De Nederlandse Belastingdienst ziet de mogelijkheden van Xbrl, maar kijkt eerst de kat uit de boom. De Engelse Fiscus is pionier en vervult nu een voortrekkersrol bij de adoptie van de open standaard die de uitwisseling van financiële informatie op z’n kop zet.
In 2005 moeten alle lokale en centrale overheden in Engeland hun diensten via het web hebben ontsloten. Dat is in ieder geval het ambitieuze streven. De UK Inland Revenue, de Engelse Belastingdienst, is daarom anderhalf jaar geleden al begonnen om op basis van XML te werken aan een oplossing voor elektronische belastingaangifte voor bedrijven.
Toen de ontwikkelaars halverwege het project hoorden van Extensible Business Reporting Language, besloten ze het project te transformeren naar Xbrl. Zij zagen het als een waardevolle extensie van XML. De Fiscus werd in deze beslissing gesteund door het enthousiasme van accountancykantoren zoals Pricewaterhousecoopers, Ernst & Young, Deloitte & Touche en Kpmg, die heilig geloven in de wereldwijde adoptie van de softwarestandaard.
Raamwerk
Wat heeft Xbrl de Belastingdienst aan meerwaarde te bieden? Hopelijk minder administratieve rompslomp en wellicht de mogelijkheid om verzameld cijfermateriaal te gebruiken voor analyses. Bedrijven krijgen de mogelijkheid om real-time te rapporteren en in de toekomst misschien bij verschillende overheidsinstanties via één elektronische aangifte tegelijkertijd alle aangiften af te handelen. Het kan allemaal met Xbrl.
| Nederland wacht af De Nederlandse Belastingdienst heeft zich al wel aangesloten bij Xbrl-Nederland, de organisatie die het gebruik van Xbrl promoot. De Fiscus ziet de voordelen die de invoering van Xbrl kan opleveren, maar investeert daar nog niet flink in. In de markt blijkt op dit moment nog maar weinig interesse te bestaan voor een ‘gewone’ elektronische winstaangifte. Bij de invoering dit jaar blijkt slechts 1 procent van de bedrijven er gebruik van te maken. De Belastingsdienst wil eerst afwachten hoe dat zich verder ontwikkelt voor ze grote investeringen doet in Xbrl. |
Het raamwerk met definities, regels en afspraken maakt het proces van belastingaangifte transparanter dan het nu is. Met één druk op de knop zou een belastinginspecteur bijvoorbeeld de afzet van een autofabrikant kunnen vergelijken met de totale autoverkoop in de nationale of internationale markt. Ook zouden de financiële resultaten van een bedrijf in één keer zijn om te zetten van de accountancystandaard US Gaap naar de Europese evenknie IAS (International Accounting Standard).
Complexe informatie
Tot op heden doen bedrijven in Engeland hun aangiften nog op papier. Dat zorgt bij de Belastingdienst voor een grote administratieve rompslomp. Om een idee te krijgen van het papierwerk dat hiermee gemoeid is: elk jaar zijn er ongeveer een miljoen aangiften af te handelen, die handmatig in het backoffice systeem verwerkt moeten worden. De informatie op het aangifteformulier is ook nog eens vrij complex. Het ‘CT600 formulier’, de winstaangifte voor bedrijven, telt zestien pagina’s met ongeveer tweehonderd boxen die moeten worden ingevuld.
Aanvullend worden accountancyberekeningen aangeleverd. Die kunnen bij kleine bedrijven misschien twee pagina’s beslaan, maar bij middelgrote bedrijven is dat al zo’n dertig pagina’s, terwijl de berekeningen van grote bedrijven nog veel groter zijn. Voor de aanvullende berekeningen geldt geen standaard formaat, waardoor het extra moeilijk is om de cijfers eenduidig te verwerken. Medewerkers van de Fiscus verwerken en interpreteren handmatig de belastingformulieren en aanvullende berekeningen. De kans op fouten is daardoor aanwezig en de eenduidigheid van interpretatie is beperkt. Er zijn nog geen plannen om het papier volledig te vervangen door elektronische aangiften, maar op de lange termijn zou dat wel kunnen gebeuren.
Risico’s minimaliseren
De Belastingdienst heeft het project onderverdeeld in drie fasen. De eerste is 13 maart dit jaar ‘live’ gegaan. Aan fase 2 wordt nu gewerkt. De planning is om in oktober 2003 met de toeters en bellen van een landelijke campagne volledig ‘live’ te gaan. Tot die tijd doen ongeveer negentig bedrijven mee aan het project. Daarna wordt het landelijk uitgerold. In fase 3, die in de loop van dit jaar start en tot eind 2004 voortduurt, zal de Fiscus in overleg met bedrijven de aangifte verfijnen.
Om het project overzichtelijk te houden en de risico’s te minimaliseren, worden het belastingformulier en de aanvullende gegevens niet in één keer overgezet in Xbrl. De implementatie verloopt in stappen. In fase 1 is een eerste stap gemaakt door een taxonomie te ontwikkelen en het formulier weer te geven in XML-formaat, om het vervolgens over te zetten naar Xbrl. De aanvullende accountancyberekeningen zijn daar vervolgens als pdf-bestanden aan gehangen.
In fase 2 wordt nu gewerkt aan het omzetten van de accountancyberekeningen in Xbrl. Hiervoor werkt de Belastingdienst nauw samen met accountantskantoren als Pricewaterhousecoopers, Kpmg en Deloitte & Touche.
