Nederlandse ziekenhuizen worstelen met de eilandautomatisering, die verhindert dat het personeel overal en altijd tot alle informatie toegang heeft. Medisch Spectrum Twente in Enschede heeft de strijd met dit fenomeen aangebonden en de eerste slag gewonnen. Toepassing van een projectmanagementmethodiek, waarbij gekozen is voor Prince II, heeft daarbij een grote rol gespeeld.
In Nederlandse ziekenhuizen is eilandautomatisering nog een veel voorkomend fenomeen. Aan de ene kant is er een fysiek separaat netwerk met het ziekenhuisbrede informatiesysteem en kantoorautomatisering, aan de andere kant zie je specifieke netwerken voor medisch klinische systemen die worden gebruikt bij het stellen van een diagnose of het monitoren en bewaken van patiënten. Daarnaast zijn er ook nog bijzondere grootschalige systemen voor onder andere het laboratorium en de apotheek.
Er is min of meer een scheiding waarneembaar tussen de meer bedrijfskundige toepassingen en de medisch klinische toepassingen. De bedrijfskundige systemen, zoals het ziekenhuisbrede informatiesysteem, registreren de afspraken voor en de financiële afwikkeling van de verrichtingen. De medisch klinische systemen ondersteunen de specialisten bij het uitvoeren van de onderzoeken en het stellen en registreren van de diagnose.
Integraal beeld
Beide werelden groeien naar elkaar toe en kennen een grote mate van overlap van gegevens. De verschillende systemen delen subsets van onder andere patiënt-, afspraak- en verrichtingendata, en gestelde diagnoses. De gegevensuitwisseling tussen de verschillende systemen is dan ook omvangrijk. Gezien het belang en de noodzaak van die uitwisseling lopen ziekenhuizen ver voor op sommige onderdelen van het bedrijfsleven. Vooruitstrevende ‘integratiemakelaar’-technologie en koppelingen op basis van gestandaardiseerde HL-7 protocollen zijn al sinds jaar en dag ingebed in de informatiearchitectuur.
Om beter in de informatiebehoefte over de verschillende specialismen heen te voorzien zijn ziekenhuizen gestart met de implementatie van elektronische patiëntendossiers (epd). Dit epd maakt deel uit van het ziekenhuisbrede informatiesysteem. Het biedt de mogelijkheid gestelde diagnoses van verschillende specialismen te ontsluiten. Het geeft een integraal beeld van de patiëntgegevens.
Ondanks de toepassing van integratiemakelaar-technologie en de implementatie van het epd is er nog een belangrijk knelpunt. Het epd bevat alleen informatie over de gestelde diagnose. De medisch klinische systemen bieden specifieke additionele medische functionaliteit waarin het epd niet voorziet. Deze functionaliteit is niet integraal op elke werkplek beschikbaar. Daardoor zie je bij een aantal specialisten meerdere pc’s op het bureau staan, om toch in de gewenste informatiebehoefte te kunnen voorzien. Is een specialist op een locatie waar, in het geval van een bewakings- of monitoringsysteem, het systeem niet beschikbaar is, dan is het bij een spoedgeval een kwestie van rennen naar de dichtstbijzijnde werkplek met de betreffende functionaliteit.
Projectwachtlijst
Deze situatie heeft diverse oorzaken. Het belang van integrale informatievoorziening is de afgelopen jaren enorm toegenomen. De bedrijfskundige toepassingen zijn ontwikkeld vanuit de administratieve automatisering, terwijl de medisch klinische toepassingen zijn ontwikkeld vanuit de toepasbaarheid van ict binnen de medische apparatuur. Voor deze medisch klinische toepassingen is betrouwbaarheid van de gepresenteerde informatie en een snelle responstijd cruciaal. Dit heeft er veelal toe geleid dat de leveranciers van dergelijke systemen de werking alleen garanderen wanneer een specifiek netwerk voor deze toepassing wordt aangelegd. De toepassing is daardoor niet beschikbaar op het ziekenhuisbrede netwerk.
Leveranciers zijn nog niet echt ingespeeld op de toegenomen behoefte aan integrale informatievoorziening op de werkplek. De toepassingen zijn zodanig ontwikkeld dat specifieke netwerkkaarten of randapparatuur als dongels noodzakelijk zijn voor het gebruik ervan. Deze situatie kon zich ongestraft continueren omdat in de meeste ziekenhuizen ict niet hoog op de agenda stond.
Dat brengt, naast de beschreven functionele problematiek, tal van problemen met zich mee. Het beheer is complex, arbeidsintensief en duur. Elk eiland kent zijn eigen beheer en veel werkplekken zijn redundant. Voor het beheer van de pc’s in het ziekenhuisbrede netwerk is veelal de afdeling automatisering verantwoordelijk, terwijl de afdeling Medische Techniek de specifieke medisch klinische toepassingen beheert. Door de toegenomen mogelijkheden van informatietechnologie binnen de ziekenhuizen start het ene project na het andere. De wachtlijst met ict-projecten moet worden weggewerkt. Het risico dat ziekenhuizen zich hierbij verstappen en de problematiek verergeren is groot.
