Veel rekencentra werken nog met afdruksystemen waarbij de opmaak van documenten op de printer zelf wordt geregeld. Dat levert problemen op wanneer één document in diverse vormen moet worden gepubliceerd. Het gebruik van middleware-achtige communicatiesoftware helpt door de uitvoer die bijvoorbeeld een erp-systeem op een mainframe naar de printer stuurt op te vangen en na een transformatieslag beschikbaar te maken voor allerhande uitvoervoorzieningen. Werkt zo’n aanpak ook bij consolidatie vanaf het mainframeplatform naar Windows-systemen?
|
Toen de enige vorm van uitvoer het vervaardigen van lijsten, recht-toe-recht-aan facturen en dergelijke was die door één printsysteem werden voortgebracht, was dit een handige aanpak. Nieuwe ontwikkelingen en standaarden op het gebied van documentopmaak hebben het bedrijf gedwongen een andere aanpak te zoeken. “We willen onze documenten ook op andere manieren beschikbaar kunnen stellen aan gebruikers, bijvoorbeeld in de vorm van een pdf-bestand of via een webpagina. Aangezien mainframeprinters ‘alleen uitvoer’ zijn, konden we de opmaakinformatie niet van de printers halen en digitaal aanbieden op de desktop. Met andere woorden: we wilden de opmaak van documenten weghalen van de printers en op een centrale plaats regelen.”
Definitiekwestie
OZ Zorgverzekeringen is niet de enige gebruiker van legacy-systemen en -applicaties die met dit probleem heeft geworsteld. De argumenten om op zoek te gaan naar nieuwe mogelijkheden om documenten te publiceren blijken nogal uiteen te lopen. Dat heeft alles te maken met de definitie van ‘document’ die organisaties hanteren.
In onderzoek in opdracht van Xerox stelt IDC vast dat veel functionarissen faxen, mails en elektronische bestanden wel als document aanmerken, maar bijvoorbeeld webpagina’s en multimediacontent niet. Een formele documentstrategie wordt als een belangrijk hulpmiddel gezien om de productiviteit en effectiviteit van een organisatie te verbeteren. Onderdeel van die strategie hoort een gestructureerd beheer van documenten te zijn. In de praktijk blijkt dat vaak te ontbreken. Volgens IDC heeft 53 procent dit wel geregeld.
Een ander probleem in verband met documenten zijn de kosten. IDC heeft becijferd dat 90 procent van de bedrijven de jaarlijkse uitgaven op het gebied van documenten, documentonderhoud en documentproductie niet kan inschatten. Tegelijkertijd geeft eenderde van de bedrijven aan dat ze minstens 10 procent van de afgedrukte documenten als niet nuttig en dus verspilling zien.
Twee richtingen
De oplossing voor dit probleem wordt veelal in twee richtingen gezocht. De eerste is uitbesteding van de centrale printvoorzieningen. Zeker voor documentintensieve organisaties zitten hier risico’s aan, al neemt het aantal bedrijven dat vindt dat de voordelen de eventuele risico’s overstijgen langzaam maar zeker toe. Een probleem is dat alleen het uitbesteden van het printen van documenten een beperkt voordeel oplevert. Interessanter maar ook complexer is het volledig aan een externe partner overdragen van een bedrijfsproces, inclusief het afdrukken van documenten.
De tweede mogelijkheid is veelal minder ingrijpend, althans wanneer we naar de organisatorische kant kijken: introductie van een middleware-achtige laag tussen legacy-applicaties en printsystemen. Deze softwarelaag vangt de uitvoer van de legacy-systemen op en zet deze om in een formaat dat verdere verwerking mogelijk maakt, bijvoorbeeld in de vorm van geprinte documenten, webpagina’s, pdf’s of sms-berichten.
