De nieuwe op Xbrl gebaseerde aanlevermethode zou niet aanslaan bij gemeenten, lezen we in ‘CBS wil Xbrl maar krijgt Exel’ (Computable, 16 april 2004). Is dat waar, vraagt Jan van Wijngaarden zich af.
De bewering ‘CBS krijgt géén Xbrl’ is feitelijk net zo lastig hard te maken als de stelling ‘CBS krijgt Xbrl’ – op dit moment althans. Feit is dat die conclusie veel te vroeg wordt getrokken. Bovendien is het de vraag wat niet aanslaat: Xbrl of de rapportage op zich. Heel veel tekenen wijzen erop dat Xbrl wel degelijk een grote hit gaat worden in de komende jaren ook bij gemeenten. We moeten het aangehaalde bericht dus zien als een voorbeeld van niet geheel geïnformeerd pessimisme.
Vorig jaar brak ik al een keer een lans voor Xbrl in een artikel dat ik de titel ‘Is het glas half vol of half leeg’ gaf. Daarin benadrukte ik dat in veranderingsprocessen, waarvan digitale rapportage op basis van Xbrl er één is, altijd sprake is van een fase waarin pessimisten proberen aan te tonen dat een nieuw fenomeen geen kans van slagen heeft. Opportunisten zijn er ook, maar die zijn nodig om een nieuw fenomeen een kans te geven. Uiteindelijk gaat het om de keiharde feiten en of iets echt toegevoegde waarde heeft in de praktijk.
Overgang
Het CBS brengt Xbrl in de praktijk omdat het voor zowel zichzelf als preparers (zij die de informatie aanleveren) substantiële voordelen ziet in de toepassing ervan. ‘CBS wil Xbrl maar krijgt Exel’ trekt al de conclusie dat deze nieuwe methode niet aanslaat. Feitelijk is het project net gestart. Te snel geconcludeerd dus; het kind lijkt hier met het badwater weggegooid te worden. Bovendien worden vorm en inhoud door elkaar gehaald.
Wat is er aan de hand? Om te beginnen is de rapportageverplichting waar het om gaat eigenlijk nog niet 100 procent verplicht. Anders gezegd: er is een ontsnappingsmogelijkheid want er is sprake van een overgangsregeling. Gemeenten kunnen vragen om uitstel en dus pas met ingang van 2005 de gevraagde rapportage aanleveren. Voor veel gemeenten zal dit overigens de eer te na zijn, maar dat er momenteel behoorlijk vaak gebruik wordt gemaakt van deze mogelijkheid is een feit. Dat heeft dus niets te maken met Xbrl op zich, maar alleen met het inhoudelijk kunnen aanleveren van de gevraagde rapportage. Dat kan (op speciaal verzoek) via papier, Excel of Xbrl.
Concreet gaat het om de rapportages in het kader van het BBV: Besluit Begroting en Verantwoording provincies en gemeenten. De rapportages in het kader van de BBV worden door het CBS verzameld en van daaruit doorgestuurd naar de EMU. Het BBV bevat een onderdeel over de informatie voor derden, kortweg Iv3. Dat is de financiële informatie die gemeenten verstrekken aan het CBS, de financiële toezichthouder, en via het CBS tevens aan de Europese Unie en het ministerie van Binnenlandse Zaken en Koninkrijksrelaties. Het betreft informatie op basis van de begroting, de realisaties per kwartaal en de jaarrekening. De provincies en gemeenten moeten ervoor zorgen dat de Iv3 de juiste kwaliteit heeft. Mede omdat de omvang van de Iv3 met ingang van 2004 is veranderd en aan bepaalde kwaliteitsnormen moet gaan voldoen, staan de provincies en gemeenten voor een kwaliteitsslag. Een uitdaging, want de rapportage waar het om gaat bestaat letterlijk uit duizenden elementen die stuk voor stuk gevuld moeten worden. Als dit handmatig gebeurt, is dat niet alleen arbeidsintensief maar ook foutgevoelig.
