In de beginjaren van de kantoorautomatisering, toen Xerox de toon zette met het Star-werkstation, werd voorspeld dat het papierloze kantoor onze manier van werken revolutionair zou veranderen.
Zoals we weten is dat niet gebeurd, maar e-mail heeft wel iets nieuws toegevoegd. Richard Harper en Abigail Sellen van de Universiteit van Surrey en HP’s Laboratories hebben onlangs een studie voltooid, die aangeeft dat e-mail het papiergebruik doet toenemen. Het is duidelijk dat sommige technologieën, met name de fax, papier nodig hebben, maar de theorie luidt dat e-mail de papierbehoefte reduceert omdat berichten van het scherm te lezen zijn. Hetzelfde valt te zeggen over documenten die met een tekstverwerker worden gemaakt en door elektronische systemen worden verspreid. In theorie gaat dit het maken van kopieën om te verspreiden tegen, maar in de praktijk printen de meeste ontvangers het document. Hierdoor zijn er zowel kosten van het printen op dure printers (in plaats van een fotokopie) als kosten van elektronische verspreiding; niet een bijzonder kosteneffectieve techniek.
Feit is dat papier gebruikersvriendelijk is. Er is niks mis mee om een kort bericht op het scherm af te beelden, zoals bij ‘instant messaging’ op een mobiele telefoon, maar bij alles langer dan een pagina is de verleiding om te printen onweerstaanbaar. Een printje kan altijd worden opgepikt en is overal te lezen. Collega’s van mij hebben een zakcomputer die een boek kan opslaan, en kunnen vanaf de schermpjes lezen, maar ik vind het een hele inspanning in vergelijking met een boek. Het is ook aanmerkelijk eenvoudiger om aantekeningen te maken op een print dan op een scherm! In de praktijk is een zinvolle combinatie van scherm en print het best, aanpasbaar aan de wensen van het individu. Ik krijg veel samenvattingen per e-mail, die ik op het scherm scan, waarna ik de relevantste print.
Wat echter ontbreekt is opslag en opvraging. Momenteel worden de meeste documenten op een tekstverwerker gemaakt, in verschillende incompatibele formaten. Zulke documenten zijn ongestructureerd en het opmaakprofiel is ingebed in het document. Dit maakt integratie met een indexeringssysteem een lastige zaak en integratie met een documentbeheersysteem onmogelijk.
Het goede nieuws is dat we met XML de technologie hebben om gestructureerde documenten te maken. Maar zelfs als Microsoft et. al. XML opnemen voor het formatteren van data in e-handelsystemen, zal het helaas nog wel even duren voordat op XML gebaseerde tekstverwerkers de plaats innemen van het archaïsche Word en soortgelijke producten. Als het zover is, komen de documentservers op en zullen we relevante documenten makkelijk kunnen vinden.
Met een formeel indexeringssysteem op basis van bestandsnamen en een eenvoudige titel zijn documenten uit de tekstverwerker te archiveren en op te vragen. In theorie zijn papieren documenten ook te archiveren, maar we weten allemaal dat dit een inefficiënt proces is waarbij makkelijk fouten zijn te maken.
Er is nog een kant aan papier dat binnen bepaalde sectoren relevant is. Niet iedereen heeft een computer om elektronisch brieven en documenten te maken. Het afhandelen van papierstromen is nog noodzaak, zowel voor de output als voor de input van elektronische systemen. Veel technologieën zijn geïmplementeerd om tekst en gegevensinvoer vanaf print af te handelen. Sommige zijn erg succesvol als er enige controle is over het documentformaat, dat wil zeggen een vorm of speciale karakters (‘optical character recognition’). Automatische vertaling van getypte pagina’s, met standaard fonts, gaat nu zeer accuraat, maar het interpreteren van handgeschreven brieven levert nog grote problemen op. Daarom zijn beeldscanners nog zo belangrijk in veel industrieën die het grote publiek bedienen, en dat zal voorlopig zo blijven.
De technische vooruitgang die printers de laatste tien jaar hebben geboekt, is fenomenaal. Er zijn grote vorderingen gemaakt op het gebied van snelheid, kwaliteit en grootte, maar de prijs is ook gedaald. Terwijl printservers nog de juiste aanpak is voor groepen van gebruikers, hebben de meeste individuele pc-gebruikers hun eigen printers, waarvan de kwaliteit goed genoeg is om het equivalent van een A4-kleurenfotoafdruk te maken. Weinig technologieën hebben zoveel progressie geboekt als printers, behalve misschien bulk-opslag. Geen wonder dat we graag printen!
Terug naar het papierloze kantoor. Ik vraag me af of ik het nog mee zal maken. Er zal een volstrekte verandering in de manier van communiceren voor vereist zijn. In de tussentijd moeten we maar dankbaar zijn voor een bruikbare balans tussen scherm en papier.
