‘Content management’-systemen beogen het ondersteunen van informatiebeheer: het verzamelen, aanmaken, publiceren en wijzigen van (web)informatie. Binnen een ministerie wordt momenteel een omvangrijk intranet gerealiseerd, waarbij gekozen is voor CMS 2002 van Microsoft. Twee consultants en een projectmanager over de onderliggende redenen.
Contentmanagement binnen een organisatie bestaat in hoofdlijnen uit het verzamelen, aanmaken, publiceren en wijzigen van informatie (content). Dit dient zo volledig en flexibel mogelijk ondersteund te worden door een cms. Hierbij wordt een cms niet meer alleen ingezet voor het stroomlijnen van het beheer van webinformatie maar ook ten behoeve van bedrijfsbreed beheer van meer traditionele informatie zoals documentatie, handleidingen, procedures, handboeken, enzovoort. Cms-en die de laatstgenoemde functionaliteit bieden worden ook wel ‘enterprise content management’-systemen genoemd.
‘Enterprise content management’ is het geheel van technologieën en processen gericht op de creatie, vastlegging, levering / verspreiding, aanpassing en beheer van informatie door de gehele onderneming. Huidige ‘content management’-systemen verschuiven hun werkterrein dan ook meer in de richting van deze alomvattende taak. ‘Enterprise content management’ zorgt ervoor dat de gehele stroom van informatie binnen een organisatie via één bedrijfsbreed systeem verloopt.
Aparte deel-sites
Deloitte & Touche kreeg van een ministerie de opdracht om een omvangrijk intranet te realiseren. Het betreft een organisatie die kan worden onderverdeeld in een twintigtal lokale organisaties met een autonome autoriteit. Een belangrijke functionele eis was om voor deze lokale organisaties aparte deel-sites te maken. Naast deze deel-sites was het van belang dat er ook een overkoepelende landelijke site zou komen. Deze kan fysiek gezien niet direct worden benaderd maar functioneert wel als ‘leverancier’ van landelijke informatie, die dan vervolgens ontsloten wordt via de verschillende lokale deel-sites.
De opdrachtgever maakte al gebruik van een cms-pakket. Dit cms was echter beperkt in functionaliteit, en kennis van dit product was nauwelijks op de markt beschikbaar. Ook het grote aantal pagina’s op de site zorgde bij een update voor aanzienlijke beperkingen van de prestatie.
De opdrachtgever heeft na uitgebreid onderzoek gekozen voor het product Content Management Server 2002 (CMS 2002) van Microsoft. Deze keuze had te maken met de gevraagde functionaliteiten en de beloofde prestatie en schaalbaarheid, nodig voor een potentieel van zesduizend gebruikers en een groot aantal pagina’s.
Hieronder wordt nader ingegaan op een aantal aspecten waarmee het projectteam gedurende de ontwikkeling van het gevraagde intranet in aanraking is gekomen.
Generieke ’templates’ en autorisatie
Binnen het ministerie is ervoor gekozen om de lokale deel-sites dezelfde structuur en huisstijl te geven. In de praktijk betekent dit, dat er gebruik wordt gemaakt van hetzelfde lettertype en kleur. Iedere deel-site onderscheidt zich echter wel door het gebruik van verschillende logo’s en afbeeldingen. Om de genoemde eenduidigheid te bewerkstelligen zijn door het ontwikkelteam generieke ’templates’ ontwikkeld. Met behulp hiervan kan elke willekeurige deel-site worden opgezet zonder tussenkomst van bijvoorbeeld systeembeheerders. De ’templates’ zijn voorzien van functionaliteit waarmee vastgesteld wordt op welke lokale deel-site wordt gepubliceerd en welke logo’s moeten worden gepresenteerd.
Een belangrijk uitgangspunt bij de realisatie van het intranet was de opzet van een uitgebreide autorisatiestructuur.
De opdrachtgever wilde dat de taken binnen het hele proces van creëren, wijzigen en verwijderen van pagina’s, en alles wat daarmee samenhangt, strikt gescheiden konden worden. Op deze manier kun je verschillende personen binnen de organisatie verantwoordelijk maken voor aparte onderdelen binnen het publicatieproces van (nieuwe) pagina’s.
Autorisatie is niet alleen van toepassing in het publicatieproces van informatie, maar zeker in deze casus ook van belang voor de structuur en opzet van het intranet.