In fase 3 gaat de dienst in gesprek met grote klanten, om te kijken wat er nog ontbreekt, of misschien anders kan, en wat Xbrl zal doen met hun bedrijfsproces. "Dan komt eigenlijk het moeilijkste gedeelte", zegt projectleider Jeff Smith. "Het is vrij gemakkelijk om een oppervlakkige verandering aan te brengen met Xbrl, maar uiteindelijk moet deze technologie het hele bedrijfsproces veranderen."
Daarna volgen mogelijk fase 4, 5 en 6. "Ik denk dat het project nooit zal eindigen", zegt Smith. "Bedrijven zullen zelf steeds meer ideeën ontwikkelen en willen dan dat wij die doorvoeren."
Bij het consulteren van de markt is het gevaar er ingeslopen dat de Fiscus alleen grotere bedrijven benadert, terwijl het grootste deel van de klanten bestaat uit kleine ondernemingen. "De grote concerns kunnen zich de tijd en het geld veroorloven om ons te adviseren", zegt Smith. "Het is erg moeilijk om een evenwichtige representatie van de markt te krijgen. Als je een eenmanszaak hebt, verspil je geen tijd om onnodig met de Belastingdienst te gaan praten. Het is moeilijk om de contacten met kleinere bedrijven gaande te houden. Eigenlijk is ons dat tot nu toe helemaal niet gelukt."
Taxonomie
Het ontwerp van de taxonomie is het belangrijkste onderdeel van het project. Daar is ook het meeste werk in gaan zitten. De taxonomie was vlak voor kerst 2002 gereed. Het is een XML-schema met, in het geval van de Fiscus, een verzameling belastingspecifieke regels en afspraken op basis waarvan informatie te rangschikken en te interpreteren valt. In een taxonomie staan de regels voor het definiëren van Xbrl-labels. Het is vergelijkbaar met de semantische regels die waarde toekennen aan woorden en zinnen binnen een bepaalde taal.
Bij het opstellen van de taxonomie is de dienst begonnen met het in kaart brengen van een paar voorbeelden van aangiften van bedrijven in bepaalde branches. Daaruit is een lijst met informatiesoorten, afspraken en regels gedestilleerd. Van daaruit is men verder gaan werken.
Het opstellen van de taxonomie heeft veel tijd gekost, maar het was op zich niet moeilijk. Belastingmedewerkers zonder it-achtergrond hebben zich ermee beziggehouden en zij zouden de ontwikkeling van een Xbrl-taxonomie niet wezenlijk anders hebben ervaren dan de ontwikkeling van welk ander datamodel dan ook. Ook kon men terugvallen op bestaande financiële rapportagetaxonomieën. Bovendien is er een limiet aan de gedetailleerdheid van informatie die de dienst nodig heeft. Informatieschema’s moeten bijvoorbeeld wel onderscheid kunnen maken tussen bedrijfsauto’s en industriële gebouwen, omdat daar verschillende belastingregels voor gelden. Het is echter niet zo dat aan alle mogelijke kapitaalgoederen Xbrl-labels moeten hangen.
Eén grote race
Het gebruik van Xbrl zal niet alleen de Fiscus geld kosten. Ook bedrijven die hun belastingaangiften elektronisch met Xbrl willen indienen, zullen in de portemonnee moeten tasten. Bestaande software die nu nog de financiële verslagen op papier afdrukt, moet worden vervangen door software die Xbrl-geschikt is. Ook moet de software met behulp van de taxonomie die door de Belastingdienst is opgesteld gegevens kunnen ordenen volgens de principes van de dienst. De taxonomie is inmiddels beschikbaar gesteld aan softwarefabrikanten, die hun producten op deze manier kunnen afstemmen op de ordeningsprincipes. Bedrijven die in meerdere landen actief zijn, moeten er eveneens rekening mee houden dat voor verschillende belastingstelsels meerdere taxonomieën nodig zijn.
In het project werkt de Belastingdienst samen met een aantal Engelse softwareontwikkelaars, maar eigenlijk valt de ondersteuning vanuit de markt nogal tegen. Smith: "Wij zouden graag zien dat fabrikanten nu met Xbrl aan de slag gaan, zodat hun producten straks jaarrekeningen kunnen produceren met behulp van de taxonomie die we hebben opgesteld, maar ze zijn nogal afwachtend. Ze denken: waarom zou ik het nu doen? Het is moeilijk te voorspellen wanneer ze daar wel mee zullen beginnen. Het enige dat we vanuit de Belastingdienst kunnen doen, is afwachten. Ik ben er alleen wel van overtuigd dat het uiteindelijk één grote race wordt om alle producten op het laatste moment toch Xbrl-geschikt te maken."
De voordelen voor de Fiscus zijn duidelijk: minder administratie; een hogere betrouwbaarheid van de verstrekte gegevens (minder kans op fouten in het verwerken van data); een eenduidige interpretatie van de gegevens, waardoor verschillende belastingkantoren of inspecteurs een aangifte niet verschillend kunnen beoordelen; en de mogelijkheid om een analyse op de gegevens los te laten.
Meer moeite heeft de Belastingdienst met zijn klanten overtuigen van het nut van Xbrl. Smith: "Wij hebben contact met een aantal grotere bedrijven en iedereen zegt: waarom zou ik erin meegaan en wat levert het mij op? We moeten dan gaan uitleggen welke invloed het kan hebben op hun bedrijfsproces. Uiteindelijk kan het de wetgeving veranderen op basis waarvan bedrijven opereren. Het kan rapportage-eisen verscherpen. Bedrijven kunnen worden verplicht om financiële gegevens via het web te publiceren. Ik zie niet in hoe zij dat zonder Xbrl zouden kunnen doen."< BR>
