Consolidatie betekent cultuuromslag en vraagt om ‘mainframe-attitude’

Consolidatie – het onderbrengen van verspreide it-middelen in beheersbare units – biedt allerlei beheer-, efficiëntie- en kostenvoordelen. Maar de bedrijven die zich in dit avontuur willen storten, moeten er wel rekening mee houden dat de it-beheerders moeten afstappen van de vertrouwde omgeving met kleine servers. Volgens Touraj Tehrani, business development manager bij Unisys, zullen ze terecht komen in een soort mainframe-omgeving. En zoiets kost tijd.

Uit een recent rapport van Gartner Dataquest – ‘Server Consolidation: Prepare for the Rush’ – blijkt dat ongeveer 40 procent van de middelgrote en grote bedrijven in Engeland, Duitsland en Frankrijk hun op Intel gebaseerde applicaties al hebben geconsolideerd naar grote ondernemingsservers, of van plan zijn dat voor het einde van 2003 te doen. In Nederland zal die trend nauwelijks anders zijn. De onderzoekers melden bovendien dat consolidatie door de bedrijven niet alleen gezien wordt als een goede manier om de ’total cost of ownership’ (tco) te verlagen, maar ook als middel om de kwaliteit van de beheerprocessen en de beschikbaarheid van de systemen te verhogen.
Over het algemeen is consolidatie een proces dat de verspreide it-middelen (servers, data en/of applicaties) in beheersbare units onderbrengt. Er bestaan verschillende vormen van consolidatie. Bij ‘logische’ consolidatie worden alle it-middelen procedureel naar hetzelfde standaardisatieniveau gebracht, zodat ze gezien kunnen worden als een logisch eenheid in een standaardomgeving. Een tweede vorm is de fysieke consolidatie. Het komt immers voor dat de it-middelen van de organisaties om diverse redenen over verschillende fysieke locaties verspreid zijn. Dat maakt het moeilijk om ze goed te kunnen beheren. Fysieke consolidatie houdt in dat ze verplaatst worden naar een gezamenlijke locatie, bijvoorbeeld het datacenter.
En ten slotte is er de rationele consolidatie. Dit houdt in dat processen en data geconcentreerd worden op een aantal grote ‘goedkopere’ servers, in plaats van op heel veel kleine ‘dure’ servers. De rationele consolidatie vindt in tegenstelling tot de andere twee vormen meestal plaats op basis van een nieuwe infrastructuur. Deze vorm van consolidatie staat in de rest van dit artikel centraal.

Beweegredenen

Voordat een bedrijf overgaat tot consolidatie, is het zaak duidelijke en meetbare doelen en verwachtingen vast te stellen. De Smart-methodiek (Specifiek, Meetbaar, Acceptabel, Realistisch, Tijd) is daarbij een nuttige aanpak. Met name het meetbare aspect is essentieel. Doelstellingen als het ‘reduceren van overhead’ zijn niet goed meetbaar, maar het reduceren van de tco met 30 procent of een ‘return on investment’ van twee jaar zijn duidelijke en vooral meetbare doelen.
Aan de andere kant heeft elk doel zijn consequenties. Het reduceren van het aantal servers met 70 procent kan immers alleen tegen hoge initiële kosten worden gerealiseerd. En het verlagen van de tco met 30 procent zal onder meer personele gevolgen met zich mee brengen. Ook die consequenties moeten goed overwogen worden voordat een consolidatietraject start.