Het intranet bestaat uit aparte lokale deel-sites. Een belangrijke eis van de opdrachtgever was dat bepaalde deel-sites afgeschermd konden worden van de andere deel-sites, of sterker nog, dat ze afgeschermd konden worden van delen binnen een bepaalde deel-site.
| Aanbieders cms Op dit moment zijn er veel aanbieders op de cms-markt, variërend van de grote spelers voor de multinationals tot de vele kleine spelers die de mkb-markt bedienen. Naar schatting zijn er meer dan honderd aanbieders in Nederland en zeker meer dan duizend wereldwijd. Belangrijke internationale leveranciers zijn Vignette, Interwoven, Broadvision en Documentum. De licentiekosten voor een cms liggen ergens tussen de 0 (open source) en 250.000 euro. Een greep uit de vele aanbieders op de cms-markt: Vignette, Tridion (nl), Broadvision, Interwoven, Smartsite (nl), Mmbase (open source) en Opencms (open source). Inmiddels hebben ook de grote traditionele spelers als Microsoft, Oracle, IBM en SUN zich op de cms markt gestort. Deze organisaties hebben van huis uit reeds een groot distributienetwerk en grote marketingcapaciteit en bereiken hierdoor veel klanten. Vooral de komst van Microsoft heeft geleid tot de start van een prijzenoorlog. Op dit moment neemt volgens Merill Lynch de tool van Microsoft Content Management Server de eerste plaats in als het gaat om koopintenties van toekomstige cms-gebruikers. Het is dan ook de verwachting dat veel aanbieders binnen afzienbare tijd het hoofd niet meer boven water kunnen houden, ondanks de relatief grote groei in de cms-markt. Belangrijke leveranciers, zoals Tridion en Interwoven, hebben de nieuwste versies van hun cms-en reeds gepositioneerd als echte ‘enterprise content management’-systemen. Microsoft speelt hierop in door zijn cms te koppelen aan producten als Sharepoint, Commerce Server en vooral Office. Het argument dat het cms naadloos integreert met de bestaande systemen in een bedrijf, kan voor de koper doorslaggevend, zo is de aanname van Microsoft. |
Integratie en ‘workflow’
In het bewuste cms kan een redacteur met behulp van standaard ‘placeholders’ informatie (tekst, links, plaatjes, etc) in pagina’s opnemen. In deze casus was het echter noodzakelijk dat standaard ‘placeholders’ niet zichtbaar en merkbaar voor gebruikers een softwarematige bewerking ondergaan. Dit laatste was nodig om de pagina’s consistent te laten te zijn met de gewenste vormgeving. Om dit probleem op te lossen hebben de ontwikkelaars met behulp van Visual Studio .Net zogenaamde ‘custom placeholders’ ontwikkeld. Hiermee is de Html in de pagina softwarematig te manipuleren.
Een bijkomend voordeel van CMS 2002 is dat het gebruik maakt van het nieuwe .Net Framework van Microsoft. Denkbare toepassingen binnen cms van functionaliteiten in het .Net Framework-model liggen op het gebied van ‘output caching’ en website-authenticatie.
De opdrachtgever wilde dat het intranet een workflow-achtige opzet zou krijgen voor het publiceren van informatie. Die mocht niet rechtstreeks door een gebruiker worden gepubliceerd, maar moest eerst een aantal (autorisatie) stappen doorlopen. Eén van die stappen was een expliciete goedkeuring door bijvoorbeeld een hoofdredacteur. Op deze manier is via een gestructureerde en verantwoordelijke manier informatie te publiceren. Het cms heeft de beschikking over een uitgebreide workflow om aan de bovenbeschreven behoefte van de klant te voldoen. Publicatie van pagina’s is inderdaad stap voor stap te realiseren. Op ieder moment in de workflow kan het publicatieproces worden gestopt of gecontinueerd. Het stoppen van het publicatieproces kan zowel geautomatiseerd als handmatig gebeuren. Voor een geautomatiseerde verwerking moet ‘event’-afhandeling worden ontwikkeld. ‘Events’ zijn geautomatiseerde reacties op handelingen van gebruikers of de applicatie zelf. De ontwikkelaars hebben ‘events’ gerealiseerd voor het goedkeuren en ter publicatie aanbieden van pagina’s. Het publicatieproces is handmatig te stoppen doordat iemand bijvoorbeeld een pagina afwijst die ter publicatie wordt aangeboden.
Eenvoudig
De opdrachtgever had de wens om het aanbieden van pagina’s ter publicatie zo eenvoudig en intuïtief mogelijk te maken. Het mooiste scenario is het maken van een document in Word XP, en dan vervolgens vanuit Word XP direct publiceren naar het Web. Dit werd mogelijk gemaakt door het installeren van een Word-plugin op de client die gekoppeld werd aan CMS 2002. Met behulp van deze Word-plugin kan een schrijver van een document naast het kiezen uit ‘Opslaan als…’ ook kiezen voor ‘Send to cms’. Op die manier kan een redacteur direct op het intranet een documentje plaatsen vanuit Word XP.
De ontwikkelaars van het intranet hebben ondervonden dat het gebruik van de CMS 2002 web-applicatie geen complexe zaak is. Met behulp van een simpele Xcopy kunnen bestanden naar andere omgevingen worden gekopieerd. Daarnaast zijn ‘packages’ te creëren waarmee je fragmenten uit de database in andere omgevingen kunt importeren.
