Was het een tegenvaller toen Koninklijke Nedalco tot de ontdekking kwam dat het naast het net aangeschafte JD Edwards ook nog moest investeren in speciale software om de documentaire uitvoer van dit erp-pakket goed te regelen? Ja en nee, meent Eddie de Jong, hoofd it van het in alcoholproducten gespecialiseerde bedrijf. De extra investering in Streamserve-programmatuur kwam weliswaar onverwacht, maar leverde uiteindelijk wel interessante voordelen op.
De diverse Nedalco-vestigingen, verspreid over Nederland, België, Duitsland en Italië, hadden vaak eigen branchegerichte oplossingen of erp-pakketten geïmplementeerd. Het concern besloot tot standaardisatie op een nieuw systeem. “Na een selectieprocedure hebben we gekozen voor JD Edwards”, vertelt it-hoofd De Jong.
Begin 2002 ging het nieuwe erp-systeem de lucht in. Het project was binnen Nedalco in een aantal fases opgesplitst. In eerste instantie lag de nadruk op het implementeren van de erp-functionaliteit. “Daarna zouden we eventuele extra wensen van de gebruikersorganisatie gaan bekijken. Al tijdens de implementatiefase ontdekten we echter dat we ten aanzien van documentmanagement met een probleem zaten. Documenten zijn voor ons van groot belang. Neem de accijns- en transportdocumenten die we voor ieder grensoverschrijdend transport genereren. Het samenstellen daarvan is een vrij ingewikkelde operatie. Het soortelijk gewicht van een liter vloeistof is bijvoorbeeld een essentieel gegeven. Dat soortelijk gewicht kunnen we echter pas vlak voordat de verscheping plaatsvindt op het document plaatsen. Bovendien is het opmaken van deze documenten afhankelijk van onder andere het vertrekpunt, het te verschepen product en de bestemming. Ga je met alcohol naar Duitsland, dan vereist dat heel andere documenten en andere informatie dan wanneer de alcohol aan een Franse of Engelse klant wordt geleverd.”
Er speelt voor het bedrijf nog een documentair onderwerp: wetgeving. “Door de strenge en veelvuldig veranderende wetgeving rond alcoholproducten moeten we regelmatig de accijnsdocumenten aanpassen. In eerste instantie dachten we dat we dit soort documentaire processen prima met JD Edwards konden oplossen. Dat bleek in de praktijk ook wel mogelijk, maar moest dan op een zodanige manier gebeuren dat we ons afvroegen of dat wel de handigste aanpak was.”
Loskoppelen
“JD Edwards wordt geleverd met een aantal tools waarmee de gegevens die in geprinte documenten moeten worden opgenomen zijn vorm te geven en te structureren”, zegt De Jong. “Op zich biedt dit pakket een prima oplossing, maar wel met enkele nadelen. Wijzigingen zijn in JD Edwards moeilijker te onderhouden, bijvoorbeeld omdat veranderingen alleen kunnen worden aangebracht wanneer het systeem ‘uit de lucht’ is. Een extra laag aanbrengen biedt dan dus extra flexibiliteit. Dan kan je immers gemakkelijk extra logica aan de data toevoegen, zonder dat je het erp-systeem hiervoor moet aanpassen.”
Bovendien zijn de tools die JD Edwards voor documentopmaak aanbiedt door het bedrijf zelf ontwikkeld, compleet met eigen bestandsformaten en dergelijke. De Jong: “Willen wij als documentintensieve organisatie eigenlijk wel voor belangrijke documenten gebonden zijn aan een leveranciergebonden oplossing? Het zal duidelijk zijn dat we liever op basis van standaarden als XML werken.”
Het leverde een stevige interne discussie op, maar uiteindelijk werd akkoord gegaan met het voorstel om het genereren van documenten los te koppelen van het erp-pakket. Daarvoor was het echter wel noodzakelijk dat er een apart softwarepakket zou worden aangeschaft dat de uitvoer van JD Edwards kon opvangen en verwerken tot documenten. “We wilden een extra laag creëren die als een interface kan dienen tussen het erp-pakket dat de data als uitvoer levert en de applicatie die de uiteindelijke vorm en structuur van het te genereren document regelt.”
Aanvulling
Een selectieproces en adviezen van firma’s als consultancybureau Deloitte & Touche en softwarehuis Nokavision brachten Nedalco uiteindelijk op het spoor van Streamserve. Deze van oorsprong Zweedse firma levert software die ze positioneert als bcp (business communication platform). De programmatuur kent een functionaliteit die past bij de aanpak die De Jong voorstaat: het vangt de uitvoer van – in dit geval – JD Edwards op en brengt deze data aan de hand van een aantal transformatieslagen onder in een document. Het pakket gaat daarbij nog een stap verder dan de aanpak waar Nedalco in eerste instantie naar op zoek was: het kan de ontvangen uitvoer doorsturen naar een reeks van printertypes, en distribueren als mail, html of bijvoorbeeld sms.
