Het verstrekken van lozingsvergunningen door waterschappen was tot nu toe grotendeels een papieren proces. Daar komt verandering in door een nieuwe applicatie die vijf waterschappen hebben gebouwd in een strakke samenwerking met een gis-leverancier en een coachingbedrijf. De dsdm-methode (dynamic systems development method) zorgde voor een strak en doelgericht samenwerkingsregiem.
| Hoogheemraadschap De Stichtse Rijnlanden Het waterschap Hdsr zorgt voor veilige dijken, droge voeten en schoon water. Nu de rivierdijkverbetering tussen Amerongen en Schoonhoven is afgerond, is het hele waterschapsgebied beveiligd tegen waterstanden die statistisch eenmaal in de 1250 tot 2000 jaar voorkomen. Ook ziet het waterschap erop toe dat de polderkaden langs boezemwateren hoog en stevig genoeg zijn. Met een uitgebreid waterbeheersingssysteem zorgt het waterschap voor droge voeten. Dit stelsel bestaat uit grote en kleine watergangen, gemalen, stuwen en sluizen. In natte perioden kan het water worden afgevoerd en in droge perioden zorgt het waterschap voor de aanvoer van water. De derde taak bestaat uit de zorg voor schoon water. In zeventien rioolwaterzuiveringsinstallaties wordt het afvalwater van de huishoudens en bedrijven gezuiverd. Na de zuivering is het water zo schoon dat het weer in sloten en plassen geloosd kan worden. Er mag niet zomaar (bedrijfs-) afvalwater worden geloosd op oppervlaktewater of op het riool. Daar is een lozingsvergunning of -melding voor nodig. |
De automatisering van de Nederlandse waterschappen met behulp van Intwis (Integraal waterschapsinformatiesysteem) komt hierdoor goed op gang.
Dat is hard nodig, want de traditionele papieren afhandeling van vergunningen (en meldingen voor bijvoorbeeld bronbemalingen) is niet meer van deze tijd. ‘Behandelaars’ bij waterschappen moesten verspreid liggende documenten en gegevens handmatig bij elkaar zoeken. De status van een vergunningaanvraag leidde tot lange speurtochten.
Meer grip
De nieuwe Intwis-applicatie richt zich op het stroomlijnen en digitaliseren van de werkprocessen bij vergunningverlening en handhaving. Maar er zijn meer verbeteringen gerealiseerd. Het nieuwe gis (geografisch informatiesysteem) ondersteunt het visualiseren van complexe vergunningaanvragen. Daardoor ontstaat een beter overzicht en krijgen de waterschappen meer greep op hun workflow.
De vijf waterschappen zetten hiermee een belangrijke stap naar digitale vergunningen en een volledig gis. Door het gebruik van de dsdm-methode hebben de waterschappen optimaal invloed uitgeoefend op de functionaliteiten van de nieuwe applicatie.
De nieuwe module voor vergunningverlening en handhaving is gebaseerd op het pakket Arcgis van Esri. De applicatie voor het deel vergunningverlening is nu klaar.
Wat verder opvalt aan het ontwikkelproject, is de financiële constructie. Leverancier (en bouwer) Esri Nederland betaalt een gedeelte van de kosten voor het bouwen van gespecialiseerde software. De vijf deelnemende waterschappen nemen het resterende gedeelte voor hun rekening en nieuwe waterschappen die later instappen, betalen naar gebruik.
Dsdm
De opdrachtgevende waterschappen wilden zekerheden voor ze instapten. Daarom werd in samenspraak met Esri Nederland gekozen voor dsdm; een kortcyclische en incrementele softwareontwikkelaanpak, met als doel beheersbaarheid en bestuurbaarheid van het project. Dsdm draait om intensieve gebruikersparticipatie, het halen van deadlines binnen het budget en vooral dát doen waar de klant op zit te wachten: robuuste systemen ontwikkelen die aansluiten op de business. Maar dsdm gaat ook over mensenwerk, cultuur en attitude. Dat overtuigde de waterschappen.
Het dsdm-‘spel’ kan gespeeld worden als er een vertrouwensrelatie is tussen klant en leverancier. Om snelheid te creëren in het project werd de besliskracht direct bij de ontwikkelteams gelegd. In deze ontwikkelteams werkten afgevaardigden van de waterschappen en ontwikkelaars schouder aan schouder aan het eindresultaat. De bijdrage van de afgevaardigden was fors: twee tot drie dagen per week gedurende tien maanden voor de module Vergunningverlening. Gedurende deze periode werden met grote regelmaat workshops georganiseerd. Daar werden de bedrijfs- en procesbehoefte geformuleerd en nieuwe versies getest en ‘gereviewd’. Het voordeel van dit soort sessies was bijvoorbeeld dat meningsverschillen die er onderling tussen de verschillende waterschappen bestonden, beslecht konden worden door de directe communicatie. Bij escalaties (bijvoorbeeld over doelmatigheid) hakte de stuurgroep de knopen door. Na tien maanden bouwen is er consensus en een product waar de betrokkenen tevreden over zijn. En dit alles binnen tijd en budget. Inmiddels is de bouw van de module Handhaving halverwege. Deze zal worden opgeleverd in maart 2004.
| Dsdm Het traditioneel ontwikkelen van nieuwe software leidt vaak tot kostbare ontwikkeltrajecten en applicaties die na oplevering niet voldoen. Dsdm is een systeemontwikkelmethode die voorziet in een raamwerk van mechanismen om een rad-project (rapid application development) bestuurbaar en beheersbaar te houden. De methode zet opdrachtgevers en bouwers om de werktafel. Dat is de kracht van dsdm: het vergroot het draagvlak voor een geslaagde implementatie. Het bouwen blijft tijdens de hele rit gericht op een systeem dat voldoet aan de bedrijfsbehoefte. Tijd en budget in een dsdm-project kunnen worden gefixeerd, terwijl de scope c.q. functionaliteit van een op te leveren product kan variëren. De motor van dsdm is dan ook het ’timeboxen’ in combinatie met het voortdurend prioriteren van functionaliteit. De methode adresseert nadrukkelijk ook het belang van de ‘menskant’ als het gaat over het managen van een project. |
Het bedrijf Itéraz training en advies verzorgde de noodzakelijke ondersteuning op het gebied van dsdm en de workshops bij de ontwikkeling van Intwis.