In Content Management Server 2002 krijgt de ontwikkelaar een hoop vrijheid toebedeeld. Met behulp van Visual Studio .Net kan hij standaardfunctionaliteit uitbreiden, zoals het maken van ‘custom placeholders’, die de ‘properties’ en ‘methods’ van de standaard ‘out-of-the-box’ Html-placeholder overschrijven. Daarnaast kan hij ingrijpen in de workflow van het publicatieproces van een pagina, hetgeen velerlei praktische toepassingen met zich mee kan brengen. Verder is het gebruik van een site zeer eenvoudig geworden. Zaken als het registreren van zelfgemaakte componenten zijn niet meer nodig. De ervaring leert dat met een grondige analyse van de verdeling van alle gebruikersrollen over de verantwoordelijke personen veel problemen zijn te voorkomen.
Marktleider in 2005
Door de turbulentie in de cms-markt met veel aanbieders en dalende prijzen is de komende periode van cruciaal belang. Mede door de komst van Microsofts CMS 2002 neemt de concurrentie in deze markt alleen maar toe. Uit de praktijk is gebleken dat dit systeem een goed bruikbare applicatie is om ‘webcontent’ te beheren en publiceren. Door de mogelijkheid van integratie met Microsoft-producten als Sharepoint, Commerce Server, Word en Excel is de applicatie zelfs als ‘enterprise-cms’ te zien. Voor op Microsoft georiënteerde organisaties is de keuze voor cms 2002 een voor de handliggende optie.
Mede hierdoor verwachten wij dat het marktaandeel van Microsofts cms gestaag zal groeien. Gartner verwacht zelfs dat Microsoft in 2005 marktleider zal zijn. Voor de andere leveranciers een uitdaging om dit te voorkomen.
Microsoft CMS 2002
Microsoft Content Management Server 2002 (CMS 2002) is sinds november 2002 op de markt. Deze nieuwe versie draait volledig in een .Net-omgeving en sluit daarmee goed aan bij de ambitieuze .Net-strategie van Microsoft. Op dit moment is Microsoft nog een kleine speler op de cms-markt. Het marktaandeel bedraagt op dit moment enkele procenten. Analisten van Gartner verwachten echter dat Microsoft met dit product in 2005 marktleider zal zijn.
Met CMS 2002 bevindt Microsoft zich nu in het middensegment van de markt. Qua functionaliteit en prijs is het nog niet te vergelijken met systemen van aanbieders uit het topsegment (onder andere Interwoven, Broadvision, Vignette en Documentum). Deze categorie cms-en wordt voornamelijk gebruikt door grote internationale organisaties, bijvoorbeeld autofabrikanten.
De verwachtingen ten aanzien van het product zijn hoog gespannen. Het belangrijkste argument hiervoor is de mogelijkheid tot integratie met andere Microsoft-producten, zoals Sharepoint voor documentbeheer en zoekfunctionaliteit, Commerce Server voor onder andere personalisatie en Word voor het schrijven en publiceren van informatie. Het is opvallend dat de zoekfunctionaliteit (nog) niet standaard geïntegreerd is in CMS 2002. De praktijk wijst uit dat in plaats van Sharepoint ook een gespecialiseerde zoekmachine van een derde partij, bijvoorbeeld Verity of Mondosoft, kan worden ingezet.
Voor organisaties met minder budget of eenvoudigweg geen behoefte aan complexe functionaliteit kan Microsoft CMS een bruikbaar en aanbevelenswaardig alternatief zijn.
Onze overwegingen zijn daarbij de volgende:
Functionaliteit. Het systeem biedt voldoende functionaliteit om het beheren van informatie eenvoudig te maken. Belangrijke kwesties hierbij zijn: uitgebreide ondersteuning voor autorisatie, integratie met kantoorproducten zoals Word en Excel, eenvoudige workflow, ’template’-beheer en publicatie van informatie op het web.
Continuïteit. De huidige cms-markt is zeer turbulent. Diverse overnames en fusies hebben plaatsgevonden en vinden nog steeds plaats. Analisten verwachten dat een aantal aanbieders, zowel grote als kleine, gaat afvallen. Naar verwachting is Microsoft hier niet bij.
Bruikbaarheid. CMS 2002 heeft dezelfde interface als andere Microsoft-producten. Dit vereenvoudigt het gebruik en (dus) de complete invoering van dit cms.
Hergebruik. Via internet zijn nu al veel .Net-componenten beschikbaar. De verwachting is dat dit verder zal toenemen.
Openheid. Door de integratie met .Net en het gebruik van XML wordt veel flexibiliteit geboden. In principe is elke gewenste functionaliteit toe te voegen.
Schaalbaarheid. Het product kan niet alleen op afdelingsniveau maar ook bedrijfsbreed worden ingezet en toegepast.
Xavier van Aubel, Marco van der Zwan, consultants, en Laurens van Wonderen, projectmanager e-business systemen, Deloitte & Touche
