Degenen onder ons die een hoop tijd over hebben, kunnen zich opmaken voor de introductie van Office 11, het nieuwe vlaggenschip van Microsoft dat nu onder de naam Office 2003 te koop is. Zij die daar geen tijd of geld voor hebben, moeten er maar over nadenken.
De meerderheid van de bedrijven gebruikt tegenwoordig de Office-producten op de desktops, die samenwerken met Microsoft-servers, met name met Exchange en SQL Server. Dit zijn op zich geen uitmuntende producten, op geen enkel vlak; hun grote verdienste is dat ze door heel veel mensen gebruikt worden en dat ze met behulp van eigen Microsoft-technieken kunnen samenwerken. Exchange is niets anders dan een uitgeklede versie van Lotus Notes en als database is Mysql een betere koop, maar deze producten werken lang niet zo goed samen met de desktopproducten.
De desktopproducten, en dan met name Word, zijn verschrikkelijk, maar de gebruikers zijn erin geslaagd te leren leven met onderdelen ervan en kunnen daar niet meer buiten. Het gevolg is dat er heel wat voor nodig is om een gebruiker te laten overstappen naar iets anders. Microsoft zelf wordt ook geconfronteerd met dit probleem; gebruikers zitten niet te wachten op een nieuwe ronde problemen met een nieuwe versie van Word. Dus wordt de ondersteuning voor de oudere versies geschrapt en wordt een upgrade geforceerd. Zo werkt dat als je een monopoliepositie hebt.
Volgens de publieke opinie kan zelfs Microsoft het zich niet veroorloven alweer een zinloze upgrade van Office op de markt te brengen en dus moet Office 2003 een duidelijke verbetering vormen. En dat doet het ook. Het is de eerste stap van een tekstsysteem naar een documentsysteem. Thuisgebruikers en ongeveer 90 procent van de kantoorgebruikers hebben alleen behoefte aan een eenvoudige, robuuste tekstverwerker die geschikt is om brieven en notities mee te maken en gericht is op één enkele gebruiker. In het bedrijfsleven zijn documenten anders. Ze hebben een lange levenscyclus, worden vaak door meerdere mensen bewerkt en bevatten kritische informatie. Documenten zouden zo gestructureerd moeten zijn dat het gemakkelijk is op inhoud te zoeken; inhoud en presentatie zouden moeten worden gescheiden. Word heeft nog een hele lange weg te gaan voordat aan een van deze eisen wordt voldaan!
Er is een standaard nodig om tot een documentconcept te komen, en dus zijn we de grafische industrie dankbaar voor Sgml, en nu ook de internet-industrie voor XML. XML is een mark-uptaal, een metataal die informatie over de inhoud toevoegt aan de inhoud zelf. Het nadeel is dat gegevens met metadata meer ruimte vergen dan alleen de echte gegevens, maar geheugen, opslagruimte enzovoort zijn vandaag de dag niet duur meer. Tijdens de communicatie is extra overhead nodig; ook dat probleem zal op den duur worden opgelost. Dus zal de nieuwe generatie office-systemen uiteraard op XML zijn gebaseerd.
Wat zou het fijn zijn als we niet met verouderde systemen hoefden te leven! Helaas moeten we dat wel en het wordt een hele strijd om de huidige door Word gedomineerde officesystemen over te zetten naar een gestructureerde wereld. Het probleem bestaat trouwens niet alleen bij Microsoft Office. Slechts weinig organisaties hebben in het verleden geïnvesteerd in documentsystemen, en degenen die dat wel hebben gedaan, gebruiken die meestal alleen in speciale situaties en niet voor algemeen kantoorwerk. De hele industrie moet de uitdaging aan te migreren van tekstverwerking (en Html) naar documentsystemen, en Office 2003 is daarbij even vooruitstrevend als ieder ander product. De laatste vijf jaar is dit probleem herhaaldelijk aangegeven, maar niemand maakte zich er druk om. Nu niet meer! Als Microsoft zo’n stap maakt, moet iedereen daar rekening mee houden.
Of Office 2003 het juiste product is, moeten we nog zien. De introductie ervan zal zeker niet pijnloos zijn, maar het is in ieder geval een essentiële stap in de juiste richting.< BR>
Martin Healey, pionier ontwikkeling van op Intel gebaseerde computers en c/s-architectuur. Directeur van een aantal it-bedrijven en professor aan de Universiteit van Wales.
