Ergens halverwege 2000 vindt Raet het welletjes. ’s Lands grootste leverancier van salarisdiensten besluit om de vijf verschillende facturingssystemen op pc-servers, ontwikkeld voor de evenzovele salarissystemen op mainframes, te verenigen met Microsofts ontwikkelplatform .Net.
Sommige salarissystemen bij Raet zijn ruim dertig jaar oud. Daar zitten inmiddels honderden cao-zaken en tariefafspraken in. Iedere maand opnieuw worden er mutaties uitgevoerd op de salarissystemen. Vervolgens gaan ze de printstraat in en worden de salarisstroken automatisch in enveloppen gestoken, per post verzonden of vervoerd naar de klant.
Voor sommige klanten verzendt Raet tapes met gegevens of delen ervan naar de belastingdienst, naar de centrale bankgirocentrale Interpay, de sociale verzekeringsorganisatie UWV, arbodiensten en brancheorganisaties.
Alle verrichte handelingen worden uiteindelijk verwerkt tot een factuur voor iedere klant die bij Raet diensten afneemt. Zo’n factuur bevat bedragen voor iedere betalingsopdracht of salarisberekening, kosten voor het klaarzetten van pagina’s voor een derde partij, het maken van overzichten en het opstellen van fiscale staten. Ook brengt Raet verschillende printkosten in rekening, of uittreksels zoals die het op verzoek van een pensioenverzekeraar opstelde voor een groep van 800 ontslagen medewerkers.
Per maand verwerkt Raet meer dan 450.000 factuurregels. Het is maar een indicatie voor het aantal slagen dat het bedrijf maakt voor alle 4200 klanten samen. “Dat het zoveel regels zijn, weten we nu pas”, vertelt Henk Hogerbrug, die het project namens Raet begeleidt.
Eilandjes
De vijf factureringssystemen aan de voorkant van de salarispakketten werkten allemaal anders. Elk systeem werd bediend door medewerkers die onbekend waren met de andere factureringssystemen. Een eilandencultuur, die maakte dat de medewerkers allemaal een beetje onmisbaar bleven, zo beschrijft een van de betrokkenen.
De eindgebruikers waren ontevreden over de facturen van de oude systemen, en bij Raet ontbrak het aan een beeld van de mogelijkheden, beperkingen en totale kosten van de vijf verschillende systemen. “Er bestond eigenlijk niet eens een beeld van alle klanten”, beschrijft Theo de Boer, die het project begeleidde vanuit Getronics. Kortom, hoogste tijd voor een nieuwe factuurmachine. Gebruiksvriendelijk, om te voorkomen dat met de pensionering van medewerkers de kennis vertrekt.
Raet koos na een jaar wikken en wegen voor ontwikkeling met Microsofts .Net. Die techniek was toen nog gloednieuw. Hogebrug: “We waren een van de eersten die het toepasten. Het systeem moet acht tot vijftien jaar mee kunnen, en dan is het slim om van de nieuwste technieken gebruik te maken. Het moet ook in de toekomst onderhouden kunnen worden.”
Hans van Lieburg, de financiële topman van Raet, volgde het project tot in de details. “Het ontwerpen duurde een jaar. We gingen er aanvankelijk vanuit dat het gebouwd zou worden in C++ of Java.”
Die talen waren oorspronkelijk een eis van de organisatie. Een ander uitgangspunt was dat de applicatie via een browser te benaderen moest zijn. De cfo: “Pas vlak voor het ontwerp af was, halverweg 2001, besloten we .Net te gebruiken.”
Java viel echter snel af. Het bleek te moeilijk om voldoende ontwikkelaars aan te trekken. “Je trekt veel makkelijker een bak met C++-programmeurs open.” Uiteindelijk viel ook daar de keuze niet op. Hogeburg: “Onze Visual Basic schrijvers moesten wel even wennen aan .Net. Maar ze moesten er toch aan; Microsoft zet alles naar dat platform over.”
