“Prince II is voor elk project geschikt, maar moet wel steeds op maat worden gesneden”, betoogt Chris Ferguson. Na de uitgebreide discussie in Computable over deze methode voor projectmanagement een interview met een van de grondleggers ervan, die tevens managing director van het Engelse Novare Consulting is.
Novare verzorgt onder meer trainingen in Prince II en heeft deze methode voor projectmanagement enigszins aangepast voor kleinere projecten. De naam staat nog niet vast; gedacht wordt aan ‘Diet-‘ of ‘Micro Prince’, zegt Ferguson. Hij is uitgenodigd om een presentatie te verzorgen op het Dsdm-congres (dynamic systems development method) maart 2004 in Amstelveen.
| Elementen Prince II (projects in controlled environments) is een methode voor projectmanagement die gebaseerd is op processen en deelprocessen. Er zijn acht hoofdprocessen gedefinieerd, waaronder project starten, een project dirigeren, een fase beheren, management van de productoplevering en een project afsluiten. Op http://www.prince2.com worden als belangrijkste elementen genoemd:
|
Ferguson benadrukt dat je geen goede projectmanager kunt worden door alleen het handboek te lezen, net zo min als je een goede chauffeur wordt door het verkeersreglement door te nemen. Dit wil echter nog niet zeggen dat het Prince II handboek of het verkeersreglement nutteloos zijn.
Sommige Computable-lezers menen dat Prince II een beperkte geschiktheid heeft. Is het beperkt tot it-projecten van een bepaalde categorie?
“Prince II is geschikt voor alle projecten – informatietechnologie, juridisch, ‘engineering’, constructie – maar je moet het op maat snijden. Prince2 gaat uit van een klant-leveranciermodel. Het is zowel intern in een organisatie als bij uitbesteding of tendering met onderaannemers toepasbaar.”
Wat zijn de belangrijkste kenmerken?
Ferguson vat samen dat een project in Prince II als een proces wordt gezien dat onder te verdelen is in deelprocessen. Alles valt onder verantwoordelijkheid van één projectmanager, maar die wordt bijgestaan door een ‘project board’. De drijvende kracht achter elk project is de ‘zakelijke rechtvaardiging’ (business case). dat document is dan ook verreweg het belangrijkste in elk Prince II-project.
Projectmanagement is in Prince II ook beheer door afwijking (management by exception). Wat is dan Pino (prince in name only)?
Ferguson schetst een s-vormige grafiek van kosten tegen tijd met een rechthoek om het eindpunt. “Op Pino kom ik zo. Kijk, die box is de tolerantie voor de tijd en de kosten in je (deel)project. Zolang het ernaar uit ziet dat je grafiek in die box eindigt is er niets aan de hand.”
Hij schetst een tweede grafiek met een gestippelde voortzetting die boven de rechthoek eindigt. “Hier ziet het ernaar uit dat je kosten hoger gaan uitvallen dan de vooraf afgesproken tolerantie. Dat is een afwijking. Zodra je dat ziet aankomen moet je maatregelen nemen. Misschien kun je iets doen om toch in de box te eindigen, misschien moet je de tolerantie bijstellen.”
Hij tekent een derde grafiek. “Je kunt ook lager uitvallen. Dat is gunstig. Je kosten zijn lager op hetzelfde tijdspunt en je kunt je tolerantiebox naar beneden schuiven. Dat is allemaal beheer door afwijking.”
“Een van de grootste fouten is dat die box onwrikbaar wordt vastgelegd of dat er helemaal geen tolerantiebox is bepaald. Je hebt dan je project in een dwangbuis gestopt waardoor er geen enkele innovatie of reductie in omvang mogelijk is.”
Dat is dus Pino?
“Nee, maar daar komen we nog op. In Prince II is de zakelijke rechtvaardiging het belangrijkst. De meeste projectmanagers gaan uit van een projectplan waarin staat wat wanneer geleverd moet worden.”
