Aan ict wordt ten onrechte strategische waarde toegekend. Natuurlijk zijn er best bedrijven aan te wijzen die spectaculaire successen boeken dank zij hun ict-systemen. Maar dat zijn de uitzonderingen die de regel bevestigen. Paul Strassmann roept dit al sinds 1982. Zijn jongste onderzoek geeft hem geen enkele aanleiding om van mening te veranderen, aldus Cok de Zwart.
Paul Strassmann loopt al heel wat jaren rond in de wondere wereld van de informatietechnologie. Als wetenschapper, consultant en man van de praktijk. Hij is ooit cio geweest van grote ondernemingen als General Food, Kraft en Xerox. Als iemand die verantwoordelijk was voor het uitgeven van enorme bedragen aan de inzet van ict, moest hij steeds uitleggen waarom zijn budget sneller groeide dan de omzet of de winst van het bedrijf. Sinds 1982 zoekt hij voortdurend naar het verband tussen de hoogte van het ict-budget en de winstgevendheid van een onderneming. Getuige zijn nieuwste onderzoek dat hij vorig jaar voor de Butler Group heeft uitgevoerd, is hij daar tot op de dag van vandaag nog steeds niet in geslaagd.
De computer heeft invloed op de productiviteit, de omzet en de winst van een onderneming. Dat staat volgens Strassmann buiten kijf. Maar niemand weet precies hoe groot die invloed is. Des te vreemder is het daarom dat de ict-budgetten jaar in jaar uit aanzienlijk stijgen. Ict-budgetten zijn niet gebaseerd op rationele economische wetten, maar op de vrees achter te blijven bij de concurrent. Strassmann vergelijkt de stijging van de ict-uitgaven dan ook met de bewapeningswedloop. In een dergelijke wedloop beweren militairen dat zij meer geld nodig hebben om het land tegen de vijand te verdedigen. Zij staven hun bewering met materiaal over de geweldige overmacht die de vijand heeft in aantallen wapens en aanvalskracht. En dus gaat het defensiebudget omhoog om op gelijke voet te komen met de vijand die op zijn beurt weer een goede reden ziet om zijn budget te verhogen. ict-budgetten volgen eenzelfde patroon: verzoeken om meer geld voor ict worden gerechtvaardigd door te wijzen op de ict-inspanningen van de concurrenten.
Al vele jaren bestaat er een aantoonbaar verband tussen de hoogte van de omzet en de hoogte van het ict-budget: hoe hoger de omzet, hoe meer geld er beschikbaar is voor ict. Alleen is het percentage van de omzet dat aan ict wordt uitgegeven in de loop der tijd fors toegenomen. Deze koppeling (ict-budget als percentage van de omzet) is een graadmeter geworden voor het ict-bewustzijn van een organisatie of een sector: hoe lager het percentage, hoe achterlijker het bedrijf of de branche. Volgens Strassmann is deze gedachtegang onzinnig. Veel belangrijker is immers de vraag of al dat geld dat aan ict wordt gespendeerd op een of andere manier bijdraagt aan een verhoging van de winst. Want winstmaximilisatie is toch in een kapitalistische samenleving het bestaansrecht van een onderneming. Sinds 1982 toont Strassmann voortdurend aan dat er geen verband bestaat tussen de hoogte van het ict-budget en van de winst. In 1985 verscheen bij The Free Press in New York zijn eerste boek, Information payoff, over dit onderwerp. In 1990 kwam hij met The business value of computers, in 1997 met The squandered computer en in 1999 met Information Productivity. Vorig jaar kwam de Butler Group met het rapport The economics of information, the relation between it spending, profits and knowledge capital. Het rapport is voor het grootste gedeelte gebaseerd op nieuw onderzoek van Paul Strassmann die met het Engelse onderzoeksbureau is geassocieerd.
Winst voorspellen
Strassmann geeft op verschillende manieren aan dat er geen relatie bestaat tussen de ict-uitgaven en de winst van een onderneming. Om dat aan te tonen neemt hij in eerste instantie de financiële wereld onder de loep. Niet geheel ten onrechte. Banken zijn immers van overheidswege verplicht om zeer gedetailleerde informatie te verstrekken over allerlei zaken. De eerste methode die Strassmann gebruikt is heel eenvoudig: hij kijkt naar het bedrag dat een bank per medewerker aan ict uitgeeft en kijkt vervolgens naar het bedrag dat de individuele medewerker bijdraagt aan de winst Zo geeft Abn/Amro 6.000 dollar per medewerker aan ict uit, maar bedraagt de winst per medewerker 12.000 dollar. Abbey National geeft per medewerker 14.000 dollar uit aan ict. De winst per medewerker bedraagt echter 38.000 dollar. Banca Nazionale Agricoltura spendeert 10.000 dollar aan ict per medewerker, terwijl deze maar 1000 dollar aan de winst bijdraagt..
