Printers verdienen strategie

In de ict-sector en -departementen wordt vaak geproken over ’total cost of ownership’ en ‘return on investment’. Menig bedrijf stemt zijn volledige ict-strategie af op deze magische woorden: het zoeken naar een zo hoog mogelijke kostenbesparing enerzijds en rendement anderzijds, en dit op alle mogelijke manieren. Merkwaardig genoeg is voor de printerafdeling een doordachte strategie vaak zoek, terwijl de kosten rond afdrukken gestaag toenemen.

De cijfers die we aantreffen, zijn ontnuchterend: volgens IDC wordt 10 procent van de totale omzet van een bedrijf geïnvesteerd in de productie, het beheer en de distributie van documenten. In sommige bedrijven zijn alleen al de printkosten goed zijn voor 3 procent van de totale omzet, aldus Gartner, en de totale kosten aan printen maakt 10 tot 20 procent van het it-budget uit. Bovendien heeft de helft van de oproepen bij de helpdesk met printers te maken. Tegelijk wijzen andere studies uit dat 70 procent van de bedrijven geen flauw benul heeft van wat er aan documentbeheer wordt besteed. En zou de uitvoer op papier nog elk jaar met 21 procent toenemen. Zelfs als men deze cijfers met een korreltje zout neemt, lijkt de conclusie wel duidelijk: printers en documentproductie zijn voldoende belangrijk om er een doordachte strategie voor op te zetten, terwijl die meestal in geen velden of wegen is te bespeuren. Hoog tijd om hier verandering in te brengen, vinden verschillende printerleveranciers.

Zwarte champagne

Beweren dat er helemaal geen aandacht wordt besteed aan de kostprijs van printers en toebehoren, is de waarheid geweld aandoen. Maar vaak blijft de tco-gedachte (total cost of ownership) steken bij een berekening van het totale aantal toestellen binnen het bedrijf en het aantal gebruikte inktpatronen; een niet onbelangrijke factor. In een recent artikel van de Financial Times werd voorgerekend dat een HP-inktpatroon per liter zeven keer zo duur is dan de duurste champagne. En het is lang niet zo lekker. De inktpatronenproductie was in 2002 goed voor 70 procent van de winst die HP dat jaar maakte. Sterker nog: de hele winst die HP dat jaar kon noteren, kon worden toegeschreven aan de printerafdeling.
HP staat echter niet alleen met dit fenomeen: ook andere producenten worden steeds meer geconfronteerd met de vraag of die inktpatronen echt zo duur moeten zijn. Lexmark, bijvoorbeeld, vond het zelfs nodig om een speciaal persbericht te wijden aan de prijzen van inktpatronen, met de nadruk op het subjectieve en relatieve van die hoge prijzen: "Vijf jaar geleden betaalde je misschien dertig tot veertig euro voor een inktpatroon, maar dat was voor een printer waarvoor je al tussen de vierhonderd en vijfhonderd euro had betaald. Nu betaal je 22 tot 39 euro voor de meeste patronen. Die prijs lijkt overdreven, omdat je voor de printer misschien minder dan honderd euro hebt neergelegd." Volgens Lexmark is het ook een beetje onze eigen schuld dat de inktpatronen nog zo veel kosten: "De klanten drongen zelf aan op lagere aanschaffingskosten voor de printers, en wilden hun totale afdrukkosten beheersen door de gebruikskosten van printers van hun benuttingsgraad te laten afhangen." Tot slot wijst Lexmark er ook op dat er jaarlijks tientallen miljoenen dollars aan onderzoek en ontwikkeling in deze inktpatronen wordt besteed, met name aan het verfijnen van de printkoptechnologie die in de patronen verwerkt zit: "Zo koopt men bij de aanschaf van een nieuwe inktpatroon in zekere zin ook een nieuwe printer."
Een inktpatroon is dus redelijk geprijsd volgens de leveranciers. Daarnaast schuilt er in het gebruik van alternatieven, zoals de ‘witte’ inktpatronen-leveranciers die HP-cartridges vullen met hun eigen inkt en dan voor de helft van de prijs verkopen, een groot gevaar. "Ze kunnen desastreuze gevpolgen hebben voor de printer", aldus Katherine Dewilde, country manager van HP Imaging and Printing.

Software

Diverse leveranciers zijn ervan overtuigd dat men het beste kosten kan besparen door te investeren in nieuwe printers, met name in enkele technologieën die het beheer aanzienlijk vereenvoudigen. Zo gelooft Canon sterk in zijn Meap (Multifunctional Embedded Application Platform)-technologie, waardoor multifunctionele toestellen, met behulp van Java applets, over voldoende intelligentie beschikken om zich aan te passen aan diverse wensen en gebruiksgewoonten van de gebruikers. Gecombineerd met andere technologieën, zoals e-maintenance, waarbij heel wat gebruiks- en onderhoudinformatie naar Canon wordt gestuurd, kunnen niet alleen een hoop onnodige downtime en helpdesk-telefoontjes worden bespaard, het biedt ook een gedetailleerd inzicht in het gebruik van een toestel, en dus ook in de mogelijkheden tot verbetering. Ook HP, met Webjet Admin en Embedded Virtual Machine, biedt software om het beheer van het printerpark te vereenvoudigen en probleemmelding te automatiseren. Dewilde wijst echter tegelijk ook op technologische hardware-verbeteringen die een directe impact hebben op het totale kostenplaatje: "Neem bijvoorbeeld onze Iof-technologie, waardoor de printer veel sneller opwarmt en dus ook sneller kan beginnen met afdrukken. Dat lijkt niets, maar als je berekent hoeveel uren hiermee op jaarbasis bespaard worden en hoeveel de gemiddelde kenniswerker binnen een bedrijf kost, is ook dit een investering waard."