In theorie is dit een uitstekende oplossing, maar het aantal aanbieders van dergelijke softwarematige tussenlagen is beperkt. OZ Zorgverzekeringen vond er drie: Océ, Unisys en Streamserve. Alleen Streamserve is niet verbonden aan het systeemplatform of de daaraan gekoppelde printsystemen. Mede daarom koos Van Eijk daarvoor.
Manipuleren
“Onze software kan de uitvoer van het legacy pakket opvangen”, vertelt Jean-Paul Schriek, marketing manager van Streamserve Benelux. “We leggen vast hoe deze uitvoer moet worden bewerkt om tot het gewenste resultaat te komen. Dat zijn regels die precies aangeven hoe een datastroom uit bijvoorbeeld een erp-pakket moet worden gemanipuleerd om deze vervolgens als document af te drukken of als webpagina op het intranet te plaatsten.”
De software kan werken met zowel datastromen als paginageoriënteerde formaten. In het eerste geval gaat het om records of velden, terwijl bij paginaoriëntatie sprake is van een opmaakachtige structuur die pagina voor pagina moet worden verwerkt. “We hebben inmiddels 21 standaard connectoren ontwikkeld voor een groot aantal veelgebruikte softwarepakketten. Ook een bestandsformaat als Microsoft Word wordt ondersteund”, zegt Schriek. “Is er geen standaard connector aanwezig, dan wordt door middel van een ‘mapping’ de uitvoer van de legacy applicatie geanalyseerd, zodat regels zijn op te stellen voor het verwerken van de pagina’s of datastromen. Dat is soms een redelijk ingewikkelde klus, bijvoorbeeld als de uitvoerbestanden naast de eigenlijke data ook allerlei stuurcodes, driver-informatie, hardcode en dergelijke bevatten.”
De ‘Business Communication Platform’ geheten programmatuur kent standaard interfaces naar pakketten als SAP, Oracle, Baan, Movex, IFS en JD Edwards. Als invoerconnectoren ondersteunt de software onder andere serieel, directory, tcp/ip, http(s), messages van IBM’s MQSeries, ftp, pop- en imap-mail, sms, ADO (Active X Data Objects), Microsoft Exchange en Message Queue, COM en Java. De programmatuur kan werken met invoerformaten als spool bestanden voor lijnprinters, record/veld datastromen, XML, edi en ieder willekeurig printformaat dat Windows voortbrengt. De beschikbare uitvoerformaten zijn print- en digitale documentbestanden op basis van onder andere IBM’s Advanced Function Presentation (AFP), record/veld datastromen, XML en edi-berichten. Ook is Optical Mark Reading (OMR) en barcode op documenten mogelijk.
Onverwacht
Hoe verloopt zo’n project? “Onze kernactiviteit bestaat uit de rapporten die worden gegenereerd met informatie afkomstig van het mainframe”, vertelt Van Eijk. “De opmaak daarvan bestaat uit variabele en vaste tekst. Voorheen werden die gegevens vanaf het mainframe naar de printer gestuurd. Lokaal op de printer werden deze twee gegevenstypes samengevoegd tot het gewenste document. Dat document bestond uit een lijst met gegevens die na het afdrukken op het bureau van de eindgebruiker terechtkwam. Het gevolg van deze werkwijze was dat de informatie slechts één maal te gebruiken is: als afgedrukt rapport. In de nieuwe situatie gaat het anders.”
De legacy applicatie print niet langer rechtstreeks naar het printsysteem maar naar de middleware-achtige laag. Hier wordt de binnenkomende data aan de hand van in de onderliggende tabellen vastliggende regels verwerkt tot een neutraal tussenformaat. “Hierdoor zijn de gegevens op iedere door ons gewenste manier te gebruiken om documenten in de brede zin van het woord te vervaardigen”, vertelt Van Eijk.
Het is cruciaal om eerst structuur aan te brengen in de overgang van de oude naar de nieuwe situatie, meent hij. “Daartoe hebben we een analyse gemaakt van de manier waarop onze printbestanden zijn gestructureerd. Dat was soms een redelijk ingewikkelde klus omdat de printbestanden niet altijd op de manier in elkaar zaten die we verwachtten. Wij dachten dat we kale data naar de printer stuurden. Uit het onderzoek dat we samen met de consultants hebben gedaan, bleek dat het niet ging om datastromen, maar om een paginageoriënteerd formaat.”