Er is nog een andere methode die Strassmann hanteert om aan te tonen dat de hoogte van het ict-budget niets te maken heeft met de winstgevendheid van een bank. Hij heeft een theoretisch model ontwikkeld waarmee hij de winst van een individuele bank (onder normale omstandigheden) kan ‘voorspellen’. In dat model worden verschillende variabelen die van invloed kunnen zijn op de winstvorming aan de hand van bepaalde wegingsfactoren berekend. Ook het geld dat aan ict wordt uitgegeven. Door nu de hoogte van dat bedrag te vergelijken met het actuele ict-budget kan Strassmann de daadwerkelijke roi (‘return on investment’) van de ict berekenen. Deze exercitie heeft hij uitgevoerd voor twaalf Amerikaanse banken. En wat blijkt? Acht van de twaalf banken zouden volgens het financiële model van Strassmann meer winst hebben gemaakt wanneer ze in het betreffende jaar geen geld aan hun ict zouden hebben uitgegeven. Slechts vier banken zouden een positieve roi op hun ict hebben gehad.
Strassmann benadrukt dat deze cijfers niets zeggen over de operationele kant van de ict. Het rekencentrum kan de laagste kosten per mips (‘million instructions per second’) hebben en uit benchmark-onderzoek kan blijken dat de organisatie de laagste tco (’total cost of ownership’) per werplek heeft en desondanks kan het zo zijn dat ict geen bijdrage levert aan de winst. Andersom kan het natuurlijk ook: een bank waarvan de ict-afdeling een zootje is, kan een positieve roi op de ict zien.
Computerparadox
Het idee dat ict een bijdrage levert aan de winst is al vele decennia een onderwerp van discussie. Het is de Nobelprijswinnaar en econoom Robert Solow die het ooit, in de marge van een boekbespreking, heel populair uitdrukte: ‘… we zien overal computers, behalve in economische statistieken’. Dit was het begin van een debat over de computerparadox. Ofwel een moderne versie van het sprookje van de kleren van de keizer. Het gaat er, kort gezegd, om of je het geld dat je in ict investeert uiteindelijk op een of andere manier weer op je bankrekening kunt zien terugkeren. En het antwoord van Strassmann is en blijft: ‘Nee, dat kun je niet. Geld investeren in ict garandeert helemaal niets. Computers zijn als vitaminen. Je hebt ze nodig om gezond te blijven. Wanneer je onvoldoende vitaminen slikt, loop je eerder de kans om ziek te worden. Maar de kans dat je dood gaat door acuut vitaminegebrek, is wel heel klein. Zo is het ook met ict: wanneer je onvoldoende investeert in ict, wordt je organisatie kwetsbaar. Maar het is niet aan te tonen dat een bedrijf failliet gaat omdat het zijn ict niet goed voor elkaar heeft.’
Om aan te tonen dat de computerparadox inderdaad bestaat, heeft Strassmann van bijna tachtig Engelse bedrijven wat cijfermateriaal verzameld. Met al die gegevens heeft hij uitgerekend hoeveel die organisaties per medewerker aan ict uitgeven. Dat is volgens hem een goede indicatie van de automatiseringsgraad. Wanneer nu blijkt dat de bedrijven die veel uitgeven aan automatisering, ook een hogere winst behalen, dan zou dat het bewijs zijn dat de paradox niet bestaat. En andersom: wanneer er geen verband is aan te tonen tussen de hoogte van het ict-budget per werknemer en de hoogte van de winst, dan is dat het bewijs van het bestaan van de computerparadox.
Als meetlat voor die winstgevendheid heeft Strassmann gekozen voor de roe (‘shareholders return on equity’). De roi noch de beurswaarde zijn in zijn optiek goede instrumenten om de winstgevendheid van bedrijven met elkaar te vergelijken. De uitkomst van zijn berekeningen zal geen verbazing wekken: ook volgens deze rekenmethode komt Strassmann tot de slotsom dat er geen enkel verband bestaat tussen de ict-uitgaven en de winst van een onderneming.
