Het mobiele kantoor, met flexibele werkplekken en zonder vaste aansluitingen voor telefoons en pc’s is nog maar mondjesmaat in praktijk gebracht. Veel organisaties vrezen de nieuwe werkwijze en kosten die dit met zich mee zou brengen. Mobiele operator Vodafone heeft de verhuizing naar een nieuw kantoor aangegrepen om te bewijzen dat een mobiel kantoor haalbaar is tegen minimale kosten.
|
Complexiteit
Vodafone is de afgelopen jaren uitgegroeid van een startende organisatie tot een internationale onderneming. Jeroen Hoencamp, verkoopdirecteur bij Vodafone: “Net zoals bij andere organisaties was er steeds nieuwe technologie toegevoegd aan de bestaande. We werkten en communiceerden dus met vaste telefoons, mobiele telefoons, desktops, notebooks, faxen en pda’s. Deze grote variëteit aan telefoons, besturingssystemen, docking stations en werkplekken op kantoor en thuis leidde ertoe dat onze ict- en facility-afdelingen hun handen vol hadden aan het beheer. Toen besloten werd om onze marketing en verkoop afdeling te verhuizen naar Maastricht, hebben we voorgesteld om onze eigen technologie (het umts/gprs-netwerk) en die van partners (het draadloze bedrijfsnetwerk) te gebruiken om een oplossing te bedenken voor die complexiteit.”
De ’telco’ koos niet alleen voor een mobiel kantoor om zelf van de voordelen te profiteren. “We willen ook onze klanten in de praktijk laten zien wat de technische (on)mogelijkheden zijn,”, verklaart Hoencamp. “Bovendien wilden we een interne cultuurverandering bewerkstelligen. Niet langer werken met aparte kantoortjes, waarbij de indeling meestal is gebaseerd op hiërarchie, maar open verdiepingen met flexibele werkplekken en enkele af te sluiten werkruimtes voor mensen die rustig willen telefoneren, of voor projectteams die intensief samenwerken.”
Partners
Gezien het grote belang van telefonische bereikbaarheid en toegang tot het bedrijfsnetwerk besloot men om de aanleg en levering van de nieuwe infrastructuur in handen te geven van bedrijven met bewezen technologie en met een wereldwijd actieve serviceorganisatie. Hoencamp: “HP, Cisco en Getronics voldeden aan deze eisen. Hun producten, diensten en medewerkers waren prima op elkaar ingespeeld en zij reageerden alledrie zeer flexibel op ons verzoek om zeer snel maatwerk te leveren.”
Deze flexibiliteit bleek onder meer toen de partners bereid waren hun Kerstavond 2002 vrij te maken om afspraken te maken over de rolverdeling bij de implementatie van het mobiele kantoor. HP inventariseerde de specificaties voor de notebooks op basis van de wensen van Vodafone en leverde een betrouwbare en veilige standaardconfiguratie met Windows XP, waarmee medewerkers eenvoudig, maar wel streng beveiligd, kunnen inloggen op het draadloze lokale netwerk. Encryptie, een firewall en een strikt wachtwoordbeleid voorkomen dat onbevoegden toegang krijgen tot het netwerk. Tevens werden de noodzakelijke applicaties door HP ‘gescript’ voor Windows XP.
Vodafone wilde op de notebooks twee poorten vrijhouden voor uitbreidingskaarten: een voor de eigen Mobile Connect Card die buiten kantoor contact legt met het umts/gprs-netwerk en een voor een draadloze breedbandverbinding binnen het kantoor via een 54 Mbps netwerkkaart van Cisco. Voor het geval dat het 54 Mbps-netwerk uitvalt, beschikken de notebooks ook nog over een geïntegreerde draadloze 11 Mbps-netwerkkaart die als backup dient. Hoencamp: “HP leverde modellen waarin deze extra kaart standaard in het beeldscherm is verwerkt, zodat we ruimte houden voor twee pc-kaarten.”
