De Nederlandse Vereniging van Ziekenhuizen heeft al drie- tot vier miljoen euro geïnvesteerd in Mybenefitz.org, maar is vergeten te vragen of de eigen leden behoefte hebben aan deze webapplicatie voor het beheer van arbeidsvoorwaarden. Inderhaast is nu een communicatietraject in gang gezet om de ziekenhuizen alsnog te enthousiasmeren.
De Nederlandse Vereniging van Ziekenhuizen (NVZ) heeft een belangrijke fout gemaakt. De achterban is onvoldoende geraadpleegd voordat de beslissing tot de miljoeneninvestering werd genomen. Het project werd te vroeg Europees aanbesteed, waardoor er geen tijd is geweest om draagvlak te creëren bij de ziekenhuizen. De vereniging van ziekenhuizen probeert de schade nu te herstellen. Ze is samen met Pinkroccade en Deloitte & Touche een communicatietraject gestart om de leden alsnog te interesseren voor de interactieve webapplicatie waarmee ziekenhuiswerknemers zelfstandig hun arbeidsvoorwaarden kunnen beheren. “Het is nu zaak om toch zoveel mogelijk ziekenhuizen te laten aansluiten op de webapplicatie”, zegt Bas Oude Elberink, beleidsmedewerker Sociale Zaken bij de NVZ. “Dit is wel een punt dat ons enige zorgen baart. Het zou doodzonde zijn als we halverwege het jaar moeten concluderen dat er te weinig interesse is bij de ziekenhuizen en we moeten stoppen.”
Ontlasting
Het leek allemaal zo mooi bij de start van het project. Pinkroccade was als beste leverancier uit de Europese aanbesteding gekomen en mocht de webapplicatie leveren. Met Mybenefitz.org zouden werknemers van de 95 Nederlandse ziekenhuizen en een aantal revalidatiecentra zelfstandig kunnen ‘shoppen’ in het meerkeuzesysteem voor arbeidsvoorwaarden. Een werknemer kan dan thuis via internet bijvoorbeeld kinderopvang in zijn pakket opnemen, misschien nog een paar verlofdagen ervoor inleveren en vervolgens uitrekenen hoe dat belastingtechnisch uitkomt. Via de applicatie zou dan ook direct te zien zijn wat de effecten van de keuzes zijn voor het salaris en bijvoorbeeld het aantal vrije dagen dat nog open staat.
Voor de verschillende ziekenhuizen betekent het een flinke ontlasting van de administratieve rompslomp. Normaal gesproken moet een afdeling Personeel & Organisatie dergelijke berekeningen allemaal handmatig doen. Nu doet de werknemer al het werk zelf, desnoods thuis in zijn vrije tijd. Daarnaast kan het ziekenhuismanagement met het systeem de arbeidsvoorwaarden beter onder controle houden. Wanneer te veel mensen een ‘stuwmeer’ van vrije dagen hebben opgebouwd, is dat in het systeem gemakkelijk naar voren te halen en aan te pakken.
Weerstand
Het project kan de ziekenhuizen dus besparingen en gemak opleveren. De hospitaals moeten echter zelf nog worden overtuigd van de voordelen. “Daar zijn we nu mee bezig, maar het kost ons heel veel tijd om het systeem aan te prijzen”, zegt Oude Elberink. “Wij moeten het systeem nu nog verkopen aan de ziekenhuizen, onze eigen leden dus, terwijl het eigenlijk al van hen is, want we hebben het betaald met hun middelen.”
Een belangrijk argument voor veel hospitaals om niet in het Mybenefitz.org-avontuur te stappen, is het ontbreken van geautomatiseerde roosterplanningsystemen. “Ik schat dat nog maar dertig tot veertig van de 95 ziekenhuizen hun roosterplanningsysteem geautomatiseerd hebben of eraan denken om dat te doen”, zegt Oude Elberink. Tweederde van de ziekenhuizen heeft zijn huidige automatisering niet genoeg op orde om de eigen salarissystemen en de personeelsinformatie- en verlofregistratiesystemen op adequate wijze te kunnen koppelen aan Mybenefitz.org.
Algemene automatiseringsweerstand is er ook bij de ziekenhuizen. “Automatisering ligt toch vaak gevoelig”, zegt Oude Elberink. “Het gevoel dat iemand in zo’n systeem inlogt en al zijn salarisgegevens naar boven haalt, daarover bestaat onzekerheid en bezorgdheid, en er is weerstand tegen. Toch is aan de beveiliging veel aandacht besteed; dat was een belangrijke eis van ons.”
Vergissing
Wanneer de hospitaals wel overstag gaan voor Mybenefitz.org, kunnen de abonnementskosten in de toekomst misschien nog wat lager uitvallen. “We hebben niet het oogmerk om winst te maken, maar we kunnen behalve ziekenhuizen ook andere instellingen aansluiten op het systeem”, zegt Oude Elberink. “Als we het aan andere sectoren kunnen verkopen, zullen we de middelen die daaruit terugkomen aanwenden om de kosten van het systeem te drukken. Dan moet je denken aan organisaties buiten de ziekenhuizen, maar binnen de zorg, zoals verpleeg- en verzorgingstehuizen, instellingen voor gehandicapten, psychiatrische inrichtingen en thuiszorg.”
“Mybenefitz.org is aangepast aan de cao voor ziekenhuizen. Een sector als verpleging- en verzorgingstehuizen en de geestelijke gezondheidszorg hebben een cao die erg op die van ons lijkt. Dat zijn in totaal ongeveer drieduizend instellingen. Het systeem kan een dergelijke omvang gemakkelijk aan, daar hebben we van tevoren rekening mee gehouden. Ik geloof dat er zeshonderdduizend mensen tegelijk kunnen inloggen.”
De NVZ wilde een systeem dat te koppelen is aan de ‘backoffices’ van de verschillende ziekenhuizen. Was er geen minder ingewikkeld alternatief voorhanden? “Wij wilden per se die koppelingen, anders had het voor ons niet gehoeven”, zegt Oude Elberink. “We hadden wel iets op een cd-rom kunnen maken, maar een jaar later heb je weer cao-onderhandelingen en wijzigen er dingen. Dan zijn al die oude cd-rom’s niets meer waard en kun je overnieuw beginnen. Daarom wilden we een structureel systeem hebben dat te koppelen is aan de backoffices van de ziekenhuizen.”
Halverwege 2004 wil de NVZ een indicatie hebben of genoeg ziekenhuizen zich gaan aansluiten bij Mybenefitz.org en of het project kan worden voorgezet. Oude Elberink: “Heel concreet betekent het dat we dit jaar streven naar twintig tot dertig ziekenhuizen, ongeveer eenderde van het totaal, die aangesloten zijn of in ieder geval de intentie hebben uitgesproken om zich aan te sluiten. Het is achteraf een grote vergissing geweest dat we niet eerst wat meer draagvlak in het veld hebben gecreëerd. Pas dan hadden we Europees moeten gaan aanbesteden. Maar ja, dat is achteraf. Daar leer je wel van.”< BR>