Kernactiviteiten vergunningen
De afdeling Vergunningverlening en Handhaving (VenH) van Hoogheemraadschap De Stichtse Rijnlanden (Hdsr) in Houten verzorgt de uitvoering van de Wet verontreiniging oppervlaktewateren (Wvo) en een aantal daaruit voortvloeiende lozingsbesluiten. Verder houdt deze afdeling zich bezig met vergunningen in het kader van de ‘Keur van het Waterschap’. In de Keur zijn allerlei waterkwantiteitsaspecten geregeld, zoals onderhoud van watergangen, dijkonderhoud en peilbeheer.
Hdsr ziet toe op ongeveer driehonderd Wvo-vergunningen in de regio Utrecht. Het gaat om vergunningen voor bedrijven die chemische stoffen, zware metalen en dergelijke lozen op het riool (zoals afvalstoffenbedrijven, sloperijen, ziekenhuizen) en voor bedrijven die rechtstreeks op oppervlaktewater lozen. Voor de uitvoering van bijvoorbeeld het lozingenbesluit Open teelt en veehouderij ziet Hdsr er op toe dat er geen meststoffen en bestrijdingsmiddelen in open water terechtkomen.
De vergunningverlening is complex, maar het aantal nieuwe aanvragen voor lozingsvergunningen is niet hoog. Het aantal meldingen voor lozingsbesluiten, zoals ‘bronneringen’ is wel hoog. Bij bronneringen wordt het grondwater rond bouwpercelen weggepompt en geloosd op het oppervlaktewater. Ook worden er veel keurvergunningen aangevraagd. Deze zijn nu nog niet gedigitaliseerd, maar dat gaat zeker nog komen.
De werkzaamheden op de afdeling VenH zijn behoorlijk procedureel en kennisrijk van aard. Na een vergunningverlening gaan de vaak extern werkende handhavingsambtenaren aan de slag om de vergunningen in de praktijk te controleren.
De Intwis-oplossing
Intwis (een familie van producten) draait om integraal waterbeheer met gis. Alle informatie over de vergunningen wordt opgeslagen in een digitaal document. Op basis van een gekozen object (post-/bedrijfscode) krijgt een behandelaar op zijn beeldscherm digitale kaartjes te zien van waterlopen en stroomrichtingen in de directe omgeving. Andere kaartjes tonen welke vergunningen er al in de omgeving van de plek zijn afgegeven. Deze kunnen worden gecombineerd met belastinggegevens, kadaster en kaartjes van ‘hydrobiologisch waardevolle wateren’ in de buurt. Het meest gebruikte scherm is een werkvoorraadscherm. Zijn de juiste acties ondernomen, dan verdwijnt een taak uit de persoonlijke werkvoorraadlijst. Zoekopdrachten worden door de relationele database binnen enkele seconden beantwoord. Een logboek stelt de behandelaar in staat persoonlijk getinte aantekeningen bij te houden die relevant zijn voor de vergunningaanvraag (‘nog even nabellen!’). De elektronische agenda wijst de behandelaar op te nemen stappen.
| Vijf waterschappen De vijf deelnemende waterschappen zijn:
|
Workflow
Ook voor het management levert Intwis VenH verbeteringen op. Direct is te zien waar de knelpunten zitten in de aanvragenstroom. Die worden met een stoplichtsignalering aangegeven. Twee muisklikken verder wordt zichtbaar waar een vergunning op ‘hangt’. Vergelijk dit met de oude situatie, waarbij voor een voortgangsrapport allerlei personen en gegevens geraadpleegd moesten worden.
Intwis VenH ondersteunt ook andere beheeraspecten van vergunningen. De Wvo beschrijft bijvoorbeeld nauwkeurig welke processtappen er genomen moeten worden (aanvraag-ontvangstbevestiging-deadline ontwerpvergunning, et cetera). Hiervoor biedt Intwis een signaleringsscherm om de procedures en het beheer van vergunningaanvragen te overzien en adequaat af te handelen. Twee muisklikken en een aanvraag is doorgeschoven naar een andere behandelaar. Door standaardisatie ontstaat er meer transparantie en grotere rechtsgelijkheid bij de beoordeling van aanvragen. Het overige personeel kijkt uit naar de nieuwe werkmethode.
Rapportages voor intern en extern gebruik kunnen in een handomdraai worden verstrekt. De correspondentie met klanten is gestandaardiseerd en geautomatiseerd (130 standaardbrieven in MS Word), waardoor de correspondentie per processtap niet telkens opnieuw geformuleerd hoeft te worden. Vooral deze laatste voorziening leidt tot een enorme tijdwinst. Cijfers hierover ontbreken (helaas) nog.< BR>
Zie ook:
http://www.esrinl.com
http://www.hdsr.nl
http://www.dsdm.nl
http://www.iteraz.nl
Roger van den Eerenbeemt, Ingrid Klasberg, Wout Krist