Eigen spullen
Getronics was verantwoordelijk voor de installatie van de draadloze basisstations en de systeemintegratie. Door een combinatie en spreiding van 11 en 54 Mbps basisstations van Cisco kunnen binnen het mobiele kantoor zowel de printers (11 Mbps), notebooks en ip-telefoons (beiden 54 Mbps) draadloos worden gebruikt. “Voor spraak gebruiken wij uiteraard onze eigen mobiele telefoons, zodat we de notebooks niet altijd hoeven mee te nemen. Onze medewerkers beschikken over mobiele telefoons met de faciliteiten van een vaste lijn, zoals conference call en het doorverbinden van gesprekken. Omdat slechts één toestel nodig is, hebben onze medewerkers alle vrijheid, maar kunnen zij er steeds op vertrouwen dat zij geen belangrijke telefoontjes missen, zowel onderweg als op kantoor. Dit past volledig bij onze nieuwe manier van werken, gekenmerkt door flexibiliteit en verbeterde productiviteit doordat iedereen overal en altijd de beschikking heeft over zijn of haar ict-faciliteiten.”
|
Combinatie met lan
Hoencamp: “We zijn dankzij de nieuwe draadloze oplossing productiever, flexibeler en mobieler. Iedereen heeft nu overal de gelegenheid om te werken: op kantoor, maar ook op luchthavens, hotels en restaurants met publiek toegankelijke draadloze basisstations, zogeheten hotspots, die hun klanten een breedbandige draadloze internetverbinding bieden. Thuis, of onderweg, loggen we in op het eigen umts/gprs-netwerk, dat weliswaar minder bandbreedte biedt dan het draadloze lan, maar dat snel genoeg is voor het actualiseren van gegevens, bijvoorbeeld mail, agenda of andere bedrijfsapplicaties. We kunnen daardoor afspraken flexibeler plannen en reistijd verminderen. We zien een draadloos lan ook niet als concurrentie voor mobiele telefonie, maar als aanvulling.”
“Een draadloos lan kan nooit volledige dekking bieden, zelfs niet in een dichtbevolkt land als Nederland. Door een draadloos netwerk te combineren met technologieën zoals umts en gprs kun je voor iedere situatie de beste oplossing bieden”, stelt Hoencamp realistisch vast.
Automatisch overschakelen van het draadloze netwerk naar de umts/gprs-verbinding, zonder opnieuw te hoeven inloggen, ook wel ‘open roaming’ of ‘seamless handover’ genoemd, is nog niet mogelijk. Hoencamp: “Daar werken we hard aan. Net zoals de verdere uitbreiding van ons umts netwerk, dat nu al meer dan de helft van Nederland dekt. Door upgrading van dat netwerk, dat nu een datasnelheid van 384Kps levert, verwachten we binnen enkele jaren mobiele datasnelheden van wel 2 Mbps aan te bieden.”
Toegevoegde waarde
Een belangrijk voordeel van de nu anderhalf jaar in gebruik zijnde infrastructuur is dat er veel meer interactie tussen collega’s mogelijk is en Vodafone efficiënter van de kantoorruimte gebruik maakt. Veel medewerkers zijn immers onderweg of bij klanten en het is daarom is het niet erg efficiënt om iedereen een eigen werkplek te geven. Hoencamp: “We werken vaak met veranderende projectteams, waarvan de leden nu gewoon hun notebook en mobiel kunnen oppakken en bij elkaar kunnen gaan zitten.”
Hoewel notebooks in aanschaf duurder zijn dan desktops, bieden ze de medewerkers zoveel toegevoegde waarde, dat Vodafone de investeringen snel kan terugverdienen. “Kostenbesparing was voor ons niet de eerste insteek, maar het is wel een bijkomend voordeel. Door de verhuizing moesten we toch investeren in nieuwe apparatuur, maar we hebben bijvoorbeeld geen telefooncentrale en vaste telefoons meer nodig, dat scheelt tienduizenden euro’s.”< BR>
Henk Evers, HP Nederland
