkopen bij een aanbieder veel goedkoper is. Toch gebruiken organisaties software nog op beperkte schaal volgens het asp-model omdat de infrastructuur hiervoor pas sinds kort beschikbaar is. Een belangrijke voorwaarde voor softwaregebruik in een asp-model is de aanwezigheid van een snelle, goedkope en betrouwbare internetconnectie. Met de opkomst van glasvezelcommunicatie, adsl en derde-generatie mobiele netwerken is het mogelijk om vanuit kantoor, huis en auto op elk moment online te werken.
Schaalvoordelen
Een van de belangrijkste voordelen van het asp-model is dat er geen initiële investering in hardware en software nodig is. Daarnaast zijn de jaarlijkse kosten over het algemeen aanzienlijk lager dan bij software die in eigen beheer onderhouden wordt.
Als een organisatie software koopt, bestaan de jaarlijkse kosten uit onder andere het afschrijven van de licentie over een periode van bijvoorbeeld vijf jaar. Daarnaast zijn er kosten voor opwaarderingen, implementatiediensten, infrastructuur en personeel voor het dagelijkse onderhoud. Bij een asp-model zijn de abonnementskosten ongeveer gelijk aan de jaarlijkse kosten van afschrijving en opwaarderingen. De implementatiekosten zijn over het algemeen aanzienlijk lager omdat de asp de nieuwe versies installeert. Aangezien alle functionaliteit via een webbrowser aangeboden wordt is het niet nodig om software bij de eindgebruiker te installeren.
In het traditionele model moet de organisatie jaarlijks een bedrag reserveren voor de kosten van hardware, netwerk, besturingssysteem, databaselicenties, backups en it-personeel. In het asp-model bespaart de organisatie op deze kosten omdat ze onderdeel van het abonnement zijn. De eindgebruiker profiteert hierbij van de schaalvoordelen die de asp kan leveren doordat meerdere klanten dezelfde infrastructuur gebruiken.
Samenwerking
Het asp-model biedt betere mogelijkheden voor samenwerking tussen medewerkers, partners en leveranciers vergeleken met traditionele pc- of client-server-toepassingen. Omdat er geen software geïnstalleerd hoeft te worden kan iedereen toegang krijgen tot bedrijfsinformatie en -processen. Dat maakt de beslissing om iemand te laten participeren in bedrijfsprocessen een bewuste keuze in plaats van een gevolg van technologische beperkingen.
Medewerkers kunnen vanuit huis of andere vestigingen toegang krijgen tot klantgegevens en hun urenverantwoording 24 uur per dag indienen. Klanten kunnen online hun aanvragen indienen en de voortgang zelf bekijken in plaats van te bellen met de serviceafdeling. Leveranciers kunnen hun facturen elektronisch indienen en desgewenst zelf de voorraadniveaus voor hun artikelen controleren.
In veel organisaties zijn documenten en andere essentiële gegevens opgeslagen in verschillende systemen of zelfs op de pc van een medewerker. Doordat in een asp-model alle informatie centraal te beheren is heeft iedereen toegang tot de recentste informatie. Hierdoor zijn kosten door onnodig zoeken, werken met verouderde informatie en het wiel opnieuw uitvinden aanmerkelijk te verminderen.
Beveiliging
Organisaties hebben soms moeite met het idee dat bepaalde bedrijfsinformatie bij een derde partij ondergebracht is. Een asp moet naast toegankelijkheid van gegevens ook bescherming van die data bieden. De beveiliging van asp-systemen bestaat uit verschillende niveaus. De fysieke beveiliging voorkomt dat personen die niet geautoriseerd zijn bij de servers komen. De hardware en software zijn ondergebracht in een faciliteit die 24 uur per dag bewaakt is en waar redundante stroomvoorziening en internetconnecties standaard aanwezig zijn.
Voor het beveiligen van de overdracht en opslag van de informatie gebruiken aps’s, net als bij creditcard-gegevens, standaard technieken als ssl (secure sockets layer) en 128-bit databaseversleuteling. Toegang tot de applicatie via internet beveiligen ze via firewalls en systemen voor inbraakdetectie, waarbij eventueel valt in te stellen dat alleen vanaf bepaalde locaties ingelogd kan worden. Op toepassingsniveau kan per gebruiker ingesteld worden of hij bepaalde informatie mag bekijken en wijzigen. Bovendien moet het mogelijk zijn om via een ‘audit-trail’ te zien welke informatie door wie en wanneer gewijzigd is.
Door toepassing van beschikbare technologie en strikte naleving van procedures kan een asp in veel gevallen een betere beveiliging en beschikbaarheid bieden dan een interne afdeling. Zelfs interne medewerkers die uit hoofde van hun functie toegang hebben tot interne databases met vertrouwelijke informatie hebben bij een asp niet zonder meer toegang.
Maatwerk
Een vaak gehoord argument tegen asp is de onmogelijkheid om software aan te passen aan de wensen van de klant. Omdat verschillende klanten dezelfde software gebruiken was er aanvankelijk inderdaad sprake van een ‘deze maat past iedereen’-benadering waarbij alleen wat labels en kleuren aanpasbaar waren. De jongste generatie asp-oplossingen maakt het mogelijk om een applicatie vergaand aan te passen aan de specifieke wensen van de klant op zowel data- als procesniveau.
| Toepassingsgebieden Het asp-model (application service provider) is toepasbaar op vele terreinen: meldingregistratie; klachtenafhandeling; projectmanagement; documentmanagement; klantenbeheer; personeelszaken; financiën; voorraadbeheer; bestellingen en offertes; en agenda en reserveringen. |
Bij de jongste generatie asp-oplossingen is het ook mogelijk om bedrijfsprocessen grafisch en zonder programmeren te definiëren. De klant kan bijvoorbeeld werkstromen voor het goedkeuren van bestellingen of de afhandeling van klachten eenvoudig zelf ontwerpen en aanpassen. Als het proces verandert valt dit snel een eenvoudig aan te passen zonder tussenkomst van de leverancier of asp.
Uitproberen
Veel automatiseringsprojecten leveren niet de gewenste resultaten op of kosten veel meer dan oorspronkelijk voorzien was. Eigenlijk zou een organisatie een systeem eerst moeten kunnen uitproberen. Hoewel veel softwareleveranciers gratis testversies aanbieden kost het vaak veel tijd om de programmatuur te installeren en te configureren. De mogelijkheid om het systeem eerst een tijdje uit te proberen is dan geen reële optie.
Bij een asp is de infrastructuur, software en hardware al aanwezig en heeft de organisatie alleen een toegangscode nodig. In eerste instantie kan ze werken met een demonstratie-dataset die de asp levert. Hiermee valt een eerste indruk te krijgen van de snelheid en gebruiksvriendelijkheid zonder dat het nodig is om zelf testdata in te voeren.
In een volgende stap kan de organisatie een test doen met eigen data. Indien het goed blijkt te werken, kan ze een abonnement afsluiten voor een bepaalde tijd. Sommige asp’s bieden ook de mogelijkheid om te beginnen met gebruik van het systeem in het asp-model en later over te gaan naar een installatie in eigen beheer. Het voordeel van deze benadering is dat je snel en zonder risico kunt beginnen, en toch de keuze behoudt om het systeem later in eigen beheer te nemen.
Maarten van Emmerik, Martin Waardenburg, Axxerion, het bedrijf van de auteurs, ontwikkelt asp-software voor werkplek- en procesautomatisering, gele