Voordelen

De doelen en verwachtingen met betrekking tot consolidatie zijn vast te stellen aan de hand van enkele duidelijke voordelen voor de organisatie. Zo stelt consolidatie de it-organisatie in staat om haar bedrijfsonderdelen te helpen bij het continueren van business, het verlagen van de tco, het sneller op de markt brengen van nieuwe functionaliteiten, producten en diensten (’time-to-market’), het creëren van nieuwe ‘business-opportunities’ en nieuwe applicaties en bij het bewerkstelligen van groei.
Ook op het terrein van de bedrijfscontinuïteit biedt consolidatie voordelen. Een geconsolideerde omgeving maakt namelijk het opzetten van ‘High Availability’ (HA)- en ‘Disaster Recovery’ (DR)-concepten makkelijker. De complexiteit van het realiseren van HA en DR voor tweehonderd kleine servers is bijvoorbeeld van een heel andere orde van grootte dan voor acht grote servers. Bovendien hoeven er door dataconsolidatie minder kopieën van data en images van de besturingssystemen en applicaties beheerd te worden. Het is verder eenvoudiger om backup/restore te regelen. Verbeterde HR en DR en de mogelijkheid om fluctuaties in de vraag naar applicaties goed te kunnen opvangen, maken het eenvoudiger voor de it-organisatie om hun sla’s (‘service level agreements’) na te kunnen leven.

Totale eigendomskosten

Overstappen op grootschalige servers verlaagt het aantal beheerkwesties, verlaagt de kosten en stelt de organisatie in staat om personeel op andere projecten in te zetten. Deze tco-reductie moet zoals gezegd meetbaar en van betekenis zijn, ook als de huidige servers zijn samengeperst in een centrale functie van it.
De tco van een geconsolideerde omgeving is lager dan van een niet-geconsolideerde omgeving, omdat door de verlaging van de complexiteit van de omgeving beheerwerkzaamheden ook minder zijn. Daarnaast vinden er in de geconsolideerde omgeving normaal gesproken geen onbeheersbare veranderingen plaats.
Als men overstapt naar een gecentraliseerde benadering, kan dit als eis met zich meebrengen dat sommige elementen van het afdelingsbudget behandeld moeten worden door de centrale it-functie. Hierover moeten concrete afspraken worden gemaakt. De ervaring leert dat in sommige situaties door consolidatie op jaarbasis tot 35 procent kan worden bespaard op tco.

Tijd is geld

Gemiddeld heeft een it-organisatie vijf tot zes weken nodig om een productieomgeving in te richten voor nieuwe applicaties. Aangezien ’time-to-market’ gelijk is aan ’time-to-money’, is dit veel te lang. Om de snelle groei in nieuwe applicaties en frequente wijzigingen in de functionaliteiten van de bestaande applicaties te kunnen ondersteunen, is er een it-infrastructuur nodig die snel en makkelijk kan schalen, waardoor de ’time-to-market’ verkort kan worden. Deze omgeving dient de reductie in ontwikkelings- en testtijd te waarborgen door faciliteiten beschikbaar te stellen die efficiënte en snelle ontwikkeling en testen mogelijk maken.
In het algemeen zijn de afzonderlijke afdelingen bij bedrijven de eigenaar van kleine servers, die op het eerste oog geschikt zijn voor zakelijke toepassingen, zoals internetapplicaties. Als er een nieuwe applicatie in productie moet worden genomen, is het dan erg makkelijk om een relatief ‘goedkope’ server in te zetten. Wat over het algemeen wordt vergeten, is hoe kostbaar deze benadering eigenlijk is voor de organisatie. Uit diverse studies is gebleken dat de tco van op zichzelf staande kleine servers zéér hoog is. Heel veel kleine servers zorgen tevens voor nachtmerries bij veel it-managers. Het beheren van tweehonderd kleine servers is immers veel moeilijker dan van zes grote.
Met consolidatie wordt de it-infrastructuur veel effectiever gebruikt en worden er geen onnodige kosten meer gemaakt. Dit leidt ertoe dat het niveau van budget en beheer van de infrastructuur kunnen worden geoptimaliseerd. Dit maakt zowel budget als personeel met specifieke vaardigheden vrij, zodat mensen en middelen in andere gebieden kunnen worden ingezet, zoals nieuwe zakelijke kansen, nieuwe applicaties, of additionele functionaliteiten.
Eventuele (on)verwachte groei kan makkelijker worden opgevangen als de infrastructuur anticipeert op deze groei, of als de infrastructuur zo schaalbaar is dat het verhogen van capaciteit op zeer korte termijn geen probleem is. Zeker voor een groeiende organisatie is het overigens van groot belang om eerst de huidige infrastructuur onder controle te krijgen. Dit maakt vervolgens budget, personeel en management vrij voor het pakken van (nieuwe) kansen in de toekomst.

