"Uit Jos Keetels’ ‘Prince II is totaal ongeschikt’ blijkt weer dat er nog veel te verbeteren valt bij het managen van projecten, vooral binnen de ict", schrijft de Prince User Group Nederland. "Helaas moeten we constateren dat in veel gevallen de projectmanagers alleen de templates van de methodiek Prince II gebruiken en niet werken volgens het gedachtegoed. Je krijgt dan Pino (Prince In Name Only). Veel van de frustraties die Keetels ervaart, komen voort uit hoe het niet moet."
| Prince II: kikker of prins? De methodiek voor projectmanagement Prince II kent voor- en tegenstanders. Gebruikers Ron Seegers en Brigit Hendriks-van Winden zijn tevreden, maar wezen in hun artikel Succesvol veranderen vereist structuur wel op de haken en ogen van de methodiek. Michiel van der Molen kan voor een groot deel met hun bevindingen en adviezen meegaan, maar vindt dat het belang van het lijnmanagement te laag wordt ingeschat. Jos Keetels heeft een heel andere mening over Prince II. In zijn reactie in Computable (24 oktober 2003) op Elimineer het verrassingselement van John Roos, veegt hij de vloer aan met de methodiek. Dit is bij velen in het verkeerde keelgat geschoten. Hieronder de reacties: |
Prince II geeft als definitie van kwaliteit dat het te leveren product voldoet aan de gespecificeerde en impliciete behoeften van de klant. Dit betekent dat het product moet voldoen aan de specificaties én fit for use en fit voor purpose moet zijn. Het leveren van een auto met vierkante wielen ligt absoluut niet in lijn met het gedachtegoed van Prince II. Volgens de methodiek moet men in een vroeg stadium vaststellen wat de kwaliteitsverwachtingen en acceptatiecriteria zijn voor de op te leveren producten. Dat is wat nu vaak niet gebeurt. Essentieel is dat we als projectmanager het project moeten richten op datgene wat de opdrachtgever met het resultaat wil bereiken. Dat zijn dus géén vierkante wielen.
Dynamisch
Moet ieder stuurgroeplid en iedere projectmedewerker het gedachtegoed van Prince II volledig kennen, dus een week op cursus? Nee, het managen van een project is het proces van de projectmanager. Hij moet de methodiek beheersen. De betrokkenen in een projectteam dienen op hoofdlijnen te weten hoe Prince II werkt en wat hun rol inhoudt. In de methodiek gaat het niet om het gebruiken van alle mogelijkheden maar om juist die onderdelen die essentieel zijn voor het inrichten van het individuele project en het managen van de productie van de afgesproken resultaten.
Een voorbeeld is het proces ‘planning’, waarin systematisch vanuit een productgebaseerde planning tot een totale planning van producten, productbeschrijvingen, activiteiten, middelen en risico’s wordt gekomen. Het is aan projectmanager en stuurgroep om te bepalen welke documentatie noodzakelijk is om het project te managen. Moet er dus een pid geschreven worden? Ja. Moet dat een pid van honderd pagina’s zijn? Nee, soms is een mail met de belangrijkste punten voldoende. Omvang en vorm worden bepaald door de projectgrootte, de opzet en de impact van het project op de organisatie.
Het goed gebruiken van Prince II betekent dat je onderdelen kunt weglaten of integreren in andere onderdelen. Het goed gebruiken betekent niet het invullen van de templates, maar een keuze maken en aanpassen aan het specifieke project. Het gaat niet om documentatie en starre regels, maar om het achterliggende denkproces. Prince II is niet star maar juist dynamisch. De kunst is om de methodiek te gebruiken om het denkproces te leiden. Wat is een ‘issue’ en wat moet ik ermee als projectmanager? Wat kan ik verwachten van de ‘projectboard’? Hoe gaan we beheerst om met wijzigingen?
Verdronken kalf
Blijkbaar geeft ook het huidige examen aanleiding te veronderstellen dat je met het behalen ervan een goede projectmanager bent. Dat ben je niet. Het lijkt op het rijbewijs. Bij het rijexamen moet je eerst een meerkeuze examen afleggen en een proeve van bekwaamheid. Na het behalen van je rijexamen ben je nog geen goede automobilist. Sommigen denken dat ze dat vanzelf worden, maar het is de oefening die kunst baart. Dat is met Prince II ook zo. Om het vak van projectmanager echt goed te kunnen uitvoeren, moet je meer kunnen dan een methodiek alleen: je moet een behoorlijke dosis sociale vaardigheden hebben, vak-, branche- en contractkennis, enzovoort.
Ofwel met alleen de Prince II-methode en het examen ben je er niet. Je moet het leren toepassen. Je moet in projectmanagement kilometers maken en je moet net als een timmermansleerling in de praktijk leren hoe je welk stuk gereedschap het beste gebruikt. Gebeurt dit niet, dan krijg je spreadsheetmanagement en veel administratie. Dat is echter iets wat geheel tegen het gedachtegoed van Prince II ingaat. De methode is klantgeoriënteerd en gaat uit van management by exception, ofwel alleen datgene aanleveren wat de anderen op dat ogenblik echt nodig hebben en ook niet meer dan dat. Dat staat dus in schril contrast tot centimeters dikke rapporten!
Een ander wijdverbreid misverstand dat uit het stuk van Keetels naar voren komt is dat de projectmanager onder Prince II geen verantwoordelijkheden heeft. Dat is absoluut niet het geval. Het tegenovergestelde mag echter ook niet zo zijn: dat de opdrachtgever zich nergens mee bemoeit en pas informatie krijgt als het kalf verdronken is. De projectmanager is verantwoordelijk voor de dagelijkse leiding van het project binnen het kader gegeven door de opdrachtgever/stuurgroep. De stuurgroep, bestaande uit opdrachtgever, seniorleverancier en seniorgebruiker, is verantwoordelijk voor het realiseren van het voordeel dat het projectresultaat mogelijk maakt.
Iedereen weet dat met krachtige sponsors een project veel gemakkelijker loopt dan als de projectmanager alleen staat. Prince II zegt niets anders en vertelt je er voor het gemak bij hoe je dat het beste kunt regelen; gewoon ‘best practice’, niks geen getheoretiseer. Je moet alleen wel de ervaring hebben hoe dit stuk gereedschap toe te passen. Daarmee is de stelling van tafel dat met Prince II de opdrachtgever steeds voor voldongen feiten komt te staan en dat projecten daarom koste wat kost worden voortgezet. Er is nog een lange weg te gaan. Wij wensen iedereen nog veel Prince II-plezier.
Bert Hedeman, Richard Moret en Brigit Hendriks, Prince User Group Nederland