Verplicht
De ministeries willen kunnen borgen dat aan de kwaliteit voldaan kan worden. Daarbij wordt Xbrl steeds stelliger als digitale standaard genoemd voor het aanleveren van de rapportages. Wellicht dat het op niet al te lange termijn zelfs verplicht zal worden gesteld, omdat de toepassing van Xbrl, digitale rapportage, wel eens heel veel geld zou kunnen besparen voor alle betrokken partijen. Het verlagen van de administratieve lastendruk is een belangrijke kwestie.
Werd Xbrl vorig jaar in Den Haag nog genoemd als mogelijk middel om rapportages op een efficiënte en kwalitatief hoogwaardige manier aan te leveren, inmiddels wordt het expliciet genoemd als ict-hulpmiddel in het kabinetsplan voor de administratieve lastenverlichting. Het naar beneden brengen van de administratieve lasten is één van de beloftes van het huidige kabinet (zie http://www.administratievelasten.nl). Maatregelen in dit kader variëren van het schrappen van overbodige regels tot het zodanig inrichten van noodzakelijke regels dat ondernemers en organisaties daar met minder kosten en tijdverslies aan kunnen voldoen.
Justitie heeft in zijn plannen voor administratieve lastenverlichting een hoofdrol toegekend aan Xbrl. Op 8 april 2004 heeft het kabinet, bij monde van minister Zalm, in een brief aan de Tweede Kamer de reductieplannen voor de vermindering van administratieve lasten voor bedrijven gepresenteerd. In de lijst van tien omvangrijkste reductiemaatregelen staat toepassing van Xbrl voor jaarverslaglegging, voor standaardisering van de invoer van basisgegevens ten behoeve van de jaarrekening, op de eerste plaats.
Justitie (verantwoordelijk voor de Wet op de Jaarrekening) verwacht daarmee tussen nu en 2008 een besparing van 420 miljoen euro te realiseren voor het bedrijfsleven in Nederland. Justitie centreert zijn ambities rond digitaal rapporteren. Volgens dit ministerie zijn de aldus ingevoerde gegevens behalve voor de jaarrekening van bedrijven ook voor andere doeleinden te gebruiken, zoals belastingaangiftes, statistiekverplichtingen en premieheffing werknemersverzekeringen. Door zoveel mogelijk begrippen te standaardiseren, hoeven minder vaak gegevens te worden opgevraagd bij de ondernemer. Door daarbij een betere aansluiting op de financiële administratie van bedrijven zelf te realiseren, kost dit de ondernemer minder tijd.
Grootscheeps
Al met al wijzen de tekenen op een spoedige opkomst van Xbrl. Voor een deel is dit al een feit. Een zestiental waterschappen leveren hun rapportages nu al aan het CBS aan in Xbrl. Een flink aantal gemeenten heeft de intentie uitgesproken dit ook te gaan doen. Informatiesessies worden goed bezocht en leveranciers wordt gevraagd naar de mogelijkheden om Xbrl te integreren in de bestaande systemen. Wat rest is het verder verbreiden en implementeren van Xbrl.
Onbekend maakt onbemind; ik sluit me dan ook volledig aan bij het citaat van Bert Mulder, directeur van de Informatiewerkplaats, die stelt dat er nog te weinig informatie wordt verstrekt over het onderwerp Xbrl. Het nu opnemen ervan in de kabinetsplannen maakt de weg vrij voor het grootscheeps informeren van alle betrokkenen. Met de belofte van zoveel besparingen is het legitiem om veel tijd en geld te steken in het informeren en overtuigen van organisaties en instellingen, waaronder de gemeenten. De eerste implementaties die al een feit zijn samen met een juist geïnformeerde gemeenschap zijn de ingrediënten die nodig zijn om het Xbrl-vliegwiel op gang te brengen.
De conclusie die we nu kunnen trekken is dat de eerste implementaties een feit zijn, en werken. De regering gelooft concreet in de bijdrage die Xbrl kan leveren aan het naar beneden brengen van de administratieve lasten en durft daar ook keiharde bedragen aan te verbinden. Dit is een prima basis om Xbrl tot het succes te maken dat het in zich heeft, en een goed middel om tot de administratieve lastenverlichting te komen die we zo graag willen. < BR>
Jan van Wijngaarden, service manager financial solutions bij IBS Nederland