Mainframe-attitude

Wat is de impact van consolidatie? Consolidatie vraagt om een ‘mainframe-attitude’ van beheerders, waarin de nadruk ligt op schaalbaarheid, beschikbaarheid, beheerbaarheid en interoperabiliteit. Het zijn aspecten die voor beheerders van kleine servers meestal nieuw zijn.
Daarnaast moeten de processen en procedures met betrekking tot ‘change-‘ en ‘releasemanagement’ van de applicaties worden herzien. Door de consolidatie draaien verschillende applicaties op één server. De werking van een nieuwe applicatie zou hierbij invloed kunnen hebben op de werking van andere applicaties. Dit effect zal goed moeten worden onderzocht, voordat de desbetreffende applicatie op de server kan worden geïnstalleerd. Het positieve resultaat hiervan is dat de beheerders te maken krijgen met een meer gecontroleerde en beheersbare (mainframe-)omgeving.
In de literatuur wordt gesproken over twee typen consolidatie: homogene en heterogene. Over homogene consolidatie wordt gesproken als er sprake is van veel ‘dezelfde’ servers, of van één applicatie die gespreid geïnstalleerd is over grote aantallen servers (bijvoorbeeld Lotus Notes, Exchange, SAP, PeopleSoft, file/print), onder de voorwaarde dat de desbetreffende applicatie kan schalen, zodat ze de hoge belastingen aan kan. Natuurlijk geldt dit ook voor zware bedrijfsapplicaties en internettoepassingen met 7×24 beschikbaarheid.
Een heterogene consolidatie betreft bijvoorbeeld servers die zijn verspreid over verschillende locaties. Hier speelt de bandbreedte van het netwerk een essentiële rol. Indien er voldoende netwerkbandbreedte beschikbaar is, kunnen de servers op de diverse locaties worden geconsolideerd. Een andere mogelijkheid is om eerst alle servers te centraliseren in een gebouw, per gebouw te consolideren of meer netwerkcapaciteit te leasen of huren. Vergeet niet dat het bij consolidatie niet alleen gaat om de consolidatie van de servers, maar ook om het verbeteren van de kwaliteit van de beschikbare middelen (in de breedste zin van het woord).
Ook is er een heterogene consolidatie mogelijk bij een diversiteit van toepassingen. Bijvoorbeeld als op vele servers een scala van standaard en ‘home grown’-applicaties draait. Hierbij is de vraag of de applicaties ‘well behaved’ naast elkaar kunnen draaien. Dit wordt ook wel de compatibiliteit van de applicaties genoemd en vergt een behoorlijke inspanning van consultants die de haalbaarheid onderzoeken. Zo’n onderzoek kan een volledig ‘assessment’ zijn, waar men op basis van ervaring en de aard van de applicaties uitspraken kan doen. Het kan ook gaan om een ‘proof of concept’ met het doel te bewijzen dat de geselecteerde applicaties inderdaad naast elkaar kunnen draaien. Een derde mogelijkheid is het herontwerpen, vervangen of uitfaseren van de applicaties.
Commodity-servers met ‘out-of-the-box-software’ leveren niet de adequate technologie voor het ordentelijk naast elkaar draaien en beheren van de grote diversiteit aan toepassingen (‘mixed concurrent workloads’). Inmiddels zijn er open servers die deze workloads wél aan kunnen.
Over het algemeen is het consolideren in een heterogene omgeving veel complexer dan in een homogene omgeving. Bij een homogene consolidatie weet men immers dat er geconsolideerd kan worden. In een heterogene situatie moet dit eerst onderzocht worden. Ervaring leert dat in dit soort situaties 80- tot 90 procent van de totale omgeving kan worden geconsolideerd. De voorwaarde om de ‘mixed concurrent workloads’ te kunnen consolideren, is dan ook een juiste combinatie van hardware, software en mensenwerk.