‘Push’-markt
Een ict-manager heeft twee belangrijke taken. Hij moet er in de eerste plaats voor zorgen dat de systemen continu draaien. En in de tweede plaats moet hij proberen de ict-kosten zo laag mogelijk te houden. Hij zal dus iets aan kostenbeheer moeten doen. Wanneer hij daarin slaagt, dan kan hij zijn organisatie flink veel geld helpen besparen. Strassmann heeft uitgerekend dat bijna de helft van het geld dat het Amerikaanse bedrijfsleven in het jaar 2000 heeft geïnvesteerd, is opgegaan aan computers, communicatie en software. Het is de vaste overtuiging van Strassmann dat deze trend zich niet lang meer zo zal voortzetten. Voor deze bewering, die hij in het rapport van de Butler Group ontvouwt, heeft hij echter geen hard cijfermateriaal. Het is meer een geloof dat hij verkondigt. Een geloof in de netwerk-centrische wereld waarin het mogelijk is om ict-producten en -diensten op afstand af te nemen. Op die manier is het mogelijk om fiks te besparen op één van de grootste kostenposten van ict: de tijd en het geld dat de gebruiker spendeert aan zijn computer. Door de ict op afstand te zetten van de gebruiker wordt hem de mogelijkheid ontnomen om zelf te gaan prutsen. Opvallend is dat Strassmann vooral de ict-aanbieders als voortrekkers van de nieuwe beweging ziet. Volgens hem hebben bedrijven als IBM, Microsoft, Oracle, Sun en Hewlett-Packard gemerkt dat bedrijven hun ict-budgetten weliswaar jaarlijks nog steeds verhogen, maar dat dat geld niet of nauwelijks meer in hun zakken terecht komt. Zij zoeken dus naar nieuwe mogelijkheden om hun inkomsten te vergroten: onder andere met het aanbieden van netwerkdiensten en -producten. Strasmann noemt .Net van Microsoft, e-speak van Hewlett-Packard, Application Framework van IBM, Dynamic Service van Oracle en Sun Open Net Environment als voorbeelden. Het verleden heeft bewezen dat de ict-markt een ‘push’-markt is. Met andere woorden, het zijn de aanbieders die het ict-gebruik sturen en niet zozeer de gebruikers zelf. Wanneer de ict-evolutie inderdaad onderworpen is aan de wil (en groeiaspiraties) van de grote leveranciers, welke mogelijkheden hebben bedrijven dan om te overleven in de strijd met hun concurrenten?
Strassmann verwijst voor het antwoord op deze vraag naar het Pims-onderzoeksprogramma. Pims staat voor Profit Impact of Marketing Strategies, dat ooit is gestart door Cambridge University (Massachusetts). Het concept is ontwikkeld door General Electric halverwege de jaren zestig. General Electric was toen sterk aan het decentraliseren. Het management wilde gereedschap hebben om de potentiële winstgevendheid van de meer dan 250 zelfstandige business units te kunnen beoordelen. In het begin van de jaren zeventig is de Harvard University gestart om organisaties met Pims te analyseren. Tegenwoordig heeft het Strategic Planning Institute gegevens van meer dan 3000 Pims-analyses in zijn database. Op grond van al die gegevens kunnen aardige conclusies worden getrokken over de factoren die de winstgevendheid van een bedrijf bepalen. In zijn algemeenheid kan worden gesteld dat de winst wordt bepaald door competitieve krachtsverhoudingen, dat wil zeggen de marktomstandigheden, het marktaandeel en de wijze waarop de concurrentie opereert. De bekwaamheden van het management of ‘geluk’ komen slechts op de tweede plaats. Vandaar de uitdrukking dat ‘een bedrijf winst maakt ondanks het management’. Een andere drijvende kracht achter de winstvorming is de kosteneffectieve wijze van werken. Met andere woorden: is een bedrijf in staat om tegen lage kosten en op eenvoudige wijze te produceren.
ict kan heel goed een bijdrage leveren aan deze factoren die van invloed zijn op de vraag of er winst wordt gemaakt. Maar, zo beweert Strassmann, men moet zich er van bewust zijn dat die bijdrage heel beperkt is. Het is daarom niet terecht dat aan ict een ‘strategische waarde’ wordt toegekend. Vergeet die hele discussie over de computerparadox nu maar, zo luidt het advies van Strassmann. Die paradox is toch niet op te lossen. Zorg ervoor dat de ict-systemen functioneren en zorg ervoor dat iedereen het gevoel heeft dat ict tenminste een bijdrage levert aan het efficiënt en effectief opereren van een onderneming. Tegen een budget waarmee iedereen kan leven.