De Streamserve bcp-programmatuur – waarvan onlangs versie 4 is geïntroduceerd – kent standaard connectoren naar erp-pakketten als SAP, Oracle, Baan, Movex, IFS en JD Edwards. Als invoer-connectoren ondersteunt het onder andere serieel, directory, tcp/ip, http(s), berichten van MQSeries van IBM, ftp, pop- en imap-mail, sms, ADO (Active X Data Objects), Microsoft Exchange en Message Queue, COM en Java. De programmatuur kan werken met invoerformaten als spool-bestanden voor lijnprinters, record/veld-datastromen, XML, edi en ieder willekeurig printformaat dat Windows voortbrengt. De uitvoerformaten die het na een transformatieslag beschikbaar kan stellen, zijn print- en digitale documentbestanden op basis van onder andere IBM’s Advanced Function Presentation (AFP), record/veld-datastromen, XML en edi-berichten. Ook is het mogelijk omr (optical mark reading) en barcodes op documenten af te drukken.
De Jong: “Voor ons is Streamserve daarmee niet zozeer een product dat een probleem met het erp-pakket oplost, maar veel meer een aanvulling op dit bedrijfsinformatiesysteem. Het werd voor ons namelijk mogelijk om werkprocessen te optimaliseren door documentgerelateerde handelingen parallel en geautomatiseerd te laten uitvoeren. Wanneer onze expeditie een aantal documenten uitprint ontvangt bijvoorbeeld de douane per fax alle documenten die voor grensoverschrijdend transport nodig zijn, en kunnen we tevens per mail of fax ook de klant informeren over het feit dat een transport op weg gaat.”
Rechtsgeldig
De nieuwe manier van uitvoer verwerken betekent dat Nedalco binnen het Streamserve bcp een groot aantal scriptelementen heeft ontwikkeld om documenten samen te stellen. “We hebben zo’n zes- tot zevenhonderd scriptelementen en zo’n dertig document-items gedefinieerd, op basis waarvan we direct de juiste documenten kunnen samenstellen. De scripts hebben onder andere betrekking op de vraag welke gegevens nodig zijn om een rechtsgeldig document te creëren, wat de vormgeving van een document moet zijn, welke aantal en welke types documenten nodig zijn en hoe deze formulieren gedistribueerd moeten worden.”
| Koninklijke Nedalco is een in Bergen op Zoom gevestigde fabrikant van zuivere alcohol. Naast alcoholproducenten rekent het bedrijf ook de azijnindustrie en de cosmetische, farmaceutische, medische en chemische industrie tot zijn klantenkring. Het verscheept zijn producten naar een groot aantal landen in Europa. Er zijn meerdere vestigingen in Nederland, België, Duitsland en Italië. |
Het aanmaken en beheren van alle documenten en formulieren zal op termijn geheel door eigen Nedalco-medewerkers worden aangepakt. In de startfase van het project heeft De Jong een beroep gedaan op de expertise van Nokavision. De benodigde scripts en vertaalslagen zijn in samenwerking met dit bedrijf ontwikkeld en gecontroleerd in een aparte testomgeving. De Jong: “Dat was een tijdrovende operatie omdat we ieder door Streamserve voortgebracht document handmatig moesten vergelijken met het origineel.” Grote structuuraanpassingen in documenten worden nog vaak extern aangepakt, kleinere wijzigingen realiseert een eigen applicatiebeheerder inmiddels. “In feite gaat het om het aanpassen van tabellen. De testomgeving is van groot belang omdat we zeker willen weten dat de aanpassingen die we in scripts, documenttypes en dergelijke aanbrengen correct zijn.”
Gecentraliseerd
In de laatste versie van Streamserve bcp is het beheer van documenten geheel gecentraliseerd. Hiervoor is de module Output Center ontwikkeld. Ook speelt deze module een belangrijke rol bij het beheren van de uitvoerprocessen. Wanneer zich een probleem met een printjob voordoet, deelt Output Center dit via mail, sms of html aan de applicatiebeheerder mee. Het voordeel van deze aanpak is volgens de leverancier dat nog tijdens het afdrukproces de printjob geheel of gedeeltelijk opnieuw te starten valt, waardoor de drukkosten beter in de hand te houden zijn en bovendien tijdwinst te boeken valt.
Nieuw is ook Interactive Forms. Met deze module kan je in principe ieder document via een webbrowser bekijken en invullen. Bovendien valideert de software de data die als invoer wordt gebruikt. Dat kan niet alleen gebeuren tijdens het invoeren, maar is ook via het gekoppelde werkproces te regelen. De winst van deze manier van werken zit hem er vooral in dat je gegevens niet langer handmatig hoeft te controleren.
De Jong geeft aan dat het werken met een zelfstandig uitvoermanagementpakket onverwachte voordelen heeft opgeleverd. “We kunnen nu bijvoorbeeld ook automatisch archiveren. Van ieder document dat we versturen, kunnen we automatisch een kopie naar een archief laten sturen. Daarmee bouwen we dus zonder enige inspanning een digitaal archief op.”
Streamserve is een belangrijke applicatie voor Nedalco, geeft De Jong aan. “De juiste documenten op het juiste moment bij de juiste partijen aanbieden is voor ons cruciaal. We gaan echter niet zover dat we de software op een redundant systeem hebben geïnstalleerd; hij is op een gewone Windows 2000-server geïnstalleerd. We schatten dat de programmatuur één uur ‘uit de lucht’ mag zijn voordat de bedrijfsactiviteiten ernstige problemen gaan ondervinden. We hebben daarom wel een backup-server klaar staan, zodat we bij een ernstige storing met een minuut of tien weer operationeel kunnen zijn. Dat valt dus ruim binnen onze marges.”< BR>
