Een schier eindeloze reeks mogelijkheden passeert de revue tijdens de tweedaagse workshop Office 2003. Wat vooral blijft hangen zijn de meer gestructureerde vorm van werken met documenten en het extra werk voor systeembeheerder als gevolg van het toekennen van rechten aan documenten door gebruikers.
De bèta van Office 2003 (codenaam Office 11) doet de ronde; deze zomer ligt de suite in de winkel. Daarmee heeft Microsoft een voorsprong op concurrent Sun, dat Staroffice 6.1 zojuist de eerste bèta in heeft gestuurd. Het moet Corel echter laten voorgaan; dat brengt al in april Wordperfect Office 11 op de markt. Hoewel Staroffice ook onder Linux draait en beide pakketten goedkoper zijn dan dat van Microsoft, gaat het vooralsnog om achterhoedegevechten, gezien het overweldigende martkaandeel van Microsoft.
Corel heeft vorig jaar Softquad aangekocht en daarmee veel XML-kennis binnengehaald. Vooralsnog ziet het ernaar uit dat de Canadees dit vooral gebruikt om XML-tools (zoals Xmetal) op de markt te brengen, maar de uitwisselingstaal is eveneens opgenomen in de kantoorapplicatie-suite. Zo ook bij Office 2003.
Schema’s
Door XML in het hart van de Office-applicatiereeks te verwerken, is het mogelijk data van verschillende bronnen in documenten op te nemen. De ‘informatiewerker’ (nieuwe term van Microsoft) krijgt de gegevens waar hij werkelijk behoefte aan heeft, en de data zijn beter te beheren. Het is zelfs mogelijk in documenten aan te geven welke marsroute zij door een organisatie dienen te doorlopen.
Voorwaarde is wel dat er schema’s worden opgesteld. Waar voorheen iedereen min of meer willekeurig brieven en e-mail-berichten opstelde en facturen inrichtte, zullen documenten voortaan gestructureerd worden opgesteld. Dat wil zeggen dat afgesproken moet worden welke metagegevens waar worden gepositioneerd. It’ers moet dit als muziek in de oren klinken. Microsoft hamert erop dat organisaties zelf hun schema’s moeten opstellen. "Wij willen niets dicteren", zegt Jean Paoli, de XML-architect bij Microsoft en een van de mede-opstellers van de XML 1.0-standaard
Met Infopath (voorheen Xdocs) is het mogelijk interactieve documenten op te maken en binnen een organisatie met anderen te delen. Infopath zorgt ervoor dat gebruikers geen enkele kennis van XML nodig hebben om toch documenten in dat formaat te kunnen maken en bewerken. Het is mogelijk aan te sluiten op verticaal overeengekomen schema’s, zoals binnen de gezondheidszorg. Op het jongste congres van de Amerikaanse Healthcare Information and Management Systems Society liet Microsoft zien hoe een document, dankzij Infopath, weet waar het de benodigde gegevens vandaan moet halen en hoe het deze moet presenteren.
Infopath is een onderdeel van Microsoft Server 2003 dat deze zomer uitkomt. Het is nauw geïntegreerd met Office 2003.
Behalve opluchting betekent het voor it-beheerders dat er orde komt in bijvoorbeeld de Word- en e-mail-chaos; dit is ook een verzwaring van hun taak. Zij zullen immers de schema’s moeten opstellen en ervoor zorgen dat die beschikbaar zijn. Net als bij Computer Associates denkt Microsoft aan het maken van een uddi-dienst, een soort modellenboek waar de gebruiker het gewenste schema kan opzoeken. De automatiseerders zullen deze ‘repository’ moeten gaan beheren.
Digitale rechten
Een andere taakverzwaring brengt het information rights management (irm) met zich mee. Deze nieuwe optie in de applicatie-suite is volgens Jason Cahill, lead program manager for Information Rights Management, op veler verzoek ontwikkeld. "Toen we anderhalf jaar geleden begonnen met het plannen van Office 2003, hoorden we van organisaties dat zij bezorgd zijn over het beheer van informatie. Het is te makkelijk voor individuen binnen een bedrijf om informatie door te sturen in strijd met bedrijfsregels. Vaak denken mensen er trouwens niet eens bij na, en sturen ze een mailtje of document al te snel door."
Met irm kunnen mensen zelf aangeven of een document alleen maar gelézen mag worden door anderen, die het dan niet kunnen printen, kopiëren of doorsturen. Op dit moment werkt irm alleen in combinatie met Active Directory. De systeembeheerder moet namelijk in de directory aangeven wie welke rechten heeft, en die dan ook weer aanpassen als een persoon de organisatie verlaat.
Teus Molenaar