Aanpak consolidatietraject

Bij de aanpak van consolidatie zijn de volgende componenten essentieel: de technologie, de kennis en kunde van de adviseurs en de projectmanagers, de ‘best practices’, een kwaliteitssysteem voor adviesdiensten en projectmanagement en natuurlijk de methodologie.
Bij de technologie gaat het in de eerste plaats om de architectuur van de systemen. Enterprise Class-systemen zijn de systemen die de hoofdfunctionaliteit van de business, de zogenaamde bedrijfskritische processen, ondersteunen. Deze Enterprise Class-systemen beschikken over eigenschappen als schaalbaarheid, beschikbaarheid, beheerbaarheid en interoperabiliteit. Het ondersteunen en leveren van deze eigenschappen is gemeengoed in mainframe- of midrange-serveromgevingen op basis van Unix.
In een Windows NT-omgeving was dat jaren lang niet het geval. Met de introductie van de Cellular Multiprocessing-architectuur (CMP) is hier een einde aan gekomen. Unisys introduceerde deze architectuur in 1998. Verschillende leveranciers, waaronder Dell, Hitachi en ICL, hebben deze architectuur overgenomen. De technologie is gebaseerd op Intel Pentium-processoren en de toekomstige generaties daarvan. De architectuur ondersteunt applicaties die draaien onder Windows 2000, NT en Unixware. Bij het ontwerp van de architectuur is men er van uitgegaan dat klanten in toenemende mate behoefte hebben aan mainframe-eigenschappen, hoge beschikbaarheid en maximale doorgroeimogelijkheden..

Kennis

Om een consolidatieproces tot een goed einde te brengen, moet een consultant beschikken over gedegen kennis van direct toepasbare technologie, processen en procedures. Deze consultants moeten tevens in staat zijn om alle organisatorische units die met het traject te maken hebben, erbij te betrekken. Communicatie speelt dus een essentiële rol.
Een consolidatieproject is een complex traject. Dit vereist dan ook projectmanagers die op hoog niveau zowel de klant als de leveranciers kunnen aansturen. Het gaat immers niet alleen een om infrastructuurproject, maar om een project met deelprojecten, verdeeld over meerdere disciplines.
Naast kennis spelen ook ‘best practices’ een belangrijke rol. Die naam geven we aan de software en de organisatorische maatregelen van de ict-afdeling die gericht zijn op het optimale beheer van het geheel. ‘Best practices’ zijn dus een manier om het gebruik en de effectiviteit van de it-infrastructuur (netwerken, systemen en systeemcomponenten) te verbeteren, met de intentie de indirecte kosten te verlagen en de kwaliteit van de beheerprocessen te verhogen. Het doel hiervan is enerzijds inzicht te verkrijgen in de kwaliteit van de processen. Anderzijds dient dit de organisatie te stimuleren om de eigen omgeving zo effectief mogelijk te ‘benutten’.
De ‘best practices’ worden in zes categorieën verdeeld:

• ‘Change Management’: technische ondersteuning voor de installatie, verhuizing, het toevoegen, wijzigen en verwijderen van de netwerken, systemen en systeemcomponenten.
  
• ‘Operational Management’: technische ondersteuning voor herhalende, dagelijkse activiteiten die vereist zijn om de netwerken, systemen en systeemcomponenten functioneel en operationeel te houden.
  
