Het ‘in huis halen’ van ict versus ‘buiten de deur zetten’ is een vraagstuk dat al jaren de gemoederen bezig houdt. Onderzoeksbureau Cumulus Research Partners heeft in opdracht van PSINet Europe een rapport opgesteld dat kan helpen een financiële vergelijking te maken tussen beide vormen van informatievoorziening. Daarbij lanceert analist Scott Smith het concept van ‘Added Competitive Value’ en introduceert hij een rekenmodel waarmee de kosten van inbesteden (insourcing) en uitbesteden (outsourcing) tegen elkaar kunnen worden afgezet.
Op een door PSINet Europe georganiseerde rondetafel-discussie probeerde Erwin Geutskens met een aansprekend voorbeeld de afweging tussen inbesteden en uitbesteden richting te geven. Geutskens is partner marketing directeur bij aanbieder van managed services en hosting-diensten PSINet Europe. "Stel: een onderneming heeft een ander bedrijf overgenomen. Beide zijn SAP-gebruikers, maar de ene firma past SAP toe op een interne infrastructuur, terwijl de overnemende partij voor uitbesteden heeft gekozen. De vraag is na de overname natuurlijk: hoe gaan ze verder? Laten zij beide situaties naast elkaar bestaan? Kiest de overgenomen partij ook voor uitbesteden? Of wordt de extern ondergebrachte SAP-applicatie bijvoorbeeld bij het interne rekencentrum van de nieuwe combinatie ondergebracht?"
Rekenmodel
Dit soort afwegingen kunnen gemakkelijk verzanden in eindeloze discussies waarbij tal van argumenten ter tafel komen, zonder dat dit tot een duidelijke keuze leidt. Geutskens wil aan deze afweging extra informatie leveren door middel van een rekenmodel dat bedoeld is om de kosten van inbesteden en uitbesteden tegenover elkaar te plaatsen.
Het model luistert naar de naam ‘Insourcing Cost Evaluator’ en verzamelt gegevens over een groot aantal kostencomponenten die bij deze keuze een rol dienen te spelen. "Het gaat om een spreadsheet waarin we al die kostenfactoren die bij de afweging inbesteden dan wel uitbesteden een rol spelen bij elkaar hebben gebracht. Aan de betrokken ict-manager vervolgens de taak om achter al deze factoren zijn intern geldende bedragen in te vullen. Daarnaast bevat het model reeds cijfers die voor uitbesteden gelden. Het model komt vervolgens terug met een tco-berekening (total cost of ownership) voor zowel een oplossing op basis van inbesteden en uitbesteden zodat een vergelijking op basis van financiële argumenten mogelijk wordt."
Het rekenmodel is in opdracht van PSINet Europe ontwikkeld door onderzoeksbureau Cumulus Research Partners. In het hiervoor aangehaalde voorbeeld ontstond op basis van dit model het beeld dat in figuur 1 is weergegeven. Figuur 2 geeft de bijbehorende behoefte aan ict-medewerkers weer. Het verschil in Ttco is in de visie van Geutskens duidelijk. "Het gaat echter niet alleen om de kosten. Het is ook belangrijk om achter de cijfers te kijken." Daarmee doelt hij op het concept van Added Competitive Value (ACV) dat eveneens door Cumulus is ontwikkeld. Het gaat hierbij om een schatting van het totaal aan concurrentievoordelen die als gevolg van de huidige infrastructuurkeuzes nog niet zijn gerealiseerd. Voordelen die in dit geval dus zouden kunnen worden gerealiseerd door een overstap op al of niet selectieve uitbesteden te maken.
"De Added Competitive Value van de twee SAP-gebruikers uit het voorbeeld bestond uit een aantal factoren. Allereerst het feit dat men door het uitbesteden van SAP tot een lagere tco kon komen, hetgeen zich in de praktijk zal vertalen tot een goedkoper businessmodel. Maar het gaat verder. Zo bestaat niet langer het risico dat men kostbare en intern opgebouwde expertise kan verliezen doordat medewerkers van baan besluiten te veranderen. Doordat men hoogstwaarschijnlijk van de uitbestedings-partner een betere sla (service level agreement) kan krijgen dan intern mogelijk is, groeit de productiviteit en neemt de downtime af. En mochten er desondanks technische problemen optreden, dan is het duidelijk wie daarvoor verantwoordelijk is. Het bedrijf kan bovendien de beschikbare financiële middelen nu op een efficiëntere manier inzetten, bijvoorbeeld door te investeren in producten of diensten die extra omzet of winst opleveren."
Verborgen kosten
In een rapport getiteld ‘Realising Competitive Value from Outsourced E-Business’ beschrijft Cumulus-analist Scott Smith een aantal trends die een rol spelen bij het vraagstuk rond uitbesteden en inbesteden. Hij concentreert zich daarbij met name op de minder zichtbare of zelfs geheel verborgen kosten. Denk aan de kosten als gevolg van downtime, maar ook de financiële middelen die vastzitten in bijvoorbeeld de salarissen ict-professionals die nodig zijn om een technische infrastructuur draaiende te houden en in geval van storingen weer operationeel te krijgen. In figuur 3 is een aantal voor de Nederlandse markt geldende cijfers bijeengebracht die op deze problematiek betrekking hebben.
