Vrouwe Justitia heeft gesproken: de ict van de rechterlijke organisatie gaat op de schop. In 2006 moet de modernisering zijn afgerond. Edoch, ambities lopen parallel met onrust en doemscenario’s.
| Meer ict bij Justitie Behalve het Ictro – de grootste it-club – kent Justitie nog andere it-afdelingen, waaronder Icts (Ict-beheerorganisatie van Dienst Justitiële Inrichtingen), GBO (beheert de financiële en personele informatiesystemen), CJD (van de Justitiële Documentatiedienst) en GC-ict (coördineert ict voor de IND). Verder beschikt de Raad voor de Rechtspraak over een afdeling informatiemanagement, het team Bistro (beheer internetsystemen: het intranet en het populaire rechtspraak.nl) en het ICT Proeflokaal (uittestcentrum). |
Sinds 1 januari 2002 is de ultieme poging gestart om de ict succesvol te hervormen, te beginnen met de rechterlijke organisatie (de rechtspraak en het openbaar ministerie). Vanaf die datum geldt voor de rechtspraak (negentien rechtbanken en vijf gerechtshoven) een nieuwe organisatiestructuur (bij het OM is bij de parketten een vergelijkbare herstructurering dan al ingevoerd). De verantwoordelijkheid voor het financieel beheer en de bedrijfsvoering ligt voortaan bij de gerechtsbesturen. Zij leggen daarvoor verantwoording af aan de ingestelde Raad voor de Rechtspraak. Deze raad behartigt het gemeenschappelijk belang van de gerechten, verwerft en verdeelt de budgetten en zorgt voor gerechtsoverstijgende voorzieningen. “Op ict-gebied blijkt een landelijk informatiebeleid in plaats van per gerecht essentieel. De rechtbanken hebben namelijk geen unieke problemen”, zegt Jan van Veenen, informatiemanager van de raad. Hij constateerde dat de ict zwaar te wensen overliet: het werd tijd voor een kwalitatief betere, efficiëntere en goedkopere dienstverlening.
Centralisatie
Een van de eerste acties in 2002 vormde de bundeling van de twintig beheerclubs tot het ICT-bedrijf Rechterlijke Organisatie (Ictro; bedient zo’n vijftienduizend werkplekken). Daarnaast pleitte de Raad voor de Rechtspraak voor een gemeenschappelijk rekencentrum met een beperkt aantal standaard systemen en landelijke helpdesk. De inrichting moet een einde maken aan de versnippering van hardware en software en de beheerkosten met 30 procent verlagen. “Eén computercentrum is goedkoper dan twintig kleintjes”, aldus Van Veenen. Op dit moment zoeken de raad en het Ictro naar een locatie in het midden van het land voor een dubbel uitgevoerd rekencentrum. “We huren het pand kant-en-klaar of zorgen zelf voor de inrichting van de computervloer”, vertelt Marcel van de Lustgraaf, plaatsvervangend directeur Ictro. Dit nieuwe ketelhuis vormt een opstap voor een shared service center ict voor heel Justitie, dat gepland staat voor 2007.
Uitbesteding van het Ictro is niet aan de orde, zeggen beide heren, al spreekt het voorbeeld van de Immigratiedienst IND, die het beheer in handen heeft gelegd van Defensie-automatiseerder DTO, tot de verbeelding. “Misschien later, maar nu is het Ictro er niet rijp voor. Eerst moeten we het contractbeheer goed op orde hebben.” Bij het Ictro werken 430 mensen, van wie veertig zijn ingehuurd. Er werken 180 medewerkers op locatie; de overigen opereren vanuit de centrale vestiging in Zeist. Naast de rekencentra en servicedesks zijn er afdelingen als applicatie-, infra- en projectbeheer en productmanagement. Ook hier loopt een herstructurering om het Ictro, traditioneel gericht op beheertaken, mee te kunnen laten draaien in nieuwe applicatie- en infrastructuurprojecten. Van de Lustgraaf erkent dat het voor de Ictro-medewerkers een onrustige tijd is: eerst opgaan in het Ictro, dan verdere reorganisatie en vervolgens de bekendmaking wie op 1 januari 2005 naar het centrale rekencentrum verhuist (oplevering: eind 2005). Naar verwachting zal hier voor 30 procent van het personeel geen plek meer zijn. “Vanaf 2006 kan de rechterlijke organisatie profiteren van de voordelen van één rekencentrum met één platform, draaiend met standaardapplicaties en -procedures én dubbel uitgevoerd. We nemen de tijd om het goed te doen: beter zorgvuldig dan overhaast”, aldus Van Veenen.