• ‘Asset Administration’: administratieve ondersteuning voor het aanschaffen en volgen van de systemen en systeemcomponenten, en voor het beheer van de externe servicerelaties.
  
• ‘Technology Planning and Process’: activiteiten die gerelateerd zijn aan de planning en het beheren van de huidige en toekomstige technologische behoefte, en het vaststellen van de procedures en processen met betrekking tot technologie.
  
• ‘Customer Services’: Klantgerichte activiteiten die helpen bij het beheren van klantenrelaties en assistentie leveren voor zaken op het terrein van dienstverlening.
  
• ‘Training’: Ondersteuning voor training met betrekking tot het gebruik van systemen en systeemcomponenten.

Kwaliteitssysteem

Een kwaliteitssysteem is een architectuurconcept en implementatiemethode, dat aangeeft welke activiteiten verricht moeten worden, zowel aan de aannemer- als aan de klantzijde, om de beoogde oplossing tijdig en succesvol op te leveren. Hoofddoel van ieder infrastructureel project is het leveren van een betrouwbare, veilige en schaalbare oplossing, die gebruikers niet alleen voorziet van de nieuwste applicaties, maar ook de ‘business-issues’ die leven in een organisatie in beschouwing neemt en het gewenste serviceniveau voor de gebruikers garandeert. Een kwaliteitssysteem draagt hierbij zorg voor de beheersing van de processen in een dergelijk traject.
Door de toepassing van een kwaliteitssysteem is een consistent en hoog kwaliteitsniveau van het producten- en dienstenaanbod gegarandeerd. Een kwaliteitssysteem moet er voor zorgen dat de eventuele risico’s bij de uitvoering van it-projecten zo klein mogelijk zijn. Om een consequente en succesvolle oplevering van it-projecten te garanderen, moet deze aanpak toegepast worden door alle consultants. Dankzij duidelijk gedefinieerde ‘deliverables’ en randvoorwaarden behoudt de projectmanager controle gedurende het gehele project, hoe omvangrijk en complex dan ook.

Methodologie

Indien een consolidatieproject serieus wordt overwogen, dan is het verstandig om een bepaalde methodologie te volgen. Zo’n methodologie bestaat uit verschillende fasen. Afhankelijk van de situatie is te overwegen een fase van de methodologie over te slaan.
Elke consolidatieproject start met een ‘assessment’, ofwel het proces om de omvang van de consolidatie vast te stellen. Het doel is om de moeilijkheidsgraad van de implementatie van een effectief consolidatieproject te bepalen. Deze fase bestaat vooral uit het verzamelen van gegevens en een analyse om de benodigde gegevens te achterhalen voor de ‘justificatiefase’. Deze gegevens zijn vooral ‘harde data’ en zijn kwantitatief, maar soms is ook een kwalitatief assessment nodig om te bepalen of de interne processen van de organisatie geschikt zijn.
In deze fase wordt ook gekeken naar de kwaliteit van de huidige beheerprocessen, technologie en organisatie. Het doel hiervan is om in grote lijnen te bepalen hoe, door toepassing van de verschillende vormen van consolidatie, de effectiviteit van de it-infrastructuur verbeterd kan worden.
In de justificatiefase wordt vastgesteld of en hoeveel geld bespaard zal worden bij het consolideren. Hierbij kunnen verschillende modellen worden gehanteerd. Een van de gangbare modellen is het ’total cost of ownership’-model van de Gartner Group. De definitie van tco volgens Gartner is: ‘een uitgebreide set van methodologieën, modellen en hulpmiddelen die organisaties helpt bij het beter meten van de kosten, beheren van de kosten en verlagen van de kosten en het verhogen van de totale waarde van it-investeringen’. De tco beoogt de totale kosten van it-middelen te begrijpen, meten en beheren. Ze houdt rekening met alle kosten verbonden met servers en pc’s, zowel directe kosten als indirecte kosten.
Onder directe kosten worden de kosten verstaan die onderverdeeld worden in het kapitaal, het loon en de arbeidskosten van de corporate it-afdeling, de business unit(s) en it-afdelingen die gebruikt worden voor het leveren van diensten op het gebied van informatietechnologie en oplossingen voor de organisatie en gebruikers.