“Stel bijvoorbeeld dat er een systeem gebouwd moet worden voor kaartverkoop in een bioscoopcomplex. De it’er zegt dan ‘we gaan die methode gebruiken en die architectuur en die technieken’. De zakenman zegt ‘dat is voor mij onzin.’ Die wil dat helemaal niet weten. Het gaat hem erom dat er minder kaartverkopers nodig zijn omdat die verkoop nu via internet kan lopen, dat de bioscoopzalen beter gevuld zullen worden en dat het nieuwe systeem dit zal kunnen bewerkstelligen.”
“De denkwijze van de projectmanager moet veranderen van ‘ik moet dit plan afleveren’ naar ‘ik moet dit resultaat afleveren’. De automatische reactie bij elk verzoek tot verandering (change request) is altijd: ‘past dit in het plan?’ Dat is de verkeerde vraag. De goede reactie luidt: ‘is deze verandering de moeite ven uitvoering waard vanuit zakelijk oogpunt?’ Er zijn heel wat mensen die zich dat niet afvragen.”
“Nu Pino. In Prince II moet je documentatie produceren, onder andere een risicologboek (risk log). De projectmanager maakt dat logboek, maar dat is het punt helemaal niet. Het punt is dat je dit dagelijks moet bijhouden. Als je het risicologboek een half jaar niet hebt bijgesteld zijn de factoren waarschijnlijk veranderd. Je hebt dat document niet gebruikt om je project te beheren.”
“Nog een Pino-element. Het risicologboek is indrukwekkend. Er zijn 312 risico’s gedefinieerd, waaronder de kans dat de wereld ontploft en het risico dat de projectleider ontvoerd wordt door buitenaardse wezens. Toon mij de tien belangrijkste risico’s, laat zien wat je eraan gaat doen, laat zien waar die acties in je plan voorkomen, noem me de mensen die de tegenmaatregelen gaan uitvoeren en laat me over twee maanden zien hoe die risico’s op dagelijkse basis zijn beheerd, of zo vaak als noodzakelijk is.”
“Nog een fout: wekelijkse vergaderingen. Waar staat in het handboek dat je elke week moet vergaderen? Nergens, voorzover ik weet, en ik ben betrokken geweest bij het schrijven ervan.”
Wat is het verband tussen Prince II als methode voor projectmanagement en methodieken voor kwaliteitsbeheer als CMM (Capability Maturity Model) of ISO 9001:2000?
“Methoden voor kwaliteitsbeheer beschrijven hoe een organisatie bepaalde normen kan bereiken, bijvoorbeeld hoe je documenten schrijft en hoe je kunt testen. Prince II kan een component zijn van kwaliteitsbeheer omdat het beschrijft hoe je projecten beheert.”
“Prince II definieert processen. Je kunt daarmee vaststellen welk CMM-niveau je nodig hebt voor het beheer van een bepaald project. Op CMM-niveau 1 heb je een paar processen gedefinieerd. Op niveau 2 gebruiken mensen die . Op niveau 3 doet iedereen dat op dezelfde samenhangende manier. Op niveau 4 worden zij voortdurend beoordeeld en wordt ervan geleerd. Op niveau 5 heb je projectmanagement van wereldklasse. Voor de meeste is niveau 3 voldoende.”
“Is er een relatie tussen Prince II en methoden als Dsdm die vooral in softwareontwikkeling worden gebruikt?
“Er is geen specifieke relatie, maar Prince II en Dsdm gaan heel goed samen. Prince II moest ook ergens ophouden – het ging erom een boek te produceren over hoe een project afgehandeld moet worden, met de nadruk op de processtructuur.”
“Prince II is productgebaseerd en leent zich voor elk product dat in een project moet worden geproduceerd. Net als bij alle andere projecten gaat het er bij it projecten om te voldoen aan de zakelijke rechtvaardiging. Als het project is afgelopen, beginnen de opbrengsten toe te nemen. Bij een project gaat het erom een resultaat te produceren dat in staat is om de opbrengsten te leveren.”