Computerkracht
Raets man met de gouden handjes is Seref Tanvriverdio. Vijftien jaar geleden was hij onderwijzer in het basisonderwijs. Bij de TU Delft studeerde hij in deeltijd informatica. Tien jaar geleden begon hij bij Getronics, en kwam uiteindelijk terecht bij het bedrijfsonderdeel Ghrs, nu (weer) Raet. Hij is degene die de blauwdruk van het nieuwe systeem opstelde. “Hij is dan ook een van de weinigen die alle factureringsapplicaties die hier draaien begrijpt”, aldus zijn collega’s.
De ontwerper zelf: “Ik maakte me in het begin ongerust over het benodigde prestatievermogen van het vervangende systeem. Ook wist ik niet zeker of de applicatie wel zou schalen; .Net vereist nogal wat extra computerkracht.”
Eenmaal in gang gezet is het proces niet meer te stoppen, vertelt hij. “Een factuur moet dus helemaal goed zijn.” Een ander uitgangspunt voor het ontwerp bleek het zo beperkt mogelijk maken van de transactiestroom.
De eerste uitdraai gaf wel degelijk problemen, herinneren alle betrokkenen zich. De machine hield er na zes uur mee op. Ze hebben heel wat uurtjes zitten optimaliseren. Het begon met zwaardere hardware, maar Tanriverdio heeft ook het ontwerp verschillende malen aangepast. “Nu draait ie de hele facturering in diezelfde tijd.”
De Boer: “We liepen tegen de bekende prestatie-problemen op. We moesten de applicatie verbeteren, de database en ook het ijzer.” Deskundigen van Microsoft kwamen eraan te pas om onder meer het valideren en verifiëren van mutaties te verfijnen.
Van Lieburg: “We hebben er tot het allerlaatste moment aan gewerkt. In de legacy-applicaties zaten nogal wat geheimpjes.” Hij doelt op functionaliteit die niet bekend was, maar die werd ontdekt en beschreven door Tanriverdio. “Weinig mensen hebben echter een volledig beeld van het factureringsproces en extra wensen”, lacht hij.
Specificaties
Het liet Van Hogebrug niet los: “Ik heb wel wat nachten slecht geslapen, omdat ik vreesde dat Van Lieburg de stekker eruit zou halen.” Van Lieburg zelf is veel lakonieker: “Ik kon me niet voorstellen dat het zou mislukken.”
Het ontwerp telt duizend pagina’s, niet alleen specificaties voor de bouwers, maar ook uitleg voor Raet. Tanriverdio schreef er een jaar aan. Uiteindelijk stelde hij de omvang vast op een drietal servers. Een berichtenserver, een applicatieserver en een databaseserver, alledrie geïnstalleerd op Dell-machines voorzien van twee Xeon-processoren op 3 GHz. En dat is alleen nog maar het productiesysteem. Daarnaast heeft Tanriverdio nog een onderhoudsomgeving en een nieuwbouwomgeving ingericht. “Van die laatste is de capaciteit wel wat minder. De configuratie van de productieomgeving is echter precies na te bootsen.”
De bouwers en de projectbegeleiders zijn nu trots als pauwen op het nieuwe systeem. Het draait pas enkele maanden, maar handelt al 95 procent van alle facturen voor de salarisverwerkingen af. Heber Dijks, een van de beheerders van de nieuwe applicatie: “Het is eenvoudig vanuit de browser te bedienen. We voeren nu handelingen uit, waar vroeger door vier groepjes aan gewerkt werd. Wat we nu in vier uur doen, was vroeger dagen werk.”
Het nieuwe systeem betekent wellicht dat een man of vijf overbodig worden, denkt het handjevol bouwers en begeleiders. Die consequentie maakt sommigen van hun collega’s wat angstig, merken ze. Volgens Van Lieburg is die angst overbodig. “Het zorgt dat we tijd hebben voor andere werkzaamheden.”
Dijks is echter enthousiast: “Ieder van de vijf factuursystemen had eigen mensen, prijslijsten en facturen. Nu kunnen we klantgericht worden. En in plaats van standaardregelingen kunnen we met iedere klant aparte afspraken maken.”< BR>
