Prince2 is een methode voor een procesmatige aanpak van projectmanagement. Ze komt tegemoet aan de eisen en wensen van gebruikers en is ‘best-practice’. Essentieel onderdeel is het denken in sub- en eindproducten, aldus een consultant.
Prince staat voor ‘Projects in controlled environments’ en is een projectmanagementmethode voor organisatie, management en beheersing van projecten. De methode is in eerste instantie ontwikkeld door de CCTA (Central Computer and Telecommunications Agency) als een Engelse standaard voor het uitvoeren van it-projecten.
De latere versie Prince2 is gericht is op een procesmatige aanpak van projectmanagement. Elk proces dat is gedefinieerd, heeft een van tevoren bepaalde input en output. Maar veel belangrijker is dat er taalgebruik is geïntroduceerd waardoor verschillende groepen mensen zoals de gebruikers, it-personeel en management makkelijker met elkaar kunnen communiceren over dezelfde onderwerpen. Door het gebruik van een vaste structuur wordt het ook eenvoudiger om te herkennen in welke fase een project zich bevindt.
Prince2 onderscheidt zich van andere methodieken doordat zij zich toelegt op het definiëren van eindproducten en resultaten en deze vervolgens omzet in subproducten alvorens over te gaan tot het maken van een activiteitenplanning. Dit is de zogenaamde productgebaseerde planning. Uiteraard volgen andere methodieken ook een soortgelijke aanpak om te komen tot een projectplanning, maar daar maakt het denken in eind- en subproducten geen vast deel uit van de methode. Hierin is Prince2 zeker uniek te noemen. Soms is het moeilijk om te denken in eindproducten, zeker als er geen tastbaar product is maar het bijvoorbeeld gaat om een proces. Toch loont het de moeite om tijd te besteden aan het goed definiëren van het op te leveren product. Vaak komen afhankelijkheden boven tafel die bij een andere aanpak in de vergetelheid zouden raken.
Nog een verschil met andere projectmanagementmethodes is dat Prince2 een publiek-domein-methode is; iedereen kan er gratis gebruik van maken. Het aanschaffen van het bijbehorende boek volstaat veelal. Daarnaast is er een schat aan informatie te vinden op internet en bij de Prince2-gebruikersgroep (PUG, http://www.pugnl.nl). Natuurlijk ben je met het aanschaffen van een boek nog geen Prince2-specialist. Daartoe bestaan specifieke opleidingen; trainingen voor managers, projectmedewerker, en anderen op het gebied van Prince2. Voor projectmanagers is er zelfs een heel opleidingstraject met daaraan gekoppeld een examen dat kan leiden tot een internationaal erkende certificering.
Het laatste verschil met andere methoden is dat Prince2 zeer compleet en concreet is. Heb je het boek in huis en de diverse templates van internet gehaald, dan kun je er al heel snel mee aan de slag. Veel zaken zijn al uitgewerkt en zo te gebruiken. Prince2 is een ‘best-practice’-methode die gebaseerd is op ervaringen van projectmanagers en organisaties die al veel projecten hebben uitgevoerd en kennis hebben van de knelpunten. Iemand die al een aantal projecten heeft meegemaakt zal dan ook veel herkennen bij het gebruik van Prince2.
Voordelen
De voordelen van een projectmanagementmethode moeten duidelijk zijn voor de mensen die haar willen invoeren. Hieronder volgt een aantal kenmerken.
De methode levert projecten met een beheerste start, uitvoering en afsluiting. Alle onderdelen worden gedocumenteerd voor een (latere) evaluatie van het project.
Er ligt een sterk accent op voortgangcontroles, na elke fase, waarbij vooral gekeken wordt naar de zakelijke rechtvaardiging en de risico’s van het project. Draagt het project nog wel bij aan de zakelijke doelstelling van de organisatie, en hoe gaan we om met de risico’s die zijn gedetecteerd?
Door goede en gelijksoortige documentatie die per project wordt opgesteld is te leren van eerdere projecten. Doordat de documentatie binnen Prince2 volgens dezelfde richtlijnen zijn opgesteld, is ze ook goed vergelijkbaar. Tevens is het mogelijk trends te ontdekken in de uitvoering van projecten zodat eerder is bij te sturen.
De methode is erop gericht om korte en concrete rapportages voor het management te maken. Hierdoor wordt een helder inzicht verkregen in de status van een project zowel op tijd, budget als problemen.
Het aansturen van de verschillende teams in een project, die allemaal gebruik maken van de methode, is eenvoudiger door het gebruik van dezelfde taal, rapportagestructuur en productopleveringstructuur.
Structurering stelt projectmedewerkers in staat makkelijker en eerder melding te maken van mogelijke problemen. Dit komt met name door het geven van verantwoordelijkheden en bevoegdheden binnen de projectteams tot op het niveau van de projectmedewerker. Die is zelf verantwoordelijk voor het opleveren van een stuk werk of een product en zal dan ook eerder aangeven als daar problemen mee zijn. Dit leidt tot een betere kwaliteit en meer gebruikersbetrokkenheid.
Door het invoeren van Prince2 is een beter overzicht van de status van een project te geven, inclusief de mogelijke problemen die ontstaan. Hierdoor kan veel sneller worden (bij)gestuurd, en is het management snel te informeren bij uitloop of budgetoverschrijdingen. Anderzijds is het projectteam vlugger op de hoogte te brengen als de doelstellingen van het project zijn gewijzigd.
Regelmatige toetsing
Bij de evaluatie van mislukte projecten komen vaak dezelfde oorzaken naar voren, zoals: gebrek aan coördinatie tussen activiteiten en resources; slechte communicatie tijdens het project met de uiteindelijke gebruiker; verkeerde inschatting van tijd en geld, en niet goed meetbare resultaten.
Het belangrijkste hierbij is dat we te maken hebben met verschillende groepen mensen die verschillende doelen hebben. Zodra er van tevoren niet goed is gedefinieerd wat de belanghebbenden in een project van elkaar kunnen verwachten, ontstaan er problemen. Daarom worden binnen Prince2 van tevoren tussen de verschillende belanghebbenden duidelijke afspraken gemaakt, die ook eenduidig worden vastgelegd. Zo ontstaat een beeld van het doel van het project, dat voor iedereen gelijk is. Vervolgens wordt tijdens het project regelmatig getoetst of de afspraken nog steeds dezelfde zijn, en of het doel nog gemeenschappelijk is. Zo wordt voorkomen dat aan het eind van een project een product wordt opgeleverd dat de klant eigenlijk helemaal niet meer wil hebben omdat de doelstellingen ondertussen drastisch zijn gewijzigd.
Uiteindelijk zal dit resulteren in het effectiever, sneller en dus ook goedkoper uitvoeren van projecten. Dit geldt ook voor projecten die halverwege worden gestopt omdat het doel niet meer reëel is. Het is veel duurder om daar pas aan het einde van een project achter te komen.
Bij herhaling van Prince2-projecten is sprake van een steile leercurve.
Het invoeren van de methode
Veel bedrijven denken momenteel na over het invoeren van Prince2 binnen hun organisatie. Andere bedrijven zijn daar al volop mee bezig. Een van de voornaamste redenen voor het management om te besluiten tot het invoeren van een projectmanagementmethode is dat bij het gebruik van een eenduidige methode meer geleerd kan worden van opgedane ervaringen. Deze zijn dan ook op dezelfde manier beschreven. In vervolgprojecten, ook als die op een ander tijdstip door een ander projectteam worden uitgevoerd, is eenvoudig te bepalen welke zaken bij een eerder project goed liepen en welke minder goed. Hierop kan de projectaanpak voor een nieuw project eenvoudig worden aangepast.
Maar hoe pak je dat nu aan? Vaak worden een paar projectmanagers of projectmedewerkers op cursus gestuurd en wordt daarna bekeken hoe men het best verder kan gaan. Meestal is dat niet voldoende. Het gaat hier namelijk niet alleen over kennis maar ook over kunde. Iemand die de training heeft gevolgd is niet per definitie een goede projectmanager. Hij moet projectmatig kunnen denken en werken. Als er alleen maar gedacht wordt aan Prince2 en niet aan de organisatie die er mee moet gaan werken, leggen we in feite een stuk gereedschap neer zonder dat de mensen die het moeten gaan gebruiken zich bewust zijn van de taken die ze ermee moeten uitvoeren. In een aantal gevallen zien we dan ook dat wel de naam Prince2 wordt gebruikt, maar dat de methodiek ver te zoeken is. Het verzandt dan in het produceren van documenten volgens de ’templates’, maar niet in het daadwerkelijk procesmatig aanpakken van een project. In de volksmond wordt dit ook wel ‘pino’ genoemd (prince in name only).
Wat is dan wel de juiste weg? In de eerste plaats moet de organisatie die ermee moet gaan werken een duidelijk beeld krijgen van de redenen voor het invoeren van een projectmanagementmethode. Zij moeten de voordelen van het gebruik van Prince2 dus duidelijk voor ogen hebben. Zien zij geen voordelen, dan zullen ze er ook niet mee gaan werken. Dat geldt trouwens niet alleen voor Prince2. Als de voordelen van de methode duidelijk zijn voor de organisatie, en gebruikers en management erachter staan, kan pas worden begonnen met het daadwerkelijk invoeren. Dan wordt het belangrijk om over mensen in de organisatie te beschikken die de kennis van de methode bezitten. Dit kan door interne mensen op te leiden of door externe mensen in te huren. Belangrijk bij het inhuren van externe expertise is wel dat de kennis uiteindelijk binnen de organisatie geborgd wordt, zodat er geen afhankelijkheid van externe projectmanagers wordt gecreëerd.
Eenduidige methodiek
Het is zeker zinvol om een projectmanagementmethode in te voeren binnen een organisatie, vooral als er veel projecten worden uitgevoerd. Gebruik van een eenduidige methodiek voorkomt dat dezelfde fouten meermaals worden gemaakt. Ook als er veel gebruik wordt gemaakt van externe projectmanagers maakt een eenduidige methodiek het op elkaar afstemmen van de projecten eenvoudiger. Hierdoor worden projecten sneller, efficiënter en goedkoper uitgevoerd.
Met name Prince2 is dan een goede methode doordat deze is gebaseerd op de ervaring met talloze projecten. Het feit dat de methode ook nog publiek-domein en daardoor dus gratis is, heeft er tevens toe geleid dat steeds meer bedrijven haar zijn gaan gebruiken. Daardoor is Prince2 de grootste standaard op het gebied van projectmanagement aan het worden. De methode wordt over de gehele wereld gebruikt. Buiten haar ‘geboorteland’ Engeland, kent de Benelux de snelst groeiende groep gebruikers.
David Lambregts, Lambregts Consulting