Duivelsvierkant
Ook Medisch Spectrum Twente in Enschede dreigde in deze valkuil te stappen. Het kende een projectkalender van ruim zestig projecten. De besluitvorming hierover was versnipperd en de ondersteunende afdelingen waren overbelast. Het ziekenhuis heeft dit tijdig onderkend. Het project Fundament is gestart om deze problematiek het hoofd te bieden.
Binnen Fundament heeft Medisch Spectrum Twente eerst alle projecten tijdelijk gestopt en de organisatie op orde gebracht. De schaarste aan beschikbare middelen en het risico van wildgroei hebben geresulteerd in centralisatie van de besluitvorming over de projecten met een gegarandeerde betrokkenheid van de medisch specialisten. Gestart is met het opstellen van zakelijke rechtvaardigingen (business cases) om inzicht te krijgen in de noodzaak en urgentie van de projecten. De noodzakelijkste projecten zijn geprioriteerd en gebundeld in een programma. Er zijn projectmanagers aangetrokken die vanuit een onafhankelijke positie de projecten leiden. Het projectmatig werken volgens Prince II binnen dat programma is vorig jaar gestart.
Projectmanagers zijn verantwoordelijk voor de realisatie van een afgesproken resultaat met de reguliere organisatie in een tijdelijk samenwerkingsverband. Projecten binnen het Medisch Spectrum Twente kennen een grote diversiteit aan betrokkenen (onder andere medisch specialisten, afdelingshoofden, verpleegkundigen, inkopers, financieel deskundigen, vertegenwoordigers van het informatiebeleid, medische techniek en automatisering), die naast de geselecteerde leverancier een belangrijke rol spelen in het project. Elk van deze betrokkenen heeft zijn eigen belangen. Het managen van projecten op basis van een integrale afweging tussen de verschillende belangen stelt in de eerste plaats eisen aan de sociale vaardigheden van de projectmanager.
Daarnaast ligt de uitdaging voor de projectmanager in het beheersen van de elementen van het ‘duivelsvierkant’. Deze elementen, tijd, geld, functionaliteit en kwaliteit, zijn onlosmakelijk met elkaar verbonden. Een optimalisatie van één ervan heeft altijd gevolgen voor de andere. In projecten wordt vaak gaandeweg het verlanglijstje van de opdrachtgever met nieuwe functionaliteit of kwaliteitsverbeteringen uitgebreid, met alle gevolgen van dien. Voor je het weet begint het project te schuiven. Uitloop in tijd en overschrijding van budget lijken dan gegarandeerd. Het hanteren van een projectmanagementmethode biedt hulp bij het beheersen van het project.
Realistisch plannen
Gingen we vroeger de wereld te lijf met SDM, nu moet Prince II beheersbaarheid garanderen. Deze methodiek wordt verguist en geprezen; van ‘cover your ass’-methode tot nuttig hulpmiddel voor projecten. Het grote voordeel van Prince II tegenover SDM is dat je er ook de niet-ict-projecten mee kunt beheren.
Allereerst moeten we ons realiseren dat het succes van een project niet alleen afhankelijk is van de gebruikte projectmanagementmethode, maar vooral ook van de wijze waarop deze wordt toegepast. Projecteigenschappen als complexiteit, omvang en potentiële risico’s spelen een belangrijke rol in het bepalen hoe ‘zwaar’ je de methode moet inzetten. Ook het type organisatie is bepalend voor de wijze waarop je de methode moet toepassen. In de praktijk moet je een projectmanagementmethode vooral zien als een gereedschapskist. Alles wat je hieruit gebruiken kunt, hoef je niet zelf uit te vinden. Bovendien biedt het een aantal checklists om ervoor te zorgen dat je niets vergeet.
Prince II stimuleert door de opzet tot eerst nadenken en dan doen (projectinitiatie). Het opstellen van een geaccordeerd plan van aanpak met helderheid over de reikwijdte en doelstelling van het project, de rolverdeling en de potentiële risico’s kost veel inspanning. Deze investering loont; het voorkomt dat je later in het traject voor onaangename verrassingen komt te staan. Door fasering kan je de complexiteit reduceren en per fase beter een realistische planning afgeven. De opdrachtgever weet hierdoor waar hij aan toe is. Het telkens bijstellen van de planning gedurende het project pleegt vaak een enorme aanslag op je geloofwaardigheid als projectmanager.
Tijdens de projectuitvoering is voortdurend management van de risico’s cruciaal. Dat maakt het mogelijk tijdig hierop te anticiperen, zodat de voortgang zo weinig mogelijk gevaar loopt. Verder is het hanteren van wijzigingsbeheer belangrijk; wat komt er bij en wat valt er af? Vaak worden de gemaakte afspraken weer snel vergeten als het zo uitkomt. Binnen het wijzigingsbeheer leg je niet alleen de afspraken vast, maar ook de impact daarvan voor het project.