Renovatie
De raad koos er samen met het OM voorts voor de technische infrastructuur te verbeteren. Als it-partners van het Ictro fungeren hierbij Pinkroccade en Atos Origin. Vanaf halverwege 2002 kreeg de bestaande infrastructuur op de locaties een opknapbeurt (kosten: veertien miljoen euro). Verder wordt voor de kantoorautomatisering Windows 2000 ingevoerd. Het nieuwere Windows XP was geen optie, omdat er dan veel vervangen moest worden. “Dat kost te veel en geeft beheersmatige problemen”, stelt Van Veenen. Verder staat een geleidelijke vervanging van het serverpark Open VMS (waarop Oracle-toepassingen draaien) door de Unix-variant HP-UX op de rol. Het beheer van het wan (Justitienet2) ligt tegenwoordig bij Versatel, dat ISC/ITO (het ict-agentschap van Binnenlandse Zaken) als te dure en kwalitatief magere netwerkpartner aflost. “Het voordeel van standaardisatie is dat we inzicht krijgen in de aantallen servers en pc’s. Dan valt er beter te sturen op onderhoud en kunnen de kosten omlaag”, zegt Van de Lustgraaf. Daarnaast is afname van het hoge aantal computerstoringen een eis.
De grootste klus vormt de renovatie van de bestaande, vaak stokoude applicaties. Volgens Van Veenen is het huidige aantal van zeshonderd met zo’n 40 procent in te krimpen. De vernieuwing duurt zo’n 4,5 jaar, gemeten vanaf 2002. Halverwege 2006 beschikken de arrondissementen over een verbeterde infrastructuur, een modern rekencentrum met uniforme dienstverlening en nieuwe standaard systemen. “Ons doel is het neerzetten van een professionele beheer- én opdrachtorganisatie. Pas dan kan ict de rechtspraak beter ondersteunen. Denk aan de roep om elektronische dossiers. Daarvoor zijn wel een zware infrastructuur, een zorgvuldig dossierbeheer en een goede bedrijfsorganisatie vereist.”
Behalve het snijden in systemen worden alle grote cruciale applicaties voor de zittende en staande magistratuur vervangen. Eén traject loopt al sinds 2001: de invoering van het landelijk strafrechtsysteem GPS (Geïntegreerd Proces Systeem) in plaats van Compas. Het OM is opdrachtgever; de Raad voor de Rechtspraak helpt mee. Ordina is aangetrokken als it-partner. Volgens Ictro-medewerkers is het systeem een potentiële tijdbom, waar al tachtig miljoen euro in is gestoken. Deadlines worden overschreden en de enige operationele module is de registratie van zaakbehandelingen van dronken rijders. Het OM noemt dit verhaal onzin: de bouw zou binnen het budget (veel lager dan tachtig miljoen euro) liggen. De ‘dronken rijders’-module dient als testcase voor het gebruik van GPS bij de parketten. Deze zomer volgt dan het testen van het complete deel voor de lopende zaken van het OM, waarna de uitrol kan beginnen. De realisatie van het maatwerkdeel (de complexere zaken) staat gepland voor 2005. Behalve GPS voert het OM ook het systeem Nias in voor het hoger beroep, als opvolger van HBS (na het sneven hiervan gebruikten de gerechtshoven – op Den Bosch met een Pluriform-toepassing na – het opgekalefaterde Ipas).
Daarnaast staat de invoering van het nieuwe Civiel voor civiele en bestuursrechterlijke zaken op stapel. Onder de projectnaam Reis – Rechtspraakinformatiesysteem – worden drie primaire applicaties vervangen: het ‘oude’ Civiel, NKP (kantongerechten), Berber (bestuurs-, vreemdelingen- en belastingzaken). Eind 2004 moeten volgens planning de eerste onderdelen worden opgeleverd; in 2005 de rest. De betrokken automatiseerders zijn naast het Ictro Capgemini, Ordina en Logica CMG (op basis van Oracle en .Net-technologie). Verder ontwikkelt Atos Origin het managementinformatiesysteem Stuurhut (Plus).
Communicatie
De ict-operatie bij Ictro verloopt dus niet zonder slag of stoot. Sommige medewerkers vinden de grote veranderingen in relatief korte tijd bedreigend voor de continuïteit van de dienstverlening. De uitrol van Windows 2000, waarvoor de raad geen Citrix-apparatuur wilde aanschaffen, de centralisatie van de helpdesk en de invoering van een HP-servicedesk gaan gepaard met problemen. Klanten van Ictro klagen over storingen en slechte service. Afgelopen februari legde een variant van het Netsky-virus de mailomgeving van Justitie plat, omdat op lokaal niveau gedateerde versies van de antivirussoftware van Sophos draaiden.
