Koppeling geeft doorslag bij keuze content management systeem

De lijst van ‘content management systemen’ (cms) is lang en onoverzichtelijk. Ze zijn geschreven in gangbare talen, draaien op vele platformen en variëren in prijsklasse. Voor de koper is het doorslaggevende argument ‘het cms kan overweg met de bestaande systemen’.

In de cms-markt gaat het om miljarden, schatten de marktonderzoekbureaus. De grote softwarebedrijven hebben dan ook alle hun eigen variant. Microsoft presenteerde onlangs zijn bèta .Net-versie van Content Management Server, SAP biedt Learning Content Management System en Oracle levert 9idb Content Management. Naast deze platformen zijn er mogelijkheden te over: er zijn toepassingen geschreven in Java, Visual Basic, Perl of PHP.
"Je moet de keuze niet laten afhangen van het besturingssysteem of de taal", vindt Bart Bakkeren. Hij ondersteunt voor cms-producent Smartsite uit Delft de wederverkopers. De meeste bedrijven die een cms zoeken zullen de gangbare besturingssystemen aankunnen. Een beetje cms draait om veiligheidsredenen op een aparte machine. De hamvraag is volgens hem of het bedrijf een productcatalogus heeft in bijvoorbeeld SAP. "De aansluiting daarvan op het cms is bepalend."
Communicatieadviseur Erik Hartman uit Zaltbommel valt hem bij. Hartman heeft zich de afgelopen jaren gespecialiseerd in cms-systemen en helpt onder meer overheidsinstanties bij het maken van een keuze: "Het is niet aan te geven welk pakket geschikt is voor kleine bedrijven en welk voor grote."

Grote firma

Veel gemeentes werken met Smartsite. De andere naam die vaak valt bij de grotere organisaties is Tridion uit Amsterdam. Echt grote bedrijven nemen vaak Vignette of Interwoven, die verschillende platformen ondersteunen.
Uit zo’n opsomming afleiden dat een bepaald pakket bij uitstek geschikt is voor een bepaalde maat organisatie is fout. Bepalend is welke functies het cms moet hebben. Hartman: "Ik eindig soms met de keuze tussen een grote leverancier of een klein pakket." Een groot bedrijf kan kiezen voor een cms met weinig functionaliteit of juist voor een systeem met veel toeters en bellen waarvan het een deel gebruikt.
Hartman treft in zijn pakketselecties vaak het open source pakket Mmbase aan. Dit cms is in Nederland gemaakt door omroeporganisatie Vpro. Het begon in 1994 als gereedschap voor de websites van de omroep. In 1999 maakte de omroep de broncode openbaar. Veel publiciteit willen de medewerkers niet. Dick Rijken zet voor de Vpro een stichting op voor ondersteuning van de Mmbase-gebruikers. "Het is een leuk product, met een leuke gemeenschap van ontwikkelaars. Het laatste wat we moeten hebben is een hype. Dan raken onze programmeurs overspoeld met vragen." Het pakket verovert daarom in alle stilte terrein bij Nederlandse omroepen en uitgeverijen. Grote sites als die van Feyenoord en De Glazen Stad, een dienst van de gemeente Amsterdam, passen het toe.
Ook IBM Global Services is weg van het ‘gratis’ pakket. In Zoetermeer hebben de ontwikkelaars het van alle kanten bekeken, zegt IBM-ontwikkelaar Alfred Kayser. "We staan te popelen om ermee aan de slag te gaan."
Waarom open source? "Open source cms’en zijn verder in ontwikkeling dan de leveranciersgebonden systemen", zegt IBM-consultant Cheryl Gilbert. Open source ontwikkelaars hebben volgens haar beter in de gaten wat de markt wil dan marketingmedewerkers, die met een idee eerst het management moeten overtuigen. Gilbert raadt ieder bedrijf aan op zijn minst te kijken naar open source alternatieven. "Al is alles wat je toepast in je bedrijf leveranciersspecifiek, dan zou ik nog aanraden erover te denken."
Niet iedereen neemt open source-alternatieven zo serieus. "Ik heb nog nooit een open source oplossing als concurrent zien meedingen", zegt Martijn Burger, Benelux-directeur van Interwoven. Interwoven is een van de grotere namen in de cms-wereld, met klanten als vliegtuigfabrikant Boeing, hotelmultinational Hilton en oliereus Shell.
Burger vindt de titel ‘content management’ passé. De nieuwe kreet is ‘enterprise content management’. Het gaat niet om de websites alleen. Burger ziet veel meer mogelijkheden; zoals de informatiestroom naar marketingmedewerkers, pdf via ftp verzenden naar een drukkerij en via een mobiele telefoon klantgegevens aanleveren.
De afdeling van ABN Amro die multinationals adviseert over elektronisch bankieren schakelde enkele jaren terug Interwoven in. "Op maat gemaakte veiligheidsfuncties gaven de doorslag", vertelt Ed Steenhoek, analist bij deze afdeling. Hij introduceerde het cms stap voor stap. "Je moet de gebruikers het werken makkelijker maken, anders win je het niet. Het probleem is niet de techniek. Laat gebruikers inzien waarom ze met dit systeem moeten gaan werken."
Langzaam maar zeker valt bij de bankiers het kwartje, zegt Steenhoek. Functiescheiding en behoud van eigendom van de aangeboden informatie bleken binnen de bank goede argumenten voor het binnenloodsen van het cms. "Vroeger kon een website-beheerder op de site nog spelfouten maken in het Engels. Doet hij dat vandaag de dag, dan hangt hij. Daarom krijgen die analisten zelf het beheer over de publicatie van hun rapporten."
Het cms hoeft alleen te weten wie welke rechten heeft en wie bij uitval, door bijvoorbeeld ziekte, als alternatieve eigenaar optreedt. Het allergrootste voordeel is dat het cms kan omgaan met de kantoorapplicaties waar de medewerker aan gewend is, stelt Steenhoek; dat een tekstdocument uiteindelijk in xml wordt omgezet, hoeft de analist niet te weten.
Wat te kiezen? Een gratis open source variant, of een betaald leveranciersspecifiek product? Het antwoord op die vraag wordt bepaald door wie hem stelt, zegt IBM’s Gilbert. Kiezen voor het eerste kan alleen als een organisatie een groep ontwikkelaars koestert. "Wie dat niet wil, wende zich tot een leverancier."