Voorwaardenscheppend
Er zijn diverse andere projectmanagementmethoden beschikbaar, zoals OM/PM (Opdracht-Management/Project-Management). Al deze methoden zijn grotendeels vergelijkbaar. Het voordeel van Prince II is dat de meeste projectmanagers deze methode kennen. Medisch Spectrum Twente ervaart dit als een groot voordeel omdat je hetzelfde referentiekader hanteert als je collega-projectmanagers. Je kunt de projecten onderling collegiaal toetsen en optimaal samenwerken binnen het programma. Iedereen gebruikt dezelfde sjablonen, waardoor grote efficiëntiewinst wordt behaald.
Voor Medisch Spectrum Twente is het toepassen van projectmanagement een nieuw fenomeen. Voor de ‘aandeelhouders’ is de gerichtheid van de projectmanager op de beheersing van tijd en kosten het opvallendst. Ze zijn tevreden over de behaalde resultaten. De projectmedewerkers ervaren het scheiden van het vernieuwingsproces en de functionele invulling daarvan als groot voordeel. Dit heeft het ‘schoenmaker blijf bij je leest’-effect. Verder merken ze dat de projectmanager vooral de samenwerking tussen en de betrokkenheid van de verschillende betrokkenen optimaal faciliteert. Bovendien wordt door een projectmatige aanpak meer aandacht besteed aan de kwaliteitsaspecten, zoals het opstellen van een programma van eisen, testen en documenteren. Ten slotte valt de aandacht voor de beheersituatie na oplevering op. Alle bij het project betrokken partijen zijn tevreden over de projectmatige aanpak en de eerste resultaten zijn inmiddels bereikt.
Het belangrijkste voorwaardenscheppende project uit het programma is de ontwikkeling van een infrastructuur-architectuur en de implementatie van deze nieuwe infrastructuur. Vanuit een integrale visie is een infrastructuur ontwikkeld en de implementatie in gang gezet. De infrastructuur kent verschillende virtuele lan’s die de diverse netwerken dichter bij elkaar moeten brengen. Applicaties worden via Microsoft Installer (MSI) uitgerold naar de werkplekken. Hiermee kan je ook de functionaliteit van de medisch klinische toepassingen op de werkplek beschikbaar stellen. Verder speelt het project beelddigitalisatie een belangrijke voorwaardenscheppende rol. Vanuit een totaalvisie op beeldverwerking worden onder regie van dit project de faciliteiten voor beeldverwerking en -opslag gerealiseerd.
In de steigers
Het project ‘vervanging bewakings- en monitoringsysteem voor zwangeren’ ten behoeve van de gynaecologen bijt het spits af wat betreft het uitbannen van eilandautomatisering op het gebied van medisch klinische toepassingen. Deze toepassing dient voor het monitoren en bewaken van de zwangere en voor de verslaglegging van de medische handelingen tijdens de bevalling. De selectie van zo’n systeem blijkt een moeizaam proces te zijn. Leveranciers zitten veelal nog vastgeroest in het patroon van het opleveren van eilandautomatiseringoplossingen en bestoken de specialisten met vooral medische mogelijkheden.
Het systeem van Huntleig-Healthcare, een nieuwe speler op de Nederlandse markt, is als beste uit de selectieprocedure gekomen. Het systeem voldoet aan zowel de wensen van de gynaecologen als de eisen van automatisering en medische techniek. Het is technologisch gezien van deze tijd en past binnen de infrastructuur die momenteel geïmplementeerd wordt. Huntleigh-Healthcare maakt in samenwerking met de automatiseringsdeskundigen van Medisch Spectrum Twente de applicatie geschikt voor uitrol in MSI-formaat. Dit betekent dat de applicatie op alle werkplekken binnen de organisatie voor de gynaecologen beschikbaar is. Op deze manier is de zwangere optimaal te bewaken, terwijl de gynaecoloog flexibel, niet plaatsgebonden zijn werk kan uitvoeren.
Het resultaat is een win/win-situatie: verbetering van de medische zorg voor de patiënt, efficiënte inzet van medisch specialisten en een beheersbare technologische oplossing. De eerste stappen in het voorzien van integrale informatievoorziening op de werkplek en daarmee de uitbanning van eilandautomatisering zijn genomen. Inmiddels staan de volgende projecten in de steigers. Verschillende medisch klinische toepassingen, zoals een systeem voor de gastro-enterologen, zullen worden vervangen. De ambitie is het systeem op een zodanige manier in te bedden in de infrastructuur dat ook hier een win/win-situatie zal ontstaan.< BR>
Jan Wijnand Hoek, projectmanager Medisch Spectrum Twente