Daarnaast heeft Smith cijfers verzameld over de situatie in West-Europa als geheel. Zo geeft figuur 4 aan hoeveel manuren nodig zijn om de technische infrastructuur operationeel te houden en welk deel daarvan bestemd is voor het oplossen van downtime. Smith schat dat bij de grotere financiële instellingen gemiddeld de equivalent van één fulltime automatiseerder continu bezig is met het controleren van de infrastructuur en het oplossen van eventuele storingen en technische problemen.
In cijfers uitgedrukt kost downtime Europese bedrijven circa 5 miljard euro per jaar, heeft hij berekend. De kosten voor het Nederlandse bedrijfsleven liggen naar schatting op 333 miljoen euro. Circa 225 miljoen komt voor rekening van het uitvallen van de infrastructuur, terwijl nog 108 miljoen euro moet worden uitgegeven aan de ongeveer twee miljoen manuren die it-afdelingen per jaar kwijt zijn aan het weer operationeel krijgen van de stil gevallen infrastructuur.
In eigen beheer
Een ander interessant getal is de 115 miljoen manuren die het in eigen huis beheren van de infrastructuur het Europese bedrijfsleven extra kost ten opzichte van uitbesteden. In Nederland gaat het om circa 7,5 miljoen, heeft Cumulus uitgerekend. Het gaat hier om alle taken, handelingen en activiteiten die nodig zijn om de interne infrastructuur in eigen beheer operationeel te houden. Smith probeert deze getallen in perspectief te plaatsen door vast te stellen dat Europese bedrijven per jaar circa 1,7 miljard euro uitgeven aan personele kosten om de infrastructuur na storingen weer draaiend te krijgen. Tel hierbij 3,5 miljard euro aan kosten die het gevolg zijn van het uitvallen van applicaties (misgelopen verkopen en dergelijke) en we komen uit op de eerder genoemde 5 miljard euro die downtime Europa jaarlijks kost.
Omdat veel van de betrokken kosten min of meer verborgen zitten in andere uitgavenposten probeert Cumulus door middel van het concept van Added Competitive Value een indicatie te geven van de winst die geboekt kan worden wanneer deze verborgen kosten niet zouden bestaan. Daartoe is ACV opgebouwd uit een aantal componenten die samen de belangrijkste concurrentiefactoren vormen die door middel van uitbesteden kan worden verbeterd, stelt het bureau. Het gaat om factoren als ‘agility’ (de snelheid en flexibiliteit waarmee een bedrijf tactische en strategische beslissingen kan nemen), ‘focus’ (waar kan het management de aandacht op richten?), ‘liquidity’ (waar worden de financiële middelen aan uitgegeven?), ‘scalability’ (het vermogen van een bedrijf om snel de zakelijke infrastructuur op te schalen wanneer de vraag plotseling groeit), ‘security’ (de veiligheid rond processen en systemen) en ‘visibility’ (hoe goed is het zicht van de firma op de markt, de interne en externe zakelijke condities, cijfers en dergelijke).
‘Economies of skill’
Smith stelt duidelijk vraagtekens bij de beslissing om per definitie belangrijke bedrijfsapplicaties intern te willen houden. Met name de behoefte om wat hij noemt ‘economies of skill’ ofwel het onderhouden van het juiste niveau van technische expertise die nodig is om de infrastructuur volgens de gewenste sla’s te laten functioneren speelt hierbij een belangrijke rol. De kosten hiervan zijn namelijk vaak erg hoog. De cijfers in de figuren 5 tot en met 7 geven in zijn visie duidelijk aan dat veel bedrijven er goed aan zouden doen om in ieder geval de discussie over uitbesteden en inbesteden intern serieus aan te gaan.
"Dat is wat mij betreft het belangrijkste doel van het rekenmodel dat wij hebben ontwikkeld", zegt Geutskens. "De Insourcing Cost Evaluator is geen configuratiehulpmiddel of een tool om met klanten over prijzen te onderhandelen. Het gaat ons er vooral om dat we een discussie op gang willen brengen, omdat afwegingen rond inbesteden en uitbesteden nog wel eens gebaseerd lijken te zijn op slechts een deel van de argumenten die relevant zijn en andere belangrijke factoren over het hoofd lijken te worden gezien."
Het werkelijke doel van uitbesteden zou in de visie van Geutskens dan ook niet zozeer kostenbesparing moeten zijn, maar zou zich op een iets hoger niveau moeten bevinden: wat zijn de strategische voordelen wanneer een bedrijf al of niet een aanzienlijk gedeelte van het investeringsbudget moet uitgeven aan automatisering? Met andere woorden: welke voordelen kan een bedrijf realiseren wanneer dit geld gestoken kan worden in projecten die strategisch gezien een veel grotere waarde hebben voor de organisatie?< BR>