Strategieën

Het wordt allicht duidelijk: een gedegen printingstrategie is op meer gebaseerd dan de cpp (costs per page), die stoelt op de kosten van printer, onderhoud en toebehoren. Een evident voorbeeld is de vergaande centralisatie van het printerpark. "Uiteraard kan je veel kosten besparen door alle printopdrachten te centraliseren, maar als je te veel centraliseert, gaat dat ten koste van de efficiëntie van je werknemers", waarschuwt Dewilde. HP heeft hiervoor ook een schema uitgewerkt dat het optimale gebruik van een printer berekent, op basis van de cpp enerzijds en de afstand die een medewerker moet afleggen anderzijds.
Er zijn echter nog zoveel andere factoren die de tco van een printtoestel bepalen. "Wat doe je bijvoorbeeld met installatie- en implementatiekosten", vraagt Jurgen Janssens, manager marketing office solutions bij Canon Belgium zich af. "Of met kosten gelinkt aan training, aan het eigenlijke gebruik of aan het niet beschikbaar zijn van toestellen? Er zijn heel wat ‘verborgen kosten’ die moeilijk te identificeren en te kwantificeren zijn, en dus de tco-berekening zeer moeilijk maken." Eén manier om dit deels op te vangen, is door te opteren voor de ‘pay per click’ aanpak, waarbij het bedrijf de leverancier betaalt per afgedrukte pagina. Ook HP pleit voor deze aanpak, niet alleen omdat het inzicht verschaft in de tco van een bedrijf, maar ook omdat deze betalingswijze meestal gewoon voordeliger is voor de gebruiker.

Consultants

Het is evident dat, naast deze initiële analyses, er tegenwoordig ook ruimte is voor consultants die zich specifiek bezighouden met printingstrategieën. Vooral omdat de vragen nog veel verder kunnen reiken dan het al dan niet inzetten van een printer. Ook de vraag hoe een document het best wordt verwerkt, maakt deel uit van de printingstrategie, en heeft ook invloed op de kosten binnen andere departementen. "Een bedrijf kan bijvoorbeeld enorm op telecommunicatiekosten besparen door een document digitaal te verzenden naar faxtoestellen, in plaats van het af te drukken en dan driehonderd maal door te faxen", rekent Dewilde voor. HP maakt zich sterk dat het bij elke mkb’er een kostenreductie van 25 à 30 procent kan realiseren na een grondige analyse van de huidige printingstrategie.

Management buy-in

Zowel Canon als HP hebben een team ter beschikking dat aanbevelingen kan doen voor een kostenbesparende strategie die rekening houdt met alle bedrijfsfactoren. Zulke aanbevelingen zijn uiteraard niet bindend, en Janssens benadrukt dat het rapport van de Canon-consultants niet staat of valt met de aankoop van Canon-producten. "Maar wat wel onontbeerlijk is bij de uitwerking van een strategie, is de commitment van het top management", waarschuwt hij. "Alleen zo kunnen een aantal kostenbesparende initiatieven, zoals het standaard afdrukken in recto-verso of het intern doorrekenen van printkosten aan elk departement worden opgelegd." HP is in dat opzicht ook niet bang om zelf het voortouw te nemen. Zo zijn heel wat bedrijfsbrede initiatieven inzake documentbeheer genomen die een impact hebben gehad op het printergebruik. "Bij HP wordt een factuur de facto ingescand", geeft Dewilde als voorbeeld, "en vanaf dan is de workflow van dit document volledig digitaal. Vroeger zou een factuur bij elke verwerkingsstap nog eens zijn afgedrukt, wat vaak neerkwam op zes afgedrukte kopieën van hetzelfde document."

Een kleurrijk plaatje

Een interessante nevendiscussie bij de bespreking van printingstrategieën is de vraag of en wanneer kleurenprinters moeten worden gebruikt. Konica Minolta, één van de belangrijke spelers op de markt van kleurenlaserprinters, wil vooral dat deze discussie niet beperkt blijft tot de kostprijs: "Alleen domme leveranciers denken dat er sowieso meer kleurenprinters zullen worden verkocht wanneer de prijs daalt. Je denkt toch niet dat iedereen ineens een Jaguar gaat kopen als deze nog maar de helft kost van de huidige prijs", vindt Frank Akihary, marketing manager Benelux van Konica Minolta. Hierbij wijst hij ook op het belang van een voortdurende R&D in deze markt, waardoor de printers steeds hogere kwaliteit kunnen bieden tegen betaalbare prijs.
Konica Minolta legt vooral de nadruk op het nuttig gebruik van kleurenprinters, en het navenant toekennen van machtigingen om kleurenprinters te gebruiken. "Maar", voegt Akihary daaraan toe, "men mag vooral niet in de val trappen om het gebruik van de kleurenprinters te beperken tot het management en de marketingafdeling. Ook in andere departementen kan het gebruik van kleur een heuse meerwaarde betekenen. Een studie binnen een bedrijf heeft bijvoorbeeld uitgewezen dat als een factuur in kleur is afgedrukt, het aantal dagen dat deze onbetaald blijft met 15 procent afneemt. Jawel, kleurenprinters kunnen zelfs ‘return on investment’ opleveren."< BR>
 
Stef Gyssels, Data News