Strategie en ontwerp

Vervolgens wordt in de strategie- en ontwerpfase de daadwerkelijke consolidatie volledig voorbereid. Een ‘proof of concept’ kan hier deel van uitmaken, met het doel om de haalbaarheid van de consolidatie in de praktijk te toetsen. Andere activiteiten in deze fase zijn onder meer planning, tool-selectie, ontwerp, ontwikkeling en test van de procedures en hulpmiddelen.
Na de voorbereidingen worden de beheerprocessen van de bestaande servers geëvalueerd en voor zover nodig aangepast om te kunnen functioneren in de nieuwe omgeving. Naast het creëren van de beheeromgeving voor de nieuwe infrastructuur worden ook processen en procedures ontwikkeld om in de toekomst een ongecontroleerde groei van het aantal servers te voorkomen.
Daarna is het tijd voor de implementatiefase, waarin de implementatie van de geconsolideerde omgeving wordt gerealiseerd. Er zijn verschillende scenario’s voor de overgang mogelijk. Zo kan een parallelle omgeving worden gecreëerd, of een geleidelijke overgang per functie of per taak. Het eindresultaat is een goed functionerende nieuwe infrastructuur, bestaande uit nieuw ingerichte servers en (eventueel) meegenomen oude servers.

Controle

In complexe en omvangrijke projecten als consolidatie is het altijd mogelijk dat onderdelen minder goed, of zelfs slecht, functioneren. Tijdens de ‘review-fase’ wordt een grondige controle gedaan van het resultaat van de consolidatie en worden eventuele tekortkomingen opgelost. Daarnaast wordt nagegaan in hoeverre de voorspelde resultaten ook werkelijk gerealiseerd zijn.
We mogen vaststellen dat consolidatie een hele serie voordelen kan bieden, zoals vermindering van complexiteit van de omgeving, waardoor de beheerbaarheid wordt gewaarborgd. Verder een verlaging van de tco, een gecontroleerde ‘span of control’ door beter inzicht in de infrastructuur (meten is weten), een verhoging van de kwaliteit van de dienstverlening met als gevolg een verhoging van klanttevredenheid, een verkorting van de ’time-to-market’ van nieuwe applicaties en ‘last but not least’ een standaardisatie van zowel infrastructuur als ontwikkelmethoden.
Waar echter wel rekening mee moet worden gehouden is dat in een geconsolideerde omgeving de processen en procedures met betrekking tot ‘change-‘ en ‘release management’ herzien moeten worden. Tevens vraagt deze omgeving van de beheerders dat men moet afstappen van de vertrouwde omgeving waar gebruik wordt gemaakt van kleine servers. Er zal kortom een cultuuromslag plaats moeten vinden naar een omgeving die sterke gelijkenissen vertoont met een mainframe-omgeving. En dergelijke omschakelingen kosten nu eenmaal tijd.
 

Touraj Tehrani Business Development Manager Uni Verhoogde kwaliteit én beschikbaarheid
Consolidatie is een ‘hot item’, zo blijkt uit een recent rapport van Gartner Dataquest. Uit het onderzoek ‘Server Consolidation: Prepare for the Rush’ blijkt dat ongeveer 40 procent van driehonderd geïnterviewde middelgrote en grote bedrijven in Engeland, Duitsland en Frankrijk hun op Intel gebaseerde applicaties al hebben geconsolideerd naar grote enterprise-servers, of van plan zijn om dat voor het einde van 2003 te doen. Voorbeelden in Nederland zijn Bank Labouchere, die tweehonderd kleine NT-servers vervangt door acht grote systemen. De voornaamste redenen voor de consolidatie zijn: