Goede interne communicatie kan misinvesteringen voorkomen

Het management moet beter communiceren met de eigen netwerkbeheerders, vindt Marie-José Jamin, directeur van de Netwerk Gebruikersgroep Nederland. De kwaliteit van de ict-investeringen zal erdoor toenemen.

Marie-José Jamin, directeur van de Netwerk Gebruikersgroep Nederland: "Managers praten met ict-leveranciers zonder dat ze weten hoe de eigen ict-omgeving precies in elkaar zit."

De Netwerk Gebruikersgroep Nederland brengt sinds 1989 it- en netwerkprofessionals met elkaar in contact. NGN vormt een onafhankelijk en onpartijdig platform waar ruim vierduizend leden kennis opdoen en ervaringen met elkaar uitwisselen.
"We zijn opgericht omdat een aantal mensen erachter kwam dat het gebruik van netwerken steeds breder werd en daar heel veel bij kwam kijken", vertelt Jamin. "De ontwikkeling van technologie ging, en gaat, gigantisch snel; men kon het gewoon niet bijhouden."

Elkaar aanvullen

De leden komen uit allerlei typen organisaties. Het zijn netwerkbeheerders van zowel grote bedrijven als het mkb, nutsbedrijven, de gezondheidszorg en overheidsorganisaties. Ook tal van ict-leveranciers zijn lid; zelfs voor deze organisaties gaat het soms allemaal te snel. Ook voor hun klanten kan dat profijt opleveren, want ict-leveranciers blijken vaak slecht op de hoogte te zijn van de mogelijkheden om elkaar aan te vullen. Daar komt bij dat ze zelf net zo goed netwerkgebruiker zijn als andere organisaties.
In het begin bestond een groot deel van de leden uit pure techneuten; mensen die zelf aan hun netwerken sleutelden. De afgelopen jaren is er ook steeds meer belangstelling vanuit het it-management, mede omdat sommige van de netwerkbeheerders zijn doorgegroeid naar managementfuncties.

Inkoopkracht

De potentiële marktkracht van de NGN-leden is astronomisch. De vierduizend leden vertegenwoordigen samen een miljoen werkplekken. Stelt u zich eens voor hoeveel inkoopkracht zij gezamenlijk hebben. Zakendoen is echter nadrukkelijk geen doelstelling van de NGN.

Management summary Communicatie tussen managers en netwerkbeheerders is belangrijk, om ervoor te zorgen dat ICT-investeringen passen in de strategie van een bedrijf en daarmee daadwerkelijk rendement opleveren. Het loont om ervaringen met ICT uit te wisselen met andere gebruikers Investeer in het volgen van ICT-ontwikkelingen

Jamin: "Onze leden kunnen op het online platform kwijt wat ze willen, maar ze hebben wel te maken met het zelfcorrigerend vermogen van de hele groep. De enkele keer dat het is voorgekomen dat een lid reclame voor het eigen bedrijf maakte, werd deze op het platform door anderen zonder pardon afgeserveerd. Mensen komen naar de site om hulp te zoeken, inspiratie op te doen en elkaar te helpen. Ik verbaas me nog steeds over de mate van hulpvaardigheid. Het gebeurt vaak genoeg dat iemand een regelrechte concurrent uit de problemen helpt."
De resultaten zijn soms verbluffend. Jamin: "Onlangs hadden we een lid die een schade van een halve euroton dreigde te lijden. Het netwerk lag plat en zijn ict-consultant kon niet eerder dan een paar dagen later komen. Hij trok de stoute schoenen aan en vertelde op ons platform wat er was gebeurd. Binnen een kwartier kreeg hij zeven tips, waar ook de juiste bij zat. Na twee uur sleutelen had hij zijn netwerk weer operationeel."

Belangenbehartiging

Hoewel de NGN vooral is bedoeld om als platform te dienen, gebeurt het ook wel dat aan collectieve belangenbehartiging wordt gedaan. De bekendste exponent daarvan is de Microsoft-case. Jamin: "Het betrof de internationale licentiepolitiek van Microsoft. Microsoft Benelux moest die implementeren. Bedrijven werden gedwongen een abonnement af te sluiten op software-opwaarderingen. Voor veel bedrijven betekende dit dat het veel duurder werd om met Microsoft-producten te werken."

NGN Netwerk Estafette De Netwerk Gebruikersgroep Nederland organiseert jaarlijks een netwerkcongres. Dat heeft met ingang van vorig jaar een totaal ander karakter gekregen. NGN-directeur Marie-José Jamin: "In plaats van de hele dag te luisteren naar leveranciers gaan de deelnemers zelf aan de slag. We vragen leveranciers een opstelling te maken waaraan de deelnemers kunnen gaan sleutelen. De deelnemers vinden het fantastisch, want veelal betekent deze opzet dat ze bij de leverancier onder de motorkap kunnen kijken. Afgelopen jaar konden ze onder meer zelf routers configureren en meteen aan de slag gaan met Blackberrys, die ter plekke werden verstrekt. Voor de leveranciers is de uitdaging groot; er is meer voorbereiding voor nodig dan voor het katapulteren van een verkoopmanager in een bedrijfspaviljoen. Als jij als leverancier een goed product levert en echt samen met gebruikers aan de slag kunt, is wat je ervoor terug krijgt van veel grotere waarde dan het gebruikelijke stapeltje visitekaartjes."

"Wij hebben als NGN de NMa (Nederlandse Mededingingsautoriteit, red.) benaderd. Dat heeft geleid tot een onderzoek. Vreemd genoeg zijn we uiteindelijk meer tevreden over de manier waarop de leverancier deze zaak heeft opgepakt dan over het NMa-onderzoek, dat lange tijd in beslag heeft genomen. De klanten hebben inmiddels meer onderhandelingsruimte gekregen."

Strategie en visie

Jamin vindt dat het in bedrijven schort aan goede communicatie tussen het management en netwerkbeheerders: "Managers praten met ict-leveranciers zonder dat ze weten hoe de eigen ict-omgeving precies in elkaar zit. Je bent dan overgeleverd aan de grillen van de leverancier en riskeert later problemen met je eigen netwerkbeheerder, die met de nieuwe spullen aan de slag moet. Een betere communicatie is absoluut geen luxe. NGN-voorzitter Vincent Everts zegt altijd dat maar twee van elke tien ict-investeringen goed zijn. Goede interne communicatie kan zeker helpen om dat cijfer omhoog te krijgen."
"Voordat je in gesprek gaat met een leverancier praat je eerst met jouw netwerkbeheerder. En niet één keer maar misschien wel vier keer, want goede netwerkbeheerders kennen het bedrijf, en de cultuur, en weten precies wat je op ict-gebied in huis hebt en wat er op de markt speelt. Je vraagt een rapport over wat er fout is in de organisatie en hoe het beter kan. Je leest het rapport en snapt er niets van. Na een tweede gesprek is het nog steeds niet duidelijk, de derde keer begint het te dagen en na het vierde gesprek begrijp je hoe het zit."
"Dat geldt niet alleen voor het management, maar ook voor de netwerkbeheerder. Wat blijkt is dat jouw strategie en visie in het bedrijf worden gedragen, je wist dat alleen nooit. Er zijn ondernemingen zat waar de mensen op de werkvloer in de krant moeten lezen welke kant jij met de firma op wilt. Dat zijn organisaties waar een netwerkbeheerder bij ict-investeringen niet veel meer mag zeggen dan naar welk merk hardware en software zijn voorkeur uitgaat. In bedrijven waar een goede interne communicatie op gang komt, neemt het aantal misinvesteringen in ict duidelijk af."

Lekkere prijzen

De afgelopen twee jaar hebben bedrijven zwaar gesneden in hun ict-investeringen. Dat kan nooit lang goed gaan. Jamin vindt dat bedrijven er verstandig aan doen geld uit te trekken voor het volgen van ontwikkelingen op ict-gebied.
"Het gaat vooral om slim investeren. Als het hardware-investeringen betreft, kan het slim zijn om die juist nu te doen; je maakt op dit moment lekkere prijzen. Veel bedrijven beperken zich tot het in de lucht houden van het netwerk. Zolang de productie doorgaat lijkt er niets aan de hand. Dat gaat een tijd lang goed, maar er komt een moment dat de zaak in elkaar stort. Het onderhoud van het netwerk wordt steeds duurder. Doordat investeringen achterwege blijven gaan it’ers niet meer naar cursussen en seminars. De kennis binnen de eigen ict-organisatie ontwikkelt zich niet. Na verloop van tijd zijn jouw mensen niet meer in staat om met de nieuwste technologieën te werken. Het zal een enorme inspanning kosten om dat weer in te halen." < BR>