Medewerkers vinden dat het Ictro-hoofdkantoor in Zeist gebrekkig communiceert en nog geen enkel aangekondigd initiatief naar tevredenheid heeft uitgevoerd. Onder het personeel is onrust ontstaan over de op handen zijnde sanering. Toch neemt or-voorzitter Con Slagveld een neutrale houding aan. Hij begrijpt dat medewerkers zich angstig voelen, maar wijst erop dat de or nog advies moet uitbrengen over de reorganisatieplannen. Slagveld voorziet dat er uiteindelijk minder gesneden wordt, omdat voor Ictro een drukke tijd wacht.
Van Veenen kijkt van de ophef niet op. “We hebben de plannen bespreekbaar gemaakt bij de bestuurders van de gerechten. Die hebben ons groen licht gegeven. Vervolgens wacht ons de klus om de ruim tienduizend medewerkers binnen de rechterlijke organisatie mee te krijgen, en om de automatiseerders, die de directe gevolgen ondervinden, te overtuigen van de noodzaak van de ingrepen. In zo’n operatie blijft communicatie de zwakke plek: hoeveel nieuwsbrieven, intranetsites en bijeenkomsten wij er ook tegenaan gooien, er vallen altijd gaten.”
Ambitie
Ook van leverancierszijde komt kritiek. Tim van Hugte van Pluriform Software probeert de rechterlijke organisatie er al jarenlang van te overtuigen dat een kleinschalige aanpak, gericht op het oplossen van één probleem en dan verder evolueren, beter en goedkoper is. Zijn bedrijf ontwikkelde voor het gerechtshof in Den Bosch een oplossing voor de afhandeling van strafzaken in hoger beroep. Dit informatiesysteem, gebouwd met een eigen objectgeoriënteerde ontwikkeltool en beheerd door één automatiseerder op mbo-niveau, hadden andere gerechtshoven volgens Van Hugte eenvoudig kunnen overnemen, maar daar liep het ministerie niet warm voor. Het Bossche hof bouwde op eigen kracht een Pluriform-informatiesysteem voor civiele zaken en stelde dit ter beschikking aan collega-ressorten. Het ministerie stak daar een stokje voor en vond dat de gerechten het systeem Cirad/Rekest moesten gebruiken. Dit systeem wordt nu vervangen, net als de Pluriform-systemen. “De rode lijn in het gerechtelijke automatiseringsbeleid is ‘groot, groter, grootst'”, stipuleert Van Hugte. “Er is weinig geleerd van de fouten in het verleden rond projecten als Compas en HBS. Nog steeds is de gedachte dat alles van te voren maakbaar is, waarna het wordt opgelegd aan de gebruikers. Dat is een ouderwetse aanpak. Bovendien kosten die systemen goud geld omdat er veel inhuurkrachten bij betrokken zijn.”
Pluriform en het Bossche gerechtshof dienden bij de Raad voor de Rechtspraak een gezamenlijk plan in voor een te bouwen informatiesysteem voor civiele procedures van kanton tot Hoge Raad. Volgens de indieners was de bouw ervan in twee manjaren haalbaar, maar antwoord van de raad hebben ze nooit gehad. Veel speelruimte is er overigens niet voor de gerechten: bestuurders behoren zich neer te leggen bij het meerderheidsstandpunt in het sectorenoverleg.
Van Veenen meent dat in vergelijking met het HBS-echec de kans op mislukking tegenwoordig verkleind is omdat de gebruikers in de rechterlijke organisatie via aangewezen materiedeskundigen per sector (straf, civiel en bestuur) en overlegorganen veel intensiever betrokken zijn bij de voortgang van de projecten. “HBS liep verkeerd af omdat tijdens de bouw de relatie met de gerechtshoven te los was. Gebruikers steunden het niet en dan zijn ict-projecten gedoemd te mislukken. In onze aanpak kijken gebruikers mee tijdens het iteratieve bouwproces en kunnen ze direct reageren.”
De keuze voor de grote, dure automatiseerders rechtvaardigt hij door te stellen dat deze bedrijven veel personeel in dienst hebben dat in drukke tijden snel inzetbaar is en de ontbrekende kennis bij Ictro kan aanvullen. “Bovendien hebben we gekozen voor een vierlaagse server-georiënteerde architectuur. Webservices is de kreet. De aanpak van Pluriform en andere dienstverleners past hier niet bij.”
Het totale it-budget van de Raad voor de Rechtspraak schommelt rond de veertig miljoen euro. Inclusief de kosten voor het landelijk rekencentrum komt het budget dit jaar uit op 62 miljoen. In 2005 wordt het afgebouwd naar 46 miljoen, en in de jaren daarna naar veertig of lager. “Dit ict-investeringsprogramma geeft ons de ruimte om nu veel dingen te regelen. Het risico dat er zaken minder goed gaan, nemen we bewust. Wel trachten we een balans te vinden tussen onze ambities en het absorptievermogen van de organisatie.”< BR>