Cok De Zwart Freelance Medewerker
Henno van Maanen: slechte administratie ict-kosten
Paul Strassmann baseert zijn uitspraken op veel cijfermateriaal. Daardoor lijken zijn uitspraken geldend en goed onderbouwd. Het probleem is alleen dat het cijfermateriaal op zich erg onbetrouwbaar is. Tal van bedrijven weten niet exact wat hun ict-budget is. Vooral wat betreft de ‘verborgen kosten’ slaan zij vaak een slag in de lucht. Dat blijkt weer eens duidelijk uit een scriptie van Henno van Maanen waarmee hij afstudeerde aan de Technische Universiteit Delft. De scriptie is beloond met de VKA Scriptieprijs 2001 van Verdonck Klooster & Associates.
Van Maanen heeft een uitgebreid artikel geschreven over het onderwerp in het tijdschrift Management & Informatie 2/2002. Praktijkonderzoek bij ict-afdelingen van tien grote financiële dienstverleners in Nederland wijst uit dat zij onvoldoende inzicht hebben in hun ict-kosten, om deze te kunnen beheersen.
Uit literatuurstudie blijkt dat met het begrip ’total cost of ownership’ het besef is geïntroduceerd dat je alle kosten van een ict-object moet beschouwen over de hele levenscyclus van dit object. Bij het managen van deze kosten door de hele levenscyclus heen zijn verschillende kostenmanagementactiviteiten betrokken, met elk een eigen informatiebehoefte. Er is inzicht nodig in de kosten van verschillende ict-specifieke objecten, zoals operationele systemen (applicaties en infrastructuur), projecten, interne processen en geleverde diensten, over verschillende tijdsperioden. Uit het praktijkonderzoek blijkt dat de diverse kostenmanagementactiviteiten vaak los van elkaar staan.
Kort samengevat: Bij ’tco-assessment’ en benchmarking kunnen de benodigde gegevens vaak niet direct uit de bestaande kostenadministraties worden afgeleid. Hierdoor wordt het een arbeidsintensief proces, met als risico dat het meer kost dan het oplevert. Bij budgettering en investeringsbeoordelingen moeten vooraf inschattingen van de kosten worden gemaakt. Er is hierbij behoefte aan ervaringscijfers, maar die zijn zelden voorhanden en worden ook nauwelijks opgebouwd. Bij projectmanagement en operationeel kostenbeheer is het van belang om regelmatig over ‘up-to-date’ informatie te beschikken over de kosten van de diverse projecten, operationele systemen en interne processen. Vaak is een belangrijk deel van deze informatie niet, of niet snel genoeg, af te leiden uit de financiële systemen. Bij doorbelasting is het grootste probleem de herkenbaarheid van de doorbelaste ict-kosten voor de klant en het gebrek aan mogelijkheden om deze kosten te beïnvloeden.
Kijkend naar de algemene tendens op administratief gebied, constateert Van Maanen dat veel administratieve systemen niet die managementinformatie kunnen leveren die nodig is voor het uitvoeren van de diverse kostenmanagementactiviteiten. De benodigde informatie staat vaak verspreid over verschillende administraties. Gegevens worden soms dubbel geadministreerd en gegevensuitwisseling is niet altijd mogelijk.
Er is duidelijk nog genoeg ruimte voor verbetering als het gaat om de manier waarop de ict-kosten worden geadministreerd. Om aan de informatiebehoefte te voldoen is een goede kostenadministratie nodig, die met grote regelmaat geschikte managementinformatie kan leveren. Er zijn twee scenario’s denkbaar. Enerzijds kun je uitgaan van de bestaande administratieve systemen en deze aanpassen om aan bovenstaande eisen te voldoen. Dit vraagt om goede afstemming tussen de verschillende systemen en forse aanpassingen in de afzonderlijke systemen. Dit zal niet altijd haalbaar zijn. Anderzijds kun je een nieuw gemeenschappelijk kostenmodel introduceren als basis voor alle administratieve systemen. In dit onderzoek is een voorbeeld uitgewerkt van een geïntegreerd kostenmodel op basis van ‘activity-based costing’, aangevuld met ict-specifieke elementen die afgeleid zijn uit de bestaande tco-modellen.
Beter inzicht levert volgens Van Maanen op zichzelf nog geen beheersing van de ict-kosten op, maar het is wel een noodzakelijke voorwaarde om kostenbeheersing mogelijk te maken.