In eigen beheer
Streamserve kent een aantal faciliteiten voor het aanmaken en onderhouden van formulieren. Voor OZ Zorgverzekeringen was het een eis dat het in eigen beheer deze formulieren kan beheren en onderhouden. “Wanneer zich noodsituaties voordoen, willen we niet van een externe partij afhankelijk zijn.”
Vrijwel de gehele documentstroom binnen de verzekeraar loopt nu via de tussenlaag. “Dat zijn vooral verslagen die vanaf het mainframe worden gegenereerd, maar in toenemende mate ook internet- en intranetpagina’s. De interne rapportages worden bovendien niet meer geprint, maar als pdf-bestanden verspreid. Als het om kale gegevens gaat, gebruiken we daar ook wel flat files voor. Deze worden vervolgens naar On Demand gestuurd, IBM’s software voor contentmanagement. De gebruiker kan met behulp van deze software de informatie op ieder gewenst moment op zijn scherm halen.”
Streamserve doet binnen de verzekeraar nu dienst als een communicatieplatform dat naast printeraansturing ook het publiceren van documenten in andere digitale formaten mogelijk maakt. Dit sluit aan bij een van de doelstellingen van de verzekeringsmaatschappij: het papierverbruik terugdringen. Waar veel bedrijven geen schattingen kunnen maken van de kosten die ze voor hun documenten maken, becijferde de verzekeraar dat het papierverbruik dankzij deze investering is teruggedrongen van 9,4 miljoen vellen a4 per jaar tot 3,7 miljoen.
Mentaliteitsverandering
Bovendien is intern een richtlijn opgesteld die aangeeft dat zo min mogelijk op papier afgedrukt wordt. Dat is bij veel organisaties een ingrijpende wijziging die een mentaliteitsverandering vereist. “Onze collega’s zien nu in dat het alleen maar voordelen heeft wanneer documenten op beeldscherm te presenteren zijn. Teksten en gegevens zijn hierdoor zonder problemen over te nemen en op te nemen in nieuwe documenten. Dat bespaart tijd en voorkomt tikfouten. Bovendien wordt veel tijd bespaard doordat mensen rapporten en dergelijke niet langer fysiek doorgeven aan elkaar. Informatie is nu tegelijkertijd voor meerdere mensen beschikbaar, terwijl ook de behoefte aan kast- en archiveringsruimte afneemt.”
Nu de bestaande documentstromen via Streamserve lopen, kijkt de organisatie naar nieuwe mogelijkheden, bijvoorbeeld het afdrukken van barcodes op met Word aangemaakte mailingbrieven. Diezelfde brieven zijn via On Demand op een scherm te presenteren. Bovendien maakt het bedrijf nu gebruik van online formulieren voor het aanvragen van verzekeringen die als XML-bestand in de tussenlaag worden ingelezen, om vervolgens automatisch als formulier te worden opgemaakt.
Dat Streamserve als neutrale tussenlaag kan dienen, blijkt wel uit het feit dat bij de verzekeringsmaatschappij inmiddels een consolidatieslag richting het Windows-platform is ingezet. “We zetten onze vier mainframe-applicaties over naar het ES7000-platform van Unisys; een mainframe onder Windows, zeg maar. Dat kunnen we doordat de broncode van deze applicaties met lda (logical device address, red.) – wat tegenwoordig enterprise application environment of eae heet – naar zowel Windows als de mainframe-omgeving van Unisys te genereren is. We hoeven hierbij in Streamserve niets aan te passen. De uitvoer van de applicaties wordt ook wanneer deze straks onder Windows draaien door de tussenlaag opgevangen en verwerkt tot de gewenste documenten.”< BR>
